30 mayo, 2020

El condominio y la toma de decisiones ¿se pueden realizar asambleas virtuales?

«Esta emergencia del Coronavirus nos ha obligado a replantearnos muchos conceptos para poder cumplir con los fines de las normas en contextos inéditos, y los condominios no han estado ajenos a esta situación.

Los condominios toman sus decisiones más importantes en Asamblea de Condóminos, pues son competencia de esa Asamblea “las resoluciones sobre asuntos de interés común, no comprendidas dentro de las facultades y obligaciones del administrador.” (Artículo 24 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

Estas Asambleas tienen formalidades de convocatoria, frecuencia, etc., que deben estar definidas en el Reglamento del Condominio, porque así lo exige es misma ley:

ARTÍCULO 33.- El reglamento de condominio y administración deberá contener, como mínimo, disposiciones sobre los siguientes puntos: (…) c) La frecuencia con que se reunirá la Asamblea de Propietarios, la forma de convocarla, la persona que presidirá las reuniones y el procedimiento para designarla.

Además, para poder tomar los acuerdos hay mínimos de votación establecidos en los artículos 27 y 14 de esta misma ley. Todo eso debe seguirse cumpliendo.

¿Puede realizarse una Asamblea de Condóminos virtual?
La ley 7933 (Reguladora de la Propiedad en Condominio) no prohíbe que estas se realicen bajo esta modalidad, ni exigen la presencia física de los condóminos en la Asamblea. Adicionalmente, si el Reglamento de Condominio y Administración tampoco exige su presencia física ni prohíbe su realización, no habría norma prohibitiva que lo impida. No olvidemos que nos rige la autonomía de la voluntad.

Ahora bien, ¿qué condiciones deben cumplirse para incrementar la certeza de validez de la Asamblea de Condóminos?
Dado que no hay ninguna norma que nos guíe en esto, debemos observar lo que se hace en otros ámbitos y aprender. Uno de ellos sociedades anónimas, ya que desde hace algún tiempo el Registro de Personas Jurídicas estableció algunos requisitos para la inscripción de asambleas.

Podemos adaptar eso a condominios, aunque se trata de otra materia. Hay que recordar que esos lineamientos de Personas Jurídicas lo han sido para la inscripción de Asambleas, lo cual es un acto aparte de la realización misma de la Asamblea.

Los principios que debemos seguir son:

Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado (en este caso asamblea de condóminos) deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
Interactividad: Estos mecanismos deben ser interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real.
Integralidad: La comunicación debe ser integral, de forma que permita el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)

Ahora bien, hay cinco principios adicionales que recomendaríamos, conociendo el contexto condominal, para incrementar la certeza:

Identificación indubitable: Debemos poder identificar indubitablemente a la persona asistente.
El Protocolo para la realización de audiencias orales por medios tecnológicos en materia civil (CIRCULAR N° 93-2020) lo resolvió así:
“Artículo 4.—Identificación: En todo proceso judicial, se debe solicitar a la persona usuaria, a sus abogadas (os) y representantes legales, los datos indispensables para su identificación y para ser contactados para la audiencia oral y cualquier otra etapa del procedimiento. Ello incluye un número de teléfono celular, el cual se guardará en caso de que así lo solicite la persona interesada, en un archivo privado en el expediente electrónico o en caso de no poderse materializar de esa manera, de forma física.
Artículo 27.—Identificación. Verificada la conexión de todas las personas que deben estar presentes, se dará la bienvenida y se solicitará la identificación vigente de cada participante. Cada persona, deberá acercar su rostro a la cámara e indicará en forma oral su nombre, apellidos y número de identificación. Además, mostrará su documento de identidad. Cuando el tribunal lo considere necesario, el documento de identidad se podrá cotejar con la cuenta cedular en el Tribunal Supremo de Elecciones o ante la Dirección de Migración y Extranjería en donde además se constate la fecha de vencimiento de la misma.”
Así que en condominio podría utilizarse algo similar: un adecuado Registro de Propietarios y ese mecanismo de verificación visual de la identidad de la persona propietaria antes de ser admitida en la sala de sesiones virtual.

Conservación: Debería ser conservada la sesión en grabación, sin olvidar la debida protección de la imagen y los datos personales que nos impone el Código Civil por una parte y la Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, ley 8968, por la otra.

Excepcionalidad: Esto ha sido frecuente en los reglamentos que autorizan a órganos colegiados del sector público (que es entendible que requieran de una autorización por su sujeción al principio de legalidad). De momento el contexto del Coronavirus, los lineamientos del Ministerio de Salud y la vigencia del decreto de emergencia, deberían ser suficiente prueba de la necesidad de esta modalidad excepcional.

Permanencia: Este es el equivalente de la comprobación de quórum al momento de la votación. Se hace más que nunca necesario hacer esta comprobación ya que podría una persona haberse desconectado (voluntariamente o por fallos tecnológicos) y no podemos asumir que concurrió con su voto sin que así sea. Verificar que la persona está conectada al momento de votar y asegurarse de la identificación de la persona conectada deberían repetirse en este momento.

Identificación indubitable del voto: Eso es igualmente importante en Asambleas de Condóminos presenciales, por lo que se trata solamente de lo mismo: Poder tener total certeza de que alguien ha votado en un sentido u otro. El chat de la aplicación podría perfectamente registrar eso, si no se dispone de una plataforma integrada a la sesión que lo registre.

