¿Debe o no entregar factura electrónica un condominio?

Derivado de varias confusiones en las que incluso la Dirección General de Tributación desconoce elementos clave del funcionamiento y naturaleza legal de los condominios como confundir el condominio con su representante (la administración) o creer que puede haber filiales que formen parte del área común, no hay hasta el momento un marco claro sobre la obligatoriedad de uso de la factura electrónica en condominios.

Causas de la confusión: criterios divergentes
a) La confusión surge de que en la resolución DGT-R-48-2016, se define factura electrónica como: “Comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios” Claramente habla de venta de bienes y prestación de servicios, por lo que si no se trata de una actividad de esa índole no debería emitirse factura electrónica.

b) Sin embargo, en la resolución DGT-R-012-2018, que cita el artículo 2 de la Ley 9416, se establece que: “ Todos los obligados tributarios deberán contar con medios electrónicos para registrar sus transacciones y emitir comprobantes de estas, de conformidad con los requisitos y el desarrollo que se establezca reglamentariamente.  Estos medios electrónicos incluyen, entre otros, la factura electrónica como un instrumento idóneo y necesario para la emisión de comprobantes de sus transacciones de compra y venta, registros contables y otros medios requeridos para el control tributario…" Al decir todos los obligados, sí incluiría al condominio independientemente si hay o no una actividad lucrativa.
Inclusive en la resolución DGT-R-012-2018 hace algunas excepciones, entre las cuales no están los condominios, lo que podría hacernos pensar que sí están obligados a usar facturas electrónicas para respaldar sus registros contables.

Nuestra consulta hecha: solo si hay actividad lucrativa hay que emitir factura.
A raíz de lo anterior, mediante consulta hecha por el suscrito (aquí), se nos ha respondido que: “si la administración (nótese que no hay claridad en que la administración y el condominio son dos personas distintas) únicamente cobra cuotas de mantenimiento, por lo que no tiene la obligación legal de emitir por dicho concepto facturas timbradas, ni solicitar autorización de la Administración Tributaria, sino únicamente un comprobante fehaciente a satisfacción del condómino. Sin embargo, se le informa que es opcional para estos casos emitir comprobantes electrónicos.”
Y agrega que “Si el condominio realiza alguna actividad que se pueda considerar lucrativa como alquileres de parqueo, inversiones, etc., debe inscribirse como contribuyente del impuesto sobre la renta y de ventas si es del caso, con lo cual se encuentra en la obligación de la emisión de comprobantes electrónicos o factura electrónica.”
 Regresamos al concepto original que depende que haya una actividad lucrativa o no la obligación de emitir factura electrónica. Esto es coincidente con lo que se ha sostenido: si no hay actividad lucrativa por parte del condominio, no debe entregar factura electrónica.

La consulta 799-2018: la actividad lucrativa de un propietario.
En la consulta evacuada DGT-799-2018, se indica que:
“La Sociedad administradora del Condominio debe emitir comprobantes electrónicos por los servicios brindados como administradora del Condominio [...] S.A.; así como por aquellas cuotas condominales de personas físicas, jurídicas o entes colectivos, propietarios de filiales destinadas a actividades comerciales, como en aquellos casos en que en el Condominio se destinen filiales para locales para el comercio, de cualquier índole. También deberán considerarse como servicios gravables aquellos espacios (llámese locales o filiales destinados a servicios, cuyo propietario genera ingresos por el uso del local, en el tanto dicha filial no forme parte de las áreas comunes de los condóminos. Esta consulta viene a contradecir lo anterior al indicar que sí se deben emitir comprobantes electrónicos.

Conclusión
Si un propietario de una filial realiza actividades lucrativas con su inmueble, aún y cuando sea un arrendamiento eventual, o por periodos cortos de tiempo, ese condómino debe inscribirse ante la Dirección General de Tributación y quien administra el Condominio está obligado a emitir comprobantes electrónicos para ese propietario en particular, por la cuota condominal y por el recibo de agua.

Recomendación
La recomendación es que, dado que ha habido criterios divergentes y cambiantes de la Administración Tributaria, lo mejor es que la administración  del condominio adopte su uso de forma generalizada para evitar una sanción por no entregar factura y para mejor copntrol de los registros contablesEs importante recordar que la multa por incumplir este deber es de dos Salarios Base, que es el monto de C. 862,000 colones en este 2018.

Como mínimo deberá emitirse comprobante por cuotas (y agua si se cobra por el condominio, como cuando hay macromedidor), para las filiales en las que hay arrendamientos o actividades comerciales, pero preferiblemente debería hacerse de forma generalizada a todos, haya o no actividad lucrativa en las filiales. Ya sea para emitir una sola factura, el condominio debe inscribirse para poder tener un perfil en la plataforma ATV.

Si la Asamblea de Condómino no desea que se emitan facturas electrónicas por el pago de gastos comunes, qdeberá relevar de responsabilidades a la administración por esa acción. 

Actualización de 23 de noviembre de 2018: Oficio DGT-1752-2018. Se "corrige" el oficio 799-2018 con una inclusión de casos nuevos como aquellos en los que el condominio es dueño de filiales y por ello ejerce una actividad lucrativa (?) o los casos en los que el condominio se administra a sí mismo y por ende debe inscribirse como contribuyente (?). Refleja un enorme desconocimiento del funcionamiento del régimen condominal. No se indica si un condómino puede o no deducir gastos sin necesidad de factura electrónica, por lo que la recomendación se mantiene.

Actualización de 10 de enero de 2018Oficio DGT-027-2019. Evacúa la consulta sobre si las cuotas condominales deben ir incluidas en el D151, lo cual responde la administración tributaria responde que sí "cuando el Condominio lucre con una o alguna de las filiales y debe reportar a aquellos Condóminos que lucren con las filiales. Ya que tales cuotas condominales les servirán de respaldo como gastos."
Se reseña esta última por dos razones: a.- Persiste el error de la Administración Tributaria de creer que el condominio lucra con filiales, sin tomar en cuenta que el condominio NO es dueño de filiales; b.- Sigue la confusión entre la actividad del condominio y la de los condóminos, pero dado que indica que estos comprobantes servirán de respaldo de gastos, lo que sugiere que deban ir, además de incorporadas al D151, respaldadas con factura electrónica.

Por ser tan confuso, de momento no se varía la recomendación antes dicha.

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