25 junio, 2012

Cómo saber si es momento de llamar la atención

Imponer disciplina (a sus clientes) es una de las labores más difíciles de la administración.

Muchas administraciones se esfuerzan por presentar sus logros en compra y mantenimiento de activos, como seguimiento a las peticiones y necesidades de mantenimiento que les son planteadas. Sin embargo, pocas pueden acreditar un registro de llamadas de atención y multas como forma de responder a las peticiones y necesidades de orden por infracciones al Reglamento. Esta es una guía para poder llamar mejor la atención ante posibles infracciones.

PRUEBAS DE LOS HECHOS: El primer paso es recoger las pruebas de que estamos frente a una infracción al Reglamento real. Acudir a registros de la seguridad, fotografías y comprobación ocular de la administración son los tres pasos mínimos que deben poder cubrirse. Antes de llamar la atención hay que cerciorarse de que en realidad ha sucedido lo que se ha denunciado. Esta es la mejor forma de evitar que la administración sea el botín de guerra de los conflictos privados entre condóminos.

SUSTENTO JURÍDICO: Seguidamente debe poder sustentarse correctamente en el Reglamento la infracción. No todos los hechos “anormales” son infracciones al Reglamento y no todas las infracciones son a una norma única. Hay muchas infracciones que rozan varios artículos del Reglamento y dependiendo del enfoque legal que se le dé, las posibilidades de sancionar o no varían enormemente. Antes de llamar la atención hay que saber con certeza el sustento legal.

CONOCIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE SANCIÓN: Es vital saber de qué armas y recursos legales se dispone. No es lo mismo un Reglamento que permita a la administración imponer y cobrar multas por la vía de la inclusión en el estado de cuenta, que uno de esos Reglamento copiados machote que circulan en línea que dicen que “se sancionará de acuerdo a la ley”, o peor aún, los que remiten a procesos arbitrales imposibles de costear para muchos condominios pequeños o medianos que desconocen las implicaciones de las cláusulas arbitrales.

COMUNICACIÓN AL PRESUNTO INFRACTOR: En este punto es donde nace el debido proceso que permite adecuadamente poner en conocimiento del presunto infractor lo que está sucediendo. Debe dársele el plazo correcto para que presente pruebas de descargo, y sus alegatos. Llamar la atención o multar sin haberle comunicado la falta, y sin haberle dado tiempo para defenderse, puede derivar en una imposición ilegal de la multa o sanción, que podría envalentonar al infractor, y de seguro debilita la imagen de la administración.

AMBIENTE POLÍTICO PARA SANCIONAR: Hay que tener mucho cuidado de que la falta que se pretende sancionar no sea común a otros propietarios que se estén quedando por fuera. Igualmente hay que valorar con la Junta Asesora, Comité de áreas comunes, Junta Administradora o cualquiera que sea el ente de comunicación y enlace con los condóminos sin importar su nombre, la conveniencia y oportunidad de sancionar. Si la falta es común a otros, posiblemente deban resolverse todos los asuntos en conjunto. Si hay un momento de crisis de imagen de la administración, quizás no sea el mejor camino para resolverla. Muchas de esas crisis pasarán por peticiones acumuladas sin respuesta, y salir de pronto con un proceso de sanción aislado puede ser muy mal recibido. Constantemente vemos nuestros Gobiernos que acumulan peticiones sin resolver por años, y que ante una denuncia de la prensa comienzan a actuar, pretendiendo que creamos que venían trabajando en ello hace meses. No caigamos en ese error en la administración de condominios. Si hay una crisis de imagen, mejoremos la comunicación, hagamos una adecuada introspección reflexión, definamos prioridades y calendarios de fácil cumplimiento, ofrezcamos disculpas, etc. Lo que sea, menos pretender resolverlo por la vía de la imposición de disciplina para fortalecer la autoridad.

Antes de llamar la atención, hay que tener bien documentado el hecho, saber si realmente constituye una posible infracción y conocer muy bien el procedimiento de sanción que debe de seguirse, y saber escoger el momento oportuno para llamar la atención.

