Cambio de mando en Administraciones
Una transición adecuada y pacífica es ganancia para ambos.
Uno de los momentos más importantes de la vida en un Condominio es el momento en el que el Desarrollador sale del proyecto y los condóminos toman control de él, o bien el momento en el que sale una Administración e inicia funciones otra.
Las Juntas o Administraciones que recibirán y representarán al Condominio a partir de ese momento deben tener presente supervisar lo siguiente:
• Nombramiento: Debe presentarse una renuncia de parte del Administrador (sea el nombrado por el Desarrollador o el anterior) con el fin de que dé paso al nuevo Administrador, para delimitar las responsabilidades en la gestión.
• Documentos legales básicos del Condominio: Deben entregarse los libros legales, el testimonio de constitución, los originales de los contratos con proveedores existentes (seguridad, empleados, contratos de mantenimiento), planillas de seguros de Riesgos del Trabajo o de la Caja Costarricense de Seguro Social, chequeras y contratos bancarios, y al menos una copia del diseño de sitio y de los planos constructivos, con el fin de que los condóminos puedan tener claro sus deberes y derechos. Así no habrá motivo para dudas y litigios o disputas, o incluso simples requerimientos constantes de información, que hasta al más amable podrían llegar a cansar.
• Informes de estado: Debe solicitarse al Administrador saliente que manifieste que no existen procesos en curso de sanción por infracción al Reglamento, y que no hay compromisos adquiridos a nombre del Condominio con terceros, o bien que detalle los pendientes en estas áreas. Además la validación de los permisos de construcción otorgados hasta ese momento o indicación de que no se ha otorgado aún ninguno. De igual forma debe entregar la información contable y sus respaldos, como mínimo un estado de resultados, un balance de situación y un detalle de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar y la conciliación bancaria final. Avaladas por una auditoría legal y contable es sin duda el final de las discusiones contables y legales con los condóminos.
• Revisión de la obra: Las áreas comunes deben de estar terminadas, así como toda la infraestructura común o al menos debe haber un calendario pactado. Dado que en toda construcción siempre hay pendientes que cerrar, en este punto es recomendable poder hacer una lista definida y única con plazos para su cumplimiento. No hacer una lista hace que constantemente surjan nuevos reclamos que minan la autoridad de la Junta y dificultan la adecuada salida del Desarrollador. Si a esta lista se le da seguimiento con un profesional o con un peritaje del CFIA no habrá discusiones posteriores.
• Garantías y Manuales: Deben entregarse los manuales y garantías de todos los aparatos y si alguna factura no está hecha a nombre del Condominio, debe hacerse su cesión para que se pueda no solo exigir la garantía, sino probar que esos bienes son propiedad del Condominio, quien será responsable a partir de ese momento de su mantenimiento, reparaciones y reposición.
• Medidas recomendadas de mantenimiento: El Desarrollador es el que mejor conoce los equipos que ha adquirido y podrá recomendar acciones de mantenimiento que permitan mantener la vigencia de las garantías. Hacerlo así quitará del juego de la responsabilidad al Desarrollador para establecer una relación entre el Condominio y el Proveedor. Si ya hay obras en mantenimiento, con informes (como Planta de Tratamiento), aportar éstos.
• Lista de vida útil: Para efectos de calcular fondos de reserva y reposición, es necesario saber al menos la vida útil de cada elemento común, puede ser una planta de tratamiento, o los asfaltos, para que llegado ese momento el Condominio sepa que debe dirigirse a la Asamblea para solicitar fondos para su reposición y no entrar innecesariamente en discusiones de reparaciones con el Desarrollador que no sería procedentes.
El Condominio debe poder caminar independientemente, pero hay casos en los que aún queriendo, no pueden hacerlo, y hay desarrolladores, que queriendo desligarse rápido de su proyecto, paradójicamente se atan por muchos años a sus antiguos clientes por medio de pesadas cadenas de desinformación.
Uno de los momentos más importantes de la vida en un Condominio es el momento en el que el Desarrollador sale del proyecto y los condóminos toman control de él, o bien el momento en el que sale una Administración e inicia funciones otra.
Las Juntas o Administraciones que recibirán y representarán al Condominio a partir de ese momento deben tener presente supervisar lo siguiente:
• Nombramiento: Debe presentarse una renuncia de parte del Administrador (sea el nombrado por el Desarrollador o el anterior) con el fin de que dé paso al nuevo Administrador, para delimitar las responsabilidades en la gestión.
• Documentos legales básicos del Condominio: Deben entregarse los libros legales, el testimonio de constitución, los originales de los contratos con proveedores existentes (seguridad, empleados, contratos de mantenimiento), planillas de seguros de Riesgos del Trabajo o de la Caja Costarricense de Seguro Social, chequeras y contratos bancarios, y al menos una copia del diseño de sitio y de los planos constructivos, con el fin de que los condóminos puedan tener claro sus deberes y derechos. Así no habrá motivo para dudas y litigios o disputas, o incluso simples requerimientos constantes de información, que hasta al más amable podrían llegar a cansar.
• Informes de estado: Debe solicitarse al Administrador saliente que manifieste que no existen procesos en curso de sanción por infracción al Reglamento, y que no hay compromisos adquiridos a nombre del Condominio con terceros, o bien que detalle los pendientes en estas áreas. Además la validación de los permisos de construcción otorgados hasta ese momento o indicación de que no se ha otorgado aún ninguno. De igual forma debe entregar la información contable y sus respaldos, como mínimo un estado de resultados, un balance de situación y un detalle de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar y la conciliación bancaria final. Avaladas por una auditoría legal y contable es sin duda el final de las discusiones contables y legales con los condóminos.
• Revisión de la obra: Las áreas comunes deben de estar terminadas, así como toda la infraestructura común o al menos debe haber un calendario pactado. Dado que en toda construcción siempre hay pendientes que cerrar, en este punto es recomendable poder hacer una lista definida y única con plazos para su cumplimiento. No hacer una lista hace que constantemente surjan nuevos reclamos que minan la autoridad de la Junta y dificultan la adecuada salida del Desarrollador. Si a esta lista se le da seguimiento con un profesional o con un peritaje del CFIA no habrá discusiones posteriores.
• Garantías y Manuales: Deben entregarse los manuales y garantías de todos los aparatos y si alguna factura no está hecha a nombre del Condominio, debe hacerse su cesión para que se pueda no solo exigir la garantía, sino probar que esos bienes son propiedad del Condominio, quien será responsable a partir de ese momento de su mantenimiento, reparaciones y reposición.
• Medidas recomendadas de mantenimiento: El Desarrollador es el que mejor conoce los equipos que ha adquirido y podrá recomendar acciones de mantenimiento que permitan mantener la vigencia de las garantías. Hacerlo así quitará del juego de la responsabilidad al Desarrollador para establecer una relación entre el Condominio y el Proveedor. Si ya hay obras en mantenimiento, con informes (como Planta de Tratamiento), aportar éstos.
• Lista de vida útil: Para efectos de calcular fondos de reserva y reposición, es necesario saber al menos la vida útil de cada elemento común, puede ser una planta de tratamiento, o los asfaltos, para que llegado ese momento el Condominio sepa que debe dirigirse a la Asamblea para solicitar fondos para su reposición y no entrar innecesariamente en discusiones de reparaciones con el Desarrollador que no sería procedentes.
El Condominio debe poder caminar independientemente, pero hay casos en los que aún queriendo, no pueden hacerlo, y hay desarrolladores, que queriendo desligarse rápido de su proyecto, paradójicamente se atan por muchos años a sus antiguos clientes por medio de pesadas cadenas de desinformación.
