03 abril, 2020

¿Cómo manejar la existencia de un caso confirmado de Coronavirus en condominio?

Hace unos días publicamos algunas recomendaciones sobre el manejo de visitas y cómo debía proceder la administración si había un caso confirmado en condominio (aquí). Sin embargo, dado que las circunstancias y hasta los lineamientos a los condominios han cambiado, es necesario actualizar esa publicación con más detalles.

¿Cómo manejar la existencia de un caso confirmado de Coronavirus en condominio?

Fotos hermandad libres de regalías | PxfuelAunque la preocupación principal de las administraciones es la existencia de un caso confirmado oficialmente como positivo con Coronavirus, la falta de confirmación debe tratarse con la misma seriedad. El hecho de que no se haya confirmado aún un caso en un condominio no les asegura nada, pues podría haber personas que inclusive sin saberlo ni manifestarlo, tengan el virus pero aún no se les haya confirmado oficialmente. Por eso es que siempre, con casos confirmados o sin ellos, deben proceder de igual forma.

1.- Mantener privacidad. Recuerden que la salud de una persona es un dato sensible de conformidad con ley 8968 del 07/07/2011, Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales. No tienen permitido revelar quién es el condómino ni ningún detalle que permita su identificación.

2.- Abrir una vía de comunicación privada. Desde ya deben comunicar a todos los residentes, proveedores, usuarios y visitantes que en caso de alguien que presente síntomas asociados a enfermedad respiratoria debe seguir los lineamientos sanitarios generales e individuales, y debe comunicarse con la administración para que ésta coordine con las instancias de salud correspondientes, y comunicarse con la línea 1322 para recibir más instrucciones concretas.

3.- Recordar lineamientos generales. Recordar a todas las personas el necesario cumplimiento de las recomendaciones generales (Lineamientos generales para el aislamiento domiciliar a costarricenses, residentes y diplomáticos que ingresen al país debido a la alerta sanitaria por Coronavirus (COVID-19), versión 2, 20 de marzo 2020):
  • Evitar el contacto cercano con personas que están enfermas.
  • Evitar tocarse los ojos, la nariz y la boca.
  • Quédese en casa cuando presente síntomas (fiebre, tos, congestión nasal, dolor de garganta) relacionados con esta enfermedad.
  • Cúbrase cuando tose o estornude con un pañuelo desechable, luego tírelo a la basura o utilice el protocolo de estornudo y tos en caso de que no cuente con pañuelos desechables.
  • Limpie y desinfecte los objetos y las superficies que se tocan con frecuencia con un desinfectante, con alcohol o paño de limpieza doméstico.
  • Lávese las manos a menudo con agua y jabón durante al menos 20 segundos, especialmente después de ir al baño; antes de comer; y después de sonarse la nariz, toser o estornudar.
  • Si no hay agua y jabón disponibles, use un desinfectante para manos a base de alcohol de un grado de al menos 70º.

4.- Tomar una decisión sobre áreas comunes, reuniones y visitas. De momento (Lineamientos generales para Condominios Comerciales, condominios con espacios comerciales y residenciales, Condominios Residenciales debido a la alerta sanitaria por Coronavirus (COVID-19), versión 3- 27 de Marzo 2020), queda a criterio de la administración o junta decidir regular el uso de las áreas y bienes comunes, así como las reuniones, debiendo siempre asegurarse de que se cumplirá “...la norma del 50% de la capacidad y las personas deberán estar al 1.8 metro de distancia.” Si la administración considerara que es mejor el cierre total de las áreas recreativas así como la cancelación de todas esas actividades  debe sustentarlo en el artículo 31 de la Ley 7933 del 28/10/1999, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio: “Las medidas y disposiciones tomadas por la administración dentro de sus facultades serán obligatorias para todos los propietarios, a menos que la Asamblea las modifique o revoque.
Es importante anotar que esta responsabilidad que se le ha puesto a las administraciones ha sido cuestionada por la Asociación Costarricense de Administraciones de Condominios (aquí).

