6 pasos para una efectiva comunicación del reglamento
“ARTÍCULO 34.- Quien adquiera
derechos en un condominio quedará sujeto al reglamento existente.”
Sin embargo, es muy frecuente que
las personas no conozcan el Reglamento. Ya no solo al momento de adquirir sino durante
el tiempo de su permanencia como condóminos. Por ello, esta nota pretende
sugerir algunas estrategias para que la administración colabore en el proceso
de divulgación del reglamento:
1.- Primero, la certeza: es
imperativo que el condominio cuente con una versión completa, certificada de la
escritura de constitución completa inscrita y sus adicionales si las hubo, así
como de las modificaciones (y las adicionales a estas) si las hubo. Si tiene
dudas sobre cómo reconocer este documento puede ver esto.
2.- La comodidad: el
condominio debe hacer el trabajo de transcribir a un formato que permita búsquedas,
ya que el texto inscrito, normalmente (salvo que sea testimonios digitales)
será un escaneo que no permite el reconocimiento del texto para buscar. Un
dictado a texto podrá incluso ser una buena aproximación a esta labor, si no se
dispone de otro documento digital.
3.- La segmentación: A los propietarios
les interesa todo el reglamento, pero a los residentes solo las normas
relativas a la residencia o permanencia en el inmueble. A la seguridad le
interesarán algunos artículos solamente y a los visitantes otros. Se recomienda
hacer versiones reducidas de extractos segmentados según el público para fácil conocimiento.
4.- Los diversos canales: En
ocasiones nos limitamos mucho a creer que la única forma de comunicar el reglamento,
como norma escrita que es, por la vía escrita de copia textual. Nada impide que
para su divulgación haya videos, audios, señales y otros extractos que
referencien o recuerden en reglamento. Analicemos: un rótulo de no estacionar
puede sustentarse en una norma que impide estacionar en esa zona y nadie pensaría
que es más conveniente un gran rótulo con la transcripción del texto del Reglamento.
Esa misma comunicación icónica podemos usarla en otras áreas donde se dan los principales
problemas que ya se sabe que tienen lugar en ellas.
5.- El aprendizaje: En los
comunicados o informes operativos la administración puede incluir extractos del
reglamento sobre algún tema con el fin de repetir y educar, ya que es una
excelente forma para que los residentes, condóminos y el personal mismo de la
administración, puedan recordar las normas.
6.- La revisión y conversación:
Es de gran utilidad incluir puntos informativos en las asambleas para destinar
unos minutos (diez, por ejemplo) a recordar las normas sobre un determinado aspecto.
Esto puede además abrir espacios de diálogo para cuestionar las normas y plantearse
si son efectivas, realistas o incluso necesarias. Si se concluye que no son adecuadas,
se inicia su proceso de modificación. Si se concluye que sí lo son se recuerda
y confirma por qué: es más sencillo obedecer por convicción.
