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La seguridad en los Condominios

La responsabilidad civil se basa no solamente en causar directamente un daño, sino que abarca también la defectuosa elección de un encargado para la ejecución de una labor. Salvo muy contadas y especiales excepciones, en todos los Condominios la seguridad ocupa una porción que va del setenta al ochenta y cinco por ciento del presupuesto. Sin embargo, igualmente salvo contadas excepciones, los problemas son frecuentemente los mismos: personal con pésima o nula capacitación, incumplimiento frecuente de los protocolos de seguridad; incumplimiento de normas laborales, de previsión social, y hasta migratorias; y frecuente evasión de responsabilidades ente robos o hurtos. Adicional al incumplimiento de las autorizaciones de operación, claro. Todo esto suele dar como resultado un dolor de cabeza para las administraciones y un gran riesgo para los condóminos que cuesta una porción enorme del presupuesto y que usualmente tiene uno de dos finales: la continua rotación de compañía en compañía, o

Los riesgos de los condóminos

Los condóminos también corren riesgos que deben de evitar si están en manos de una administración deficiente. En la nota anterior hablábamos de los riesgos de las Administraciones de Condominios. Sin embargo, los condóminos también tienen riesgos que deben de evitar si están en manos de una administración deficiente. Los tres principales signos de una administración deficiente son: 1.- Falta de presencia en el Condominio. Una administración que no cumpla con sus visitas ofrecidas o que éstas se den de forma rápida o sin profundidad realmente es una administración que no se da cuenta de qué sucede. A veces esto ocurre con complicidad del mismo condominio, que en búsqueda de una tarifa más baja, termina recibiendo un servicio de menor calidad. Si la administración no tiene una rutina de supervisión, se le hará difícil tener presentes todos los elementos. Por el contrario, una administración con una rutina de supervisión conocida (cuyos resultados se entregan a la Junta Administradora)

Los riesgos de la Administración de Condominios

La Administración de un Condominio, en su labor diaria, está expuesta a muchos riesgos, que debe conocer para poder evitar, mitigar o al menos transferir. El primer riesgo es el laboral. Una ejecución deficiente de la administración puede dar lugar a la finalización de un contrato laboral, sea del administrador con el condominio o del administrador en campo con la empresa administradora. En estos casos, la primera medida consiste en documentar acciones llevadas a cabo de forma que siempre puedan encuadrarse en el seguimiento de una instrucción. Si no hay instrucciones, pídalas. Si debería saberlo pero no lo sabe, pida capacitación. Si es algo que ya debería de saber porque ya hubo capacitación lo que falta es un visto bueno de la estrategia general a ejecutar para mayor seguridad. Y si es algo rutinario, obtenga aprobación de esa rutina. Todos estos elementos permiten defenderse adecuadamente de una presunta ejecución irregular de sus funciones. El segundo riesgo es comercial de rupt

Fumado en Condominios II: el reglamento

Continuación del anterior artículo , tomando en cuenta lo que el Reglamento viene a introducir En abril de 2012, señalábamos algunos elementos que la ley regulaba, pero que el Reglamento vendría a terminar de definir. El Reglamento refuerza el concepto de que en cualquier lugar se permite fumar excepto en los lugares expresamente prohibidos, manteniendo la prohibición para los centro de trabajo y zonas conexas, que detalla entre otras como pasillos, ascensores, escaleras, comedores y ahora sí, los servicios sanitarios que no están en la ley. Sigue sin mencionar las bodegas y menciona como centros de trabajo lo que sean abiertos o cerrados, definición que no estaba siendo usada en la ley aún. Mantiene la prohibición de fumar en los centros comerciales y por primera vez menciona condominios expresamente. Ahora por reglamento (y no por ley) las instalaciones deportivas de uso común y los lugares de uso común donde se desarrollen actividades recreativas en las propiedades sometidas al

Los derechos de los niños en los condominios

Ser niño es poder dejar volar la imaginación y eso es lo que haremos para tratar de hacer realidad los sueños de ellos. Mi generación aún, y de ahí para atrás con mayor razón, disfrutamos de las bicicletas y patines (o patinetas que casi no había) en las aceras y calles. Nuestras tardes de verano discurrieron subiendo a árboles, corriendo y jugando escondido entre cafetales y lotes enmontados, o simplemente entrando a las casas de nuestros vecinos a conversar con nuestros amigos. Quiero que por un momento se ubique de nuevo en esas tardes de juego al aire libre de su infancia. Hoy ya nada de eso es fácilmente posible en nuestras urbanizaciones. La inseguridad (real o así percibida) aún antes de robar nuestros bienes, le robó el juego al aire libre a nuestros hijos. La realidad es que nuestros hijos e hijas reciben de nuestra parte mensajes mezclados, en donde por una parte les incentivamos (o forzamos) a abandonar las pantallas y dedicar más tiempo al juego sano al aire libre, y por