5.- Promover una adecuada conducta en general en el condominio. Además de las anteriores recomendaciones, deben informar a los residentes de otras recomendaciones como:
  • Mantener los protocolos de lavado de manos, estornudo y tos, no tocarse la cara como medida de prevención y contención.
  • Se recomiendan las medidas de distanciamiento social promovidas por el Ministerio de Salud, como permanecer dentro de sus hogares y evitar el contacto físico.
  • Se recomienda, acatar las disposiciones de la administración, sobre el uso de áreas comunes y eventos sociales, de acuerdo con la disposición de Junta Directiva.
  • Mantenerse informado sobre la situación nacional por medio de las fuentes oficiales

6.- Comunicar lineamientos específicos como los que aplican a quienes hayan estado fuera del país. Recordarles además en específico que si alguien ha estado fuera del país, tiene lineamientos específicos que debe cumplir como que deberá, entre otros, “... como medida de prevención y contención de COVID-19 permanecer en aislamiento preventivo obligatorio por 14 días a partir de su llegada al país, ese mismo será instruido por orden sanitaria, que será entregada por los oficiales de migración que fueron legitimados como autoridad sanitaria.” (Lineamientos generales para el aislamiento domiciliar a costarricenses, residentes y diplomáticos que ingresen al país debido a la alerta sanitaria por Coronavirus (COVID-19), versión 2, 20 de marzo 2020). La administración no puede velar por ese cumplimiento, sino solamente recordar ese deber a los residentes.

7.- Mantener la información constante. Hay deberes constantes de información a los condóminos como (Lineamientos generales para Condominios Comerciales, condominios con espacios comerciales y residenciales, Condominios Residenciales debido a la alerta sanitaria por Coronavirus (COVID-19), versión 3- 27 de Marzo 2020):
  • Informar por los diferentes medios de comunicación con los que se cuente (grupos de WhatsApp, boletines, pizarras informativas, etc.) las directrices y comunicados emitidas por el Ministerio de Salud.
  • Comunicar los servicios que se continuarán brindando por parte del personal operativo y de mantenimiento del condominio, es importante que estas personas que seguirán realizando sus labores normales apliquen los protocolos de distanciamiento social.
  • La administración deberá en la medida de lo posible atender a los proveedores, inquilinos y clientes por teléfono, correo electrónico y por video llamada. Sin embargo, no se debe restringir la entrada de los colaboradores (personal de mantenimiento, empleadas domésticas, tutores educativos) qué los condóminos requieran para atender las labores cotidianas del sitio. Así como quienes suministran alimentos, medicamentos u otros requerimientos de uso cotidiano.
  • Se deben de intensificar las medidas de limpieza e higiene, principalmente en aquellas superficies que se tocan con frecuencia como: manijas, muebles de recepción, botoneras de ascensor, pomos de puertas.
  • Garantizar que el personal administrativo, de mantenimiento y de seguridad cuente con insumos de protección como: agua y jabón, mascarilla, guantes, alcohol en gel, desinfectante, toallas desechables, etc.
  • Colocar en espacios visibles los protocolos de estornudo y tos, lavado de manos, otras formas de saludar, no tocarse la cara y poblaciones en riesgo.
  • Garantizar el acceso a papel higiénico, jabón antibacterial, toallas desechables para secado de manos y alcohol en gel en los servicios sanitarios de uso público y que estén debidamente desinfectados.

8.- A la administración: Mantenerse informada, serena y con protección de su salud, física, mental y emocional. Este es un momento muy difícil para muchas administraciones y como líder de una comunidad debe cuidar su propia salud, física y mental. Para las administraciones tenemos dos mensajes en video, uno de nuestra parte y otro de parte de la Hermandad Latinoamericana de la Propiedad Horizontal.

29 marzo, 2020

Nuevos lineamientos para condominios: uso de áreas comunes, visitas y asambleas

El Ministerio de Salud ha emitido la versión 3 de los lineamientos para condominios (aquí) hay cambios importantes:

1.- Uso de áreas comunes
Antes se indicó:
En el caso del área residencial y el uso de las amenidades en General (Casa Club, Azoteas, Piscina, jacuzzi, gimnasios, Canchas Multiusos, Rancho BBQ, Salas de Cine, Sala de Masaje, Sala de Eventos, etc.) quedan suspendidas del uso regular hasta nuevo aviso a partir del día 17 de marzo del 2020.

