Guía para realizar Asambleas correctamente
Un Condominio es un grupo humano que tiene un interés común: su patrimonio. Para gestionar y sacar el mejor provecho de ese patrimonio, debe tomar decisiones. El lugar y forma ideal de toma de estas decisiones es la Asamblea de Propietarios.
Una buena Asamblea permite, en el mejor ejercicio de la democracia, conocer las situaciones de interés común, problemas y sus distintas soluciones posibles y oportunidades de inversión y mejoras para el Inmueble. Sin embargo, errores en diversas etapas de ella pueden desencadenar conflictos, ilegalidades, y hasta terminar el procesos judiciales de años.
Una Asamblea de propietarios tiene diversas etapas y en cada una hay reglas básicas que seguir para hacerlo con éxito.
1.- Antes de convocar debe analizarse si los temas son realmente temas de Asamblea de Propietarios o están dentro de las facultades del Administrador. Si la decisión cae dentro de los deberes del Administrador (artículo 30 de la Ley, y lo que el Reglamento le señale), éste debe tomar la decisión y ejecutarla, no llamar a Asamblea.
2.- Si los temas sí son de Asamblea, sería conveniente que el Administrador valore con algún comité asesor interno la pertinencia de convocar, para determinar si es la mejor oportunidad ahora o posteriormente.
3.- Una vez cerrada la lista, debe tenerse, para cada tema, profundamente analizadas las principales opciones, sus ventajas, desventajas, costos, tiempos, y otros elementos colaterales. Debe tenerse sumo cuidado de que si se comparan dos o más opciones, realmente se haga en términos comparables, de forma que sean opciones lo suficientemente similares como para poder compararlas. Ayudar a la Asamblea con cuadros comparativos, documentos circulados previamente y presupuestos detallados hace que las Asambleas sean más ligeras.
4.- Para elaborar la convocatoria, debe consultarse el Reglamento del Condominio para determinar la forma, la antelación y quién puede convocar, que será el Administrador con cargo vigente. Consultar el informe registral de la matriz es vital. Téngase presente que si no hubiera administrador con cargo vigente o si éste no desea convocar, un tercio de los propietarios puede convocar.
5.- Una vez elaborada la convocatoria, debe poder presentarse, si es necesario un adecuado comprobante de que se cumplió con la publicidad obligatoria, ya sea envíos de correos, notas recibidas personalmente, avisos publicados, circulares repartidas, etc., según establezca el Reglamento y con estricto apego a la lista de propietarios registrales, no a la usual lista de residentes que suele manejarse en las Administraciones.
6.- Llegados el día y hora señalados, la agenda convocada debe conocerse (únicamente). Conocer y votar otros temas pone en indefensión a quienes fueron convocados para esa agenda y por cualquier razón no asistieron. Si hay al menos dos tercios de los propietarios puede conocerse en primera convocatoria, sino deberá iniciarse en segunda convocatoria. La tercera convocatoria de que hablan algunos Reglamentos quedó derogada con la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.
7.- Al momento de tomar acuerdos, debe tenerse muy presente que ciertos acuerdos requieren unanimidad, otros dos tercios y el resto la simple mitad del valor del inmueble. Hay una previsión especial para el caso de las mejoras: deben ser tomadas por dos tercios del valor del Condominio si son mejoras útiles y por la simple mayoría del valor si son mejoras necesarias.
8.- Cuando hablamos del valor del Condominio no nos referimos a un valor monetario sino a los porcentajes de votación que señale la constitución del Condominio. Es un documento de consulta obligada.
9.- Otro recurso que debe utilizarse es la representación de propietarios, ya sea en la forma de poder especial o simple carta poder, según señale el Reglamento. La Administración debe asegurarse de que sus planes puedan realizarse y parte de esta seguridad es reunir los votos necesarios. Recoger poderes es la mejor forma de lograrlo y se facilita si el poder es específico y claro.
10.- Una vez tomados los acuerdos, debe cumplirse con requisitos de forma importantes como asentar adecuadamente el acta en el libro (sea manual o de folios removibles), que sea firmada por quienes el Reglamento indique, que los acuerdos hayan sido declarados firmes y que esas minutas sean conocidas por todos. Extenderse en este punto genera dudas entre los condóminos y debe hacerse todo lo posible por evitarlo.
11.- Si estos pasos se cumplen cautelosamente, las posibilidades de que sean anulados por una impugnación judicial es muy remota.