12 junio, 2012

Qué le sirve saber del Reglamento antes de comprar en Condominio

Conocer el Reglamento es una inversión de tiempo y dinero que nunca va lamentar.
A pesar de que cualquier persona que compra en Condominio sabe que queda sujeto a un Reglamento y que en cualquier caso sus derechos se verán limitados, poco realmente, antes de firmar, leen al menos el Reglamento.
La extensión y complejidad pueden ser barreras para un adecuado estudio. Si no ha tenido tiempo de leerlo antes de comprar, al menos indague por escrito con el vendedor en lo siguiente:
El Administrador: La elección y remoción del administrador debe ser ágil. Un alto porcentaje de votación puede ser una limitación con la que luego deberá lidiar y usualmente con el tiempo, la asistencia real a las Asambleas de Propietarios suele ser baja. Los deberes y poderes del administrador deben estar muy claros y deben ser amplios con sus necesarios contrapesos. Posiblemente en un condominio mediano o grande sea más conveniente y democrático que en lugar de un Administrador unipersonal haya una Junta Administradora.
Aportaciones a gastos comunes: Debe poder saberse con certeza total qué porcentaje o participación del los gastos comunes deberá asumir, y que las reglas de manejo de la morosidad sean adecuadas, firmes dentro de lo razonable y sobre todo, verificar que en efecto se estén aplicando.
Asambleas de Propietarios: Los plazos de convocatoria y las formas deben ser ágiles y es deseable que haya un Registro de Propietarios. Con el tiempo, van cambiando los dueños y usted no desea estar en un Condominio en donde todas las decisiones se toman con ciertas reservas porque se sabe que hay gran cantidad de propietarios de domicilio desconocido que no han sido notificados. De igual forma, la firma de actas debe ser suficientemente amplia, sin que necesariamente obligue a la totalidad de los presentes que sería más bien un lastre.
Posibilidades y limitaciones a sus derechos: Cada condominio decide si regula o no, y de qué forma los temas como mascotas, áreas de juegos y sociales, iluminación, nivel sonoro, etc. Esta parte debe ser leída con una mente fijada en lo que ha sido su vida hasta ahora y lo que desea que siga siendo. Si no cabe dentro del Reglamento, habrá incompatibilidad siempre entre sus deseos y las normas, y esto no significa que alguno de los dos esté equivocado.
Sanciones y disputas: Cada Reglamento es bastante libre de fijar las faltas y su castigo, que al final no son más que incumplimientos de un convenio (cuando se adquiere en condominio se conviene en restringirse para recibir beneficios) que bien pueden resolverse conciliatoriamente. El proceso de sanción, y la gravedad de las sanciones o multas debe ser el suficiente para garantizar un orden y una seguridad jurídica esenciales. Usualmente es mejor desconfiar de las multas altas ya que posiblemente nunca lleguen a imponerse por su gravedad, lo que a la larga es igual que si no hubiera multas.
Sub condominios, división y reunión de filiales: Si su interés es de inversión o ya tiene decidido que el área de una filial es pequeña para su proyecto de una vez debe existir la posibilidad de dividir, reunir o formar condominios dentro de una filial. Claro está que todo lo que se ha indicado vale para el condominio que se hará en esas filiales. No se debe olvidar que todas estas reglas, cuando se trata de planes constructivos o de desarrollo van ligadas a coberturas mínimas, unidades habitacionales máximas, retiros y otros (con reglas aún más severas que los Planes Reguladores) que afectan el área final real a utilizar en el proyecto constructivo.
Uniformidad del conjunto: Contrario a la creencia común, la uniformidad no es obligatoria por ley, aunque también es usual que haya regulaciones constructivas hasta de colores, materiales y acabados. Si su deseo es una casa rosa y el condominio obliga a tonos beige o cafés, es mejor saberlo desde antes.
Vivir en Condominio puede ser una experiencia y una inversión gratificantes.