La memoria del condominio
Conforme pasan los años, los condominios acumulan una enorme cantidad de información y documentos.
Hay cientos de registros contables, copias de facturas, contratos de proveedores y empleados que ingresaron y tal vez hasta ya no están en la planilla del condominio.
Una de las muchas razones por las que es conveniente que haya una Junta o Comité de condóminos es porque debe de haber alguien que se cerciore de que la información y los documentos de respaldo, están siendo recibidos y bien almacenados.
Plazo de conservación
En materia de condominios no hay una norma expresa en al ley que nos guíe en en este sentido, por lo que deberíamos acudir a dos fuentes: el Código Civil y el de Comercio.
El artículo 868 del Código Civil nos indica que luego de diez años, prescribe todo derecho y sus correspondiente acción. Prescribir no significa que desaparezcan las obligaciones y derechos de la realidad, sino que ya no hay recurso judicial alguno para reclamarlas.
El artículo 234 d del Código de Comercio nos indica que es obligación de los comerciantes conservar los libros de contabilidad, correspondencia y facturas hasta por cinco años.
La mejor recomendación es conservar por diez años, sin duda, aunque si hay plazos de prescripción menores como en comercial o laboral, puede reducirse este plazo.
Cómo mínimo debe de conservarse:
- Contratos laborales y la prueba de su ejecución: vacaciones, incapacidades, llamadas de atención, liquidaciones de cesantía, etc.
- Contratos con proveedores e igual las pruebas de su ejecución.
- Correspondencia, muy en especial la relativa a llamadas de atención a condóminos, rendiciones de cuentas, informes de estado de la infraestructura, etc.
- Comprobantes contables, tanto los digitales como los físicos.
- Manuales y garantías de los equipos, así como constancia de trabajos de mantenimiento que se les hagan para poder evaluar su estado de forma completa.
- Planos constructivos y permisos de construcción del condominio, libros legales y contables (los llenos y los que están en curso), testimonios de escrituras, control de acuerdos de asambleas.
- Permisos de construcción internos y todo tipo de autorizaciones de uso de bienes comunes.
- Reglamentos e instrucciones generales de la administración.
- Contratos y pagos de seguros: invalidez, vejez y muerte; enfermedad y maternidad, seguro obligatorio y voluntario automotor, riesgos del trabajo, y cualquier otro riesgo asegurado.
- Declaraciones tributarias, ya que a partir de este 2015 debe de presentarse la D 151 (Resumen de clientes y proveedores)
Revisión frecuente
Normalmente las empresas de administración tienen control sobre esto, pero sea una empresa o un condómino quien administre, es muy importante estar seguros de que esos documentos e información realmente constan en poder del condominio.
Sobre todo se hace relevante esto cuando se utilizar programas informáticos para la administración. Hay que estar muy seguros de que la información que está ahí contenida estará disponible luego y que será legible en otros formatos con facilidad.
Desecho aprobado por asamblea
Finalmente, cuando el tiempo ha transcurrido, es recomendable informar a la asamblea qué documentos se van a desechar, levantar un acta y contar con la aprobación de la asamblea, o como mínimo levantar un acta solamente para dejar constancia de ello e informar a los condóminos.
Hoy es el momento de preguntarse: ¿Quién tiene la memoria del condominio?
Aparecido originalmente en El Financiero de 26 de julio de 2015.
