05 diciembre, 2013

Regulaciones para piscinas en Condominio

Una enorme cantidad de Condominios tiene piscinas y muchos administradores desconocen la normativa que regula esta infraestructura. Es muy importante conocerla para estar preparado para enfrentar una posible lesión o desgraciadamente hasta una muerte de un condómino propietario, residente o una visita.
El decreto 35309-S, Reglamento sobre manejo de piscinas, es el que rige actualmente esta infraestructura. Establece una gran cantidad de obligaciones como la presencia de guardavidas con conocimiento en Reanimación Cardio Pulmonar, bitácoras del operador de piscina (capacitado con una instrucción formal en el INA o en un ente acreditado), capacidad máxima de bañistas, duchas, guarda ropa, duchas, inodoros, bebederos, sala de primeros auxilios y botiquín, y hasta torretas techadas de vigilancia. Sin embargo, no todas esas obligaciones son para los condominios.
Claramente el Reglamento indica:
Artículo 2º—Ámbito de aplicación: Este reglamento establece las disposiciones a que deben someterse las piscinas públicas, y públicas de uso restringido… Las piscinas privadas deberán cumplir con los aspectos constructivos y de calidad de agua establecidos en el presente reglamento.
Piscina de uso público: …destinadas al uso colectivo, sea éste gratuito o pagado directamente o indirectamente a través de cuotas a una institución.
Piscinas públicas de uso restringido: Son aquellas piscinas destinadas al uso exclusivo de un grupo reducido de personas, …tales como piscinas de hoteles, apartohoteles, cabinas, para el uso exclusivo de sus huéspedes, las de clubes, centros recreativos, centros educativos públicos y privados e instituciones públicas y privadas, escuelas de natación en los cuales se exige un credencial u otro requisito similar para el uso de la piscina.
Piscina de uso privado: Aquella exclusiva para uso de unidad habitacional o condominios, su uso es gratuito y destinado a la recreación del propietario, sus parientes, familiares e invitados.
Las regulaciones que deberían de cumplir las piscinas de condominios residenciales serían por lo tanto, solamente:
Aspectos constructivos, que debieron de haber sido cumplidos por quien solicitó el permiso de construcción de esas áreas comunes, aunque si hay dudas debe verificarse
Calidad del agua, vigilada con parámetros diarios, mensuales y bimestrales
Sin embargo, otras obligaciones son:
En conjuntos habitacionales (que fácilmente incluiría condominios) debe de cumplirse con las facilidades mínimas de vestidores y facilidades higiénicas, que deberían de exigirse en el permiso de construcción
Capacidad máxima, fijada en una persona por cada metro y medio cuadrado de de área de espejo del agua
Aunque no se indica, es sensato esperar que los productos químicos de la piscina estén debidamente custodiados y aislados, sobre todo de niños, así como que haya disponibles basureros con tapa.
Igualmente por un tema de responsabilidad civil, es conveniente que se reglamente el uso de esta facilidad. Como mínimo debería de  contemplarse:
1. Describir áreas, horarios y usuarios (quién lo es y quién no lo es)
2. Deberes de los usuarios en cuanto a: vestimenta, productos como bronceadores o cremas, envases de vidrio, comportamiento en general, ruido, cese de uso por condiciones atmosféricas, uso exclusivo para clases o eventos, responsabilidad por daños, uso de juguetes en la piscina, fumado, drogas, comida, estado de salud, condiciones como estado etílico o de afectación por drogas, presencia de animales, etc.
3. Condiciones para acceso a menores de edad
4. Cantidad máxima
5. Que al usar la piscina se acepta:
Conducirse con precaución, y que usa la piscina y sus áreas bajo su propio riesgo
Que el mantenimiento y recursos disponibles son los que acuerde la Asamblea de Propietarios
Que NO hay servicio de emergencias, ni  atención de auxilio por ahogamiento o falta de pericia en la natación
Que NO hay personal salvavidas ni de cuido de menores de edad
Que NO hay una evaluación profesional de la seguridad de las instalaciones

La última recomendación, sin duda, es tener un seguro de responsabilidad civil que cubra lesiones, muertes y todo tipo de accidentes; o que la Asamblea de Propietarios, expresamente, renuncie a la recomendación hecha por la administración de adquirir ese seguro.

