30 noviembre, 2022

Autenticación y poderes especiales en condominio

En los Reglamentos de Condominio y Administración se establecen diversas formas de representación de condóminos, normalmente siguiendo uno de estos tres modelos:

a) Poder Especial autenticado por Notario: conforme a las reglas del artículo 1256 del Código Civil, es decir debe ser muy específico, ya que el artículo nos indica que “solo facultará al mandatario para los actos especificados en el mandato, sin poder extenderse ni siquiera a los que se consideren consecuencia natural de los que el apoderado esté encargado de ejecutar.” La autenticación debe ser conforme a los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial, en especial el artículo 27 que indica “La autenticación de firmas o huellas es una actuación en la que el notario debe utilizar sus mecanismos de seguridad. El notario debe dar fe que la firma o huella fueron estampadas en su presencia.” Los mecanismos de seguridad a utilizar, de acuerdo con el artículo 32 de esos Lineamientos son: “La razón de certificación de copias, autenticación de firmas o huellas en documento privado, debe realizarla el notario en su papel de seguridad, el cual deberá adherirse con pegamento al documento certificado o autenticado.” Es decir, no basta con estampar la firma e indicar que es auténtica, sino que debe tener una razón aparte impresa en Papel de Seguridad y con su sello blanco.

b) Poder especial autenticado por abogado: Aquí hay una cierta discusión. Hasta hace algún tiempo todos los abogados éramos Notarios Públicos. Con la reforma al Código Notarial, Ley 7764 del 17/04/1998, se introdujo como requisitos para ejercer el Notariado la experiencia de al menos dos años como Abogado incorporado al Colegio de Abogados y Abogadas de Costa Rica y un postgrado en Derecho Notarial y Registral, la cual por el transitorio vii, entró a regir el día 22 de noviembre de 2003.

A partir de ese momento se empezó a cuestionar quién tenía fe pública para autenticar, si abogados o notarios. La Comisión de Notariado del Colegio de Abogados, en su sesión ordinaria del 12 de junio de 2017, concluyó que «El notario público es el único profesional habilitado para autenticar firmas o huellas digitales.» «Como excepción a la regla», agrega el criterio, «el abogado sólo puede autenticar en asuntos judiciales y en los procedimientos administrativos y trámites realizados ante la Administración Pública, cuando así esté expresamente autorizado por ley, pues la abogacía no comprende de ordinario una habilitación permanente para dar fe pública.» Tomado de:  https://puntojuridico.com/colegio-de-abogados-emite-criterio-notarios-publicos-unicos-habilitados-para-autenticar-firmas/ Esto fue ratificado por la Junta Directiva del Colegio mediante acuerdo 2017-19-004. Nos parece que para una administración es excesivo juzgar esto y si se le presenta un poder especial autenticado por abogado, en cumplimiento del Reglamento, así debería recibirlo. Para la autenticación de firmas digitales ver aquí.

c) Poder Especial sin mencionar autenticación: bastará con que esté firmado, sea manuscrito o con firma digital. Si aporta copia de su identificación será mejor, pero debe presumirse su veracidad. El Código Civil no exige autenticación en sus reglas sobre el Contrato de Mandato.

15 noviembre, 2022

Como hacer un condominio ecológico

En la última semana de octubre pasado tuve la oportunidad de presentar un mensaje en el Congreso Latinoamericano de Propiedad Horizontal, Región Caribe 2022 en Barranquilla, Atlántico, Colombia, que quiero compartir en este lugar.

Si bien es cierto la ecología es la “rama de la biología que estudia las relaciones de los diferentes seres vivos entre sí y con su entorno”, en su origen hace referencia a las palabras griegas oikos (casa, vivienda, hogar) y logos (estudio o tratado); por ello ecología significa «el estudio del hogar». Esta referencia es la que nos debe orientar porque no solo de trata de equilibrio si no de la pertenencia.

