Un acta perfecta libera de problemas
Las asambleas de propietarios son los momentos más importantes de la vida del condominio y deben quedar adecuadamente asentados en un acta en el libro respectivo que sea legalmente válida y a la vez útil para la vida futura de la comunidad.
Antes de llamar a una asamblea hay que analizar su viabilidad legal y política. Es decir, tener claros tanto los requisitos formales que deben cumplirse, así como el ambiente político, sea el contexto del condominio, pendientes importantes, cuotas de poder, etc.
Una vez cumplido este paso, se procede con el acto legal de convocar la asamblea. Es muy importante ser extremadamente respetuosos de los plazos y formas, así como de asegurarse de que se puede probar que se ha convocado a todas las personas que debe de convocarse. Muchas impugnaciones suceden por errores en esto. No hay que confundir los plazos de convocatoria como plazos únicos: son plazos mínimos. Si se indica dos semanas es preferible convocar con tres semanas y tener suficiente tiempo adicional por cualquier contratiempo.
La agenda convocada será nuestra columna vertebral al momento de elaborar el acta pues deben ser esos temas, y solamente esos, los que se discutan en asamblea y se voten.
Antes de iniciar la asamblea, debe acreditarse la participación, es decir verificar que quienes asistan y voten sea únicamente las personas autorizadas legalmente para ello.
Una acta correcta debe mencionar estos dos elementos anteriores con claridad para poder comprobar que la asamblea se dio en el lugar, tiempo y forma convocados así como que se hizo la necesaria verificación del quórum.
En las revisiones de actas de asambleas de propietarios me he encontrado muchos errores y dudas que siempre perjudican a las administraciones el momento de ejecutar acuerdos o a administraciones nuevas al momento de revisar lo que se ha hecho en el pasado.
La redacción incompleta de acuerdos o de forma incomprensible, la incorrecta separación de temas acorde a la agenda, y errores en los requisitos legales de acuerdos inscribibles en el Registro Inmobiliario son muy frecuentes. Por otra parte, suele haber dudas sobre la forma de registrar las votaciones, quiénes deben de firmar el acta, y hasta de la forma de redactar acuerdos muy simples como presupuesto o la recepción (o en su caso, aprobación o reprobación) del informe de la administración.
Un acta mal redactada puede generar responsabilidades legales al condominio y si fue evidente la negligencia, hasta a la administración misma, si un acuerdo no se puede ejecutar o se deriva un daño por su ejecución. Claro que este es el caso más extremo, pues la mayoría de las veces lo que se genera es más bien un problema político en el que se afecta la confianza en la administración porque se pretende decir que en un texto dice algo que en la literalidad no dice. El acta es el registro histórico no solo del condominio sino de la administración y nada habla peor de la informalidad e impericia de una administración que un acta defectuosa.