Ahora se indica:
En el caso del área residencial y el uso de las amenidades en General (Casa Club, Azoteas, Piscina, jacuzzi, gimnasios, Canchas Multiusos, Rancho BBQ, Salas de Cine, Sala de Masaje, Sala de Eventos, etc.) quedan reguladas por la Junta Directiva de acuerdo con los Lineamientos establecidos por el Ministerio de Salud.

Es decir, ya no hay una orden de cierre.

Se confirma con este cambio en las recomendaciones a la Junta Directiva (entendamos Junta Administradora o administración)
Antes se indicaba:
Vigilar el cumplimiento de no hacer uso de las áreas comunes como los son (casa club, azoteas, piscina, jacuzzi, gimnasios, canchas multiusos, rancho bbq, salas de cine, sala de masaje, sala de eventos, etc.)

Ahora se indica:
Se recomienda que el uso de las áreas comunes, como los son casa club, azoteas, piscina, jacuzzi, gimnasios, canchas multiusos, rancho BBQ, salas de cine, sala de masaje, sala de eventos, etc., se realice bajo los criterios establecidos para el distanciamiento social y recomendaciones en anexos.”

2.- Reuniones de Juntas y Comités:
Antes se indicaba:
Cancelar hasta nuevo aviso las reuniones regulares, reuniones de Junta Directiva y Asambleas en los casos que aplique.”

Ahora se indica:
Tratar que las reuniones regulares, reuniones de Junta Directiva y Asambleas en los casos que aplique se realicen en forma virtual, en su defecto deberán aplicarse la norma del 50% de la capacidad y las personas deberán estar al 1.8 metro de distancia.”

Es decir, pueden realizarse esas reuniones con baja capacidad y distanciamiento social.

3.- Visitas y proveedores:
Se destaca que estos nuevos lineamientos indican: “no se debe restringir la entrada de los colaboradores (personal de mantenimiento, empleadas domésticas, tutores educativos) que los condóminos requieran para atender las labores cotidianas del sitio. Así como quienes suministran alimentos, medicamentos u otros requerimientos de uso cotidiano.

Además, se han eliminado estas dos recomendaciones:
Restringir en la medida de sus controles el número de personas a la hora de utilizar el ascensor, (esto según el tamaño del ascensor y considerando una distancia de 1.8 metros entre las personas).
Restringir las visitas de terceros para encuentros sociales al condominio o residencial, como medida de prevención y contingencia.”

4.- Sobre Airbnb (y posiblemente otras modalidades de hospedaje no tradicional).
Se añade la recomendación: “Para aquellos que tienen la modalidad de negocio AirBnB se le recomienda evitar en la medida de lo posible el alquiler por la alerta sanitaria sobre el COVID-19.

22 marzo, 2020

Qué hacer con las visitas y si hay casos confirmados en mi condominio

Han sido emitidos nuevos lineamientos (versión 2, 22 de marzo 2020) que aclaran un poco el tema de los ingresos de visitas al condominio.
En estos lineamientos se aclara la orden de “Restringir las visitas de terceros para encuentros sociales al condominio o residencial, como medida de prevención y contingencia.
En este caso pareciera orientarse más a la prohibición (del ingreso de visitas de terceros) que a la restricción (imponer un límite). Además por “terceros” suponemos que debemos entender NO residentes, pero no es claro. Seguimos abogando por que el Ministerio emita lineamientos más claros.

Qué hacer si hay un caso confirmado en mi condominio

Ante la posible presencia de un caso confirmado (o aún sospechoso), la administración debe recordar:

1.- Comunicar a los residentes que en caso de que presente síntomas asociados a enfermedad respiratoria o algún familiar dentro del condominio o residencial se comunique con la administración por la vía ya establecida con el fin de que estos informen si hay o no una orden sanitaria a alguna persona residente.