Es bastante obvio que las actividades humanas, sobre todo las productivas, han tenido un impacto en el ambiente que, de no ser controlado, ocasionará graves peligros para nuestra misma supervivencia por la ruptura de ese equilibro con el entorno en el que nos desenvolvemos.

Una forma de abordar esta situación en condominio es a través de los compromisos que implican los Objetivos de Desarrollo Sostenible. Tenemos objetivos que atienden a preocupaciones sobre la reducción de los riesgos, a la integración y respeto mediante la eliminación de toda discriminación y limitación a la participación de las mujeres, al uso eficiente del recurso hídrico, al cambio para utilizar energías renovables y la eficiencia en los aparatos eléctricos y actividades que utilizan electricidad, al acceso a espacios recreativos y de esparcimiento seguros, inclusivos y accesibles; a un consumo responsable, a la capacitación sobre la necesaria mitigación de los efectos del cambio climático, a la gestión de los ecosistemas marinos y costeros, a la recuperación de los bosques y la reforestación; a la transparencia y eficacia de las organizaciones, y su rendición de cuentas, entre otros.

Ahora bien, dentro de las numerosas tareas de las administraciones, ¿cómo y por qué debería preocuparse por estos temas?

El por qué depende enormemente de una decisión personal, de decidir hacer algo al respecto en alguna de esas áreas.

El cómo puede ser a partir de cuatro posibilidades:

a) Incorporarse en políticas públicas ya existentes para demostrar el compromiso de la comunidad que administra,

b) Apoyar y visibilizar iniciativas de los jóvenes y niños en estas áreas pues ellos tienen una conciencia sobre estas situaciones más desarrollada pues es se futuro el que está en juego,

c) Participar de iniciativas que distingan al condominio como galardones o reconocimientos ambientales o marcas,

d) Fomentar acciones individuales y familiares porque es una responsabilidad compartida con condóminos.

Esas son cuatro ideas para demostrar el compromiso con los ODS.

A la base está más que una decisión una visión: poder ver que nuestro hogar no es el que está limitado por las paredes o el muro perimetral, y que nuestra familia no es solamente la de sangre.

Si cuidamos de nuestro hogar y de nuestra familia, podemos hacerlo con el hogar global compartido con la familia humana.

Todo lo que hacemos tiene efectos en los demás: elijamos impactar para mejorar. 

31 octubre, 2022

Autenticación de firmas digitales

La introducción de la firma digital en nuestro país ha permitido beneficios como la certeza jurídica del momento preciso de firma, aunque ha impuesto ajustes por normas o acuerdos privados anteriores al concepto de la firma digital.

La firma digital, de acuerdo con la Ley 8454 del 30/08/2005, Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, es “cualquier conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico, que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico. La que tiene respaldo nacional oficial es la certificada por el Banco Central de Costa Rica.

Cuando un documento se firma así, esa autenticidad se verifica en este enlace: https://www.centraldirecto.fi.cr/Sitio/FVA_ValidarDocumentoPublico/ValidarDocumentoPublico

Una de las ventajas y principios de la firma digital es la equivalencia, es decir que (artículo 9): “Los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito. En cualquier norma jurídica que se exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital como la manuscrita.” Hasta ahí lo que significa es que la firma digital tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.

Pero veamos lo que nos indica el artículo 3: “No obstante, el empleo del soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija para cada acto o negocio jurídico en particular.”

Es muy usual que en los Reglamentos de Condominio y Administración se exija que la firma en los poderes sea autenticada, y en ocasiones los condóminos se molestan porque se exige que la forma digital sea autenticada.

Veamos por qué se debe exigir ese requisito.

La autenticación es un acto con una cierta forma legal: debe ser hecho por un Notario o Notaria Públicos, y siguiendo los Lineamientos para el ejercicio y control del servicio notarial, en especial el artículo 27 que indica “La autenticación de firmas o huellas es una actuación en la que el notario debe utilizar sus mecanismos de seguridad. El notario debe dar fe que la firma o huella fueron estampadas en su presencia.” Los mecanismos de seguridad a utilizar, son el papel de Seguridad Notarial y el sello blanco.

