30 junio, 2014

Crisis de imagen de la administración

Cuando se ejerce el poder, cualquiera puede ser objeto de críticas; algunas muy fuertes.

En asambleas de condóminos son frecuentes varios reclamos: fallas de proveedores (en especial la seguridad con su casi permanente irregular seguimiento de los protocolos de seguridad), decisiones que no se han ejecutado, y problemas de comunicación: desde decisiones que no se comprenden, hasta el casi también tradicional reclamo de los correos electrónicos sin respuesta.

Sin embargo, hay hechos como un atentado a la seguridad o un distanciamiento de la administración con comités de condóminos, que crean un ambiente en el que hay pérdida de confianza en la administración: se duda de que sepan lo que está haciendo o de que tenga la capacidad de enfrentarse con situaciones determinadas. Grupos internos luchan, a veces con éxito, por quitar ese poder a la administración. Mientras, los condóminos dudan y algunos aprovechan para faltar a sus deberes económicos.

La administración, por su parte, se siente acorralada, temerosa y se encierra en (más) ausencia de comunicación; o a la inversa, empieza a ejercer poder vistosamente con decisiones impopulares, solo para comunicar quién está a cargo, aunque genere rechazo con ello.

Esto es una crisis de imagen de la administración. Es distinta de la crisis de institucionalidad en la que se desconfía de las normas o se cree que bien no son obligatorias o no existen. En la crisis de imagen de la administración, se sabe que existe un reglamento y normas, pero se desconfía de la capacidad o integridad de la administración en el ejercicio de su poder. Cuando hay una crisis de institucionalidad y una de imagen juntas, ésta última debe atenderse primero.

Enfrentar esta crisis puede hacerse si se ha hecho la tarea previamente, que consiste entre otros puntos en:

  • Establecer índices de referencia: si los deberes están claros, documentados y es posible medirlos, es posible enfrentar una crisis de desconfianza sobre la prueba de una gestión sólida y medible. 
  • Conocer su mapa político: si se ha categorizado a los condóminos, residentes y proveedores por su tipo y grado de influencia, es posible contener y controlar los brotes de desconfianza según los efectos que tendrán, ya previstos. 
  • Control de la impunidad: si se ha ejercido el debido proceso para sancionar a tiempo y esto puede probarse, es posible impedir que un problema se propague a otros lugares de impunidad acumulada.

Estas y otras herramientas son las que los administradores de condominios aprenden en los módulos de capacitación.

Visítenos en la Academia Doctor Condominio y haga ahora su tarea, antes de que llegue una crisis de imagen.



16 junio, 2014

Cinco errores de los administradores condóminos

Hay condominios pequeños, de menos de veinte filiales, por ejemplo, para los que una administración externa a veces les resulta muy cara y deciden que la administración la llevarán entre condóminos vecinos. Cercanía, confianza y ahorro de dinero. Suena bien, en principio.

A pesar de que hay casos muy interesantes de condominios que han salido adelante sin una administración externa, hay otros que la experiencia ha sido mala, y quedan algo resentidos en su vida en común por lo sucedido.

Para que camine bien la administración de un condominio SIN una administración externa hay que evitar cometer algunos errores:

a) Informalidad en las cuentas: Es muy usual que las cuentas se lleven sin un contador. Posiblemente sea cierto que los movimientos son escasos, pero si no tienen el respaldo de un contador, al menos es importante que se lleven siguiendo reglas contables que le permitan a un contador darles su visto bueno posteriormente, y presentarlos en forma de estados financieros. Una contabilidad bien llevada permite, luego, si es necesario, certificar saldos para cobro judicial.

b) Inexistencia de representación legal: Es correcto que la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio permite que, en ausencia o inacción del administrador, cualquier condómino ejecute actos impostergables de administración (artículo 32). Esto es una medida de emergencia para evitar que el inmueble decaiga o se causen daños mientras la administración regresa a la regularidad, pero no suple al representante legal. El Condominio debe realizar asambleas al menos anuales y nombrar e inscribir un administrador, o Junta Administradora, según lo establezca el Reglamento y velar porque se mantenga vigente ese cargo.No es conveniente desde ningún punto de vista, que un condominio permanezca sin representante legal.

c) Informalidad en las contrataciones: Contratar un servicio comercial o un trabajador requiere de un contrato claro. La ausencia de contratos siempre opera en contra del condominio y es en ese momento, cuando surgen los problemas, que se echa de menos el contrato que no se hizo a tiempo.

