31 octubre, 2017

Congreso de administradores de PH - Colombia 2017

El pasado 19 y 20 de octubre tuvo lugar en Colombia el Segundo Congreso Latinoamericano de Propiedad Horizontal.

Nuestra participación fue relacionada con el uso de la tecnología por parte de las administraciones de condominio, reseñado en nuestra publicación anterior, y podemos ya aportar el video de esa participación.

En esta nota más bien lo que deseamos es compartir con ustedes algunas referencias sobre las temáticas vistas y preguntas que tendría mucho provecho hacernos en Costa Rica y en sus condominios.

Antes que nada una aclaración obligada: únicamente referiremos algunas presentaciones pero la agenda completa fue de una alta calidad. Quienes no han sido referidos es únicamente por razones de espacio de este artículo.

Horacio Torres Berdugo, un grande de la administración y amigo barranquillero es quien está detrás de esta iniciativa y quizás lo que más le reconozco es poder haber integrado profesionales de diversas áreas, y sobre todo, abogados en un chat de una riqueza enorme. Administraciones, ¿Mantienen ustedes conversación con condominios vecinos y administraciones, para intercambiar información y buenas prácticas?

Ramiro Serrano Serrano, colega muy apreciado del Bufete Serrano y Serrano, se atrevió a un tema escabroso: las reuniones no presenciales. ¿Han celebrado reuniones no presenciales en su condominio, sea en grupos de trabajo, comisiones o incluso en asambleas de propietarios? El paso a lo digital es lento pero ineludible. Resumo con una frase de su presentación: “La virtualización sí se puede hacer, los que tenemos que cambiar somos nosotros”.

Jorge Léon Forero, otro muy apreciado colega que desde la Fundación Colombiana de Derecho además de servicios legales ha trabajado la capacitación y edición de libros, en especial su más reciente Compendio de Normas Básicas para la Administración de la Propiedad Horizontal, nos presentó la forma en la que puede incorporarse la prueba digital en el proceso de impugnación de actos de asambleas (aquí video). En un artículo anterior nuestro hemos tratado el tema de las cámaras en condominio y cómo pueden usarse incluso en procesos sancionatorios por presunta infracción de las normas condominales. ¿Las han usado como prueba en sanciones?

Mara Cavazos, una joven mexicana que es lidera grupos de administraciones de condominios y redes de y negocios que son de enorme apoyo para la integración latinoamericana de la industria de la administración de condominios. Recomendamos seguir su labor en el grupo Red de Administradores y Proveedores de Condominios. Mara nos presentó su recomendación sobre cuáles los elementos que debe tener un software de soporte para la gestión de la administración. ¿Cuán seguro, sencillo de usar y escalable es su plataforma virtual o software de apoyo a la gestión condominal?

Otras participaciones tocaron ricamente el tema tecnológico aplicado a la gestión de la administración de los condominios.

La capacitación, las redes de comunicación e intercambio de buenas prácticas son esenciales para la mejora contínua de la gestión de las administraciones. Búsquelas, y participe en ellas, que sus beneficios exceden por mucho el costo de un evento o tener “un chat más”: estos sí son muy provechosos.

15 octubre, 2017

Uso de la tecnología para potenciar la labor de la administración

La tecnología ha recorrido un largo camino desde los cuchillos de sílex hasta los teléfonos inteligentes. Como siempre recibiremos los beneficios que nos proporciona deberemos enfrentar los retos éticos, sociales, y más recientemente legales y ambientales que nos puede causar.

La administración de condominios, por su doble dimensión de servicio comercial y cargo político, no puede evitar su deber de liderar, creando soluciones que aporten valor a sus clientes de forma innovadora, así como creando comunidad e integración en los condominios que dirige. Siempre cuidando, por supuesto, su propia rentabilidad.

El condominio es nuestra ciudadanía más cercana, en donde diversos intereses sociales, personales y económicos se cruzan, hay deliberaciones y votos para la toma de decisiones (y alto abstencionismo, en muchos casos), hay fondos comunes que administrar y cuotas casi impositivas (y su correspondiente posibilidad de mal uso), entre otros. Ahí es donde el liderazgo de la administración puede influir para educar en una ciudadanía condominal responsable y activa. Y para ese fin es que la tecnología puede hacerlo de forma más efectiva y eficiente.

Las administraciones verán enormes ventajas en el uso de plataforma de almacenamiento de documentos y documentos colaborativos como Google Drive, recordando siempre que “en la nube” significa en la computadora de otra persona. Saber las condiciones bajo las cuales se da ese almacenamiento es vital.

De igual forma puede hacer uso de foros de discusión recordando que quienes conversan son personas y que las reglas de conversación en presencia física son las mismas: orden, respeto, ajustarse al tema, etc. La autoridad de la administración no debe ceder en este espacio al caos.

Esta misma regla aplica para las aplicaciones de mensajería instantánea. Adicionalmente recordar que las reglas de uso de un foro o chat (respeto, temas, frecuencia, etc.) deben ser consensuadas y puestas en vigor para que pueda obtenerse la mejor comunicación.

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos, procesos y tareas que serán al inicio útiles y luego indispensables para poder crecer en la prestación del servicio y clientela.

Hay una serie de precauciones que deben tenerse:

  • Privacidad de la información y cuido de datos personales
  • Propiedad de la información: especialmente al momento de concluir el contrato
  • Protección contra ataques informáticos
  • Riesgo de desinformación
  • Brecha digital

Una serie de consejos básicos permitirán hacer un mejor uso:

  1. Ejercer la autoridad: Definir accesos, permisos y uso de la información, establecer temas para cada herramienta, fijar y poner en vigor las reglas de conducta previamente anunciadas y aplicar consecuencias blandas (llamadas de atención) y severas (suspensión de participación del chat, por ejemplo).

  1. Documentación de decisiones y procesos: hacer actas o ayudas de memoria de conversaciones y redactar y difundir circulares o comunicaciones sobre esos acuerdos.

  1. Dar el primer paso: el chat o el facebook del condominio son condóminos reunidos y es inevitable por lo que es mejor liderar tomando la delantera.

  1. Educar(se) en el uso de las herramientas, sus ventajas y sus limitaciones: usar la tecnología, revisar tutoriales y compartir conocimiento y dudas con otras administraciones.