Tres claves para administración correcta
Es normal que en un condominio deseen o necesiten cambiar la administración. No siempre será por mal desempeño o prácticas incorrectas. Muchas veces más bien es porque se ha perdido la conexión que había con esa administración y ya no se logra conformar un equipo igual.
Cuando ese momento llega, los condóminos se ven enfrentados con decidir cuál administración contratar. En ocasiones arman carteles (a veces extremadamente complejos e irreales, copiando los defectos y requisitos burocráticos de la contratación pública), en otras solamente reciben ofertas y comparan servicios (y claro, usualmente son los mismos) contra precio y deciden (usualmente por la más barata), y en otras solamente aceptan referencias de otra administración que funcionó bien en otro lado, sin conocer la realidad de esa otra comunidad y las razones por las que funcionó bien.
Y este es el punto clave: el buen funcionamiento de una administración se fundamenta tanto en cualidades y acciones de la administración, como en cualidades y acciones del condominio. Por eso que deseamos compartirles tres recomendaciones para que pueda el condominio estar listo para formar equipo con una administración.
1.- Conozca en qué consiste el servicio de administración y las necesidades de su condominio.
Un cliente educado es un cliente conocedor de sus necesidades. Sin este conocimiento, no podrá formar equipo con la administración ni podrá, claramente, supervisar un servicio que no sabe bien en qué consiste o cómo debe prestarse.
2.- Conforme una Junta o Comité con el que la administración pueda trabajar.
Si bien es cierto que la administración es nombrada por una asamblea de condóminos, no puede “formar equipo” con todos los condóminos. Necesita un grupo reducido (de entre 3 a 7 personas) que activamente sean su interlocutor y que le sirvan de asesor y validador de su gestión en el día a día. Este grupo es idóneo que sea multidisciplinario para fomentar una verdadera sinergia de capacidades y habilidades en el equipo de administración. Cada uno, Junta (o Comité) y administración tiene su rol. No deben confundirse a riesgo de caer en coadministración. Cada uno de esos roles es necesario para una buena gestión condominal.
3.- Establezca rutinas e indicadores de fiscalización.
Es extremadamente sencillo que una Junta (o Comité) sean acusados de personalismos o subjetividades, sea cierto o no. Es la crítica más frecuente, porque es la más deslegitimadora. Justamente por eso es necesario evitarlo, y una forma es elaborar y difundir indicadores y rutinas de fiscalización. Si se definen indicadores para verificar el cumplimiento de las funciones de la administración, puede defenderse objetivamente una ruta de mejora continua y una evaluación negativa o positiva de la administración, lo cual es conveniente para ambos. Además, si estos indicadores se verifican en fechas determinadas, el calendario mantiene a la Junta (o Comité) activo y protegido del decaimiento de la frecuencia de sus reuniones o actividades.
Sin estas tres recomendaciones, podría suceder que el condominio no esté preparado para un nuevo proveedor, haya una mala gestión y decepción, aún con una buena administración.
