Transcripción de actas

Una labor algo tediosa que en ocasiones corresponde a la administración es la transcripción de actas a los libros del condominio.
Si los libros son de folios removibles, es posible imprimir EN EL LIBRO y que ahí se firme. Las partes firmarán a mano ese documento impreso. No pueden firmar con firma digital, ya que la firma digital es válida sólo para documentos digitales y este es un documento físico, por eso se debe firmar de puño y letra.
Si el libro es de folios cosidos (el tradicional con renglones y lomo rígido), debe escribirse a mano. Es totalmente contrario a las prácticas de llevado de libros y a la seguridad jurídica, imprimir y pegar hojas impresas.
Las actas de asambleas de condóminos deben ir en su respectivo libro por lo que el primer paso antes de empezar a transcribir es cerciorarse de que sí se está usando el libro correcto del condominio correcto.
El texto a transcribir debe ya haber sido validado y aprobado por la asesoría legal y por al menos presidencia y secretaría. Antes de empezar a transcribir es igualmente recomendable ver hacia atrás el consecutivo de actas. Normalmente cada libro inicia en uno, pero podría ser que se siga un consecutivo de libros anteriores. En todo caso es conveniente verificar que siga el consecutivo según las actas anteriores. Si la anterior es cinco, por ejemplo, esta será la acta seis.
Al transcribir debe hacerse exactamente igual. Si dice que inicia a las 12:00 p.m. debemos escribir eso y no que inicia “a mediodía”. Si hay números en números se ponen así, no se cambian a letras. Es lo mismo, conceptualmente, pero la labor de transcripción de mecánica, no de criterio. Es evidente además, que debe hacerse de forma cuidadosa pero puede haber algunos errores.
Veamos la forma correcta de corregirlos:
(a) Se escribió mal una palabra. En ese caso se deja así, se encierra entre paréntesis el error y se continúa escribiendo la palabra correcta y el resto del texto. Luego corregimos ese error. NO se tacha, ni repintan letras. Es recomendable ponerle una marca al margen como v/n (ver nota significa) en lápiz y el número de línea.
(b) Si se escribió algo “de más”, algo que no iba ahí, o se repitió por error, para “quitar” eso, se encierra entre paréntesis el error y se continúa escribiendo el texto correcto. Luego corregimos ese error. NO se tacha, ni repintan letras. Es recomendable ponerle al margen una marca como v/n (ver nota significa) en lápiz y el número de línea.
(c) Si faltó algo, se añade al final. Es recomendable ponerle una marca como v/n (ver nota significa) en lápiz y el número de línea.
Ahora sí, vamos a corregir.
Luego del texto completo, escribimos NOTA: En página tal, línea tal, no se lea “-escribimos de nuevo el error- escrito entre paréntesis”. O bien, en página tal, línea tal, insértese y léase tal y tal (lo que faltó de escribir).


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