19 noviembre, 2013

Nuevas regulaciones en cuanto al formulario D-151

(ACTUALIZACIÓN PARA PERÍODO 2015: Ahora sí es obligatorio. Ver este enlace)

Hasta el día de hoy, los Condominios no estaban obligados a presentar el formulario D 151 (ver esta nota)

Hoy ha salido publicada una resolución que cambia este panorama y expresamente los incluye.

La Resolución DGT-R-026-2011, que es la que establece este formulario, anteriormente indicaba:
"Artículo 4º- Obligados a presentar el modelo electrónico D-151.Se encuentran obligados a presentar esta declaración informativa todas las entidades públicas, sujetas o no al impuesto sobre la renta, los organismos internacionales y los obligados a declarar por el impuesto sobre la renta, cuando hayan realizado a nivel nacional ventas de bienes o servicios (clientes) y deducciones por conceptos de compras (proveedores) y gastos específicos.Cuando correspondan a ventas de bienes o servicios en general, se deberán reportar las realizadas a una misma persona a nivel nacional cuyo importe acumulado anual sea mayor o igual a dos millones quinientos mil colones (¢2.500.000,00). No obstante, tratándose de ingresos provenientes de alquileres, comisiones, servicios profesionales e intereses, deberán declararse cuando el importe acumulado anual sea igual o mayor a cincuenta mil colones (¢50.000,00). Todo ingreso proveniente de cualesquiera de estos conceptos deberá reportarse bajo el código “V” provisto en el formulario de la declaración informativa descrita. Por otra parte cuando corresponda a deducciones por concepto de compras a proveedores y gastos específicos por los conceptos de alquileres, comisiones, servicios profesionales e intereses, se deberán reportar las realizadas a una misma persona a nivel nacional, independientemente de su monto.(...)"

Hoy se ha publicado la resolución DGT-R-039-2013, que modifica la anterior.
"Artículo 3º—Refórmense lo siguiente de los artículos 4°, 6° y 20° de la Resolución DGT-R-026-2011, para que se lean así:
Artículo 4º—Obligados a presentar los modelos electrónicos D-151 “Declaración anual de clientes, proveedores y gastos específicos”: Están obligados a presentar esas declaraciones informativas todas las entidades públicas y privadas, sujetas o no al impuesto sobre la renta, (...) Condominios, (...) cuando hayan realizado a nivel nacional venta de bienes y servicios (clientes) y deducciones por concepto de compras (proveedores) y gastos específicos.” (Aquí acaba el texto)
"Transitorio único.—La modificación correspondiente a los artículos, 4° y 20° rige a partir del período fiscal 2013, del 1° de octubre del 2012 a 30 de setiembre del 2013."

Como pueden ver:
  • Ahora los condominios sí están obligados a presentar el D 151, a partir de hoy.
  • Se eliminaron los montos mínimos para todos, es decir en la D 151 van TODOS los gastos y deducciones detalladas por persona.
  • Esta eliminación de montos aplica para todos los contribuyentes, no sólo condominios
  • Rige para el período 2013, que de conformidad con el calendario tributario vigente, el plazo para este formulario vence el 2 de diciembre de 2013.
  • Como es natural, la falta de presentación de declaraciones informativas, como ésta, acarrea una multa de uno o dos Salarios Base:
  • Artículo 83.- Incumplimiento en el suministro de información
            En caso de imcumplimiento en el suministro de información, se aplicarán las siguientes sanciones:
                a) Sanción equivalente a dos salarios base, cuando se incumpla la obligación de suministrar la información dentro del plazo determinado por la ley, el reglamento o la Administración Tributaria.
                b) Sanción de un salario base cuando la información se presente con errores de contenido o no corresponda a lo solicitado.
Debo manifestar que me parece totalmente inadecuado e injusto, rayando en inconstitucional posiblemente, que cerrado ya un período fiscal, se cambien las reglas de declaración de éste. Y hacerlo a menos de 15 días de vencimiento de plazo es además ilógico.
La Dirección de Tributación debe demostrar buena fe ampliando el plazo o postergando la vigencia para el período 2014.

