Cinco controles esenciales en todo condominio
En su condominio hay una gran
inversión económica, tanto la privada que hace cada persona propietaria por su
cuenta como la común. Normalmente la infraestructura y activos están valorados
en millones de colones, desde algunos cientos hasta varios miles de millones de
colones. De igual manera hay muchos intereses personales en juego, pues ahí
transcurrirán muchos años de la vida de muchas personas y la calidad de vida de
la que disfruten puede tener un impacto enorme en su salud física y mental.
Para la gestión de todos esos
intereses existen empresas y personas físicas que se dedican a asumir esas
responsabilidades y gestionar ese patrimonio y vida en común, pero usted puede
ejercer un rol de supervisión esencial con solo asegurarse de que existen al
menos cinco controles básicos.
1.- Reglamento y control de cumplimiento de acuerdos: Debe existir
disponible por vía digital o impresa, el Reglamento, los acuerdos de asamblea y
de otros órganos que haya como Comité de Construcciones, así como las
disposiciones específicas de la administración. Estos deben de estar claramente
estructurados por fecha y con su grado de ejecución. De igual forma debe de
haber varias versiones del mismo Reglamento, desde la inscrita, con su razón de
inscripción registral, hasta resúmenes para inquilinos o por actividades. En
cuanto a las asambleas y reuniones de órganos, debe haber minutas de ellas
debidamente asentadas en el libro y firmadas.
2.- Lista de activos y rutinas de mantenimiento: Debe llevarse control
de cada activo, la fecha de su adquisición o al menos su incorporación al
control de activos. Para cada uno de ellos habrá una rutina de mantenimiento,
con las fechas de aplicación y resultados, así como servicios o acciones que
son necesarias en el futuro. Cuando además haya reportes legales que cumplir,
la copia de los mismos estará disponible.
3.- Expedientes por empleado y proveedor: Nuestra legislación laboral
exige que para cada empleado se lleve un expediente completo, con su
información, contrato, y acciones aplicadas como cambios de horario, jornada, y
del ejercicio de derechos como vacaciones, aguinaldo, etc. Es prudente hacer lo
mismo con los proveedores, asegurándose de tener el contrato firmado,
modificaciones, circulares por cambios o deficiencias en el servicio, etc.
4.- Estados financieros mensuales y copia de declaración D151: La
administración del patrimonio ajeno exige una adecuada rendición de cuentas,
con sus estados financieros, anexos y notas. La frecuencia de éstos puede
variar desde ser mensuales hasta anuales, aunque es evidente que conforme más
largo el período, más difícil tomar decisiones a tiempo. Dado que ahora y desde2015 los condominios tienen la obligación de presentar la “Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos”,
conocida como el formulario D151, tener copia del cumplimiento de esa
obligación es vital para evitar sanciones millonarias por multas.
5.- Comunicaciones: Si bien es cierto el correo electrónico y las
plataformas de mensajería instantánea han facilitado la inmediatez de las
comunicaciones, pueden ser causa de falta de control sobre las comunicaciones. Debe
llevarse un control central de correspondencia formal, evitando desperdigar
respuestas en todas las plataformas a las que luego es imposible seguirles elrastro.
Estos cinco controles permiten
saber que la gestión es suficientemente cercana y controlada como para evitar
sorpresas, a la vez que serán una protección esencial ante litigios, pues
demuestran una diligencia básica que permitirían eximirse de responsabilidades
civiles.
Aparecido originalmente en El Financiero, 17 de julio de 2016.
Aparecido originalmente en El Financiero, 17 de julio de 2016.