2.- Sabiendo que es probable que no se pueda confirmar si existe o no una orden sanitaria, pues las personas podrían no declarar esa situación, incluso hasta por temor a ser discriminados, lo mejor es partir de que el distanciamiento social y las medidas de protección son necesarias en todo momento para todas las personas.

3.- Recordar a los condóminos que es obligación de los condóminos acatar las medidas de distanciamiento social promovidas por el Ministerio de Salud, como permanecer dentro de sus hogares y evitar el contacto físico así como las disposiciones de la administración, sobre el uso de áreas comunes y la cancelación de actividades y eventos sociales. Esto debe ser comunicado, recordándoles que, tal y como indica el artículo 31 de la Ley 7933    del 28/10/1999, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio: “Las medidas y disposiciones tomadas por la administración dentro de sus facultades serán obligatorias para todos los propietarios, a menos que la Asamblea las modifique o revoque.

4.- Advertir a los condóminos (residentes y visitas) que en caso de que haya casos confirmados, deben seguirse estos Lineamientos generales para el manejo domiciliario de casos en investigación, probables o confirmados de COVID-19 en el marco de la alerta sanitaria por Coronavirus (COVID-19) (Versión 1, 6 de marzo 2020)

5.- Imponer a todos (condóminos, visitantes y hasta la seguridad y proveedores) el deber de cumplir con protocolos de estornudo, tos, saludo y distanciamiento social) y rotular sobre esto en las zonas donde haya personas.

6.- Hay medidas para evitar la concentración masiva de personas, y se ha instado a salir solo a lo necesario, en efecto, es decir permanecer en sus hogares la mayor parte del tiempo. Pero seguirán personas teniendo que salir a sus trabajos y a adquirir productos. Parte de lo necesario es la práctica de deportes y el juego en niños, siempre cumpliendo con las medidas de distanciamiento social y limpieza. Es decir, de momento no hay una prohibición de salir brevemente de su vivienda para la práctica de algún deporte al aire libre y en el tanto cumpla con los protocolos y distanciamiento social. Queda en manos de la administración valorar restricciones mayores de forma fundamentada si el Ministerio de Salud cambia sus criterios.

7.- Dentro de las recomendaciones están los lineamientos para la protección de la salud mental (Versión 1, 18 de marzo de 2020), que nos recomiendan, entre otros “Haga un uso responsable de las informaciones en redes sociales (WhatsApp, Facebook, Twitter). Tome conciencia de que algunas comunicaciones mediante redes sociales (por ejemplo, memes) pueden pasar de ser consideradas humor a violentar a personas o grupos de personas.

21 marzo, 2020

Lineamientos específicos para condominios y temas pendientes: visitas y trabajos en las filiales

Ha sido divulgado un documento del Ministerio de Salud con lineamientos para los condominios que atienden algunas de las preocupaciones principales que tienen las administraciones, aunque hay aún temas pendientes. 


Lineamientos a aplicar:


Eventos a nivel comercial y social: cancelados por lo menos “durante los meses que indica el decreto 42227”: Esto parece ser un error, ya que ese decreto no señala plazos por meses sino que decreta emergencia nacional y por etapas, la que se mantendrá durante la vigencia del decreto. En las medidas administrativas temporales para la atención de actividades de concentración masiva debido a la alerta sanitaria por COVID-19 (versión 10, 20 de marzo de 2020 - Verificar vigencia en el sitio oficial ya que cambia esta normativa según cambien las circunstancias) se señala que esas prohibiciones estarán vigentes aparentemente hasta setiembre de este año. Se incluirían dentro de estos eventos no solamente asambleas sino fiestas y todo tipo de actividades sociales que impliquen concentraciones masivas de personas en áreas comunes.


Reuniones (presenciales debe entenderse) de Juntas Directivas y Asambleas: Muy claro: “Cancelar hasta nuevo aviso las reuniones regulares, reuniones de Junta Directiva y Asambleas en los casos que aplique.


