28 diciembre, 2012

Oportunidad laboral

El Mall San Pedro busca administrador de condominios. Contactarse con Pablo Cruz al 8848 7105. Empezando en enero 2013. Favor pasar la noticia.

22 diciembre, 2012

La seguridad en los Condominios

La responsabilidad civil se basa no solamente en causar directamente un daño, sino que abarca también la defectuosa elección de un encargado para la ejecución de una labor.
Salvo muy contadas y especiales excepciones, en todos los Condominios la seguridad ocupa una porción que va del setenta al ochenta y cinco por ciento del presupuesto. Sin embargo, igualmente salvo contadas excepciones, los problemas son frecuentemente los mismos: personal con pésima o nula capacitación, incumplimiento frecuente de los protocolos de seguridad; incumplimiento de normas laborales, de previsión social, y hasta migratorias; y frecuente evasión de responsabilidades ente robos o hurtos. Adicional al incumplimiento de las autorizaciones de operación, claro. Todo esto suele dar como resultado un dolor de cabeza para las administraciones y un gran riesgo para los condóminos que cuesta una porción enorme del presupuesto y que usualmente tiene uno de dos finales: la continua rotación de compañía en compañía, o bien, la resignación, siempre con la atención permanente de la administración.
No hay una solución fácil para esta situación, pero sí hay algunas medidas que deben de tomarse con el fin de alcanzar el objetivo que debe de tener el sector como industria: sacar completamente del mercado a los agentes nocivos.
Primeramente, debe haber un control de ingreso por medio de referencias que se obtengan en otros condominios de la zona y con personas relacionadas con el ámbito de seguridad que no sean dueños de compañías de seguridad, para conocer la reputación real de la empresa.
Segundo, debe elaborarse una lista de los requerimientos que deben de cumplir las compañías y publicarlo a modo de cartel de licitación. Con las referencias y la selección con base en el cartel se podrá tomar una decisión más informada.
Tercero, debe documentarse la elección con un contrato que contenga las condiciones del cartel y que imponga consecuencias económicas por su incumplimiento (constatando que haya un patrimonio real sobre el cual ejercer esa responsabilidad). Por supuesto que debe de contemplarse el cumplimiento de las normas laborales, de seguridad social, de licencias de operación de la actividad y de las armas, identificación de los vigilantes, etc. Sin embargo, un contrato que no contemple responsabilidad real por incumplimiento de protocolos de ingreso, por falta de capacitación de oficiales, o sin un régimen responsabilidad por robos o hurtos (con adecuada precaución ante posibles abusos de parte de los condóminos) es casi garantía de su irrespeto continuo.
Cuarto, mientras el sector va elevando sus niveles de servicio, calidad y responsabilidad, el condominio, por su parte, debe costear una supervisión interna propia, con controles diarios que deben de revisarse mensualmente, e informarse en Asamblea de Propietarios; y no confiar nunca en la supervisión de la seguridad misma.
Quinto, en Asamblea de Propietarios, los condóminos deben de exigir conocer las referencias de la compañía, las condiciones concretas de contratación y el contrato mismo, así como los informes de la supervisión independiente y exigir el máximo cumplimiento de las condiciones posible y, por supuesto, pagar el costo que esto implica. Todo esto debe ser como revisión de lo actuado, pues la contratación se este servicio debe ser una labor técnica de la administración y no una labor política de la Asamblea.
El objetivo de estos lineamientos es no caer en una situación de culpa compartida, en la que la seguridad siempre se escuda en que se ocupan más oficiales (o mayor pago) y que por eso no se le puede exigir responsabilidades, y el condominio, creyendo sin más esa condición, declina ser permanentemente estricta con la contratación.
La responsabilidad civil se basa no solamente en causar directamente un daño, sino que abarca también la defectuosa elección de un encargado para la ejecución de una labor. La Administración no puede permitirle al condominio seguir contratando seguridades sin adecuada constatación de su reputación, o elegidas sin un cartel detallado o sin una supervisión dedicada. O por lo menos debe de poner claro que esto está sucediendo para librar futuras responsabilidades.

24 octubre, 2012

Los riesgos de los condóminos

Los condóminos también corren riesgos que deben de evitar si están en manos de una administración deficiente.
En la nota anterior hablábamos de los riesgos de las Administraciones de Condominios. Sin embargo, los condóminos también tienen riesgos que deben de evitar si están en manos de una administración deficiente.
Los tres principales signos de una administración deficiente son:
1.- Falta de presencia en el Condominio. Una administración que no cumpla con sus visitas ofrecidas o que éstas se den de forma rápida o sin profundidad realmente es una administración que no se da cuenta de qué sucede. A veces esto ocurre con complicidad del mismo condominio, que en búsqueda de una tarifa más baja, termina recibiendo un servicio de menor calidad. Si la administración no tiene una rutina de supervisión, se le hará difícil tener presentes todos los elementos. Por el contrario, una administración con una rutina de supervisión conocida (cuyos resultados se entregan a la Junta Administradora), muy seguramente andará bien en este punto.
2.- Falta de adecuada rendición de cuentas. Si bien es cierto el manejo de los fondos no es la única labor de una administración, es una muy importante. Los atrasos en los reportes contables (que sanamente deben de ser mensuales, salvo que hayan acordado una frecuencia menor, que según las condiciones del condominio puede ser adecuado) generalmente ocasionan reportes deficientes o incompletos. Cuando están perfectos, sin embargo, el daño es de falta de información a tiempo para la toma de decisiones. Cuando una administración no entrega informes, o los entrega extremadamente tarde (meses luego del cierre) o cuando la información es parcial y se alegan inexistentes razones de privacidad para no revelar datos (como los morosos, claro), puede estarse seguro de que algo anda mal. Nadie pone una lámpara escondida bajo una mesa, dice El Maestro.
3.- Problemas de comunicación. Es entendible que muchas situaciones no se puedan resolver de inmediato. Para muchas necesidades del condominio posiblemente habrá fondos que recolectar o autorizaciones que obtener (como de una Asamblea), sin embargo, nada impide una adecuada respuesta a una nota escrita o por correo electrónico. Un administrador que acumula correos sin respuesta, posiblemente sufra de una de tres causas (o las tres), exceso de carga de trabajo, falta de capacitación personal o de acceso a servicios profesionales que le permitan dar respuesta adecuada a las solicitudes. Esto siempre termina perjudicando al condómino. Es necesario tratar el tema con la administración y encontrarle solución. De estas comunicaciones sin respuesta surgen conflictos, malos entendidos y rumores que son extremadamente dañinos.
Es evidente que si estas tres señales se suman en una administración ausente, que es esquiva en dar información contable a los condóminos (o que trata con preferencia a algunos) y que no responde consultas, es una bomba de tiempo que explotará en el condominio.
Los daños que se causan por estas situaciones son el descuido legal (nombramientos con años de estar vencidos, sin libros, sin comprobantes ni contabilidades), el desinterés (asambleas con participación de 10-20%) y la ruptura, a veces irremediable de la vida en común.
Cada quien se busca solución individual a sus problemas y los problemas comunes quedan tirados; la infraestructura se deteriora, hay irrespeto a las normas con su evidente abono, la impunidad; todos buscan la forma de no pagar sus cuotas comunes; los servicios comunes bajan su calidad o son casi inexistentes y en resumen, las propiedades y la calidad de vida bajan drásticamente. Si eso se toleró por años, será más difícil la recuperación.
Un condominio (o un país) que padezca de estas situaciones debe de inmediato quitarse ese tumor de encima y caminar hacia una sana convivencia si desea heredar algo de valor a sus hijos. Ellos no están hoy a cargo y tendrán todo el derecho y el deber de reclamarnos por haber sido malos administradores de nuestros bienes.

