31 octubre, 2018

Adquisiciones seguras en condominio II

Viene del artículo de la edición anterior: Adquisiciones seguras en condominio I

6.- Inspección de avance y recepción de obra
Muy relacionado con el punto anterior sobre la capacidad y conocimiento para poder evaluar a un proveedor, la administración debe poder inspeccionar el avance y la recepción de la obra. Si es un producto o servicio técnico especializado debe contarse con una persona con la capacidad y los conocimientos necesarios para evaluar el avance, validar el entregable (si cumple con los requerimientos) y confirmar el cumplimiento del alcance (lo que se contrató y se espera recibir). Con frecuencia se observan administraciones que reciben obras técnicas de ingeniería sin tener los conocimientos para hacerlo y eso es algo que una administración diligente nunca debe hacer pues asume una enorme responsabilidad.

7.- Garantías y servicio posventa
Si se ha hecho una buena contratación, es de esperar que el resultado sea excelente, pero por muchas razones, a pesar de toda la diligencia, puede no ser así. Es por eso que debe contarse con garantías. Hay que recordar que es usual que haya garantías mínimas legales para algunos productos y servicios. Una administración diligente buscará ampliar esta garantía más allá del mínimo legal. Si se ha previsto una forma de hacer revisiones profesionales, se podrán detectar a tiempo fallas y hacer las correcciones necesarias acudiendo a la garantía. Algunos proveedores exigen revisiones periódicas fijas preventivas que hay que cumplir para poder luego exigir la garantía.

8.- Las responsabilidades
Si hay problemas (daños derivados, sea de incumplimientos contractuales o no), hay que tener claro que habrá responsabilidades. Si se ha actuado con diligencia y se cuenta con una perfecta documentación, podrá exigirse la primera línea de responsabilidad: el proveedor. Si no se ha hecho, el condominio posiblemente buscará pasar a la segunda línea de responsabilidad: la administración o junta.administradora. Esta responsabilidad puede ser muy fuerte si se trata de una obra o de un servicio de alto costo o de alta relevancia o si es un servicio crítico (del que dependen otros servicios, por ejemplo), o si este se sale de los rangos de tolerancia.

Este punto último puede representar un riesgo para la administración, por lo que además de las diligencias que se han recomendado, protegerse con seguros contra responsabilidad civil no estará de más. Ahora bien, es sabido que no siempre los condominio desean o pueden asumir todos los costos que estas precauciones implican. Ahí es donde debe entrar la manifestación de liberación de responsabilidad que debe buscar la administración: si el condominio desea, por un tema de costos, asumir parte de los riesgos es válido, pero debe quedar claro que el el condominio quien ha hecho esa elección y no la administración.