Áreas comunes: Las medidas temporales anteriores eran ya claras:  “...amenidades en General (Casa Club, Azoteas, Piscina, jacuzzi, gimnasios, Canchas Multiusos, Rancho BBQ, Salas de Cine, Sala de Masaje, Sala de Eventos, etc.) quedan suspendidas del uso regular hasta nuevo aviso a partir del día 17 de marzo del 2020.” Ahora se añade en estos lineamientos para condominios la obligación para la administración de “Vigilar el cumplimiento de no hacer uso de las áreas comunes como los son (casa club, azoteas, piscina, jacuzzi, gimnasios, canchas multiusos, rancho bbq, salas de cine, sala de masaje, sala de eventos, etc.)


Medidas de limpieza: Las administraciones deben velar por la provisión de “papel higiénico, agua potable, jabón anti bacterial para lavado de manos, alcohol en gel con una composición de al menos 60% de alcohol o etanol y toallas de papel para el secado de manos”. Además, deben garantizar rotulación con los protocolos de tos, estornudo y lavado de manos. En tercer lugar intensificar las medidas de limpieza e higiene, principalmente “en aquellas superficies que se tocan con frecuencia como: manijas, muebles de recepción, botoneras de ascensor, pomos de puertas.


Información a condóminos, proveedores, personal, residentes, visitantes y usuarios: a) Informar por los diferentes medios de comunicación con los que se cuente (grupos de WhatsApp, boletines, pizarras informativas, etc.) las directrices y comunicados emitidas por el Ministerio de Salud. 
b) Comunicar los servicios que se continuarán brindando por parte del personal operativo y de mantenimiento del condominio, es importante que estas personas que seguirán realizando sus labores normales apliquen los protocolos de distanciamiento social.
c) La administración deberá en la medida de lo posible atender a los proveedores, inquilinos y clientes por teléfono, correo electrónico y por video llamada.
d) Restringir en la medida de sus controles el número de personas a la hora de utilizar el ascensor, (esto según el tamaño del ascensor y considerando una distancia de 1.8 metros entre las personas).


Protección del personal del condominio y en algunos casos incluye a proveedores con personal en sitio: Garantizar que el personal administrativo, de mantenimiento y de seguridad cuente con insumos de protección como: agua y jabón, mascarilla, guantes, alcohol en gel, desinfectante, toallas desechables, etc.
Nótese que no se prevé prohibir su acceso sino más bien garantizar que la labor pueda continuar con esas protecciones para las personas y garantizando el distanciamiento social.


Quedan muchos temas sin regular claramente, por lo que hay que acudir a otros lineamientos como los lineamientos generales para propietarios y administradores de Centros de Trabajo por Coronavirus (COVID-19) (Versión 4 - 20 de Marzo 2020 - Verificar vigencia en el sitio oficial ya que cambia esta normativa según cambien las circunstancias), y el deber de la administración de cuidado del condominio:

Restricciones de visitas y trabajos en las filiales: Se indica que que se deben “Restringir las visitas de terceros al condominio o residencial, como medida de prevención y contingencia.” Restringir hace referencia a limitar, pero no queda claro el criterio, por lo que les sugerimos:
  1. Visitas a filiales: Entregar documentación sobre los protocolos y medidas a cumplir por las personas en general, sean los protocolos de lavado de manos, estornudo y tos, no tocarse la cara como medida de prevención y contención y las medidas de distanciamiento social (1.8 metros de distancia entre las personas).
  2. Permanecer en casas: Prevenir a quienes autorizan visitas, sea de trabajadores y simples visitantes, que las visitas  y trabajadores deben permanecer en sus casas (o dentro de las filiales) en todo momento, y en caso de que esto no sea cumplido, hacer prevenciones específicas y si es necesario sanciones.
  3. Manejo de personas con síntomas de resfrío: Prevenir a quienes autorizan visitas Identificar e indicarles a los miembros del personal y a los proveedores de la empresa que presenten síntomas de “gripe” o “resfrío” que deben asistir a un servicio de salud y evitar el estar en contacto son personas como compañeros y clientes. Personas que presenten síntomas relacionados con esta enfermedad (dolor de cuerpo o fatiga, fiebre y tos) no deberán permanecer en los centros de trabajo.
  4. Control de ingreso: En este momento es aún más importante mantener el control con nombre e identificación de las personas que ingresan y de quiénes han autorizado su ingreso ya que estos serán responsables de su ingreso, así como permitir a las autoridades el control de la cadena de contactos para el seguimiento de casos sospechosos.

