Asambleas más efectivas
Es un deseo común de condóminos y administraciones, poder realizar una asamblea con alta asistencia, con decisiones claras tomadas y en el menor tiempo posible. Es por ello que queremos compartir algunas recomendaciones para mejorar la realización de asambleas.
1.- Registro Previo: Promover el registro previo reduce los tiempos de espera al ingresar a Asamblea (sea presencial o virtual), permite corregir errores o carencias en los documentos para no dejar por esa causa excluida a alguna persona de participar, da una idea anticipada del posible quórum y su impacto logístico y, sobre todo, instaura un orden y responsabilidad. Una asamblea no es un evento social al que uno se acerca como para ver qué están haciendo. Es un acto con trascendencia legal al que se debe asistir con preparación. La acreditación previa, otorgando algún tipo de pase de entrada es una práctica altamente recomendable. Quienes no lo hagan verán quizás su ingreso demorado por el proceso de registro.
2.- Envío de documentos con antelación: Algunos reglamentos contienen la obligación de enviar información de conocimiento de una Asamblea con algunos días de antelación. Aún si no se establece, permitir el acceso a toda la documentación que será de conocimiento de la Asamblea permite a quienes deseen informarse y comportarse como condóminos informados y en lo que no lo han sido, preparar sus preguntas con claridad y anticipación. Una asamblea debería idealmente evacuar dudas y decidir, no llegar a conocer por primera vez documentos para ahí, en ese momento, formarse un criterio sin mayor información y decidir.
3.- Reuniones previas: La celebración de reuniones previas a las asambleas permite evacuar dudas con antelación de mejor forma, y quizás genera la confianza para otorgar poderes y mantener el quórum necesario, aunque la persona propietaria no quiera ya ir personalmente porque ya se formó un criterio y una opinión. Además, en caso de que haya falencias como decisiones aún no preparadas, consensos no conseguidos u objeciones importantes, habrá tiempo para prepararse ante ello estratégicamente y valorar postergar la asamblea hasta estar mejor preparados. 4.- Multimedios: Las asambleas virtuales, aunque no tenemos dudas de su legalidad, reconocemos que aún están ayunas de un marco jurídico claro. Sin embargo, conforme se avance más en ese marco y en las capacidades tecnológicas, las asambleas hibridas, con algunas personas presencialmente y otras de forma remota serán cada vez más frecuentes y permitirán más asistencia. Claro que si no se tienen los medos para asegurar una participación en igualdad de condiciones es mejor abstenerse de esta modalidad híbrida y optar por la presencialidad o la virtualidad totales.
5.- Moderación: Una moderación profesional aporta mucho a la efectividad de una asamblea. Dirigir el debate implica además buscar equidad en las participaciones y bajar la intensidad emocional que es natural y muy humana en procesos de decisión que tocan intereses valiosos.
Adoptar al menos una de estas recomendaciones y analizar su impacto podría servir de elemento motivador para cambiar costumbres que se arraigan más en el tiempo que en su utilidad.
