Armando la agenda

La convocatoria a una asamblea de condóminos tiene algunas particularidades que no se resuelven solo siguiendo las formalidades que el Reglamento de Condominio y Administración contiene para ese fin. Una de esas situaciones complejas es la selección de temas a incluir. Es conveniente que el administrador indique que va a convocar para que haya oportunidad de parte de los condóminos para sugerir temas a incorporar, sin embargo, ¿cómo decidir cuáles temas incluir?

Queremos compartir seis elementos que pueden ayudarles en esta decisión:

1.- Quien convoca es dueño de la agenda: es decir, si convoca el administrador (o la Junta Administradora), otro órgano del condominio (algunos Reglamentos lo permiten) o un grupo de condóminos (acudiendo al tercio del valor total del condominio del artículo 25 de la ley 7933), es quien decide la agenda. Hay algunos temas que deben incluirse como el informe de administrador y las cuentas que rendirá, presupuesto, nombramiento de órganos, etc., pero quien convoca es dueño de elegir los temas que desea que sean conocidos.

2.- La duración de la asamblea es importante: Por experiencia hemos notado que luego de tres horas de asamblea, la calidad de las discusiones baja mucho y empieza a haber personas que se retiran, distracciones, votaciones irreflexivas o imprudentes, posposiciones innecesarias, etc. Debe procurar el administrador calcular tiempos para que los asuntos no superen esa duración.

3.- ¿Listos para votar? Las asambleas son idóneas para tomar decisiones, pero para formular propuestas o crear soluciones no son el foro ideal, y entre más condóminos haya, menos apropiado es. Por ello, si un tema se va a convocar, es pertinente que vaya preparado, con opciones, ojalá prevaloradas. Ahora bien, si la idea es primero ver la viabilidad o interés, es totalmente adecuado que así se convoque y se sepa que solo se está buscando la aprobación del interés, para seguir hacia la preparación.

4.- Viabilidad política y legal: Si es un tema que tiene poca preparación política, es decir pocos apoyos, podría diferirse para hacer esa labor de conseguir apoyos. Si de lo que se trata es de la viabilidad legal, es decir, no hay certeza de si es o no legalmente adecuado, es necesario validar esa viabilidad con un criterio profesional experto, antes de someter a votación algo que luego generará nulidades o conflictos.

5.- Cada órgano tiene su función: No es correcto convocar temas de las funciones del Administrador a asamblea de condóminos, recordemos que las funciones de la asamblea son “las resoluciones sobre asuntos de interés común, no comprendidas dentro de las facultades y obligaciones del administrador.” (art. 24)

6.- Grupos de presión: Esta es una realidad política de toda comunidad y los condominios sin duda no son ajenos a ello. Si no convocar un tema va a poner en peligro la posición administrativa o va a causar una desestabilización de la convivencia será sensato convocarlo.