18 marzo, 2020

Condominios y Coronavirus: Asambleas virtuales y cierre de zonas comunes

El condominio y la toma de decisiones: ¿se pueden realizar asambleas virtuales?
Este es un tema que inicialmente habíamos tratado en el 2019 (aquí), antes de esta situación de emergencia nacional.
Repensando eso en este momento, analicemos el caso de las asambleas de sociedades anónimas. La asamblea debe poder ser un espacio que garantice: 
  • Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
  • Interactividad: Estos mecanismos son interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real.
  • Integralidad: La comunicación debe ser integral, porque permite el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)
Si esto es posible, y es posible identificar plenamente a las personas participantes y garantizar que se de una comunicación bidireccional y sincrónica (a la misma vez), es totalmente posible desarrollar una asamblea de forma virtual.
Es de enorme importancia que la administración pueda proporcionar los medios para que todos los condóminos accedan al medio tecnológico y sepan su uso, de forma que esto no represente un factor de exclusión. Además debe identificarse indubitablemente a la persona asistente.
El criterio actual que sostengo es que no hay una norma en la ley 7933 que prohíba la realización de asambleas virtuales en donde cada condómino participe de forma remota.
El tema de la representación es más complejo ya que muchos reglamentos exigen la autenticación, sin embargo, hay que recordar que hay una Ley 8454 del 30/08/2005, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, que señala en su artículo 9 que “Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito”. Es decir, es tan válida la firma digital como la autógrafa. De hecho da más certeza ya que se presume emanado de la persona que lo suscribe, salvo prueba en contrario (artículo 10)
En cuanto al tema de la autenticación, el artículo 3 de esa misma ley señala: “No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.” La autenticación del Poder Especial NO es un requisito legal. Inclusive el mismo artículo 1251 del Código Civil indica que “El contrato de mandato puede celebrarse entre presentes y ausentes, por escritura pública o privada y aun de palabra” La autenticación no es un requisito legal necesario para un poder especial. ha sido costumbre, sin duda, y lo ha sido motivada en la certeza de la autenticidad de la firma. Pues eso queda garantizado con el uso de la firma digital.

El condominio y las áreas comunes: ¿se puede cerrar el acceso a áreas comunes recreativas?
Si las áreas comunes van a ser usadas para actividades de concentración de personas, como fiestas o celebraciones, debería seguirse lo indicado sobre reuniones: suspender la autorización si no es posible garantizar el cumplimiento de las medidas de prevención. No olvidemos que si bien es cierto los condóminos tienen un derecho de uso de los bienes y áreas comunes, “ningún propietario podrá ser limitado en el uso y goce racionales de las cosas comunes” (artículo 9 ley 7933). Seguir los lineamientos de salud en este momento y mientras dure la emergencia nacional es parte del uso racional. Si no hay certeza de que este uso racional se dará, puede limitarse el el uso y goce de las cosas comunes.En esta comunicación, el Área Rectora de Mora valora además el riesgo de que lleguen personas ajenas a los residentes usuales.
En el caso de piscinas, dado que existe alguna información de que el agua puede ser un medio de propagación del virus, es mejor incluirla en el cierre de forma temporal. Lo mismo para gimnasios y lugares para la práctica de deportes.

Con relación a los niños, no olvidemos que tienen un derecho al juego, por lo que deberán implementarse protocolos que garanticen un uso seguro de las áreas recreativas, especialmente en cuanto a la ventilación y aseo, aunque en caso de duda, es preferible temporalmente cerrar esas áreas. Esa ha sido la recomendación en algunos casos.