Errores evitables al conformar la lista de propietarios de una Asamblea

Un elemento que se suele documentar muy mal es la lista o registro de propietarios antes de una Asamblea de Condóminos y veremos qué se puede hacer para corregir las fallas usuales. 
Una Asamblea de Condóminos es, como su nombre lo indica, aquella en la que participan los condóminos, es decir, las personas que tienen en el Registro Inmobiliario su derecho de propiedad inscrito. Además de la persona propietaria como persona física, identificable con cédula de identidad, pasaporte o cedula de residencia, bien puede ser que la persona propietaria sea una persona jurídica, como una sociedad, una asociación, o una sociedad civil, entre muchos tipos de persona jurídica. En algunos casos esta persona jurídica es propietaria debido a un contrato celebrado, como sucede con los fideicomisos de garantía en los que, para garantizar un crédito, en vez de imponer una hipoteca sobre la propiedad, se traspasa a una fiduciaria, que custodiará la propiedad hasta la cancelación del crédito.  En otras ocasiones, la propiedad pertenecerá a varios propietarios, sean cónyuges, padres e hijos, etc. 

Los principales errores que hemos encontrado son: 

1.- NO se actualiza el Registro. 
Es muy usual que se levante una vez y que no se hagan actualizaciones salvo que la persona propietaria lo solicite. Esto no debería suceder ya que ese registro es el que permite, además de validar la participación y votación en Asambleas, determinar la lista de obligados al pago de las cuotas de gastos comunes. La solución es hacer la rutina, al menos semestral, de verificar la vigencia de los datos. 

2.- NO se verifica la corrección del Registro en sus datos principales. 
Otro error frecuente es que errores de origen no se corrigen porque no se verificó la primera vez, ni se hacen revisiones periódicas. Hemos encontrado errores en nombres, identificaciones y porcentajes. La solución es, sin duda, la verificación inicial detallada y la periódica antes indicada. 

3.- NO se documenta la revisión periódica del Registro. 
En ocasiones sí se hace el ejercicio de verificación y actualización, pero lamentablemente no se documenta, es decir no se conserva copia, ni siquiera digital, del informe o consulta registral hechos, por lo cual no puede verificarse el cambio ni se puede darles trazabilidad a los cambios. Da igual si alguien hizo un cambio correcto contra documentos, a que si alguien hizo un cambio o alteración sin sustento. La solución es conservar siempre la consulta registral hecha al menos en .pdf.

4.- NO se documentan completos los derechos. 
Otro error muy frecuente es que no se verifican, actualizan ni documentan todos los derechos en caso de copropiedad. Siempre debe iniciarse por el derecho 000, es decir, el original. Si no se indica ahí en esa consulta que haya copropiedad, ahí termina, pero si hay más de un propietario, el derecho 000 es el que nos indicara cuántos y cuáles derechos son todos los propietarios. La solución es siempre documentar el derecho 000, y los que sean derivados si hay varios propietarios. 

Prácticas sencillas para corregir errores documentales.