11 mayo, 2011

¿Cómo cambiar un proveedor en un Condominio?

Un Condominio recibe una diversidad de servicios y bienes que están respaldados por contratos, sea que estos existan como un documento escrito o no, y por ello es muy importante saber cómo terminar adecuadamente estos contratos. De seguido veremos algunos elementos aplicables a los contratos NO laborales.

Contratos escritos

Si se tuvo la precaución de tener un contrato escrito, debe acudirse a él con detalle. Posiblemente tendrá una cláusula de terminación con alguna fecha que puede utilizarse. Si esta cláusula no existe, podrá existir tal vez otra de terminación anticipada que usualmente implica un plazo de aviso previo, que puede omitirse si se paga el costo del servicio durante ese plazo. Si tampoco existe una cláusula de este tipo habrá que analizar las razones que motivan la terminación, pues si se trata de simple interés del Condominio en cambiar deberá negociar una salida adecuada con el proveedor, sin olvidar que a pesar de que éste posiblemente tenga en sus planes financieros el contrato del Condominio sin un fin previsto, también será inadecuado para un proveedor seguir con un cliente que no lo desea, y será normal negociar un plazo de salida. Este plazo de salida podrá asemejarse al de terminación de contratos laborales, sea quince días si el proveedor lleva más de un semestre de prestar el servicio y un mes si supera ese plazo.

Claro que si la motivación es que ha habido incumplimientos, pues debe negociarse una salida, y si es necesario sentar responsabilidades económicas por esos incumplimientos, si es que no se determinaron consecuencias (como multas) en el contrato.

Esta terminación debe documentarse de la misma forma que se hizo al inicio, por medio de un finiquito del contrato, cerrando toda cuenta pendiente, y liberándose de responsabilidad mutuamente.

Contratos verbales

En ningún caso podemos suponer que NO hay un contrato. Sí lo hay desde el momento en que alguien (proveedor) acordó con otro (administración) un servicio (cosa) y un monto a pagar por él (precio). Lo que sí hay es una mala documentación de las condiciones del servicio, sin embargo, igualmente en este punto, esto no significa que las condiciones sean indeterminables.

Lo primero que se debe hacer es poder documentar (con lo que haya) las condiciones en las que el servicio se ha prestado hasta hoy. Luego de ello documentar cuál ha sido la reacción ante disfuncionalidades (no las llamemos de momento incumplimientos aún) y tercero, documentar los pagos. Adicionalmente es importante obtener de fuentes conocedoras, cuáles son las condiciones usuales que implica el servicio, así como los requisitos legales. Éstos últimos son muy importantes porque su ausencia sí configura un incumplimiento pues son obligaciones legales que se entienden incorporadas a cualquier contrato, escrito o no.

Con esos recursos y documentos tendremos un gran arsenal de herramientas y opciones de negociación, ya que será muy distinto negociar una salida anticipada con una empresa que ha cumplido con la ley, con lo usual en ese tipo de servicios y con un registro impecable de servicio, que hacerlo con una que no esté en esa condición.

Claro que si la empresa incumple con la ley, con las prácticas usuales y ha sido disfuncional pero nunca recibió ninguna llamada de atención al respecto o si se hizo no hay prueba de ello, la posición de negociación se debilita y será una llamada de alerta a la autocrítica y mejora de sus procesos administrativos de control o una señal de que se ocupa más recurso para supervisar al proveedor.

Al igual que en el caso de un contrato escrito, aunque en este caso el contrato sea verbal, si ya hemos visto los problemas que la ausencia del contrato escrito nos causa, es obligatoria la lección de hacer una terminación escrita (finiquito)

Negociar en todo caso una terminación anticipada de un servicio, pasa por prepararse para la ausencia del proveedor, pues así como podrá concluirse anticipadamente luego de un proceso de negociación, bien puede suceder que el proveedor acepte la terminación y la ejecute en menos de 24 horas.

Así que la pregunta, más que cómo terminar un contrato, es: ¿Está el Condominio preparado para terminar este contrato ya, hoy mismo, si así sucediera?