12 octubre, 2012

Los riesgos de la Administración de Condominios

La Administración de un Condominio, en su labor diaria, está expuesta a muchos riesgos, que debe conocer para poder evitar, mitigar o al menos transferir.
El primer riesgo es el laboral. Una ejecución deficiente de la administración puede dar lugar a la finalización de un contrato laboral, sea del administrador con el condominio o del administrador en campo con la empresa administradora. En estos casos, la primera medida consiste en documentar acciones llevadas a cabo de forma que siempre puedan encuadrarse en el seguimiento de una instrucción. Si no hay instrucciones, pídalas. Si debería saberlo pero no lo sabe, pida capacitación. Si es algo que ya debería de saber porque ya hubo capacitación lo que falta es un visto bueno de la estrategia general a ejecutar para mayor seguridad. Y si es algo rutinario, obtenga aprobación de esa rutina. Todos estos elementos permiten defenderse adecuadamente de una presunta ejecución irregular de sus funciones.
El segundo riesgo es comercial de ruptura de contrato. Claro que el primer paso es, en efecto, que haya un adecuado contrato. Como en todo contrato, si está claro qué debe de hacer cada parte, hay consecuencias si no lo hace y, sin duda, hay cláusulas de salida anticipada, la prestación del servicio es más clara y previsible. Claro que las obligaciones adquiridas deben de emparejarse con obligaciones de parte de las personas que las ejecutarán: contratos laborales detallados, de confidencialidad y controles de fondos y seguimiento de la ejecución del administrador en campo, verificación de cumplimiento de rutinas de mantenimiento, controles cruzados de inventarios, así como el seguimiento y numeración de las peticiones que el administrador en campo recibe son sólo algunas de las posibles herramientas.
Hay un tercer riesgo derivado ya no del contrato sino de que, posiblemente, además de ejercer la labor para el condominio, deberá asumir su representación. Esto implica un delicado cuidado ya que si el condominio se ve involucrado en reclamos de responsabilidad civil, estas gestiones pueden involucrar a su representante si hubo culpa de su parte. Es por esta razón que las administraciones deben exigir un excelente mantenimiento de la infraestructura, un puntual cumplimiento de la legislación social y laboral del condominio con sus empleados de mantenimiento, el cumplimiento veraz y permanente de esas mismas obligaciones a proveedores, en particular el caso más frecuente de incumplimientos: las compañías de seguridad y una buena dotación de coberturas en seguros. Si eso no ocurre por la capacidad de pago del condominio, debe buscarse un relevo de responsabilidad directa de la administración. Es comprensible que muchas veces no se llevan temas a las Asambleas para no cargarlas en su agenda o en los montos de las cuotas pero, si no se hace, no hay oportunidad de obtener la liberación de responsabilidad que la administración necesita.
Un cuarto riesgo muy delicado es el penal, de verse involucrada en una administración fraudulenta, por ejemplo. En vista de su posición de administrador o cuido de bienes ajenos. Aparte de la exageración de gastos o suponer gastos no hechos, que alude a un comportamiento doloso específico, es de cuidado el riesgo de empleo abusivo o indebido, ya que no siempre todo el detalle de la contabilidad y la ejecución del presupuesto pasa por los ojos del representante legal de la compañía administradora. Un simple control de viabilidad legal y financiera puede evitar este riesgo, debiendo revisarse en cada caso si hay una autorización legal para el gasto y una provisión financiera específica. El gasto, si es ordinario, debe provenir de un presupuesto ordinario, o de un acuerdo de Asamblea que haya creado un presupuesto extraordinario para ese fin, no hay otras opciones. Si se carece de ellas se está asumiendo un riesgo innecesariamente.
Es hora de que las Administraciones analicen un momento los riesgos que están asumiendo y busquen la mejor forma de enfrentarlos, sea evitándolos, mitigándolos o bien transfiriéndolos.

01 octubre, 2012

Fumado en Condominios II: el reglamento

Continuación del anterior artículo, tomando en cuenta lo que el Reglamento viene a introducir
En abril de 2012, señalábamos algunos elementos que la ley regulaba, pero que el Reglamento vendría a terminar de definir.
El Reglamento refuerza el concepto de que en cualquier lugar se permite fumar excepto en los lugares expresamente prohibidos, manteniendo la prohibición para los centro de trabajo y zonas conexas, que detalla entre otras como pasillos, ascensores, escaleras, comedores y ahora sí, los servicios sanitarios que no están en la ley. Sigue sin mencionar las bodegas y menciona como centros de trabajo lo que sean abiertos o cerrados, definición que no estaba siendo usada en la ley aún.
Mantiene la prohibición de fumar en los centros comerciales y por primera vez menciona condominios expresamente. Ahora por reglamento (y no por ley) las instalaciones deportivas de uso común y los lugares de uso común donde se desarrollen actividades recreativas en las propiedades sometidas al régimen de propiedad en condominio son zonas libres del humo del tabaco. Esta regulación aclara la duda de si el rancho estaba o no cubierto por la prohibición. Como zona de uso común con fines recreativos pareciera no quedar fuera de la prohibición.
Otra interrogante que me había quedado de la ley era la zona de jardines, sin embargo, pocos jardines se salvarían de la prohibición, ya que el que no es zona recreativa, será zona deportiva, será zona de recreación para menores de edad, será zona de trabajo abierta o bien estará a menos de 5 metros de una zona libre del humo del tabaco.
Pareciera que si excluimos todo lo que sean zonas de uso común con esos fines dichos y las zonas de trabajo, no queda nada libre de la prohibición, salvo las filiales y los espacios abiertos no expresamente mencionados, dentro de las propiedades privadas en el tanto respeten la distancia de 5 metros de las zonas libres del humo del tabaco.
En cuanto al tema de rotulación, como es natural, detalla la forma exacta en la que deben ser colocadas las leyendas “NO FUMAR” y “AMBIENTE LIBRE DE HUMO DE TABACO, LEY No. 9028” y el símbolo internacional respectivo. Sin embargo, señala un elemento nuevo interesante y medio complicado, es que debe colocarse rotulación señalando la prohibición de fumar para personas no videntes (con discapacidad visual), pero además señala que la rotulación en general, para ser visible debe estar al menos a 1,70 metros del suelo.
La omisión del deber de rotulación se sanciona con una multa de un 15% de un Salario Base (en 2012, esta multa sería de C. 54,090), artículo 36, inciso b de la ley. Además quienes permitan fumar en lugares privados, podrían verse expuestos a una multa de un 50% de un Salario Base (en 2012, esta multa sería de C. 180,300).
En cuanto a las obligaciones de la administración de imponer la ley, detalla el derecho de exigir su cumplimiento por parte de cualquier persona, y ante una negativa podrá exigir la asistencia de Fuera Pública. Es un poder condominal sobre la administración, que deberá saber conducir adecuadamente, sin permitir que sea usado para presionar por otras situaciones o por conflictos entre residentes.
Una duda que me queda es que se establecen deberes de incorporar a las normativas internas la prohibición de fumar y su sanción, lo que posiblemente haga necesario que sea propuesto en Asamblea por los administradores para cumplir con este deber (artículo 8 del Reglamento).
En cualquier caso es un tema de cultura condominal que la administración debe incorporar adecuadamente, sin que sea usado como motivo de conflicto sino de educación. Posiblemente llegue a descubrir si esa es la mejor forma para luchar contra otros comportamientos inadecuados relacionados con ruido, mascotas o estacionamiento. Antes pensaba que la mejor forma de cambiar conductas era la represión, sin embargo vista la velocidad faraónica de los procesos judiciales y administrativos creo que la educación lograría resultados primero. Nos falta educarnos en combatir la impunidad.

11 septiembre, 2012

Los derechos de los niños en los condominios

Ser niño es poder dejar volar la imaginación y eso es lo que haremos para tratar de hacer realidad los sueños de ellos.
Mi generación aún, y de ahí para atrás con mayor razón, disfrutamos de las bicicletas y patines (o patinetas que casi no había) en las aceras y calles. Nuestras tardes de verano discurrieron subiendo a árboles, corriendo y jugando escondido entre cafetales y lotes enmontados, o simplemente entrando a las casas de nuestros vecinos a conversar con nuestros amigos. Quiero que por un momento se ubique de nuevo en esas tardes de juego al aire libre de su infancia.
Hoy ya nada de eso es fácilmente posible en nuestras urbanizaciones. La inseguridad (real o así percibida) aún antes de robar nuestros bienes, le robó el juego al aire libre a nuestros hijos.
La realidad es que nuestros hijos e hijas reciben de nuestra parte mensajes mezclados, en donde por una parte les incentivamos (o forzamos) a abandonar las pantallas y dedicar más tiempo al juego sano al aire libre, y por otra, los reglamentos condominales les impiden jugar en las calles y aceras, o usar patinetas o bicicletas en las vías del condominio, y muchos condominios tienen, a lo más, un conjunto de tobogán y pasamanos para menores de 6 años. Nada más. En las áreas comunes escasean las canchas de deportes, y usualmente se excluye a los menores de edad del juego en la Casa Club, que es para esparcimiento como parte de la vida integral, pero sólo de adultos. Sólo dese una vuelta por su condómino y haga un inventario de las posibilidades de esparcimiento de los menores de 6 años en adelante y seguramente le sobrarán dedos de esa mano. He visitado personalmente más de 75 condominios y sólo conozco uno con pista de patinetas, por ejemplo. Nuestros Reglamentos condominales y nuestra infraestructura prácticamente excluye el juego y esparcimiento de los menores de edad.
Sin embargo, hay leyes igualmente obligatorias que la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio (y de mayor valor legal que cualquier Reglamento) que obligan a considerar el interés superior del niño. La Convención de los Derechos del Niño prescribe que: “Artículo 5°- Interés superior. Toda acción pública o privada concerniente a una persona menor de dieciocho años, deberá considerar su interés superior, el cual le garantiza el respeto de sus derechos en un ambiente físico y mental sano, en procura del pleno desarrollo personal.” Esto obliga a la administración del condominio a tomar en cuenta el interés del niño en sus decisiones. Esta interpretación además es preferente en caso de duda: “Artículo 9°- Aplicación preferente. En caso de duda, de hecho o de derecho, en la aplicación de este Código, se optará por la norma que resulte más favorable para la persona menor de edad según los criterios que caracterizan su interés superior.”
Cualquier niño sano y feliz luchar por lo que desea usando toda su energía y tácticas posibles, y sueña que cualquier realidad alterna es posible. Si luchamos por sus derechos como ellos luchan por lo que quieren serán realidad fácilmente.
Es indiscutible que una de las principales razones por las que las personas deciden vivir en condominio es por la inseguridad exterior. Pero cuando se tomaron esas decisiones de vivir en condominio, la seguridad de las viviendas se priorizó por encima de las áreas de juegos. Esto aún sucede. Es más fácil vender un condominio a medio desarrollar sin áreas de juego que sin tapia perimetral, y de hecho las áreas de juegos suelen ser lo último que se hace. Más se invierte en cámaras y dispositivos de seguridad que en canchas de juegos, y sin duda, mucho, mucho más se invierte en el servicio de seguridad que en actividades recreativas para menores de edad, que ni una línea del presupuesto tiene. Es una gran deuda que tenemos con nuestros hijos, y que nos la cobrarán de adultos en su salud física y mental.

