Tres simples mejoras en la gestión
(a) La información esté ordenada de forma que ante una necesidad como formular un reclamo, una auditoría de procesos, o simplemente analizar un comportamiento histórico, pueda accederse a ella con seguridad.
(b) La información además debe poder ser compartida de forma ágil con profesionales en derecho, ingeniería, etc., así como con comités o juntas, sin olvidar el derecho de los condóminos de acceder a ella.
(c) Los datos personales que se generan o captan en esas conversaciones deben ser custodiados de forma correcta, sin exponer al condominio a una sanción por violentar la Ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, Nº 8968.
Por experiencia, cuando nos han hecho una consulta, hemos observado que es frecuente que la información sobre un asunto está desperdigada en correos, mensajes de texto o audios de whatsapp, conversaciones presenciales o telefónicas no documentadas y documentos en el sitio o plataforma del condominio.
Por ello queremos compartirles tres buenas prácticas que les ayudarán a que esta información esté accesible de mejor forma:
1.- Consecutivo de comunicaciones (números de oficio): Las administraciones hacen muchos correos con instrucciones generales o información, pero no tienen un orden o consecutivo en su almacenamiento que permita saber a alguien que las quisiera todas, que tiene la totalidad de esas instrucciones. La forma de corregir esto es simple: usar el consecutivo de oficios. En vez de redactar en el correo electrónico o aplicación de mensajería directamente, abran un documento de texto, con el número consecutivo que sigue, redactan y pegan en la aplicación. Así, si alguien requiere todas las comunicaciones podrá acceder a ellas en ese consecutivo de documentos de texto.
2.- Expedientes digitales: Para cada proveedor, unidad y empleado, debería haber un expediente. Ojalá de forma digital para poder compartirlos más fácilmente. Si hay un evento como una actualización de datos, un reclamo, llamada de atención o sanción, una modificación contractual, una correspondencia importante, etc., todo eso debe ser conservado en un solo lugar. Si se le coloca como nombre de archivo el año mes día, sea 20240815.Tres simples mejoras en la gestión.gdoc (este es el nombre real del archivo de este artículo) siempre estará ordenada cronológicamente y podrá compartirse el acceso en línea sin tener que buscar elementos de diversos lugares. Tener una carpeta además exige que en un correo o comunicación se hable solo de un asunto, no mezclando otros.
3.- Documentación de conversaciones: si tienen algún tipo de acuerdo verbal, sea presencial o por medios de telecomunicación, es aconsejable redactar un correo documentándolo. Por ejemplo: “Propietario XYZ: Hace unos minutos conversamos sobre la situación X y acordamos que A, B y C”. Esto permite convertir en un documento una conversación verbal, para efectos del histórico.
Son tres prácticas que construirán una mejor documentación, más accesible, ordenada y segura para beneficio de administraciones y condóminos.
