31 marzo, 2019

Transición guiada hacia una nueva administración

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Sea porque los condóminos (o la administración misma) sienten que ha llegado el momento de cerrar un ciclo o bien porque hay en efecto fallas en el servicio o en la comunicación con los condóminos, es necesario en ocasiones proceder al cambio de administración.


Una buena guía y acompañamiento durante este proceso permite una transición con menos conflictos y que durante ella además los condóminos se sientan tranquilos.

Los principales elementos a considerar son:

  • Redacción de las condiciones mínimas que deben cumplir las ofertas de proveedores desde la perspectiva de los deberes de la administración: Las administraciones tienen gran cantidad de deberes, tanto en la ley como en el reglamento, acuerdos de asamblea y hasta por simples expectativas de los condóminos. Todos ellos deben considerarse como parte de los requisitos de la contratación.

  • Redacción del aviso de invitación a ofertar, para ser publicitado y divulgado entre condóminos y por redes sociales según se acuerde con la Junta: Invitar a la mayor cantidad de administraciones posible permite incrementar la posibilidad de tener a su disposición muchas ofertas. Además de la información de mercado que proporciona, es una prueba de transparencia en la contratación con los condóminos pues podría darse la duda o el cuestionamiento de su hay algún interés personal o comercial de parte de quienes como junta o comité lideran este proceso.

  • Conversación personal con el actual administrador para reducir conflictos y facilitar el proceso: No debe dejarse por fuera, como interesada crítica, a la administración actual. Procurar contar con su apoyo facilita el proceso de transición, entrega de documentos, transferencia de información del condominio y hasta poder mantener una misma línea en al estrategia de comunicación.

  • Elaboración de una matriz de análisis de ofertas recibidas con los criterios requeridos y las ofertas recibidas hasta el cierre del plazo anunciado:  Esta matriz también contribuye a la percepción de objetividad del proceso y que la recomendación que se haga a la asamblea (si es que se hace) o la decisión misma de esta asamblea, sea objetiva y con criterios sustentados.

  • Redacción del contrato específico con la administración nombrada para su firma, incluyendo hasta una hora de negociaciones con el proveedor: Nunca es recomendable que permanezca la administración sin contrato. Si bien es cierto la ley especifica sus deberes, mantenerse simplemente con el nombramiento impide establecer a la administración obligaciones relacionadas con la periodicidad y contenido de los informes de rendición de cuentas, protección de datos y confidencialidad, sanciones por deficiencias de servicio y mecanismos de resolución de conflictos, entre otros.

  • Conformación del expediente digital de la contratación, en una carpeta de Google Drive con permiso de lectura a quien tenga el enlace: esta es la dimensión final de la transparencia. La existencia de una carpeta digital del proceso mantiene la adecuada memoria de la contratación y está a la mano para facilitarla en cualquier momento que surjan dudas sobre la transición.


El cambio de administración no tiene que causar más problemas de los que había antes de decidir acudir a ella.