24 agosto, 2012

Indicadores de gestión para Administraciones de Condominios

Las administraciones deben poder defenderse ante condóminos que no actúan de buena fe.
La labor de la administración, en el papel, parece muy clara y definida. Sin embargo, continuamente las administraciones son objeto de ataques y cuestionamientos, algunos con fundamento (que llaman a una revisión y mejoramiento de procesos), otros sin fundamento. Esos cuestionamientos pueden provenir de condóminos bien intencionados y críticos que son los que mantienen alerta a la administración y les ayudan a las gerencias en la verificación de la labor del administrador en sitio, o bien pueden provenir de condóminos que desean que su cuota de poder y privilegios no desaparezcan, y no actúan de buena fe con la administración ni movidos por el interés común.
Cuando se ejecuta una tarea delegada, tan importante es que la labor delegada sea clara en cuanto al alcance y sus restricciones como que el producto final pueda con certeza indicar si ese alcance y restricciones fueron alcanzados y respetados, respectivamente.
La Administración debe poder definir sus índices de desempeño de forma clara, con el fin de poder repeler críticas de los condóminos malintencionados y poder demostrar un cumplimiento correcto del contrato de servicios asumido.
Para la “atención, cuidado y vigilancia de los bienes y servicios comunes“, del artículo 30 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, 7933, debe poderse hacer pública la lista de cada uno de los bienes y servicios comunes, determinar su frecuencia de revisión y documentarla mediante una brevísima acta de inspección con fotografías digitales. Igual con las rutinas de mantenimiento preventivo y correctivo. Para la “ejecución de acuerdos de Asamblea”, debe poder llevarse un control numerado consecutivo de acuerdos, su fecha de inicio de vigencia, y los distintos pasos que se tomaron en su ejecución, ya sea por cuenta exclusiva de la administración o en conjunto con un comité de áreas comunes, todo bajo el formato de una bitácora, con fecha y evento. Igual con la atención a condóminos, poder asignar a cada petición razonable un número consecutivo, bajo el cual registrar el avance de dicha petición o bien asignar una casilla de correo electrónico con el nombre del condominio, bajo el dominio que use la empresa de administración, para poder listar fácilmente la cantidad de correos recibidos y el principal emisor y destinatario. La recepción de la empresa puede ayudar mucho en el conteo y registro de llamadas a la administración.
Cuando llegue el fin de período y el momento de rendir cuentas, la administración podrá informar que la lista de activos y sus 143 revisiones están en un cuadro, que se han llevado a cabo 34 eventos de ejecución de acuerdos, destacando el más complejo, o bien que se han recibido 578 correos de consultas diversas, siendo el emisor más frecuente la casa 256, etc.
Un informe de esa naturaleza hace IMPOSIBLE la labor de los condóminos que desean dejar en mal injustamente a la administración o sembrar la idea de que están pagando “POR NADA”, con el fin de cambiar a un proveedor aliado con sus intereses. Además permite a las gerencias evaluar el desempeño de sus administradores en campo.
Además, cuando a ese condómino que todo lo alega por un puro interés personal, o a ese condómino que dice que la administración no toma en cuenta los intereses de los condóminos se le pueda decir que se le han recibido 72 correos y todos tienen su debida contestación y que se le han dedicado 754 minutos en reuniones, la administración habrá hablado desde la posición que se merece: la autoridad del que ha cumplido con su deber y puede demostrarlo.
Claro, también las estadísticas podrían revelar revisiones de infraestructura escasamente semestrales o que hubo 178 correos que quedaron sin respuesta o bien que hubo sólo 4 eventos de ejecución de acuerdos y todos son del último mes antes de la Asamblea. La gerencia muchas veces ignora esto y seguramente el peor momento y lugar para enterarse es la Asamblea de Condóminos.

16 agosto, 2012

Sanciones en Condominio

Dejar pasar las faltas sin sancionar ni corregir lesiona gravemente la autoridad y crea la impunidad que destruye la vida en común, sea un condominio o de una sociedad.
Cuando alguien decide vivir en condominio, acepta sujetarse a una ley y a un reglamento de condominio, que no variará sin su consentimiento. Cualquier reglamento de condominio es un acuerdo o convenio en el que cada condómino acepta limitar su derecho de propiedad individual y además otorga a la administración poderes para organizar la propiedad en común.
Estas limitaciones pueden implicar no poder tener mascotas, no poder estacionar frente a su filial, no poder realizar fiestas con música en las áreas comunes o en su vivienda, no poder colocar objetos en su garaje o jardín, hasta abarcar no poder construir su vivienda si no es con cierto estilo, color y hasta acabados. No hay sorpresas, todo está escrito y aceptado. Se acepta tener un determinado comportamiento, y se acepta limitarse en sus derechos que como propietario le corresponden.
Todas estas reglas, tanto el Reglamento del Condominio como los acuerdos de Asambleas, deben ser obedecidas. De igual forma, con el fin de mantener la convivencia, debe abstenerse de ejecutar u omitir actos que afecten la tranquilidad de los demás propietarios, o bien que comprometan la solidez, seguridad, salubridad o comodidad del Condominio. Incluso si estos actos no parecen infringir el reglamento, la sola afectación a la tranquilidad o el compromiso al Condominio son suficientes para estar en todos los casos en presencia de una posible infracción en condominio.
Las infracciones en condominio tienen una forma de sancionarse específica que el Reglamento debe detallar y profundizar. Inicialmente debe haber siempre una primera llamada de atención o prevención por escrito de la existencia de la falta y su posible sanción si se repite. Esta prevención debe darse luego de que, siguiendo un debido proceso, se ha determinado que dicha falta ocurrió y en qué condiciones, y se ha dado oportunidad al presunto infractor de que presente su defensa.
Si la infracción se repitiera, una vez que se ha seguido, de nuevo, ese debido proceso se puede llegar a la imposición de una multa. No hay que despreciar el valor del debido proceso. Se nos ha hecho creer que las garantías procesales son garantía de que nunca habrá sanción y no es cierto. Hay que ser rápido en reaccionar, diligente en avanzar y firme en sancionar, nunca ligero en investigar.
Esta multa puede estar determinada como una suma fija en el Reglamento del Condominio, sea en colones o dólares. Si el Reglamento no la señalara o remitiera a la ley, la multa será de un salario base, que para este año 2012 es la suma de C. 360,600.
Ahora bien, no en todos los casos la imposición de la multa es igual. Si la administración tiene el poder puede imponerla, sino será de conocimiento de la Asamblea de Propietarios. Igualmente se cree a veces que llevar el tema a la Asamblea lo complica, lo cual es falso. Más bien lo que se logra es que los verdaderos afectados por la situación tengan conocimiento de ella y decidan la Justicia para el caso. Nada más democrático.
Una vez impuesta la multa, la Administración, de nuevo si el Reglamento le da el poder puede cobrarla, incluso sumándola al saldo de la filial y aplicando al pago de ésta, las sumas recibidas. Si no es así, deberá acudirse al Juez Civil para que constatando la validez de la decisión tomada, resuelva forzosamente que el deudor pague.
Hay algunos condóminos que como parte de adquirir en condominio, han renunciado al derecho a acudir a los Tribunales de Justicia, y han aceptado ventilar sus asuntos en una vía alternativa de resolución de conflictos. Si esto ha sido decidido así, será en esa vía y no en la judicial, donde deben discutirse los hechos y las consecuencias que el Reglamento prevé. Además de multa, podría haber daños y costas que serán responsabilidad del infractor.

