30 junio, 2022

La confianza en la administración

 Es claro que los condóminos desearán elegir para su condominio a una persona o empresa en la que confíen. Lo que no siempre se analiza es en qué se basa esa confianza.

Es usual que se asuma, sin mucha reflexión, que la confianza se basa en cualidades personales, algo que la persona es. Se relaciona con honradez, rectitud, honestidad, integridad, etc. Todas virtudes elevadas y provechosas, pero que se limitan a la evaluación de lo que la persona es.

Eso tiene un problema y es que deja por fuera que hay otras formas en las que puede forjarse una confianza aún más fuerte y sostenible, como a través de los procedimientos mediante los cuales se ejecuta una labor.

Una persona confiable, es decir con valores personales elevados como indicamos, puede equivocarse. En ese caso, ¿dejamos de confiar en ella y trasladamos nuestra confianza a otra, ,así una y otra vez cuando algo salga mal? Eso se parece más a nuestra política, con el ciclo sin fin de confianza – dar el poder – traición – desconfianza – llegada de un salvador – confianza – dar el poder – traición – desconfianza – llegada de un salvador, etc…. Parece que nos regimos más por carisma y evaluación emocional, que por un procedimiento claro para alcanzar objetivos.

Esta evaluación emocional, además, podría provocar que una administración sea mal evaluada si impuso las normas y exigió el cumplimiento de los deberes de los condóminos, y a la vez sea bien evaluada por aquellos a quienes les relevó del deber de cumplimiento de las normas o de sus deberes y les permitió espacios de impunidad. Como un infante que, en su inmadurez, considerará buena a la persona que le da dulces y mala a la que le da verduras.

Fundar la confianza además en los procedimientos, permite salir de ese ciclo.

La administración que puede crear, mejorar continuamente y publicitar procedimientos para su gestión, permite ser evaluada no solo sobre la confianza personal (que es importante, claro) si no sobre su apego a esos procedimientos, y sobre la mejora continua de los mismos cuando haya errores. Porque es una realidad. Errores habrá. Sin embargo, si la confianza se basa, además, en procedimientos, será posible modificar procedimientos y mejorarlos para no volver a cometer los errores.

Esto puede permitir, además, espacios de evaluación más objetiva. Incluso, un condómino que no le agrade mucho la administración, verá más difícil su evaluación negativa si las metas propuestas fueron alcanzadas de forma eficiente y si esto se puede analizar y probar de formas medibles.

La confianza personal es importante, pero la confianza en los procedimientos es más amplia y fuerte porque incluso si alguien no confía en la administración, sin realmente un sustento si no meramente porque no le agrada, podrá de pronto sentirse más tranquilo de que en el tanto se cumplan los procedimientos, no habrá daños si no beneficios.

Diseñemos procedimientos que permitan salir de la evaluación meramente emocional, y que hasta aquella persona en la que no confiamos tanto, sea confiable por sus hechos.

18 junio, 2022

Condominios en Costa Rica generalidades

Material para Master Class de 18 de junio 2022, ExpocondominioMX22

(Tomado de mi edición en Wikipedia, Condominio)
 

Legislación en Costa Rica[editar código · editar]

En Costa Rica hay más de cinco mil condominios (2021), incluyendo Condominios Verticales (como Condominio Vertical Comercial Residencial Paseo Colón, en la imagen), Condominios Horizontales, Mixtos (combinando ambas características constructivas), y Condominios de Lotes llamados Condominios de Fincas Filiales Primarias Individualizadas.

Ley 3670 del 22/03/1966, Ley de Propiedad Horizontal

La primera ley que creó la figura legal del condominio en Costa Rica fue la ley 3670 que mediante la modificación del artículo 256 del Código Civil, permitió crear un nuevo tipo de Derecho Real: la Propiedad Horizontal. Su novedad radicó en que se autorizarían, por primera vez, en un mismo bien inmueble, áreas de propiedad privativa individual y áreas de propiedad común o copropiedad.

