Acreditación de participantes a asamblea
Las asambleas de condóminos deberían ser de acceso únicamente a condóminos (incluyendo inquilinos pues la Ley General de Arrendamientos Urbanos y Suburbanos (Inquilinato), N° 7527 les da ese derecho) y aquellos proveedores que llegan a prestar un servicio al desenvolvimiento de la agenda convocada.
Sin embargo, es usual que haya una débil verificación de esas calidades, por varias razones. Primero, porque no se ha logrado instaurar una cultura de acreditación previa que permita revisar documentos con calma y precisión. Segundo, porque en las asambleas suelen llegar muchos a la misma hora, escasos minutos antes, y la aglomeración hace que no haya mucho tiempo para una adecuada revisión, y tres, porque la persona que revisa no tiene la formación para poder determinar la validez y eficacia de un documento.
Dado que sobre la acreditación previa hemos escrito ya en el pasado (aquí), daremos unas pautas para identificar correctamente documentos de acreditación.
Inicialmente debemos partir de la persona propietaria: si es una y es persona física, deberá presentar su documento de identificación, el cual debe coincidir con el que indica el Registro Inmobiliario en su asiento de propiedad. Si hay discordancias deben ser corregidas por el propietario. Si es menor de edad, serán sus padres los representantes. Y si es más de una persona física la copropietaria, deben acreditar un solo apoderado.
Si la persona propietaria es una persona jurídica, deberá acreditar su representación, ya sea mediante una certificación expedida por una persona notaria pública o por la institución encargada del registro e inscripción de esa persona jurídica, ya que son diversas.
Dicha personería jurídica, para ser válida debe ser expedida por una persona con cargo vigente como notario (ver aquí, pero para saber el número de carnet, ver aquí), debe contar con sus respectivos timbres (lo que deberá ser evaluado por otra persona notaria pública ya que son varios, aún hay poca uniformidad en esto), con su firma ya sea física o digital. Si es digital deberá presentarse en ese formato para poder verificar la firma (aquí). Ella deberá indicar el nombre de la persona jurídica certificada, su cédula jurídica asignada, su representante, facultades y la indicación de que tanto el plazo social como el del nombramiento de ese representante se encuentran vigentes. No deberá tener más de un mes (las notariales) o quince días (las del Registro Nacional) de expedida pues ya no sería eficaz.
Otro componente son los poderes. Si el poder es general o generalísimo (es decir para una sucesión de actos a lo largo del tiempo), deberá estar inscrito, lo que puede verificarse igualmente mediante una certificación notarial o de la institución encargada del registro e inscripción de esa persona jurídica. Si el poder, por el contrario es solamente para un acto (la asamblea en cuestión), deberá ser correcto en las facultades. Debe pagar algunas especies fiscales (ver plantillas aquí) y, SI EL REGLAMENTO LO REQUIERE deberá ser autenticado en las condiciones en las que el Reglamento indique, o sino, al menos por una persona notaria pública.