24 julio, 2012

Juntas y Administración: Trabajo en equipo

La Junta Administradora no puede ser tan pasiva como si fuera un simple comité, ni puede impedir el trabajo de la Administración.
Al frente de un condominio, con la totalidad del poder y los deberes, se encuentra una de dos figuras: la Administración unipersonal, sea una persona física o una persona jurídica, como por ejemplo alguna de las varias empresas de administración de condominios que existen; o bien, segunda posibilidad, una Junta Administradora. En cualquier caso será esta persona u órgano, el que tenga todos los deberes y poderes que la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio (Ley 7933) señala.
Es muy usual que participen de la Junta Administradora personas con mucha voluntad de servicio, pero sin la formación específica necesaria. Por ellos, algunos consejos útiles para cumplir con todos los deberes que les atribuye la ley son:
Formalidades: Cumplir las formalidades es importante para poder luego defender adecuadamente lo hecho. Los acuerdos de Junta deben consignarse siempre en el respectivo libro, debidamente legalizado por el Registro Público, indicando siempre el número consecutivo de acta, el día, la hora y los participantes. Salvo que sea totalmente imprescindible consignar las discusiones, deben consignarse sólo los acuerdos tomados. Los acuerdos deben ser redactados en forma de moción, de forma que en vez de votar por un objetivo, se vote por un texto, leído cuidadosamente hasta alcanzar su redacción definitiva y correcta, sea unánime o de mayoría. Pueden consignarse los votos salvados y sus razones. Cada acta debe cerrar con la firmeza de los acuerdos, más por una costumbre que por un requisito legal, y debe ser firmada por todos los asistentes, salvo que el Reglamento contemple otra disposición.
Seguimiento y documentación: Es conveniente identificar cada acuerdo con un número consecutivo, y poder así darle seguimiento hasta su completa ejecución. El informe de labores anual estará prácticamente listo sólo con este cuadro. En cada reunión debe hacerse una revisión de los acuerdos ejecutados y los pendientes de ejecutar.
Temas y decisiones: Las Juntas deben abordar todos los temas que la ley les atribuye, en particular el cuidado y vigilancia de los bienes y servicios comunes, la atención y operación de las instalaciones comunes y en general todos los actos de administración y conservación del patrimonio común. Debe además recolectar los fondos comunes y hacer cumplir el Reglamento. Sin embargo debe tener sumo cuidado de no invadir el ámbito de la Asamblea de Condóminos, a quien competen todas las demás decisiones que no sean atribuidas a la Administración. Normalmente cualquier decisión que implique obligaciones dinerarias a los condóminos o regulación sobre la forma de disponer de los bienes comunes debe pasar por Asamblea de Condóminos, salvo que el Reglamento le señale ese poder a la Junta Administradora. En este caso debe valorarse la conveniencia política de la consulta para el respaldo y legitimidad de la Junta.
Equipo de trabajo: La Junta Administradora debe contar con un buen equipo de trabajo, con formación en las áreas profesionales que competen a sus deberes. Omitirlos para mantener una cuota artificialmente baja es la mejor forma de tener que gastar, luego, honorarios legales por conflictos que pudieron haberse evitado. Una parte muy importante de este equipo debe ser la Administración operativa, que es la que en definitiva se encargará del día a día. Omitir, de igual forma, esta contratación, suele hacer que las decisiones se ejecuten muy lentamente y sin un seguimiento cercano. La Junta decide, no ejecuta directamente. Es responsabilidad de la Junta exigir el mínimo de apoyo en servicios.
Todo lo dicho anteriormente es válido para los comités asesores que se constituyan en los condominios en donde la administración sea unipersonal y no de una Junta Administradora. La diferencia es que estos comités asesoran a la Administración, quien en última instancia decidirá lo que considere más conveniente. Ninguno debe invadir el espacio del otro o suplantarlo. Rinden cuentas ante la Asamblea, a la que deben recomendar cambios si no se apega al Reglamento cualquiera de los dos.

12 julio, 2012

La cultura de condominio

A la falta de cultura de condominio se le echan muchas culpas de actitudes que no deberían de haber tenido lugar tampoco fuera del condominio.

Es frecuente escuchar en las Asambleas de Propietarios (y hasta en medios de otros países), que la causa de problema está en la “falta de cultura de condominio”, o incluso que alguien carece de ella. Inclusive se llega a afirmar, como lo escuché en una reunión un día de estos, por una persona que se veía que no conocía del tema, que la falta de cultura de vida condominio ocurre porque “hay muy pocos condominios”.
La cultura de vida en condominio es un término difuso que en realidad significa varias conductas (o su resultado), como por ejemplo:

a) VIDA EN COMÚN: Respeto (y cumplimiento) de las normas que regulan la vida en común. Estacionar donde se debe, evitar molestias a los vecinos con toda clase de ruidos, desde puertas o alarmas, hasta conversaciones o eventos sociales; recoger desechos de mascotas y sacarlas con correa, utilizar la infraestructura común de forma adecuada, cuidándola para que tenga la máxima durabilidad posible, son sólo algunos de los ejemplos de respeto y cumplimiento de estas normas de vida en común.

b) PODER DE LA AUTORIDAD: Respeto (y cumplimiento) de las normas que dan poder a la administración. Desde el trato adecuado y cortés, hasta evitar el acoso por medio de correos masivos sin fin; apoyar dando información y sobre todo entendiendo que la administración llama la atención y cobra las cuotas ÚNICAMENTE por el bien de los condóminos, ya que, al fin y al cabo, el dinero no es para ella sino para los fondos comunes, y usualmente la administración no vive ahí, así que si hay mala calidad de vida realmente no le perjudicaría.

c) FISCALIZACIÓN CONJUNTA: Deber de denunciar infracciones al Reglamento. La conducta del que sólo le importa sí mismo no tiene cabida en condominio, ya que un problema de seguridad, una administración inadecuada o un residente molesto terminará afectándolos a todos y bajando el valor de TODAS las propiedades.

d) EFICIENCIA EN LA GESTIÓN: Deber de probidad y eficiencia de la Administración. También hay administraciones “sin cultura de condominio”, que son negligentes en el cumplimiento de sus deberes, que permiten áreas comunes sucias o dañadas, que no contestan las gestiones que se les presentan, que son parcializadas, que rinden cuentas inadecuadamente, y que descuidan el cobro de los ingresos comunes, generando déficits que afectan las inversiones comunes.

e) CUMPLIMIENTO DE LOS DEBERES FINANCIEROS: Todos deben cumplir con éstos, sea aportando los ingresos a tiempo (no como última prioridad) o utilizándolos en un gasto racionalizado, programado, medible y eficiente. También es “falta de cultura de condominio” pagar tarde y con objeción a los intereses pretendiendo que se les exoneren, creer que con cuotas mínimas hay derecho a un servicio de calidad; o bien, gastar desmedidamente y de forma irresponsable, privilegiando proveedores de mala calidad por razones de amistad o parentesco, o con una mala documentación contable que impide una auditoría, no tanto de eficiencia, sino la mínima de corrección en los procedimientos.

Pareciera sin embargo que existe la creencia de que vivir en condominio exige un comportamiento DISTINTO de la vida fuera de él. ¿Cuándo ha sido correcto molestar a los vecinos con ruidos o alarmas, o eventos sociales en los barrios? ¿Cuándo ha sido correcto que haya defecaciones de mascotas en las aceras de los barrios o que deambulen sueltos animales? ¿Cuándo ha sido correcto pretender que con tasas municipales ridículas se reciba un servicio de calidad, o irrespetar la autoridad municipal? ¿Cuándo ha sido correcto desentenderse de lo que pasa en nuestros cantones, como si los efectos no fueran a recaer en todos nosotros? ¿Cuándo ha sido correcto que las municipalidades sean ineficientes en el manejo de los recursos, o que falten a la probidad, decencia y al decoro más mínimo, o que sean negligentes en atender las solicitudes de los ciudadanos? Ni se diga acerca de los impuestos municipales que suelen ser la última prioridad, o el ya normal desperdicio y la corrupción de nuestras autoridades.

NUNCA. No hay “cultura de condominio”. La cultura de condominio es la misma que deberíamos tener en los barrios, sólo que en los condominios nos hemos enfrentado con la faceta más oscura de este hermoso país: la doble moral. Las conductas incorrectas en los condominios también son incorrectas en vía pública y en los barrios… sólo que allá afuera nadie sabe nuestro nombre y adentro sí. Eso es todo.

25 junio, 2012

Cómo saber si es momento de llamar la atención

Imponer disciplina (a sus clientes) es una de las labores más difíciles de la administración.

Muchas administraciones se esfuerzan por presentar sus logros en compra y mantenimiento de activos, como seguimiento a las peticiones y necesidades de mantenimiento que les son planteadas. Sin embargo, pocas pueden acreditar un registro de llamadas de atención y multas como forma de responder a las peticiones y necesidades de orden por infracciones al Reglamento. Esta es una guía para poder llamar mejor la atención ante posibles infracciones.

PRUEBAS DE LOS HECHOS: El primer paso es recoger las pruebas de que estamos frente a una infracción al Reglamento real. Acudir a registros de la seguridad, fotografías y comprobación ocular de la administración son los tres pasos mínimos que deben poder cubrirse. Antes de llamar la atención hay que cerciorarse de que en realidad ha sucedido lo que se ha denunciado. Esta es la mejor forma de evitar que la administración sea el botín de guerra de los conflictos privados entre condóminos.

SUSTENTO JURÍDICO: Seguidamente debe poder sustentarse correctamente en el Reglamento la infracción. No todos los hechos “anormales” son infracciones al Reglamento y no todas las infracciones son a una norma única. Hay muchas infracciones que rozan varios artículos del Reglamento y dependiendo del enfoque legal que se le dé, las posibilidades de sancionar o no varían enormemente. Antes de llamar la atención hay que saber con certeza el sustento legal.

CONOCIMIENTO DEL PROCEDIMIENTO DE SANCIÓN: Es vital saber de qué armas y recursos legales se dispone. No es lo mismo un Reglamento que permita a la administración imponer y cobrar multas por la vía de la inclusión en el estado de cuenta, que uno de esos Reglamento copiados machote que circulan en línea que dicen que “se sancionará de acuerdo a la ley”, o peor aún, los que remiten a procesos arbitrales imposibles de costear para muchos condominios pequeños o medianos que desconocen las implicaciones de las cláusulas arbitrales.

COMUNICACIÓN AL PRESUNTO INFRACTOR: En este punto es donde nace el debido proceso que permite adecuadamente poner en conocimiento del presunto infractor lo que está sucediendo. Debe dársele el plazo correcto para que presente pruebas de descargo, y sus alegatos. Llamar la atención o multar sin haberle comunicado la falta, y sin haberle dado tiempo para defenderse, puede derivar en una imposición ilegal de la multa o sanción, que podría envalentonar al infractor, y de seguro debilita la imagen de la administración.