Ley 7933 del 28/10/1999, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio1[editar código · editar]

Esta ley vino a reformar la anterior y es la actualmente vigente. Se separa del concepto de propiedad horizontal y adopta el de Propiedad en ondominio, reservando el término horizontal para aquellos condominios en los que cada condómino es propietario exclusivo de un terreno propio y de la edificación construida sobre él, además de ser copropietario de las áreas y bienes comunes. Entre las innovaciones de esta ley está el poder constituir condominios en concesiones de uso de zonas de propiedad pública y la conformación de condominios de condominios. En este último, una filial se transforma en un subcondominio en sí misma, sin perder su condición de filial del condominio madre.

No existe un órgano estatal encargado de los condominios. Se inscriben en el Registro Inmobiliario, sección de Propiedad en Condominio, sin embargo luego de eso este órgano no interviene. Supletoriamente a esta ley se aplica el Código Civil.

Características de la propiedad en condominio en Costa Rica[editar código · editar]

Cada condominio conforma una finca matriz, que incluye dos o más fincas filiales que son las unidades privativas. Un condominio debe tener especificado su destino, sea residencial, comercial, turístico, industrial o agrícola, y en general cualquier uso lícito.

Con la constitución, que debe hacerse en escritura pública ante una Notaría Pública, se incluyen los Planos, en específico el Plano de Distribución que es en el que consta el detalle de los diferentes pisos, mostrando un esquema de las fincas filiales con su correspondiente numeración, así como el desglose de las áreas de uso común, necesarias para uso y aprovechamiento del condominio en cuanto a circulación, localización de servicios generales y otros.

Plano de Distribución de un condominio
Plano de Distribución de un condominio

Además debe incluirse dentro de esta misma escritura pública el Reglamento de Condominio y Administración que es el estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad en condominio. En este se regularán asuntos como el pago de los gastos comunes, las limitaciones, las prohibiciones, las sanciones, los mecanismos de resolución de conflictos, etc.

Otros elementos legales están predefinidos en la ley como la votación en Asambleas de Condóminos, que necesariamente es por el valor porcentual de cada filial, y la copropiedad de las áreas comunes que necesariamente es proporcional al área de la filial, determinada en el coeficiente de copropiedad.

Al inscribirse el condominio se le asigna un número de propiedad o matrícula inmobiliaria nuevo, conocido aún como número de finca, en el Partido Registral de Fincas Matrices, una cédula de persona jurídica (siempre iniciando con 3-109, más el consecutivo de cédula que corresponda), y debe designarse un administrador, que representará al condominio con poderes de Apoderado General si no se dispone otra cosa en la escritura, pues es posible otorgarle Poder Generalísimo.

Técnicamente no tiene personalidad jurídica plena, por lo que no puede ser propietario de bienes muebles o inmuebles inscribibles. Sin embargo, puede ejecutar actos como ser parte procesal en juicio, abrir y operar cuentas bancarias, ser patrono y firmar contratos de adquisición de bienes y servicios en general.

Consulta de Condominios[editar código · editar]

Todo condominio se inscribe en el Registro Inmobiliario, el cual tiene consulta en línea mediante la que puede consultarse por número de finca, por nombre o por cédula jurídica. Tanto las consultas gratuitas como los servicios de pago exigen una previa inscripción.

Administración de Condominios[editar código · editar]

La administración de condominios es una labor empresarial o civil que se desarrolla por diversos actores, desde empresas con muchos años de experiencia, hasta otras más nuevas y particulares que administran solamente el lugar donde residen.

Actualmente no existe ninguna licencia o permiso de habilitación específica para ejercer esta labor.

La administración del condominio se encarga el cuidado y la vigilancia de los bienes y servicios comunes, la atención y operación de las instalaciones y los servicios generales, todos los actos de administración y conservación del condominio y la ejecución de los acuerdos de la Asamblea de Condóminos. Recaudará de cada propietario la cuota que le corresponda para los gastos comunes. Velará por el cumplimiento de las disposiciones de la ley y el reglamento; asimismo tendrá las demás facultades y obligaciones que la ley y el reglamento le fijen.

No existe por ley un órgano de vigilancia, salvo que el Reglamento de Condominio y Administración lo haya así determinado. Es usual que haya Juntas de Vecinos o Condóminos, más o menos formales, que trabajan en conjunto con la administración. En algunos casos, la Junta Administradora es el representantre legal y administrador.

En 2018 se constituyó la Asociación Costarricense de Administraciones de Condominios que agrupa a estas empresas y personas en búsqueda de mejores condiciones para el mercado, elevación de estándares de actuación, incidencia normativa y formación.

