Cómo actuar ante una administración que baja su calidad
La Administración del Condominio ejerce funciones
muy importantes, por lo que cambio es algo delicado. No es basta con decir que
la decisión de cambiar a la administración debe ser muy bien pensada, sino que
esto debe de hacerse sólo si se dan las condiciones para hacerlo.
Actualmente en nuestro país existen diversas
ofertas en materia de administración de condominios. Hay empresas de todo
tamaño, desde las nacientes con uno o dos condominios, hasta las enormes (para
nuestro mercado) con cincuenta y más condominios. Hay además particulares que
abarcan algunos condominios pero que no tienen vocación o destino empresarial;
es su oficio, digamos.
Cada tipo de administración tiene sus ventajas.
Sin embargo, aunque hay una oferta muy grande, las diferencias en cuanto a los
servicios específicos que se ofrecen no son tan marcadas. La calidad con la que
prestan lo servicios es lo que hace la diferencia.
Por otra parte, en los condominios, el mayor
requerimiento se encuentra siempre por el lado de las relaciones condominales
como un todo, incluyendo poner orden y disciplina, y del seguimiento de los
asuntos, tanto a nivel de peticiones como de supervisión de proveedores por
incidente especiales (en específico la seguridad que consume enormes recursos
en supervisión). Pagar recibos y cobrar cuotas es algo bastante mecánico, pero
eso no es lo que hace la diferencia en la gestión administrativa del
condominio.
Algunos condominios toman la decisión de auto
administrarse y eligen a un condómino para hacer toda la labor, pero suelen
fallar en las competencias (pues usualmente carecen de ellas al no ser
administradores de condominios con experiencia ni formación), o en la
objetividad en la aplicación del Reglamento, y se empiezan a generar problemas
de mantenimiento, roces, y las relaciones condominales se deterioran. La
administración, condóminos también, se sienten frustrados y molestos y a los
pocos meses vuelven a donde estaban al principio, pero con las relaciones
condominales muy deterioradas. ¿Qué hacer?
Antes de hacer un cambio es conveniente llevar la
relación con la administración al punto de prueba (hechos) para saber si es
mejor permanecer con ella o cambiar. Esto se puede hacer así:
●
Fijar plazos y
condiciones para el seguimiento de asuntos. Un consecutivo de asuntos, con
fecha de inicio, estado y fecha de conclusión, permite ver objetivamente si las
cosas se están haciendo o no, más allá de la percepción que haya.
●
Fijar un plan de
trabajo y prioridades de mantenimiento para la administración. Una lista de
control de mantenimiento, permite saber con qué frecuencia se supervisa a cada
proveedor, cada elemento de la infraestructura y cada área común, más allá de
las percepciones.
●
Un estado mensual
de las cuentas por cobrar, por pagar y el avance del presupuesto, permite saber
si se está ejecutando el gasto de forma adecuada o no.
●
Un consecutivo de
sanciones con número de expediente y estado por filial, permite saber si se
está llamando la atención por presuntas faltas al Reglamento y en qué estado
están esas llamadas de atención.
Estos cuatro controles deben verse mensualmente
en las reuniones con la Junta de condóminos o comité asesor. Una administración
que provea y cumpla esos controles (y otros que el condominio y la
administración diseñen y acuerden) permite corroborar si hay o no adecuado
cumplimiento de las labores. Es mejor aplicar correctivos a este camino
trazado, que cambiar constantemente de proveedor.
Sólo los hechos documentados permiten tomar
decisiones objetivas, en frío, sin verse contaminadas por personas interesadas
en traer a un proveedor, por resentimientos por aplicación del Reglamento, por
expectativas irreales o hasta por simple cansancio de ambos.
Aparecido en El Financiero, octubre 2013
Aparecido en El Financiero, octubre 2013