AMBIENTE POLÍTICO PARA SANCIONAR: Hay que tener mucho cuidado de que la falta que se pretende sancionar no sea común a otros propietarios que se estén quedando por fuera. Igualmente hay que valorar con la Junta Asesora, Comité de áreas comunes, Junta Administradora o cualquiera que sea el ente de comunicación y enlace con los condóminos sin importar su nombre, la conveniencia y oportunidad de sancionar. Si la falta es común a otros, posiblemente deban resolverse todos los asuntos en conjunto. Si hay un momento de crisis de imagen de la administración, quizás no sea el mejor camino para resolverla. Muchas de esas crisis pasarán por peticiones acumuladas sin respuesta, y salir de pronto con un proceso de sanción aislado puede ser muy mal recibido. Constantemente vemos nuestros Gobiernos que acumulan peticiones sin resolver por años, y que ante una denuncia de la prensa comienzan a actuar, pretendiendo que creamos que venían trabajando en ello hace meses. No caigamos en ese error en la administración de condominios. Si hay una crisis de imagen, mejoremos la comunicación, hagamos una adecuada introspección reflexión, definamos prioridades y calendarios de fácil cumplimiento, ofrezcamos disculpas, etc. Lo que sea, menos pretender resolverlo por la vía de la imposición de disciplina para fortalecer la autoridad.

Antes de llamar la atención, hay que tener bien documentado el hecho, saber si realmente constituye una posible infracción y conocer muy bien el procedimiento de sanción que debe de seguirse, y saber escoger el momento oportuno para llamar la atención.

12 junio, 2012

Qué le sirve saber del Reglamento antes de comprar en Condominio

Conocer el Reglamento es una inversión de tiempo y dinero que nunca va lamentar.
A pesar de que cualquier persona que compra en Condominio sabe que queda sujeto a un Reglamento y que en cualquier caso sus derechos se verán limitados, poco realmente, antes de firmar, leen al menos el Reglamento.
La extensión y complejidad pueden ser barreras para un adecuado estudio. Si no ha tenido tiempo de leerlo antes de comprar, al menos indague por escrito con el vendedor en lo siguiente:
El Administrador: La elección y remoción del administrador debe ser ágil. Un alto porcentaje de votación puede ser una limitación con la que luego deberá lidiar y usualmente con el tiempo, la asistencia real a las Asambleas de Propietarios suele ser baja. Los deberes y poderes del administrador deben estar muy claros y deben ser amplios con sus necesarios contrapesos. Posiblemente en un condominio mediano o grande sea más conveniente y democrático que en lugar de un Administrador unipersonal haya una Junta Administradora.
Aportaciones a gastos comunes: Debe poder saberse con certeza total qué porcentaje o participación del los gastos comunes deberá asumir, y que las reglas de manejo de la morosidad sean adecuadas, firmes dentro de lo razonable y sobre todo, verificar que en efecto se estén aplicando.
Asambleas de Propietarios: Los plazos de convocatoria y las formas deben ser ágiles y es deseable que haya un Registro de Propietarios. Con el tiempo, van cambiando los dueños y usted no desea estar en un Condominio en donde todas las decisiones se toman con ciertas reservas porque se sabe que hay gran cantidad de propietarios de domicilio desconocido que no han sido notificados. De igual forma, la firma de actas debe ser suficientemente amplia, sin que necesariamente obligue a la totalidad de los presentes que sería más bien un lastre.
Posibilidades y limitaciones a sus derechos: Cada condominio decide si regula o no, y de qué forma los temas como mascotas, áreas de juegos y sociales, iluminación, nivel sonoro, etc. Esta parte debe ser leída con una mente fijada en lo que ha sido su vida hasta ahora y lo que desea que siga siendo. Si no cabe dentro del Reglamento, habrá incompatibilidad siempre entre sus deseos y las normas, y esto no significa que alguno de los dos esté equivocado.
Sanciones y disputas: Cada Reglamento es bastante libre de fijar las faltas y su castigo, que al final no son más que incumplimientos de un convenio (cuando se adquiere en condominio se conviene en restringirse para recibir beneficios) que bien pueden resolverse conciliatoriamente. El proceso de sanción, y la gravedad de las sanciones o multas debe ser el suficiente para garantizar un orden y una seguridad jurídica esenciales. Usualmente es mejor desconfiar de las multas altas ya que posiblemente nunca lleguen a imponerse por su gravedad, lo que a la larga es igual que si no hubiera multas.
Sub condominios, división y reunión de filiales: Si su interés es de inversión o ya tiene decidido que el área de una filial es pequeña para su proyecto de una vez debe existir la posibilidad de dividir, reunir o formar condominios dentro de una filial. Claro está que todo lo que se ha indicado vale para el condominio que se hará en esas filiales. No se debe olvidar que todas estas reglas, cuando se trata de planes constructivos o de desarrollo van ligadas a coberturas mínimas, unidades habitacionales máximas, retiros y otros (con reglas aún más severas que los Planes Reguladores) que afectan el área final real a utilizar en el proyecto constructivo.
Uniformidad del conjunto: Contrario a la creencia común, la uniformidad no es obligatoria por ley, aunque también es usual que haya regulaciones constructivas hasta de colores, materiales y acabados. Si su deseo es una casa rosa y el condominio obliga a tonos beige o cafés, es mejor saberlo desde antes.
Vivir en Condominio puede ser una experiencia y una inversión gratificantes.

22 mayo, 2012

Cambio de mando en Administraciones

Una transición adecuada y pacífica es ganancia para ambos.

Uno de los momentos más importantes de la vida en un Condominio es el momento en el que el Desarrollador sale del proyecto y los condóminos toman control de él, o bien el momento en el que sale una Administración e inicia funciones otra.
Las Juntas o Administraciones que recibirán y representarán al Condominio a partir de ese momento deben tener presente supervisar lo siguiente:
• Nombramiento: Debe presentarse una renuncia de parte del Administrador (sea el nombrado por el Desarrollador o el anterior) con el fin de que dé paso al nuevo Administrador, para delimitar las responsabilidades en la gestión.
• Documentos legales básicos del Condominio: Deben entregarse los libros legales, el testimonio de constitución, los originales de los contratos con proveedores existentes (seguridad, empleados, contratos de mantenimiento), planillas de seguros de Riesgos del Trabajo o de la Caja Costarricense de Seguro Social, chequeras y contratos bancarios, y al menos una copia del diseño de sitio y de los planos constructivos, con el fin de que los condóminos puedan tener claro sus deberes y derechos. Así no habrá motivo para dudas y litigios o disputas, o incluso simples requerimientos constantes de información, que hasta al más amable podrían llegar a cansar.
• Informes de estado: Debe solicitarse al Administrador saliente que manifieste que no existen procesos en curso de sanción por infracción al Reglamento, y que no hay compromisos adquiridos a nombre del Condominio con terceros, o bien que detalle los pendientes en estas áreas. Además la validación de los permisos de construcción otorgados hasta ese momento o indicación de que no se ha otorgado aún ninguno. De igual forma debe entregar la información contable y sus respaldos, como mínimo un estado de resultados, un balance de situación y un detalle de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar y la conciliación bancaria final. Avaladas por una auditoría legal y contable es sin duda el final de las discusiones contables y legales con los condóminos.
• Revisión de la obra: Las áreas comunes deben de estar terminadas, así como toda la infraestructura común o al menos debe haber un calendario pactado. Dado que en toda construcción siempre hay pendientes que cerrar, en este punto es recomendable poder hacer una lista definida y única con plazos para su cumplimiento. No hacer una lista hace que constantemente surjan nuevos reclamos que minan la autoridad de la Junta y dificultan la adecuada salida del Desarrollador. Si a esta lista se le da seguimiento con un profesional o con un peritaje del CFIA no habrá discusiones posteriores.
• Garantías y Manuales: Deben entregarse los manuales y garantías de todos los aparatos y si alguna factura no está hecha a nombre del Condominio, debe hacerse su cesión para que se pueda no solo exigir la garantía, sino probar que esos bienes son propiedad del Condominio, quien será responsable a partir de ese momento de su mantenimiento, reparaciones y reposición.
• Medidas recomendadas de mantenimiento: El Desarrollador es el que mejor conoce los equipos que ha adquirido y podrá recomendar acciones de mantenimiento que permitan mantener la vigencia de las garantías. Hacerlo así quitará del juego de la responsabilidad al Desarrollador para establecer una relación entre el Condominio y el Proveedor. Si ya hay obras en mantenimiento, con informes (como Planta de Tratamiento), aportar éstos.
• Lista de vida útil: Para efectos de calcular fondos de reserva y reposición, es necesario saber al menos la vida útil de cada elemento común, puede ser una planta de tratamiento, o los asfaltos, para que llegado ese momento el Condominio sepa que debe dirigirse a la Asamblea para solicitar fondos para su reposición y no entrar innecesariamente en discusiones de reparaciones con el Desarrollador que no sería procedentes.
El Condominio debe poder caminar independientemente, pero hay casos en los que aún queriendo, no pueden hacerlo, y hay desarrolladores, que queriendo desligarse rápido de su proyecto, paradójicamente se atan por muchos años a sus antiguos clientes por medio de pesadas cadenas de desinformación.

10 mayo, 2012

Participación directa de los condóminos en la Administración

La colaboración será mayor en el tanto mayor sea la definición del tiempo requerido y el objetivo esperado.

