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Actas de Asamblea de condóminos

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Un acta de asamblea o de junta es un documento muy importante ya que debe documentar fielmente lo sucedido en una asamblea y será la prueba de los acuerdos tomados. Deseamos compartir algunas recomendaciones legales y buenas prácticas en su elaboración para evitar nulidades del acta. 1.- Correcta acreditación Cada persona asistente debe ser identificada y relacionada con una filial o con un asunto de agenda (ya que puede haber personas asistentes no propietarias que acuden por un tema de agenda). Ese nombre, identificación y calidad en que concurre, así como la filial a la que representa, deben ser registrados en el acta para tener certeza de los asistentes y del quórum de inicio. Los documentos de acreditación (poderes, personerías, etc.) deben ser compilados y estar en ese momento a disposición de las personas asistentes para su verificación. 2.- Correcta participación Si es una asamblea presencial, es recomendable poder identificar a la persona con la filial que representa, por si s...
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El derecho de información de los condóminos

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Un derecho de enorme importancia que tienen los condóminos es el de informarse en el momento que lo requieran sobre la gestión de su propiedad común. El problema es que este derecho no ha quedado claro en nuestra ley 7933 del 28/10/1999, ley reguladora de la propiedad en condominio, y está ausente en la enorme mayoría de reglamentos de condominio y administración. Ante peticiones que se hacen, hay administradores que imponen barreras a este derecho como: (i) negar su acceso indicando que debe solicitarlo en la asamblea de condóminos, (ii) aducir erróneamente cuestiones de privacidad o protección de datos personales, o bien (iii) simplemente no responder nada, que es la peor de las posibles respuestas. El derecho de acceso a información y documentos de interés condominal, ha sido delineado en la jurisprudencia reiteradamente: “ La parte demandada no puede rehusar la entrega de documentación, debido a que resulta una obligación de la administración del condominio, debido a que el adminis...
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Seguridad propia o tercerizada

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¿Es conveniente tener seguridad propia? Algunos condominios discuten sobre si es mejor contar con una seguridad propia o mejor tercerizar el servicio en un proveedor. Un reto de la seguridad propia es que ante una ausencia por incapacidad u otro motivo, el condominio puede tener grandes dificultades para conseguir un reemplazo y posiblemente caiga en tener que exigir a la persona presente que trabaje doble jornada lo cual es absolutamente ilegal e inconveniente. El servicio tercerizado tiene normalmente la capacidad de conseguir un reemplazo. Un reto de la seguridad tercerizada es que si hay rotación de personal, llegarán oficiales que no conocen el condominio, su reglamento ni sus dinámicas sociales de convivencia o protocolos de seguridad. Normalmente, el personal propio sí los conoce muy bien y, si el condominio está dispuesto a trabajar la lealtad y confianza del personal, puede contar con colaboradores de alto valor. Claro que esto abre otro reto y es que el oficial permanente tie...
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Armando la agenda

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La convocatoria a una asamblea de condóminos tiene algunas particularidades que no se resuelven solo siguiendo las formalidades que el Reglamento de Condominio y Administración contiene para ese fin. Una de esas situaciones complejas es la selección de temas a incluir. Es conveniente que el administrador indique que va a convocar para que haya oportunidad de parte de los condóminos para sugerir temas a incorporar, sin embargo, ¿cómo decidir cuáles temas incluir? Queremos compartir seis elementos que pueden ayudarles en esta decisión: 1.- Quien convoca es dueño de la agenda: es decir, si convoca el administrador (o la Junta Administradora), otro órgano del condominio (algunos Reglamentos lo permiten) o un grupo de condóminos (acudiendo al tercio del valor total del condominio del artículo 25 de la ley 7933), es quien decide la agenda. Hay algunos temas que deben incluirse como el informe de administrador y las cuentas que rendirá, presupuesto, nombramiento de órganos, etc., pero quien c...
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Una actividad con riesgos no tiene que ser arriesgada

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En la administración del condominio hay múltiples riesgos derivados de las diversas actividades que hay que llevar a cabo: trabajos en altura, e inmersión o bajo tierra, manipulación de sustancias peligrosas o aparatos que desarrollan fuerzas importantes, etc.. Recuerdo haberle leído a Robert Kiyosaki que una “actividad riesgosa no tiene por qué ser arriesgada”, es decir, que haya riesgos no justifica ser temerario y no gestionarlos. Aunque se refería a finanzas,aplica perfectamente al caso. Para la gestión de riesgo, hay una norma que puede servir de referencia y es la norma ISO 31000 de gestión del riesgo. El primer paso, de identificación del riesgo , requiere no solo de la información de parte del proveedor del bien o servicio, sino de la experiencia del Administrador. Es recomendable solicitar al proveedor que haga una enumeración y descripción de los principales riesgos que pueden tener lugar al contratar el bien o servicio específico y las medidas de mitigación de ese riesgo rec...
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Condóminos nuevos por primera vez

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Si es la primera vez que ha adquirido o que será inquilino en una propiedad en condominio hay seis elementos que si los conoce le ayudarán a que la experiencia sea más placentera, rentable y con menos conflictos: 1.- Áreas comunes y privadas . Todo condominio está conformado por áreas comunes y áreas privadas, llamadas filiales. El condominio es todo el inmueble, no cada una de las filiales. Puede que se trate de un estacionamiento, de una bodega, de un apartamento, un lote, una casa, etc.  Si tiene número de matrícula inmobiliaria en el Registro es una filial. Las áreas comunes pertenecen a todos los propietarios en proporción al área de su filial. El uso de cada una de esas áreas está regido por el Reglamento de Condominio y Administración, así como por el Plano de Distribución. Usted debe conocer esos documentos y cumplir sus mandatos. 2.- Órganos del Condominio . En todo condominio hay una autoridad llamada Administrador. A veces ese administrador será una Junta Administradora....
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Las pruebas para sancionar

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El proceso para investigar e imponer una sanción “ si un propietario infringe las prohibiciones y limitaciones contenidas en esta ley o las acordadas en el reglamento del condominio o en las asambleas de condóminos ” (como dice nuestro artículo 23 de la ley 7933 del 28/10/1999, ley reguladora de la propiedad en condominio), debe realizarse con estricto apego el debido proceso. Ya hemos tratado ese tema en general ( aquí ), queremos profundizar en un elemento: las pruebas. Las sanciones que puedan llegarse a imponer lo serán solamente si existen hechos probados que permitan acreditar que hubo una infracción. Por ello, las pruebas son de enorme trascendencia porque nos permiten acreditar hechos, aunque no son la única forma, ya que la persona infractora podría reconocer los hechos y eso nos releva de esa carga probatoria. Las pruebas tienen algunos requisitos: (a) Pertinentes: deben referirse al caso exacto. No deben ser pruebas que prueben otra situación aunque esté relacionada. Si se c...
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