d) Mantenimientos y mejoras sin aprobación de asambleas: De igual forma, es frecuente que la familiaridad y cercanía hagan perder importancia aparente a las autorizaciones legales necesarias para hacer los gastos que implican las mejoras y las obras de mantenimiento. Normalmente se toman de fondos que tenían un destino poco claro, o uno distinto. Recuerden que quien tiene a su cargo el manejo de recursos de un tercero, y los administra abusiva o indebidamente, puede ser sujeto de una denuncia penal por Administración Fraudulenta, delito con pena de hasta diez años de cárcel, según el monto.

e) Informalidad en acuerdos: Tanto en acuerdos de asambleas, como de Junta, es frecuente que igual se pase por alto la formalidad de registrar en actas los acuerdos, y asentarlas en el libro de actas respectivo, con sus firmas. Cuando es necesario ejecutar un acuerdo o se cuestiona un proceder de la administración, esas actas son indispensables y además podrán repeler posibles responsabilidades civiles.

No prepararse es prepararse para el fracaso, dicen los estadounidenses.

01 junio, 2014

Pasos para comprar en condominio

Ser parte de un condominio puede ser una inversión de muy buenos réditos en calidad de vida y financieros, o puede ser una fuente de pérdidas mucho más allá de lo esperado. Antes de adquirir o residir en un condominio, observe algunas señales.

Orden y seguridad: La primera observación debe ser al ingresar al condominio. Si usted es capaz de ingresar y nadie tiene ni idea de quién es usted – o si fue suficiente su palabra sin contrastarlo con un documento-, a qué vino, o si ha podido desplazarse por donde le plazca en el condominio, esa debe ser una bandera roja. Un deber primordial de la administración es velar permanentemente por la seguridad. Nos hemos acostumbrado demasiado a que las fallas de seguridad deben ser aceptables.

Infraestructura: Un portón o un intercomunicador que no funcionan no es una bandera roja. La infraestructura y las máquinas fallan con alguna frecuencia. Lo importante es observar si hay una rutina o protocolo de conducta cuando algo falle. Las máquinas se corrigen fácilmente, las conductas no tanto.

Ornato y apariencia: Este es el elemento que más usualmente se observa pero se hace de forma incorrecta. No hay que fijarse si se ve bien o no, si no qué elementos hay y qué tan complejo es su mantenimiento. Recuerde que gran cantidad de facilidades como piscinas con calefacción, gimnasios, elevadores, centros de negocios, una Casa Club con mobiliario abundante – o varias-, jardines con muchas flores o especies de alto mantenimiento, diversos puestos de seguridad o abundante personal de mantenimiento, tienen un costo importante, y ese costo le corresponderá a usted. Es muy importante que el balance de la inversión contemple realistamente la cuota existente, y que ésta sea acorde a la infraestructura y personal disponible. No compare la cuota con otros condominios. Nunca acabará de encontrar diferencias. Compárela con el costo de mantener lo que hay.

Cantidad de filiales: Es frecuente que haya temor por condominios de muchas filiales, sin embargo recuerde que de cada gasto que se haga, a usted le corresponderá una porción, por lo que es importante verificar el tamaño de la porción y el impacto real de su voto en una Asamblea.

Documentos legales: Posiblemente no estén disponibles para terceros ajenos al condominio, pero trate de obtener con su vendedor los documentos legales más importantes, que son copia de acuerdos de asamblea, disposiciones de la administración y otras reglamentaciones de los últimos tres años, así como el último estado de resultados y balance de situación, tanto el anual y como los últimos tres meses, y verifique que incluya datos sobre el porcentaje de morosidad. En este punto debe haber orden y agilidad por certeza jurídica y para custodia de los fondos.

Aprobaciones y otros permisos: Este es un punto que pocas veces se verifica, ya que se da por sentado que si está construido es porque tiene todos los permisos y que hay copia de ellos. Es posible que llegue un día futuro en que surja algún problema, y será reconfortante saber que usted es el único que tiene copia del permiso de construcción, planos constructivos, del registro del pozo, o de la autorización de la planta de tratamiento.

Calidad de vida: Hay un último elemento que es algo indeterminado pero muy importante, y es el estilo de vida. Observe a sus futuros vecinos, sus dinámicas y rutinas, las personas y edades que tienen, y visualícese en ellas. Si hay disonancias, posiblemente habrá conflictos. El día que quiera ampliar el horario de fiestas o, busque mayores facilidades para niños o adultos mayores, será muy importante que sus vecinos tengan las mismas necesidades y estilo de vida.

Tope de pérdida: Finalmente, aún si todo parece ir bien, determine claramente su tope de pérdida antes de comprar. Si usted sabe cuál es la máxima cuota de gastos comunes que asumiría, la máxima cantidad de molestias a soportar y de qué tipo, sabrá cuál es el momento de poner el rótulo a tiempo y vender con un precio alto.

Este artículo fue publicado en el Semanario El Financiero del 25 de mayo de 2014.