En todos los condominios existe por mandato legal una administración a cargo, sea en la forma de una junta administradora (y no junta directiva, que es un término de otras áreas del derecho) o bien como órgano unipersonal. Este órgano es el que tiene la totalidad de la responsabilidad en la vigilancia y cuido de las cosas comunes, en la aplicación del Reglamento (no así en la sanción de su incumplimiento, que puede llevarse en conjunto con la Asamblea de Condóminos) y en la ejecución de las decisiones de la Asamblea de Propietarios.

Ahora bien, existen otros órganos de participación de condóminos como son los comités o comisiones de construcción, por ejemplo. Estos órganos auxiliares de la Administración, en los que el Reglamento puede permitir la participación de personas no propietarias en el inmueble, suelen tener tareas bien definidas en el Reglamento, relativas a la revisión y autorización (si procede) de las obras constructivas privadas en el Condominio. Normalmente siempre será obligatorio obtener la autorización de dicho comité para ejecutar las obras. La ausencia de esta autorización, si inician las obras, implicará una violación al Reglamento, con su consecuente multa; y el permiso municipal NO SUPLE esa autorización. La regla de oro es que las funciones que un Reglamento asigna a un Comité no pueden ni deben ser usurpadas por otros órganos como la Administración o la Asamblea de Condóminos misma.
Aún en ausencia de funciones reglamentarias, la Asamblea de Condóminos puede designar los comités o comisiones (no hace diferencia la terminología) que considere necesarios o convenientes para los asuntos y por los plazos que deseen, en el tanto, de nuevo, se entiendan como órganos auxiliares de la Administración, sin que puedan ni deban usurpar funciones que el Reglamento atribuya específicamente a la Administración.

Es fácil comprender que, siendo el Condominio una comunidad democrática, la participación de todos los condóminos es esencial para la mejora continua de la vida en común y del valor del inmueble, y que justamente para eso es que se han creado dichos comités o comisiones. Sin embargo, la realidad es que pocos se acercan a participar de la gestión directamente, dividiendo el condominio usualmente en dos bandos: los pocos que participan (objeto más de críticas que de agradecimientos y comprensión) y la mayoría pasiva observante (objeto igualmente más de señalamientos de desinterés y de aprovechamiento de la labor de otros, que de comprensión).
Ahora bien, como siempre, la crítica y revisión interna aporta grandes beneficios. Es usual escuchar excusas de condóminos para no participar en Juntas o comités, alegando poco tiempo o desconocimiento de la labor (y la que no se dice, de no querer ser objeto de las críticas que se han lanzado en el pasado contra quienes ahí han servido). Sin embargo, es poco usual, lamentablemente, que estas excusas (que pueden ser muy válidas y reales), se combatan con el arma correcta.
¿Será posible censurar el alegato de falta de tiempo si se carece de un horario de reunión y una agenda previamente definidos que se respeten puntualmente?¿Será pertinente censurar el alegato de falta de conocimiento si la Asamblea le niega el derecho a esos comités de contar con el apoyo profesional (a cargo del condominio, claro está, pues será quien se beneficie de la labor)?¿Será justo censurar el alegato (que no se dice) del temor a la mala imagen, si no hay una rendición de cuentas puntual y detallada difundida ampliamente y sin choques por negativas a entregar información?

Es cierto que la participación de los condóminos es difícil, y que en nuestra democracia (la pequeña del condominio o la grande del país) nos hemos acostumbrado a acudir solamente cuando hay elecciones (de Administración o nacionales) y el resto del tiempo nos limitamos a externar opiniones generales desde las graderías, facilitadas en mucho por las redes sociales.
Un buen liderazgo crea espacios de participación seguros, previsibles y con resultados reales. El reto es empezar por ahí. El terreno se prepara antes de la siembra y la siembra se hace antes de la cosecha.

22 abril, 2012

Notificaciones Judiciales en Condominios

Es imperativo que haya en los manuales de seguridad un protocolo para este tipo de situaciones.
La primera cara del Condominio es siempre la seguridad y es a este personal al que le toca enfrentar situaciones difíciles como impedir el ingreso a familiares residentes o antiguas parejas por orden en un condómino propietario, impedir la salida de objetos sin su debida autorización o bien recibir notificaciones de procesos judiciales.
La Administración, en caso de llegada de un notificador o alguna autoridad administrativa, debe resguardar la seguridad del área común y del resto de los propietarios, es decir, que se está la autoridad debidamente identificada, no debería impedirle su trabajo.
Sin embargo la realidad es otra y sí se espera de la Administración que resguarde lo que para algunos condóminos entraría dentro del término privacidad. Adicionalmente, la vigilancia del Condominio se delega en compañías especializadas en esta materia, lo que da como resultado que la Administración no se encargue usualmente de enfrentar a las autoridades, aunque lo que suceda será su responsabilidad. Es por esto que debe tener un protocolo de manejo de este tipo de situaciones.
La Ley de Notificaciones Judiciales (8687) contempla el caso que se aplica a los condominios que es: “ARTÍCULO 4.- Entrega de la cédula: La notificación será entregada a cualquier persona que aparente ser mayor de quince años. Cuando se trate de zonas o edificaciones de acceso restringido, exclusivamente para efectos de practicar la notificación judicial al destinatario, la resolución ordenará permitir el ingreso del funcionario notificador; si el ingreso fuera impedido, se tendrá por válida la notificación practicada a la persona encargada de regular la entrada.(...)”.
En esas circunstancias el notificador, si tiene la habilitación del juez en la resolución, se le debe permitir su ingreso. Si carece de ella y se le impide su ingreso, puede notificar a la persona que regula la entrada.
Más adelante el mismo artículo indica “En el acta se hará constar la entrega de la cédula y el nombre de la persona que la recibe, quien firmará con el notificador. Si no sabe, no quiere o no puede firmar, el funcionario o la persona autorizada consignará esa circunstancia bajo su responsabilidad.(...)”
La persona que recibe el documento, en este caso el oficial de seguridad tiene la opción de firmar la cédula de notificación o de no hacerlo, pues en ambos casos el notificador puede hacer constar su entrega con lo que se realiza válidamente la notificación.
Uno de los elementos centrales es la posibilidad para el notificador de tener certeza de que la persona que busca vive realmente en el Condominio.
Un caso paradigmático se da en la sentencia del Tribunal I Civil de San José (608-2006), referida en una guía práctica de notificaciones judiciales editada por el Poder Judicial, en donde el oficial le indicó al notificador que la señora no le había dado autorización de recibir la notificación, por lo que el notificado procedió a dejarla con el oficial, dejando constancia de que se negó a firmar, y la notificación fue válida. Este caso reúne todos los ejemplos.
La mejor forma de proceder es que se siga el protocolo de ingreso de visitas, dando la información de quién lo busca, y si éste no permite la entrada, así debe indicarse al notificador, quien decidirá si deja la notificación o no lo hace. Debe instruirse expresamente que en ningún caso, aún con la anuencia del destinatario de la notificación, el oficial debe firmar. Esta firma lo vincula a un proceso relativo a la vida privada del condómino que es ajeno a la administración, la seguridad y al condominio.
Si el documento no es dejado, este hecho sin duda debe constar en la bitácora del puesto. Si es dejado, además de reseñarlo en la bitácora, debe procurar su entrega (con un recibido o con testigos en su defecto) al destinatario, lo antes posible.
Como puede verse, si se siguen los protocolos de anuncio e ingreso de visitas, y de traslado y entrega de documentos recibidos, y todo esto consta como obligaciones contractuales de la seguridad, no debería haber ningún problema.