Medidas de apremio a morosos[editar código · editar]

Ser propietario en condominio implica el deber de pagar cuotas de gastos comunes, conforme se haya establecido en el Reglamento de Condominio y Administración. Quien faltare a este deber y cayera en mora, se expone a la consecuencia de que su propiedad sea ofrecida en subasta pública para cubrir el pago de esas obligaciones. La Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio1​ indica que :"Artículo 20.-La finca filial quedará afecta, como garantía, en forma preferente y desde su origen, por el incumplimiento de las obligaciones pecuniarias que el propietario llegue a tener con el condominio. Las cuotas correspondientes a los gastos comunes adeudadas por los propietarios, así como las multas y los intereses que generen, constituirán un gravamen hipotecario sobre la finca filial, solo precedido por el gravamen referente al impuesto sobre bienes inmuebles. Un contador público autorizado expedirá la certificación de las sumas que los propietarios adeuden por estos conceptos; esta certificación constituirá título ejecutivo hipotecario. (Así reformado por el artículo 1 de la Ley N° 8278 de 2 de mayo del 2002)." De esta forma, el administrador del condominio hace certificar el saldo adeudado por cuotas comunes y sus intereses o multas por un Contador Público Autorizado y solicita al juez despacho de ejecución y embargo en contra del propietario. Debido a que quien adquiere en condominio es deudor solidario, el nuevo adquirente será igualmente responsable de esas obligaciones. Adicionalmente podrían imponerse otras medidas, como suspensión de servicios comunes como abastecimiento de agua, portería, recepción de paquetes o anuncio de visitas.

Problemas de convivencia[editar código · editar]

Los problemas de convivencia, como en toda comunidad humana, son frecuentes. En ocasiones se les busca solución a lo interno, mediante las porsibilidades que el Reglamento de Condominio y Administración contemple. Existen diversos Centros de Resolución Alterna de conflictos (RAC), que para su funcionamiento deben acreditarse ante el Ministerio de Justicia2​. En estos centros se desarrollan procesos de mediación o conciliación en la búsqueda de soluciones. Si estas instancias voluntarias no dieran sus frutos, existe la vía judicial, mediante el proceso sumario ante el juez civil, como lo establece el artículo 103.9 del Código Procesal Civil3​. En algunos casos en los reglamentos se prevé una renuncia a la jurisdicción para someter a conocimiento de un Tribunal Arbitral la controversia, el cual emitirá un laduo arbitral cuyo acatamiento es es obligatorio para las partes.

15 junio, 2022

Los esfuerzos de la administración y los deberes de los condóminos

Es muy frecuente que se analice y comente sobre los derechos de los condóminos y los deberes de las administraciones de los condominios, pues es un enfoque importante pero no es completo. También existen los deberes de los condóminos.

En un caso reciente, se cuestionó por parte de un condómino una Asamblea, alegando varios motivos. Deseamos destacar uno: la ausencia de notificación a su representada de la convocatoria a asamblea de condóminos.

El Reglamento de Condominio y Administración tenía pocas normas sobre convocatoria de asambleas, lo cual es un problema muy frecuente al que las administraciones deben enfrentarse. Sin embargo, incluía una norma en la que le establecía a los condóminos el deber de reportar a la administración una dirección para ser notificados de asuntos del condominio, incluyendo la convocatoria a asambleas.

La disputa versaba sobre si había sido o no debidamente notificada de la convocatoria a la asamblea, la representada por el condómino. La administración alegaba que, ante la negativa del condómino de reportar una dirección, tuvo que emplear otros métodos como una publicación en un diario de circulación nacional y un mensaje al correo que, aunque no había sido formalmente reportado por el condómino como su dirección oficial, era el que continuamente utilizaba para comunicarse con la administración. El condómino por su parte se amparaba en que no había hecho tal señalamiento, por lo cual todo intento de convocatoria sería nulo.

En una primera instancia se colocó la culpa en la administración responsabilizándola de no haber sancionado presunto incumplimiento del condómino: “Sin que sea de recibo que el accionante no haya cumplido con tal obligación, esto porque en caso de ser así, el condominio tiene a su alcance herramientas jurídicas para obligar a los condóminos a hacerlo, solucionando sus controversias de condominio.”