Es de enorme importancia que la administración pueda proporcionar los medios para que todos los condóminos accedan al medio tecnológico y sepan su uso, de forma que esto no represente un factor de exclusión. Sin duda los retos logísticos son importantes.

Así que mientras vamos asentando esto quizás será prudente contar con un acta notarial de respaldo que garantice que estos principios se han cumplido en un documento con fe pública. Es entendible que puede ser un acta algo complicada de asentar.

No olvidemos que esto es terreno inexplorado, por lo que serán en última instancia los Jueves Civiles los que quienes determinen si es válida o no la Asamblea, en los procesos sumarios que eventualmente se interpongan. Confiamos que sí pasará la prueba de validez será pues si Corte Plena ha podido crear un procedimiento para audiencias virtuales en materia civil, podrán los juzgadores analizar si es posible o no realizar Asambleas mediante esa modalidad.»

Publicado originalmente en Punto Jurídico, blog de Master Lex el 25 de mayo 2020

11 mayo, 2020

Condominios reabren sus áreas lentamente


Finalmente, luego de varios días con mucha presión por parte de condóminos tenemos lineamientos versión 5 que avanzan hacia una apertura controlada y gradual.

1.- Sin cambios.
Muchas cosas permanecen, como la prestación del servicio de la administración y reuniones prefiriendo la virtualidad y con medidas de limpieza y desinfección, así como deberes de rotulación y cumplimiento de protocolos de estornudos y tos. 


Eventos masivos: Los eventos masivos, de carácter comercial o social, en áreas comunes o privadas, programados para los meses que indica el DECRETO 42227, deben ser cancelados. Se aclara que no es el decreto 42227 el que ha puesto esas fechas pero dentro de lo que se conservó, se conservó el error en la norma.


Reservas de áreas comunes: No se permite hacer uso de las áreas comunes recreativas construidas como los son (casa club, azoteas, jacuzzi, rancho BBQ, salas de cine, sala de masaje, sala de eventos, etc.). Es decir, siguen como hasta ahora.


Proveedores y personal: no se prohíbe el ingreso de los colaboradores (personal de mantenimiento, empleadas domésticas, tutores educativos, etc.) que los condóminos, residentes, inquilinos o el condominio mismo requieran, así como quienes suministran alimentos, medicamentos u otros requerimientos de uso cotidiano. (Se indica que en el texto aparece la prohibición, sin embargo, en consulta informal el Ministerio ha indicado que es un error. Esperamos la corrección pronta.)
2.- Con cambios: Gimnasios y áreas verdes recreativos (incluyendo canchas)


Gimnasios: Pueden funcionar a un 25% de su capacidad de usuarios y remite a los lineamientos específicos que serían de momento LS-CS-006. Lineamientos para funcionamiento de centros o espacios de acondicionamiento físico para la realización de actividad física sin contacto físico. Esto incluye entonces que debe ser: (a) con programación de asistencia, de modo que solamente asistan las personas que hayan sacado cita previamente; (b) personas con síntomas respiratorios no podrán ingresar a las instalaciones; (c) facilitar una botella con rociador en spray para el calzado al ingresar, con un desinfectante doméstico que contenga cloro a una dilución 1:100 (1 parte de cloro y 99 partes de agua), preparado el mismo día que se va a utilizar (10 ml de cloro al 5% por cada litro de agua), para aquellos lugares que se utilice algún tipo de alfombra; (d) colocar una rotulación afuera del local para que las personas que esperan su cita para ingresar, mantengan la distancia de 1,8 metros; (e) no se debe hacer uso de los dispensadores de agua colectivos por lo que se deberá clausurar su uso; (f) horario diferenciado para que asistan las personas con factores de riesgo (personas con padecimientos cardiacos, diabetes, cáncer, enfermedades respiratorias crónicas, hipertensión, enfermedades que comprometan el sistema inmune) y (g) Se debe realizar una limpieza cuando cada grupo de participantes se retire, de modo que al ingresar las siguientes personas, el lugar se encuentre limpio y desinfectado. Es importante revisar esos lineamientos para ver más detalles que deben contemplarse.


Áreas verdes y canchas: áreas comunes recreativas no construidas, como áreas verdes o canchas deportivas podrán usarse para actividades deportivas sin contacto. Para fines recreativos si hay grupos, se recomienda que sean residentes de la misma filial para reducir posibilidades de contagio entre filiales, siempre guardando la distancia social recomendada y sin que sea permitido el ingreso de personas con síntomas de gripe o resfrío.


3.- Duda


Piscinas: el uso de ellas por filiales donde su uso será descrito y regulado en los Protocolos de acuerdo a cada caso. ¿Esto se refiere a protocolos que hará el Ministerio o protocolos internos de cada condominio? Ante la duda, si no se ordena el cierre, puede abrirse.

La recomendación es que cada condominio haga su protocolo conforme a las Medidas administrativas temporales para la atención de actividades de concentración masiva debido a la alerta sanitaria por COVID-19, actualmente versión 20, que impone operar de lunes a viernes de las 5:00 horas a las 19:00 horas, con una capacidad de ocupación al veinticinco por ciento (25%). 


Debería aplicarse igual el distanciamiento y sería recomendable conservar algunos elementos de Gimnasios similares, recordando que el uso es por filiales, siguiendo aparentemente el nuevo concepto de Burbujas Sociales.