12 abril, 2012

Sobre el Impuesto a las Personas Jurídicas

Es muy grande la cantidad de condóminos con sociedad y deben saber con certeza qué hacer.
En estos días se está hablando mucho del Impuesto a las Personas Jurídicas (ley 9024), y a pesar de que la voracidad fiscal nunca cesa, con el aparente fallecimiento del Plan Fiscal, de momento su única boca es este Impuesto y de seguro la van a querer usar. El Registro finalmente publicó la tan ansiada Reglamentación y aunque podría variar ligeramente durante su práctica, de seguido les brindamos once puntos esenciales y sencillos según los textos:
1.- TARIFA: La tarifa anual del Impuesto es de medio Salario Base, que este año 2012 es la suma de C.360,600; por lo que el Impuesto sería de C. 180,300. Como la ley entró a regir el 1 de abril de 2012 este año el período es menor por lo que sería la suma de C.135.225. Inicialmente el cobro de dicho tributo se realizará a través del sistema Tasaban del Banco de Costa Rica, no obstante podrá a futuro autorizarse a otras entidades o instituciones, para que lo realicen. Para saber cuánto corresponde pagar, puede consultarse con la cédula jurídica en esta página.
2.- INACTIVAS: Las sociedades que se hayan registrado como inactivas ante Tributación antes del 1 de abril de 2012, pagarán un 25% de un Salario Base; por lo que este año este Impuesto sería de C.90,150. Como la ley entró a regir el 1 de abril de 2012 este año el período es menor por lo que sería la suma de C.67,613. Cualquier inscripción luego del 1 de abril de 2012, regiría para el año entrante.
3.- PYMES: Las sociedades que se hayan registrado ante el MEIC como pymes antes del 1 de abril de 2012, según este vínculo, están exentas del Impuesto. Cualquier inscripción luego del 1 de abril de 2012, regiría para el año entrante.
4.- NUEVAS: Las sociedades que se constituyen, deben pagar el Impuesto proporcionalmente desde el día de presentación al Diario del Registro y hasta el último día del año 2012.
5.- PLAZO: El plazo para pagar es los primeros 30 días naturales del año. Este año 2012, por la fecha de vigencia de la ley, va del 1 de abril al 1 de mayo de 2012. Luego del 1 de mayo de 2012, se considerará la sociedad como morosa, con lo que se le suman intereses a la deuda. Actualmente el interés es de un 13,30% Luego de 3 períodos pendientes el Registro gestionará la disolución, pero la obligación de pago del impuesto subsiste, y se anotará sobre los bienes de la sociedad, para ejercer el privilegio de cobro de la hipoteca o prenda legal.
6.- SANCIONES: Si una sociedad no ha pagado este Impuesto, el Registro como Administración Tributaria, debe gestionar el cobro, y no permitirá la inscripción de ningún documento ni emitirá ninguna certificación de personería jurídica mientras esté morosa. Además, le aplican las multas por no presentar declaraciones (Medio Salario Base adicional), con sus reducciones (79 y 88 CNPT)
7.- DISOLUCIÓN Y NO ACORTAMIENTO DEL PLAZO: Si la sociedad se va a DISOLVER y la gestión se concluye antes del 1 de julio de 2012, por única vez y solo este año, NO pagará el Impuesto. La reducción del plazo inicialmente no estaba exenta del Impuesto y no exoneraba de que deba seguirse pagando, a pesar de la obvia dificultad práctica de notificar una sociedad de plazo vencido. Como dijimos, esto era disputable ya que el Código de Comercio y la circular del Registro que regula estos temas están en contradicción. Se ha modificado y la directriz 003-2012 ahora permite que ambas (disueltas y de plazo vencido) no paguen el Impuesto. Además, según una interpretación mayoritaria, si se trata de una fusión, sí pagaría el Impuesto (se exigiría a partir del 1 de mayo 2012)
8.- DERECHOS DE INSCRIPCIÓN: Cualquier movimiento sobre una sociedad (incluida la disolución), debe pagar los derechos de Registro por C.36,060 este año 2012.
9.- OBLIGADOS: Los obligados al pago son las sociedades mercantiles (anónimas, limitadas, en comandita, en nombre colectivo, e incluidas las S.A.L.), las E.I.R.L. y las sucursales o representantes de empresas extranjeras. Los condominios, fideicomisos, asociaciones, sociedades civiles, y otras personas jurídicas NO mercantiles, no están obligados a pagar este Impuesto.
10.-TRASPASO DE BIENES: Los bienes que se traspasen de personas jurídicas inactivas desde al menos 24 meses antes de la vigencia de la ley (1 de abril de 2010, aunque no está exigiendo el Registro este plazo tan extendido), a otras personas jurídicas (aún no inactivas) o a personas físicas, presentados al Diario del Registro antes del día 1 de octubre de 2012, estarán exentos de timbres e impuestos, por una única vez. La exención no cubre el Impuesto a las personas jurídicas que sí debería pagarse.
11.- RENUNCIA DE REPRESENTANTES: La renuncia de representantes legales (no incluye otros miembros del Concejo de Administración si no tienen poder de representación) es posible pero debe presentarse al Diario del Registro de Personas Jurídicas antes del 1 de abril de 2014 que se inscribirá independientemente del pago o no del Impuesto de la sociedad a cuya representación renuncia y sin que se deban nombrar sustitutos. Los derechos arancelarios son de C.2,000 únicamente.

NOTICIA: Cinco recursos ante Sala IV pretenden frenar cobro de impuesto a sociedades Aparentemente dos de ellas ya fueron resueltas rechazándolas de plano, ver aquí

10 abril, 2012

Fumado en Condominios

La Administración debe poder dar respuesta a estas interrogantes.
La nueva Ley General de Control del Tabaco y sus efectos nocivos en la salud (ley 9028), de reciente publicación y que ha derogado la anterior ley de regulación del fumado (ley 7501), pretende crear espacios físicos y sociales libres del humo del cigarrillo como una forma de reducir su consumo, representando la faceta más socialmente aceptada de la peligrosa búsqueda de la salud pública, que tantas muertes ha causado en los regímenes totalitarios. Aunque claro, el fumado ha causado más muertes.
La aplicación en condominios es algo oscura ya que no los menciona en concreto. Excluye por un lado de la aplicación de la ley a las casas destinadas exclusivamente a la habitación, sin indicar si son casas de habitación en general o su propia casa (del trabajador), en el artículo 4 inciso d. Claro que si la casa es además el centro de habitación la prohibición aplicaría aparentemente a toda la casa.
Expresamente se prohíbe el fumado en los centros de trabajo y sus lugares anexos (artículo 5, inciso b), lo que abarcaría sin lugar a dudas las bodegas y oficinas de administración y del personal del condominio. La Administración tiene el deber de conminar a la persona que está fumando en tales lugares, a que cese su conducta, bajo pena de exponerse por la comisión de una infracción a una multa específica (artículo 5 al final)
Los centros comerciales sí están claramente mencionados, incluyendo cierto tipo de locales como casinos, clubes nocturnos, discotecas, bares, cafeterías y restaurantes (artículo 5 incisos f y n).
Hace mención de la prohibición en cuanto a espacios reducidos de uso público, que pareciera abarcar servicios sanitarios de menos de cinco metros cuadrados. A pesar de que parece obvio para nuestros días, no menciona los servicios sanitarios, madriguera de los fumadores hace unos veinte años. Hace una definición de espacios cerrados al inicio (artículo 4 inciso f), que no utiliza en la ley ni que indica como prohibido el fumado en lugares cerrados.
Impone a los responsables de espacios públicos o privados catalogados como sitios prohibidos para fumar la obligación de rotular esas áreas, sin embargo expresamente lo remite al Reglamento a la ley que será publicado (artículo 6). La omisión de este deber de rotulación se sanciona con una multa de un 15% de un Salario Base (en 2012, esta multa sería de C. 54,090), artículo 36, inciso b.
Otra multa que interesa es la que se impondría a quienes permitan fumar en lugares privados, que sería de un 50% de un Salario Base (en 2012, esta multa sería de C. 180,300), aunque el posible autor es muy amplio, abarcando (entre otros) administradores, fiduciarios, apoderados y personas físicas con facultad de decisión. Este tema, relacionado con la tipicidad penal (precisión del posible responsable) sería interesante que fuera analizado por la Sala Constitucional), artículo 36, inciso c, subinciso i.
En términos generales posiblemente lo más sensato sea aplicar desde ya las prohibiciones que están muy claras como las referidas a centros de trabajo y centros comerciales, rotulando esos espacios y poniendo en práctica la prohibición. Luego, esperar el Reglamento a la Ley (y la coordinación con el Convenio Marco ya aprobado) antes de avanzar hacia áreas menos claras como los jardines y espacios abiertos de los Condominios (salvo los destinados a menores de edad, por el inciso ñ) o bien los espacios que estando techados, no tienen paredes, lo que no los hace calificar de espacio cerrado según la Ley.
Resulta curioso que no se menciona que existan áreas de fumado, ni que se deban identificar como tales. El texto pareciera querer prohibir el fumado en todo sitio, pero se amarra a sí misma la ley al señalar expresamente en qué lugares no se puede fumar, dejando espacio a la interpretación de que en el resto sí se puede. Posiblemente haber hecho una lista de los lugares en los que sí se puede fumar hubiera dado mejor resultado para los objetivos de la ley. Quizás ese será el lugar por dónde la práctica hará que algunos aspectos de la ley queden como letra muerta, que es, lamentablemente, uno de nuestros más presentes elementos en el folklore legal. Es el lugar por donde se reconcilian la disciplina y el pobrecito.