Indicadores de gestión para Administraciones de Condominios

Las administraciones deben poder defenderse ante condóminos que no actúan de buena fe. La labor de la administración, en el papel, parece muy clara y definida. Sin embargo, continuamente las administraciones son objeto de ataques y cuestionamientos, algunos con fundamento (que llaman a una revisión y mejoramiento de procesos), otros sin fundamento. Esos cuestionamientos pueden provenir de condóminos bien intencionados y críticos que son los que mantienen alerta a la administración y les ayudan a las gerencias en la verificación de la labor del administrador en sitio, o bien pueden provenir de condóminos que desean que su cuota de poder y privilegios no desaparezcan, y no actúan de buena fe con la administración ni movidos por el interés común. Cuando se ejecuta una tarea delegada, tan importante es que la labor delegada sea clara en cuanto al alcance y sus restricciones como que el producto final pueda con certeza indicar si ese alcance y restricciones fueron alcanzados y respetados,

Sanciones en Condominio

Dejar pasar las faltas sin sancionar ni corregir lesiona gravemente la autoridad y crea la impunidad que destruye la vida en común, sea un condominio o de una sociedad. Cuando alguien decide vivir en condominio, acepta sujetarse a una ley y a un reglamento de condominio, que no variará sin su consentimiento. Cualquier reglamento de condominio es un acuerdo o convenio en el que cada condómino acepta limitar su derecho de propiedad individual y además otorga a la administración poderes para organizar la propiedad en común. Estas limitaciones pueden implicar no poder tener mascotas, no poder estacionar frente a su filial, no poder realizar fiestas con música en las áreas comunes o en su vivienda, no poder colocar objetos en su garaje o jardín, hasta abarcar no poder construir su vivienda si no es con cierto estilo, color y hasta acabados. No hay sorpresas, todo está escrito y aceptado. Se acepta tener un determinado comportamiento, y se acepta limitarse en sus derechos que como propieta

Juntas y Administración: Trabajo en equipo

La Junta Administradora no puede ser tan pasiva como si fuera un simple comité, ni puede impedir el trabajo de la Administración. Al frente de un condominio, con la totalidad del poder y los deberes, se encuentra una de dos figuras: la Administración unipersonal, sea una persona física o una persona jurídica, como por ejemplo alguna de las varias empresas de administración de condominios que existen; o bien, segunda posibilidad, una Junta Administradora. En cualquier caso será esta persona u órgano, el que tenga todos los deberes y poderes que la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio (Ley 7933) señala. Es muy usual que participen de la Junta Administradora personas con mucha voluntad de servicio, pero sin la formación específica necesaria. Por ellos, algunos consejos útiles para cumplir con todos los deberes que les atribuye la ley son: Formalidades: Cumplir las formalidades es importante para poder luego defender adecuadamente lo hecho. Los acuerdos de Junta deben consi

La cultura de condominio

A la falta de cultura de condominio se le echan muchas culpas de actitudes que no deberían de haber tenido lugar tampoco fuera del condominio. Es frecuente escuchar en las Asambleas de Propietarios (y hasta en medios de otros países ), que la causa de problema está en la “falta de cultura de condominio”, o incluso que alguien carece de ella. Inclusive se llega a afirmar, como lo escuché en una reunión un día de estos, por una persona que se veía que no conocía del tema, que la falta de cultura de vida condominio ocurre porque “hay muy pocos condominios”. La cultura de vida en condominio es un término difuso que en realidad significa varias conductas (o su resultado), como por ejemplo: a) VIDA EN COMÚN: Respeto (y cumplimiento) de las normas que regulan la vida en común. Estacionar donde se debe, evitar molestias a los vecinos con toda clase de ruidos, desde puertas o alarmas, hasta conversaciones o eventos sociales; recoger desechos de mascotas y sacarlas con correa, utilizar la i

Cómo saber si es momento de llamar la atención

Imponer disciplina (a sus clientes) es una de las labores más difíciles de la administración. Muchas administraciones se esfuerzan por presentar sus logros en compra y mantenimiento de activos, como seguimiento a las peticiones y necesidades de mantenimiento que les son planteadas. Sin embargo, pocas pueden acreditar un registro de llamadas de atención y multas como forma de responder a las peticiones y necesidades de orden por infracciones al Reglamento. Esta es una guía para poder llamar mejor la atención ante posibles infracciones. PRUEBAS DE LOS HECHOS: El primer paso es recoger las pruebas de que estamos frente a una infracción al Reglamento real. Acudir a registros de la seguridad, fotografías y comprobación ocular de la administración son los tres pasos mínimos que deben poder cubrirse. Antes de llamar la atención hay que cerciorarse de que en realidad ha sucedido lo que se ha denunciado. Esta es la mejor forma de evitar que la administración sea el botín de guerra de los co

