Buenas prácticas para asambleas de condóminos

Nuestra ley Reguladora de la Propiedad en Condominio no contiene indicaciones sobre la forma en la que debe de conducirse una asamblea (ver convocatoria y guía de realización).

El mismo artículo 33 que remite a los elementos que debe definir el Reglamento, con relación a este punto se limita a indicar que deberá contener disposiciones sobre: “c) La frecuencia con que se reunirá la Asamblea de Propietarios, la forma de convocarla, la persona que presidirá las reuniones y el procedimiento para designarla.”

Ante este escenario les compartimos a una guía de buenas prácticas muy antigua, publicada en 1876 por Henry Martyn Robert, mayor del Ejército de los Estados Unidos, llamada Reglas de Orden de Robert. Ha sido revisada y editada once veces y es la guía más usada para el procedimiento de conducción de asambleas en el mundo de habla inglesa.

Está destinada a proponer una serie de reglas que permitan a todas las personas participantes en una reunión ser escuchadas y que se pueda tomar una decisión sin confusiones.

Algunas reglas que compartimos (con puntos que agregamos en itálica) son:

1. De previo siempre deberá designarse una persona para la conducción de la asamblea, en la presidencia de esta (quien deberá velar el cumplimiento a estas prácticas que compartimos) y una persona para tomar apuntes (claros y breves) de los acuerdos como secretaría.

2. Sesión anterior: Al inicio de cada asamblea, se da lectura a la minuta de la asamblea anterior. Si bien es cierto no es requisito hacer esto, ya que en Propiedad en Condominio puede darse firmeza a los acuerdos desde que se toman, es conveniente recordar dónde se había quedado. Claro, que hacer minutas cortas y concisas es parte de la buena práctica.

3. Informes: se pasa a conocer informes de encargados como la administración, contabilidad, legales, etc., y luego se conocen los informes de los comités o juntas. Dado que en condominio la autoridad suele ser inversa, y la administración es la cúpula, podría invertirse este orden y conocer los comités primero.

4. Asuntos por decidir: inmediatamente se pasa a los asuntos concretos que requieren decisión. Esto presupone que se ha compartido a tiempo la información y que todos los elementos necesarios para tomar la decisión son de conocimiento de la asamblea. Luego de esto se ven pendientes y asuntos nuevos.

5. Avisos. No hay espacio para asuntos varios o temas nuevos y debe seguirse al pie la agenda.

6. Mociones: las mociones son la forma de proponer acuerdos. Algunas buenas prácticas para proponer mociones son:

• Siempre en afirmativo: para que algo se haga y no para que no se haga
• Evite referencias personales
• En el libro se aconseja esperar a que la moción sea secundada, si bien es cierto personalmente me parece buena idea para evitar mociones sin sustento, podría ser causa de nulidad si se niega la posibilidad de presentar una moción por este motivo.
• La discusión de las mociones debe darse en orden. Agregaríamos que con un tiempo definido, sin abusar del uso de la palabra en varias ocasiones la misma persona para el mismo tema, y sólo deben permitirse argumentaciones referidas a la moción y no a otros temas. Por ejemplo acordar que haya un máximo de 10 intervenciones de 2 minutos cada una por tema, podría reducir el tiempo perdido.
• Una vez discutida la moción, se somete a votación.
• Es importante tener presentes los mínimos del porcentaje de valor que requiere cada acuerdo a tomar.