Asambleas más ágiles y efectivas
Las asambleas de condóminos suelen ser momentos de mucha angustia para las administraciones, a veces porque hay temas o situaciones difíciles, o a veces porque la administración no siente que puede enfrentar esas situaciones. Debido a que hemos acompañado a administraciones a asambleas por muchos años, queremos hacer algunas recomendaciones para que las asambleas sean más ágiles y efectivas:
1.- Frecuencia: contener todos los temas para una única asamblea anual puede hacer que sea muy pesada. Es conveniente acostumbrar a los condóminos a más de una asamblea al año: semestrales, o aún más frecuentemente, permite que no se vayan acumulando temas y sobre todo, abre la puerta a nuevas dinámicas de tratamiento de los temas que diremos más adelante.
2.- Reuniones previas virtuales: realizar reuniones informativas previas puede permitir que más condóminos se enteren de la información y las decisiones por tomar, así como poder analizar críticas y objeciones por adelantado al momento de la asamblea. Algunas administraciones temen que esto reduzca la asistencia a la asamblea, pero deben poder probar si esto por el contrario facilita el otorgamiento de poderes. Por otra parte, sobre el tema de la baja asistencia, en otro momento hablaremos sobre multas por inasistencia.
3.- Fijar hora de inicio y de finalización: esto sabemos que no se acostumbra y la hora de finalización de la asamblea queda abierta al máximo de energía o constancia de los participantes. Fijar una hora de finalización de la asamblea así como el tiempo asignado para cada tema Y CUMPLIRLO, permite ir modificando la forma en la que se abordan los temas. Normalmente se abordan “hasta agotarlos” o agotarse las personas. Sin olvidar que en ocasiones se da el fenómeno de “eso lo vemos luego”. Poder fijar tiempos a cada tema, por ejemplo media hora, permite controlar el tiempo de exposición y de preguntas. Al finalizar el tema se somete a votación lo siguiente: (a) se vota ya, (b) se retoma en una siguiente sesión, (c) se continúa, eliminando de la agenda otro tema (para conservar la hora de finalización). Acostumbrar a los condóminos a que haya una hora de inicio y finalización permite además, determinar con certeza servicios adicionales como legales o de audio, así como la participación de otros invitados para ciertos temas de la agenda.
4.- Control de acuerdos: el ciclo de efectividad de las asambleas pasa por el seguimiento luego de las decisiones se han tomado y para eso es muy útil un control de acuerdos. Cada acuerdo tendrá un consecutivo asignado y se incorporará en una tabla en la que se indicará el estado. Rendir reportes y dar seguimiento con Juntas o comités se facilita si hay un control de acuerdos de asamblea. Claro que si esos comités funcionan regularmente podría generarse además un control de acuerdos de Junta, en el que la dinámica sería la misma.
5.- Reportes regulares: a todo esto le sumaremos reportes a condóminos del estado de ejecución de los acuerdos, para fomentar la confianza en la ejecución de la administración.