Qué le sirve saber del Reglamento antes de comprar en Condominio

Conocer el Reglamento es una inversión de tiempo y dinero que nunca va lamentar. A pesar de que cualquier persona que compra en Condominio sabe que queda sujeto a un Reglamento y que en cualquier caso sus derechos se verán limitados, poco realmente, antes de firmar, leen al menos el Reglamento. La extensión y complejidad pueden ser barreras para un adecuado estudio. Si no ha tenido tiempo de leerlo antes de comprar, al menos indague por escrito con el vendedor en lo siguiente: El Administrador: La elección y remoción del administrador debe ser ágil. Un alto porcentaje de votación puede ser una limitación con la que luego deberá lidiar y usualmente con el tiempo, la asistencia real a las Asambleas de Propietarios suele ser baja. Los deberes y poderes del administrador deben estar muy claros y deben ser amplios con sus necesarios contrapesos. Posiblemente en un condominio mediano o grande sea más conveniente y democrático que en lugar de un Administrador unipersonal haya una Junta Ad

Cambio de mando en Administraciones

Una transición adecuada y pacífica es ganancia para ambos. Uno de los momentos más importantes de la vida en un Condominio es el momento en el que el Desarrollador sale del proyecto y los condóminos toman control de él, o bien el momento en el que sale una Administración e inicia funciones otra. Las Juntas o Administraciones que recibirán y representarán al Condominio a partir de ese momento deben tener presente supervisar lo siguiente: • Nombramiento: Debe presentarse una renuncia de parte del Administrador (sea el nombrado por el Desarrollador o el anterior) con el fin de que dé paso al nuevo Administrador, para delimitar las responsabilidades en la gestión. • Documentos legales básicos del Condominio: Deben entregarse los libros legales, el testimonio de constitución, los originales de los contratos con proveedores existentes (seguridad, empleados, contratos de mantenimiento), planillas de seguros de Riesgos del Trabajo o de la Caja Costarricense de Seguro Social, chequeras y c

Participación directa de los condóminos en la Administración

La colaboración será mayor en el tanto mayor sea la definición del tiempo requerido y el objetivo esperado. En todos los condominios existe por mandato legal una administración a cargo, sea en la forma de una junta administradora (y no junta directiva, que es un término de otras áreas del derecho) o bien como órgano unipersonal. Este órgano es el que tiene la totalidad de la responsabilidad en la vigilancia y cuido de las cosas comunes, en la aplicación del Reglamento (no así en la sanción de su incumplimiento, que puede llevarse en conjunto con la Asamblea de Condóminos) y en la ejecución de las decisiones de la Asamblea de Propietarios. Ahora bien, existen otros órganos de participación de condóminos como son los comités o comisiones de construcción, por ejemplo. Estos órganos auxiliares de la Administración, en los que el Reglamento puede permitir la participación de personas no propietarias en el inmueble, suelen tener tareas bien definidas en el Reglamento, relativas a la revi

Notificaciones Judiciales en Condominios

Es imperativo que haya en los manuales de seguridad un protocolo para este tipo de situaciones. La primera cara del Condominio es siempre la seguridad y es a este personal al que le toca enfrentar situaciones difíciles como impedir el ingreso a familiares residentes o antiguas parejas por orden en un condómino propietario, impedir la salida de objetos sin su debida autorización o bien recibir notificaciones de procesos judiciales. La Administración, en caso de llegada de un notificador o alguna autoridad administrativa, debe resguardar la seguridad del área común y del resto de los propietarios, es decir, que se está la autoridad debidamente identificada, no debería impedirle su trabajo. Sin embargo la realidad es otra y sí se espera de la Administración que resguarde lo que para algunos condóminos entraría dentro del término privacidad. Adicionalmente, la vigilancia del Condominio se delega en compañías especializadas en esta materia, lo que da como resultado que la Administración

