Certificaciones para cobro judicial de cuotas comunes

Es muy usual encontrar errores en las certificaciones de cobro judicial: nombres de deudores que NO son el propietario registral (a veces ni su representante), nombres de condominios que no son el correcto registral o no es el nombre completo, confusión en cédulas jurídicas de condominios, etc.

Para poder hacer un proceso de cobro judicial se requiere certificar el saldo adeudado y esta certificación tiene estos requisitos:

A) Dirigida al despacho en el que se planteará el cobro. En el informe registral de la filial se observa la ubicación y se contrasta con las áreas de cobertura jurisdiccional de cada circuito aquí.
Indicar que es para ejecución de hipoteca legal por obligaciones de condominio no cumplidas según el artículo 20 de la ley 7933.

B) Condominio acreedor

Nombre registral del Condominio

Número de Matriz

Cédula Jurídica

(Esto se obtiene del informe registral de la Matriz)

C) Condómino deudor

Nombre registral del propietario

Número de finca con Provincia, número de Folio Real, la letra F, y los derechos (000)

Cédula jurídica del propietario

(Esto se saca del informe registral de la finca deudora)

D) Monto adeudado

• Concepto: Cuotas de gastos comunes, intereses y multas si hubiere. NO INCLUIR rubros como cuotas de agua, multas por incumplimiento, pago de daños, servicios especiales contratados, etc.
• Período total: Del día X al día Y
• Desglosar en los montos lo correspondiente a cuotas, intereses, multas, etc.
• Indicar la fecha del último pago recibido, pues a partir de ahí se calcula la mora.
• Indicar fecha inicial y final del cargo de intereses y su tasa respectiva para cada período. Si no hay indicación del condominio aplica el interés legal del Código Civil (ARTÍCULO 1163.- Cuando la tasa de interés no hubiere sido fijada por los contratantes, la obligación devengará el interés legal, que es igual al que pague el Banco Nacional de Costa Rica por los certificados de depósito a seis meses plazo, para la moneda de que se trate.)
• El desglose por período de este interés puede hacerse en esta herramienta.

(Actualización 29 de junio 2022)

Este es un ejemplo de cómo debería verse. 

La forma de presentación puede variar, pero debe poder verse para cada cuota el plazo, tasa y monto de los intereses.

Tomar en cuenta circular 03-2005.

Actualización 2022: Existe una nueva normativa del Colegio, la Circular N.° 28-2022.

Actualización 2023: A pesar de que es normal hacer una hoja de trabajo con el detalle, debe incluirse todo dentro de la certificación, es decir, NO usar hojas de trabajo o anexos ni omitir todos los elementos que debe incluir, para evitar un rechazo de plano.

Veamos "...el detalle de cada uno de los meses y de las cuotas por gastos comunes que dan lugar al principal ahí indicado. Mucho menos, en correspondencia con lo anterior, en tal certificación se hace un detalle de la fecha inicial y final del adeudo por intereses, ni la tasa de interés base del cálculo, en correspondencia con cada una de las cuotas o principales insolutas. (...) En realidad, el documento anexo al que alude el impugnante en su recurso, pese a que está firmado por el mismo Contador Público, no forma parte del cuerpo de la certificación y, por ende, la información contenida en él en cuanto a desglose de períodos y montos de intereses no trata de información certificada bajo la responsabilidad del indicado Profesional. En estas condiciones, el documento base adjuntado no es idóneo para dar curso a la presente demanda por lo que su rechazo en puertas es correcto." Voto Nº 342-2U- del Tribunal Primero Civil, unipersonal por ministerio de ley, de las nueve horas del seis de mayo de dos mil trece.

Llevar una filial a cobro judicial es una medida de último recurso, a la que debe llegarse una vez pasado por el cobro administrativo y su consiguiente suspensión de servicios comunes: si no paga no puede tener derecho de disfrutar los servicios comunes.

Nótese que no es una suspensión de sus derechos como condómino: es decir, por ejemplo, puede recibir visitas, solo que el guarda ni las anuncia ni les abre.

Una buena certificación de saldo adeudado es el primer paso para el cobro judicial y debe empezarse con el pie derecho o el juez va a tener dificultades para entender y la muy lenta Justicia va a quedarse detenida, confundida, hasta que entienda qué es lo que queremos que haga.