22 marzo, 2012

Cuotas de poder en Condominio

Como en cualquier grupo humano cada voto cuenta, y sumados esos votos son el poder real.
Es frecuente que dentro de los Condominios, haya grupos de interés, más o menos fuertes, que si tienen la capacidad suficiente, lograr influir en la Administración. A veces incluso imponiendo el ritmo y dirección a la Administración. No siempre, sin embargo, esta dirección es la más conveniente para la mayoría. Aunque es usual que por falta de organización, esa mayoría se ve imposibilitada de luchar ante esa minoría.
La apatía y desinterés de muchos propietarios es lo que permite a esa minoría ejercer el poder real, por lo que un liderazgo convincente y un adecuado conocimiento de las reglas de votación es esencial para exponer la nueva idea o dirección a los condóminos.
En cuanto a las reglas de votación, es importante comprender que en los condominios, los bienes comunes y las decisiones se reparten entre todos de forma porcentual, aunque ambos porcentajes son distintos.
El porcentaje llamado de área o de copropiedad es el que determina el grado de participación o copropiedad de un condómino en las cosas comunes. Si a una filial le corresponde un dos por ciento de copropiedad significa que quien sea dueño de ella, lo será además de un dos por ciento de todas las cosas comunes. De esta forma, el valor de su propiedad (para efectos tributarios, venta, avalúos, etc.) estará determinado por el valor del inmueble privado (filial) y ese dos por ciento del valor de todos los bienes comunes. Este porcentaje está ligado por ley (art. 2 inciso a de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio) al área estrictamente, y únicamente determina copropiedad.
El otro porcentaje es el de las decisiones, que es el que políticamente interesa. Por ley todas las decisiones que corresponden a la Asamblea de Propietarios deben tomarse por medio de votaciones en las que cada propietario tendrá un voto igual al valor porcentual que tenga su propiedad en el Condominio. Este valor está fijado en la escritura de creación del condominio, y puede ser igual al porcentaje de área aunque no es obligatorio que lo sea. No es un valor monetario que se vea afectado por construcciones o depreciación, sino que es un porcentaje algo arbitrario, decidido en la constitución del condominio, y que no puede variar sin el consentimiento de ese propietario.
Normalmente los acuerdos requieren de tres tipos de votaciones: unanimidad de la totalidad, relativos normalmente a la variación de las condiciones esenciales del condominio (entre ellas reformas al Reglamento); otros requieren dos tercios del valor (relativos a adquisiciones de bienes comunes o arrendamientos de cosas comunes); y un tercer grupo que requieren mayoría. Este último grupo es importante porque el Registro Inmobiliario ha permitido la inscripción de Reglamentos que en lugar de exigir mayoría del valor de inmueble, como lo señala la ley (art. 27 c de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio), exigen únicamente mayoría de los presentes en Asamblea. Conocer perfectamente estas reglas de votación y los posibles casos en los que no aplica es la mitad de la tarea para poder controlar votaciones.
Ahora bien, aquí es donde entra el liderazgo necesario para poder divulgar esto, dimensionarlo en términos concretos (quiénes, con nombre y apellido conformarán esa mayoría que se ocupa) y sobre todo, para exponer para qué se desea esa mayoría.
Quien desee esa cuota de poder debe ser capaz de presentar un plan de dirección para el inmueble que sea adecuado e interesante, y que contemple beneficios para los residentes, para el valor del inmueble y para la seguridad y estabilidad de la vida en condominio. Las disputas y contiendas eternas, por las que a veces se hacen conocidos ciertos condominios sólo contribuyen a desmejorar todos estos aspectos y, por ende, el valor del inmueble. Tan dañina es una administración dispendiosa que nunca revisa sus gastos, como una que mantenga artificialmente bajos los gastos postergando intervenciones de mantenimiento por razones políticas. A veces, sin embargo, son una curiosa mezcla de ambos con postergaciones y desperdicio a la vez, lo cual sorprende mucho para no tratarse del Estado. Permanecer pasivos como condóminos mientras eso sucede es ser parte de ello.

13 marzo, 2012

Técnicas de abordaje de conflictos en condominios

No se nos puede olvidar que esos condóminos conflictivos también son nuestros clientes.

Los conflictos son las situaciones en las que las administraciones deben enfocarse con mayor ahínco, ya que un conflicto es un gran hueco drenador de energía, motivación, tiempo y dinero, que se debe tapar lo antes posible, y no simplemente ceder como lo dice el sabio adagio de que “el que tiene más galillo traga más pinol”. La administración no puede vivir en una zona gris de indefinición perfecta, como si con eso fuera posible quedar bien con todas las partes.
Abordar los conflictos requiere saber:
1.- ¿Qué es lo que se pide?
El primer paso es entender qué es lo que pide cada una de las partes en conflicto. No solamente qué en concreto, sino para qué. ¿Cuál es el interés que se satisface en la petición que hace cada una de las partes en conflicto? Esta comunicación debe ser reconducida a un curso de respeto y claridad cada vez que se salga de ese camino. Hacerse entender y comunicar SU punto de vista es un deseo humano muy fuerte del que puede sacarse provecho. Y sin embargo, al analizar un conflicto, usualmente hay dudas sobre este elemento esencial.
2.- ¿Qué dicen las normas (Reglamento, Ley, etc.) sobre esta situación?
Una vez comprendida la posición e interés de cada uno, debe ubicarse en los distintos supuestos de las normas, entendiendo que toda situación tiene varios ángulos desde los que se puede analizar y sobre todo, que hay diversos elementos involucrados y que según el énfasis que se ponga en ellos así será el análisis. Una guía técnica legal precisa es vital en este segundo elemento.
3.- ¿Cuáles son las consecuencias políticas de las posibles soluciones?
La administración no puede olvidar que su labor es netamente de ejercicio del poder, y esa es una labor política. Debe analizar las consecuencias de cada solución posible y diseñar una estrategia de manejo de cada una para proteger la imagen del condominio y de cada uno de los involucrados, el respeto al Reglamento y la imagen de la administración misma (comercial y política).
4.- El momento de la verdad: el ejercicio del poder.
La Administración no puede evitar este momento (y lamentablemente suele suceder que se evita). Si ostenta el cargo de ser la autoridad central del condominio, debe ejercerlo para mantener vigente su poder. En este punto es en donde la solución debe comunicarse con todo respeto y siempre en disposición de valorar NUEVOS elementos, sin embargo, debe poder tener su mano firme para ejecutar la solución tomada, que debe ser acorde plenamente con el Reglamento, aplicada por igual y totalmente predecible para cualquiera en las mismas situaciones.
La Administración, si es un equipo, necesariamente debe ser uno en el que los niveles de contacto con el cliente (administradores en campo) cuenten con el apoyo real político (gerencia), económico y técnico (legal) necesario para ejecutar y mantener la decisión tomada. Caso contrario fallará y no será culpa solamente del soldado en tierra.
Los clientes (condóminos) han hecho una gran inversión para serlo, y lo que menos desean es que esa inversión se deteriore por mala imagen del condominio que dificulte las ventas, y la administración debe poder señalar los límites a esa vida en común de forma firme. La seguridad, saber a qué atenerse, es una necesidad igualmente básica en el ser humano y más conflictos en la vida en común se desatan por carecer de ella que por imponerla. Vale la pena. A la larga hace mejor la vida en condominio, y la actividad es más rentable para todos.

13 febrero, 2012

Manejo de información personal

La Administración debe proteger la información sensible y asegurar su protección de parte de proveedores
En el curso de la Administración de un Condominio, la Administración llega a tener a su disposición una gran cantidad de información personal de sus residentes, lo que le impone una responsabilidad en su manejo que no puede evitar conocer.
La nueva LEY DE PROTECCIÓN DE LA PERSONA FRENTE AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES (Ley 8968, publicada el 5 de setiembre de 2011), se dirige a la protección frente al manejo de grandes bases de datos, excluyendo las bases de datos con fines domésticos o internos. Sin embargo, establece una serie de principios que por razones de protección en el manejo de datos y de seguridad, la Administración debe conocer y poner en práctica, tanto por razones de seguridad como por la posible consecuencia de que, al tratarse de principios básicos de derechos humanos, puedan llegar a recibir tutela de la Sala Constitucional.
El principal daño para los residentes proviene del descuido del principio de la confidencialidad. Las compañías de mantenimiento o de seguridad, muchas con una enorme y descontrolada rotación de personal, llegan a conocer los nombres, rutinas y horarios personales y de los hijos, bienes y posición económica, placas de vehículos, y muchos otros datos de los condóminos (residentes o no) que pueden poner a éstos en un riesgo de seguridad enorme. Y sin embargo, es una información esencial para poder controlar el acceso al Condominio.
Esta es la razón por la que la Administración debe exigir que todo proveedor, y sobre todo, que todo oficial de seguridad, firme antes de ingresar al puesto, un breve y sencillo contrato de confidencialidad que proteja esta información y que prohíba su divulgación. Normalmente la protección de esta información no vendrá del contrato mismo sino del contexto en el que el contrato surge: en un contexto en donde para cada oficial se tiene copia de su identificación, permisos de armas, constancia de antecedentes penales y otros, el contrato simplemente viene a reforzar un contexto de control y vigilancia que protege mejor los datos y la información que el contrato mismo. Por el contrario, en un contexto de ausencia de control de estos documentos, con oficiales mal pagados, mal entrenados, en incumplimientos laborales y de seguridad social, el contrato será una simple aspirina contra el cáncer de seguridad que se ha enquistado dentro.
Ahora bien, desde la perspectiva de la Administración, la veracidad y adecuación al fin provienen de un consentimiento expreso al momento de obtener los datos. Muchas veces las Administraciones fallan en este punto ya que no existe un centro de información único. El administrador en sitio maneja una información, contabilidad o cobros otra, y la seguridad otra. Debe haber por ello un registro único que se alimente de informaciones exactas, y cuyo origen pueda ser rastreado hasta un documento que provenga del propietario de esos datos. Debe ser parte de la gestión normal de la Administración la recolección y verificación de los datos personales. Sobre todo, la confirmación de las direcciones de comunicación, teléfonos, residentes y autorizados a ingresar, con actualizaciones dosificadas y periódicas establecidas para los diversos proveedores. Esta labor de verificación de datos constante, al igual que en el caso anterior, permite crear un contexto en donde todos los residentes saben que constantemente se sabe quién (con número de identificación y ambos apellidos) vive e ingresa al Condominio, cuáles vehículos ingresan (y salen), lo que sin duda hace que sean más atractivos para los delincuentes otros condominios en donde esta práctica no sea reforzada.
Naturalmente, cuando hay un cambio de administración, la administración saliente, si proporcionara estos datos, debe exigir de la administración entrante, su manejo responsable por medio de un compromiso escrito como requisito previo a la entrega. De parte de la administración entrante, debe exigirse que dicha información sea suministrada y debe procurar obtener un compromiso de cesación en el uso de dicha información por parte de la administración saliente. Claro está que sin un comité de condóminos interesado y proactivo, nadie velará porque esto suceda y el cambio de poder tendrá lugar sin que sus destinatarios tengan participación en este momento vital del condominio.
Publicado en El Financiero 856, 19 de febrero de 2012