22 mayo, 2012

Cambio de mando en Administraciones

Una transición adecuada y pacífica es ganancia para ambos.

Uno de los momentos más importantes de la vida en un Condominio es el momento en el que el Desarrollador sale del proyecto y los condóminos toman control de él, o bien el momento en el que sale una Administración e inicia funciones otra.
Las Juntas o Administraciones que recibirán y representarán al Condominio a partir de ese momento deben tener presente supervisar lo siguiente:
• Nombramiento: Debe presentarse una renuncia de parte del Administrador (sea el nombrado por el Desarrollador o el anterior) con el fin de que dé paso al nuevo Administrador, para delimitar las responsabilidades en la gestión.
• Documentos legales básicos del Condominio: Deben entregarse los libros legales, el testimonio de constitución, los originales de los contratos con proveedores existentes (seguridad, empleados, contratos de mantenimiento), planillas de seguros de Riesgos del Trabajo o de la Caja Costarricense de Seguro Social, chequeras y contratos bancarios, y al menos una copia del diseño de sitio y de los planos constructivos, con el fin de que los condóminos puedan tener claro sus deberes y derechos. Así no habrá motivo para dudas y litigios o disputas, o incluso simples requerimientos constantes de información, que hasta al más amable podrían llegar a cansar.
• Informes de estado: Debe solicitarse al Administrador saliente que manifieste que no existen procesos en curso de sanción por infracción al Reglamento, y que no hay compromisos adquiridos a nombre del Condominio con terceros, o bien que detalle los pendientes en estas áreas. Además la validación de los permisos de construcción otorgados hasta ese momento o indicación de que no se ha otorgado aún ninguno. De igual forma debe entregar la información contable y sus respaldos, como mínimo un estado de resultados, un balance de situación y un detalle de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar y la conciliación bancaria final. Avaladas por una auditoría legal y contable es sin duda el final de las discusiones contables y legales con los condóminos.
• Revisión de la obra: Las áreas comunes deben de estar terminadas, así como toda la infraestructura común o al menos debe haber un calendario pactado. Dado que en toda construcción siempre hay pendientes que cerrar, en este punto es recomendable poder hacer una lista definida y única con plazos para su cumplimiento. No hacer una lista hace que constantemente surjan nuevos reclamos que minan la autoridad de la Junta y dificultan la adecuada salida del Desarrollador. Si a esta lista se le da seguimiento con un profesional o con un peritaje del CFIA no habrá discusiones posteriores.
• Garantías y Manuales: Deben entregarse los manuales y garantías de todos los aparatos y si alguna factura no está hecha a nombre del Condominio, debe hacerse su cesión para que se pueda no solo exigir la garantía, sino probar que esos bienes son propiedad del Condominio, quien será responsable a partir de ese momento de su mantenimiento, reparaciones y reposición.
• Medidas recomendadas de mantenimiento: El Desarrollador es el que mejor conoce los equipos que ha adquirido y podrá recomendar acciones de mantenimiento que permitan mantener la vigencia de las garantías. Hacerlo así quitará del juego de la responsabilidad al Desarrollador para establecer una relación entre el Condominio y el Proveedor. Si ya hay obras en mantenimiento, con informes (como Planta de Tratamiento), aportar éstos.
• Lista de vida útil: Para efectos de calcular fondos de reserva y reposición, es necesario saber al menos la vida útil de cada elemento común, puede ser una planta de tratamiento, o los asfaltos, para que llegado ese momento el Condominio sepa que debe dirigirse a la Asamblea para solicitar fondos para su reposición y no entrar innecesariamente en discusiones de reparaciones con el Desarrollador que no sería procedentes.
El Condominio debe poder caminar independientemente, pero hay casos en los que aún queriendo, no pueden hacerlo, y hay desarrolladores, que queriendo desligarse rápido de su proyecto, paradójicamente se atan por muchos años a sus antiguos clientes por medio de pesadas cadenas de desinformación.