Para una autenticación de firmas digitales ya existe una norma: el Reglamento 014 del 18/05/2022, Reglamento de documentos notariales extraprotocolares en soportes electrónicos.

Esa norma en el artículo 11 indica “Autenticación de firmas. Cuando un documento tenga por Ley la imposición del requisito de autenticación notarial, la presunción de autoría que se da con el uso de la firma digital certificada, no dispensará el cumplimiento de las formalidades para su eficacia.”

Es decir, si no se exigiera autenticación en el Reglamento, bastaría con esa firma digital del condómino.

Pero si la autenticación es obligatoria por Reglamento, debe cumplirse. Si la firma del condómino es digital, aún así debe cumplirse, autenticado de forma digital también el Notario o Notaria Públicos.

15 octubre, 2022

Procesos arbitrales en condominio

Es totalmente normal que un condominio haya todo tipo de reclamos o conflictos: desde estacionamiento, ruido, mascotas, hasta cuestionamientos que solo pueden resolverse por la vía legal como lo son anulación de acuerdos de asambleas.

En este punto, a lo largo de estos años, hemos visto que es muy frecuente que las personas ignoren que, sin saberlo y sin ser conscientes de ello, han renunciado a su derecho de acceder a los Tribunales de Justicia. Esta es una decisión que toma el desarrollador y a la que queda sujeta la persona adquirente.

La renuncia sucede mediante una cláusula del Reglamento de Condominio y Administración, que evidentemente quien adquiere en condominio no tiene ninguna oportunidad de negociar, en la cual se establece que todo tipo de controversia deberá ventilarse en otro procedimiento distinto del acceso a los Tribunales de Justicia, sea en un proceso Arbitral o además con una fase previa de Conciliación o Mediación.

Un proceso de Arbitraje es un proceso legítimo, útil y rápido para resolver controversias patrimoniales. Es un derecho constitucional establecido en el artículo 46 (“Toda persona tiene derecho a terminar sus diferencias patrimoniales por medio de árbitros, aún habiendo litigio pendiente.”)

En un Arbitraje, se somete a conocimiento de un Tribunal Privado (conformado por profesionales en derecho), que conocerá del asunto y en apego a normas bastante similares a las que aplicaría un juez del Poder Judicial, resuelve el conflicto que se le ha sometido a su conocimiento. Su decisión es definitiva y no admite ningún recurso, salvo que se haya cometido algún error o incumplimiento de procedimientos que implique nulidad.

El proceso inicia con un requerimiento que es una petición que se somete para que se conozca de la causa. Ese requerimiento es respondido por la parte demandada y, si se ha planteado de forma correcta, los obliga a ambos en esa vía arbitral.

La demanda y la contestación, las defensas, testigos y otras pruebas, y en general toda la estrategia y actividad normal de un juicio civil aplican, pero en la sede arbitral.

Este Tribunal Arbitral es más rápido, aunque es más costoso, pues el costo de admisión, administración del proceso y nombramiento de Tribunal ronda los $1,500 a $1,650 para un Tribunal unipersonal. Si son más árbitros y hay otros actos como traducciones, recepción de testigos, etc., el costo aumenta. Estos costos son adicionales a lo que los profesionales a cargo de la demanda y defensa (abogados o abogadas) deberán cobrar por sus servicios profesionales.

¿Sabe si en su Reglamento hizo usted esa renuncia inadvertida a acceder a los Tribunales de Justicia de la República? Muchas personas no lo saben hasta que revisan.

Revise en su Reglamento de Condominio y Administración, usualmente al final, en una sección llamada Resolución de Conflictos.

Es de enorme importancia saber esto antes de plantear un proceso judicial ante el Poder Judicial pues, de hacerse así si existe esa cláusula, es muy probable que el proceso planteado sea declarado inadmisible y sea condenado en costas con solo iniciar.