01 noviembre, 2009

Cuál administración me conviene.

Los Condominios usualmente tienen un ciclo de vida con relación a las administraciones que sigue más o menos este curso: primero, es administrado por el Desarrollador; segundo, conforme se van independizando del Desarrollador toman uno de dos caminos, o bien contratar una empresa externa o aceptar la oferta de administración de un condómino. Lo curioso es que luego de esto, al haber problemas, suelen tomar de nuevo uno de esos dos caminos, las que tenían empresa de administración buscan un condómino y los que tenían un condómino buscan una administración externa. Luego de esto, si persisten los problemas, el Condominio puede entrar en el punto más peligroso: la apatía y el desinterés, que abre la puerta a administraciones que buscan más su provecho personal que el del Condominio. El desorden, la devaluación del inmueble y de la calidad de vida serán inherentes. Luego de ello, probablemente la vida en Condominio será prácticamente imposible, y poco a poco los propietarios decidirán irse, sea vendiendo o dando en alquiler.

Si un Condominio logra evitar esta situación y logra elegir una buena administración, puede ser la puerta para el crecimiento del valor, la calidad de vida y sin duda el orden y rentabilidad.

La buena elección de la administración (sea externa o de un condómino) es el primer paso para evitar el decaimiento del Condominio.

Para elegir una buena administración debe cumplirse con lo siguiente:

1.- Debe haber una Junta o Comité capaz de liderar el proceso. Ese liderazgo debe enfocarse en la supervisión del trabajo de la administración, y la Junta o Comité debe contar con respaldo político y los recursos necesarios, sean económicos o de apoyo profesional, para llevar adelante el proceso. Sin ello la labor puede terminar en desmotivación.

2.- Cuando se valoren las ofertas de administración debe cuidarse la tentación de hacerlo con rapidez: debe hacerse una lista de mínimos que deben aceptar cumplir bajo contrato (con sanciones económicas si no se cumplen), del detalle profundo del servicio, personal, horas, rutinas, funciones. Todo en términos comparativos. Debe además razonarse la viabilidad para los oferentes de cumplir lo prometido por el precio ofrecido.

3.- Una vez elegida la Administración, DEBE FIRMARSE UN CONTRATO según lo detallado y pactado, y la Administración debe cumplir durante su gestión ciertos mínimos, que deberá esta Junta o Comité vigilar de cerca:
§ No tolerar morosidad más allá de 90 días, luego de lo cual DEBE plantear los respectivos cobros judiciales.
§ No tolerar infracciones al Reglamento de forma tajante, incluso si es necesario seleccionando los casos más obvios para aplicar el régimen de sanciones, sea el del Reglamento o si carece de él, el régimen de la Ley; luego podrá relajar las reglas, una vez que se haya constituido como autoridad.
§ No permitir la desinformación, para lo que debe hacer de conocimiento total la vigencia del Reglamento, todos los acuerdos que se tomen, los planes que se adopten y el estado de las cuentas, los bienes y servicios comprados y los detalles de los proveedores, a quienes las Junta debe conocer personalmente para evitar comisiones, intermediarios fantasmas o testaferros de la administración.
§ No permitir que el Condominio opere en déficit, pues esto puede convertirse en la excusa permanente de una mala administración o peor aún, es la puerta para que administraciones inescrupulosas, lo mantengan en rojo, lo financien a altas tasas de interés y conviertan la administración en un instrumento financiero en su beneficio.
§ No permitir desorden en temas legales, manteniendo personería, libros y registros de firmas, pólizas y otros contratos con proveedores (sobre todo seguridad) totalmente al día.

Tres meses son suficientes para darse cuenta de si una administración camina hacia cumplir estos mínimos o no.

Es evidente que para exigir este mínimo, deben de haberse pactado las condiciones económicas que permitan a la Administración utilizar los recursos y personal necesarios para cumplir con estos mínimos, y si el Condominio no provee de dichas condiciones, difícilmente podrá recibir estos mínimos. Más bien, podría darse una situación en la que sea el Condominio el que se aproveche de una administración con voluntad y deseo de trabajar con calidad, pero carente de los recursos para hacerlo.

4.- Si la administración tiene estos mínimos cubiertos (contando con los recursos para hacerlo), es el momento de relajar la supervisión, con el fin de que esta Junta o Comité pueda pensar en planes futuros y en todo lo que el Gobierno y Dirección de un Condominio implica, manteniendo reuniones frecuentes, pero sin descuidar los mínimos. La Administración no debe decidir el futuro de un Condominio: debe administrar su presente para tener recursos para un mañana en el que los planes acordados por los Condóminos puedan ser realidad.

5.- Luego de esto vendrá vencer la rutina y el cansancio en el que puede caer cualquier proveedor de servicios por más bienintencionado que sea. Los mínimos señalados no deben de abandonarse nunca… lo demás vendrá por añadidura. Ambas partes están obligadas a cuidar que esos mínimos se mantengan siempre.

6.- Si se cumple con estos puntos un Condominio NUNCA caerá en la anarquía y la desvalorización económica y de calidad de vida. Como ven no es tan importante si es una administración externa o un condómino, si es una gran compañía, o una que está creciendo apenas.

Lo más importante, como en toda adquisición, es ser un consumidor inquisitivo, informado y vigilante. Cuando la Administración anda mal, quizás el cambio debe empezar por casa.