En la vía recursiva, la administración alegó que “no se trataba de que la administración incumplió con notificarle donde había señalado (lo cual es entendiblemente tutelable), sino que (el condómino) incumplió su deber de señalar medio para causar nulidad.” Un segundo argumento de enorme importancia y quizá peso es que para poder sancionar al condómino debía la administración convocar a una asamblea, la cual nunca sería válida por la negativa del condómino mismo al que se sancionaría, de señalar domicilio para ser notificado.

En la segunda instancia, se cambia la responsabilidad hacia el propietario: “Desde el momento en que adquirió una filial en ese condominio debía aportar dicha información … De esta manera la ausencia de información sobre el lugar o número de fax al cual debía comunicarse la convocatoria de la Asamblea le es imputable únicamente al demandante, por lo que no puede pretender la nulidad de la Asamblea por sus incumplimientos.“

Esta resolución viene a recordarnos que así como la administración debe hacer esfuerzos razonables para exigir el cumplimiento de las obligaciones por parte de los condóminos, la ausencia de estos procesos tendientes a sancionar incumplimientos no exonera al condómino de cumplir sus deberes, que ya debería conocer desde que adquirió en un condominio.

 


 

30 mayo, 2022

Errores evitables al conformar la lista de propietarios de una Asamblea

 

Un elemento que se suele documentar muy mal es la lista o registro de propietarios antes de una Asamblea de Condóminos y veremos qué se puede hacer para corregir las fallas usuales. 
Una Asamblea de Condóminos es, como su nombre lo indica, aquella en la que participan los condóminos, es decir, las personas que tienen en el Registro Inmobiliario su derecho de propiedad inscrito. Además de la persona propietaria como persona física, identificable con cédula de identidad, pasaporte o cedula de residencia, bien puede ser que la persona propietaria sea una persona jurídica, como una sociedad, una asociación, o una sociedad civil, entre muchos tipos de persona jurídica. En algunos casos esta persona jurídica es propietaria debido a un contrato celebrado, como sucede con los fideicomisos de garantía en los que, para garantizar un crédito, en vez de imponer una hipoteca sobre la propiedad, se traspasa a una fiduciaria, que custodiará la propiedad hasta la cancelación del crédito.  En otras ocasiones, la propiedad pertenecerá a varios propietarios, sean cónyuges, padres e hijos, etc. 

Los principales errores que hemos encontrado son: 

1.- NO se actualiza el Registro. 
Es muy usual que se levante una vez y que no se hagan actualizaciones salvo que la persona propietaria lo solicite. Esto no debería suceder ya que ese registro es el que permite, además de validar la participación y votación en Asambleas, determinar la lista de obligados al pago de las cuotas de gastos comunes. La solución es hacer la rutina, al menos semestral, de verificar la vigencia de los datos. 

2.- NO se verifica la corrección del Registro en sus datos principales. 
Otro error frecuente es que errores de origen no se corrigen porque no se verificó la primera vez, ni se hacen revisiones periódicas. Hemos encontrado errores en nombres, identificaciones y porcentajes. La solución es, sin duda, la verificación inicial detallada y la periódica antes indicada. 

3.- NO se documenta la revisión periódica del Registro. 
En ocasiones sí se hace el ejercicio de verificación y actualización, pero lamentablemente no se documenta, es decir no se conserva copia, ni siquiera digital, del informe o consulta registral hechos, por lo cual no puede verificarse el cambio ni se puede darles trazabilidad a los cambios. Da igual si alguien hizo un cambio correcto contra documentos, a que si alguien hizo un cambio o alteración sin sustento. La solución es conservar siempre la consulta registral hecha al menos en .pdf.

4.- NO se documentan completos los derechos. 
Otro error muy frecuente es que no se verifican, actualizan ni documentan todos los derechos en caso de copropiedad. Siempre debe iniciarse por el derecho 000, es decir, el original. Si no se indica ahí en esa consulta que haya copropiedad, ahí termina, pero si hay más de un propietario, el derecho 000 es el que nos indicara cuántos y cuáles derechos son todos los propietarios. La solución es siempre documentar el derecho 000, y los que sean derivados si hay varios propietarios. 

Prácticas sencillas para corregir errores documentales.