Sobre el Impuesto a las Personas Jurídicas

Es muy grande la cantidad de condóminos con sociedad y deben saber con certeza qué hacer. En estos días se está hablando mucho del Impuesto a las Personas Jurídicas ( ley 9024 ), y a pesar de que la voracidad fiscal nunca cesa, con el aparente fallecimiento del Plan Fiscal, de momento su única boca es este Impuesto y de seguro la van a querer usar. El Registro finalmente publicó la tan ansiada Reglamentación y aunque podría variar ligeramente durante su práctica, de seguido les brindamos once puntos esenciales y sencillos según los textos: 1.- TARIFA: La tarifa anual del Impuesto es de medio Salario Base , que este año 2012 es la suma de C.360,600; por lo que el Impuesto sería de C. 180,300. Como la ley entró a regir el 1 de abril de 2012 este año el período es menor por lo que sería la suma de C.135.225. Inicialmente el cobro de dicho tributo se realizará a través del sistema Tasaban del Banco de Costa Rica , no obstante podrá a futuro autorizarse a otras entidades o instituciones, p

Fumado en Condominios

La Administración debe poder dar respuesta a estas interrogantes. La nueva Ley General de Control del Tabaco y sus efectos nocivos en la salud ( ley 9028 ), de reciente publicación y que ha derogado la anterior ley de regulación del fumado (ley 7501), pretende crear espacios físicos y sociales libres del humo del cigarrillo como una forma de reducir su consumo, representando la faceta más socialmente aceptada de la peligrosa búsqueda de la salud pública, que tantas muertes ha causado en los regímenes totalitarios. Aunque claro, el fumado ha causado más muertes. La aplicación en condominios es algo oscura ya que no los menciona en concreto. Excluye por un lado de la aplicación de la ley a las casas destinadas exclusivamente a la habitación, sin indicar si son casas de habitación en general o su propia casa (del trabajador), en el artículo 4 inciso d. Claro que si la casa es además el centro de habitación la prohibición aplicaría aparentemente a toda la casa. Expresamente se prohíbe e

Cuotas de poder en Condominio

Como en cualquier grupo humano cada voto cuenta, y sumados esos votos son el poder real. Es frecuente que dentro de los Condominios, haya grupos de interés, más o menos fuertes, que si tienen la capacidad suficiente, lograr influir en la Administración. A veces incluso imponiendo el ritmo y dirección a la Administración. No siempre, sin embargo, esta dirección es la más conveniente para la mayoría. Aunque es usual que por falta de organización, esa mayoría se ve imposibilitada de luchar ante esa minoría. La apatía y desinterés de muchos propietarios es lo que permite a esa minoría ejercer el poder real, por lo que un liderazgo convincente y un adecuado conocimiento de las reglas de votación es esencial para exponer la nueva idea o dirección a los condóminos. En cuanto a las reglas de votación, es importante comprender que en los condominios, los bienes comunes y las decisiones se reparten entre todos de forma porcentual, aunque ambos porcentajes son distintos. El porcentaje llamado de

Técnicas de abordaje de conflictos en condominios

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No se nos puede olvidar que esos condóminos conflictivos también son nuestros clientes. Los conflictos son las situaciones en las que las administraciones deben enfocarse con mayor ahínco, ya que un conflicto es un gran hueco drenador de energía, motivación, tiempo y dinero, que se debe tapar lo antes posible, y no simplemente ceder como lo dice el sabio adagio de que “el que tiene más galillo traga más pinol”. La administración no puede vivir en una zona gris de indefinición perfecta, como si con eso fuera posible quedar bien con todas las partes. Abordar los conflictos requiere saber: 1.- ¿Qué es lo que se pide? El primer paso es entender qué es lo que pide cada una de las partes en conflicto. No solamente qué en concreto, sino para qué. ¿Cuál es el interés que se satisface en la petición que hace cada una de las partes en conflicto? Esta comunicación debe ser reconducida a un curso de respeto y claridad cada vez que se salga de ese camino. Hacerse entender y comunicar SU punto de vi

Manejo de información personal

La Administración debe proteger la información sensible y asegurar su protección de parte de proveedores En el curso de la Administración de un Condominio, la Administración llega a tener a su disposición una gran cantidad de información personal de sus residentes, lo que le impone una responsabilidad en su manejo que no puede evitar conocer. La nueva LEY DE PROTECCIÓN DE LA PERSONA FRENTE AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES (Ley 8968, publicada el 5 de setiembre de 2011), se dirige a la protección frente al manejo de grandes bases de datos, excluyendo las bases de datos con fines domésticos o internos. Sin embargo, establece una serie de principios que por razones de protección en el manejo de datos y de seguridad, la Administración debe conocer y poner en práctica, tanto por razones de seguridad como por la posible consecuencia de que, al tratarse de principios básicos de derechos humanos, puedan llegar a recibir tutela de la Sala Constitucional. El principal daño para los resi