30 mayo, 2022

Errores evitables al conformar la lista de propietarios de una Asamblea

 

Un elemento que se suele documentar muy mal es la lista o registro de propietarios antes de una Asamblea de Condóminos y veremos qué se puede hacer para corregir las fallas usuales. 
Una Asamblea de Condóminos es, como su nombre lo indica, aquella en la que participan los condóminos, es decir, las personas que tienen en el Registro Inmobiliario su derecho de propiedad inscrito. Además de la persona propietaria como persona física, identificable con cédula de identidad, pasaporte o cedula de residencia, bien puede ser que la persona propietaria sea una persona jurídica, como una sociedad, una asociación, o una sociedad civil, entre muchos tipos de persona jurídica. En algunos casos esta persona jurídica es propietaria debido a un contrato celebrado, como sucede con los fideicomisos de garantía en los que, para garantizar un crédito, en vez de imponer una hipoteca sobre la propiedad, se traspasa a una fiduciaria, que custodiará la propiedad hasta la cancelación del crédito.  En otras ocasiones, la propiedad pertenecerá a varios propietarios, sean cónyuges, padres e hijos, etc. 

Los principales errores que hemos encontrado son: 

1.- NO se actualiza el Registro. 
Es muy usual que se levante una vez y que no se hagan actualizaciones salvo que la persona propietaria lo solicite. Esto no debería suceder ya que ese registro es el que permite, además de validar la participación y votación en Asambleas, determinar la lista de obligados al pago de las cuotas de gastos comunes. La solución es hacer la rutina, al menos semestral, de verificar la vigencia de los datos. 

2.- NO se verifica la corrección del Registro en sus datos principales. 
Otro error frecuente es que errores de origen no se corrigen porque no se verificó la primera vez, ni se hacen revisiones periódicas. Hemos encontrado errores en nombres, identificaciones y porcentajes. La solución es, sin duda, la verificación inicial detallada y la periódica antes indicada. 

3.- NO se documenta la revisión periódica del Registro. 
En ocasiones sí se hace el ejercicio de verificación y actualización, pero lamentablemente no se documenta, es decir no se conserva copia, ni siquiera digital, del informe o consulta registral hechos, por lo cual no puede verificarse el cambio ni se puede darles trazabilidad a los cambios. Da igual si alguien hizo un cambio correcto contra documentos, a que si alguien hizo un cambio o alteración sin sustento. La solución es conservar siempre la consulta registral hecha al menos en .pdf.

4.- NO se documentan completos los derechos. 
Otro error muy frecuente es que no se verifican, actualizan ni documentan todos los derechos en caso de copropiedad. Siempre debe iniciarse por el derecho 000, es decir, el original. Si no se indica ahí en esa consulta que haya copropiedad, ahí termina, pero si hay más de un propietario, el derecho 000 es el que nos indicara cuántos y cuáles derechos son todos los propietarios. La solución es siempre documentar el derecho 000, y los que sean derivados si hay varios propietarios. 

Prácticas sencillas para corregir errores documentales.  

15 mayo, 2022

Asambleas más efectivas

Es un deseo común de condóminos y administraciones, poder realizar una asamblea con alta asistencia, con decisiones claras tomadas y en el menor tiempo posible. Es por ello que queremos compartir algunas recomendaciones para mejorar la realización de asambleas. 

1.- Registro Previo: Promover el registro previo reduce los tiempos de espera al ingresar a Asamblea (sea presencial o virtual), permite corregir errores o carencias en los documentos para no dejar por esa causa excluida a alguna persona de participar, da una idea anticipada del posible quórum y su impacto logístico y, sobre todo, instaura un orden y responsabilidad. Una asamblea no es un evento social al que uno se acerca como para ver qué están haciendo. Es un acto con trascendencia legal al que se debe asistir con preparación. La acreditación previa, otorgando algún tipo de pase de entrada es una práctica altamente recomendable. Quienes no lo hagan verán quizás su ingreso demorado por el proceso de registro. 

2.- Envío de documentos con antelación: Algunos reglamentos contienen la obligación de enviar información de conocimiento de una Asamblea con algunos días de antelación.  Aún si no se establece, permitir el acceso a toda la documentación que será de conocimiento de la Asamblea permite a quienes deseen informarse y comportarse como condóminos informados y en lo que no lo han sido, preparar sus preguntas con claridad y anticipación. Una asamblea debería idealmente evacuar dudas y decidir, no llegar a conocer por primera vez documentos para ahí, en ese momento, formarse un criterio sin mayor información y decidir. 

3.- Reuniones previas: La celebración de reuniones previas a las asambleas permite evacuar dudas con antelación de mejor forma, y quizás genera la confianza para otorgar poderes y mantener el quórum necesario, aunque la persona propietaria no quiera ya ir personalmente porque ya se formó un criterio y una opinión. Además, en caso de que haya falencias como decisiones aún no preparadas, consensos no conseguidos u objeciones importantes, habrá tiempo para prepararse ante ello estratégicamente y valorar postergar la asamblea hasta estar mejor preparados. 

4.- Multimedios: Las asambleas virtuales, aunque no tenemos dudas de su legalidad, reconocemos que aún están ayunas de un marco jurídico claro. Sin embargo, conforme se avance más en ese marco y en las capacidades tecnológicas, las asambleas hibridas, con algunas personas presencialmente y otras de forma remota serán cada vez más frecuentes y permitirán más asistencia. Claro que si no se tienen los medos para asegurar una participación en igualdad de condiciones es mejor abstenerse de esta modalidad híbrida y optar por la presencialidad o la virtualidad totales. 

5.- Moderación: Una moderación profesional aporta mucho a la efectividad de una asamblea. Dirigir el debate implica además buscar equidad en las participaciones y bajar la intensidad emocional que es natural y muy humana en procesos de decisión que tocan intereses valiosos. 

Adoptar al menos una de estas recomendaciones y analizar su impacto podría servir de elemento motivador para cambiar costumbres que se arraigan más en el tiempo que en su utilidad.