Actualización al 20 de noviembre 2013: Aparentemente Tributación va a derogar la resolución emitida, pero mientras eso no sea publicado es mejor ir avanzando en el cumplimiento del formulario.

Actualización al 27 de noviembre 2013: Ya ha salido publicada la derogatoria:

DIRECCIÓN GENERAL DE TRIBUTACIÓN
Derogatoria de la resolución DGT-R-039-2013 de las catorce horas trece minutos del quince de octubre de dos mil trece, publicada en La Gaceta N° 222 del 19 de noviembre de 2013.
DGT-R-042-2013.—Dirección General de Tributación, a las quince horas dieciocho minutos del veintidós de noviembre de dos mil trece.

Considerando:
(...)
6º—Que la resolución supra citada, debe ser aclarada en sus artículos 3° y 5°, por cuanto en el primero de ellos no se indicó que la reforma al artículo 4º de la resolución DGT-R-026-2011 se refería únicamente al párrafo primero. Igualmente, el artículo 5º debe ser reformado a los efectos de que se adecúe a la vigencia de la norma.

(...)Por tanto,
RESUELVE:
Artículo 1º—Deróguese en todos sus extremos la resolución N° DGT-R-039-2013, de las catorce horas trece minutos del quince de octubre del dos mil trece, publicada en La Gaceta Nº 222, del 19 de noviembre del 2013.
Artículo 2º—Mantener la vigencia de los artículos 4, 6 y 20 de la resolución DGT-R-026-2011 y la resolución DGT-R-028-2011, ambas del 13 de setiembre de 2011, publicadas en La Gaceta Nº 188 del 30 de setiembre del 2011.
(...)

Texto de La Gaceta en este enlace.
Es muy posible que en las próximas semanas se establezca la obligación para los condominios de nuevo, pero para el período fiscal 2014. Es mejor tener las contabilidades preparadas para cumplir con esta nueva obligación para el 30 de noviembre 2014.
De momento volvemos al régimen anterior: http://drcondominio.blogspot.com/2013/02/formulario-d151-en-condominios.html

01 noviembre, 2013

Cómo actuar ante una administración que baja su calidad

La Administración del Condominio ejerce funciones muy importantes, por lo que cambio es algo delicado. No es basta con decir que la decisión de cambiar a la administración debe ser muy bien pensada, sino que esto debe de hacerse sólo si se dan las condiciones para hacerlo.
Actualmente en nuestro país existen diversas ofertas en materia de administración de condominios. Hay empresas de todo tamaño, desde las nacientes con uno o dos condominios, hasta las enormes (para nuestro mercado) con cincuenta y más condominios. Hay además particulares que abarcan algunos condominios pero que no tienen vocación o destino empresarial; es su oficio, digamos.
Cada tipo de administración tiene sus ventajas. Sin embargo, aunque hay una oferta muy grande, las diferencias en cuanto a los servicios específicos que se ofrecen no son tan marcadas. La calidad con la que prestan lo servicios es lo que hace la diferencia.
Por otra parte, en los condominios, el mayor requerimiento se encuentra siempre por el lado de las relaciones condominales como un todo, incluyendo poner orden y disciplina, y del seguimiento de los asuntos, tanto a nivel de peticiones como de supervisión de proveedores por incidente especiales (en específico la seguridad que consume enormes recursos en supervisión). Pagar recibos y cobrar cuotas es algo bastante mecánico, pero eso no es lo que hace la diferencia en la gestión administrativa del condominio.
Si sumamos estos elementos muchos condominios están ante esta situación: La administración en general trabaja bien y confían en ella, hay reportes contables y de labores adecuados. Pero hay fallas en el seguimiento del cumplimiento del Reglamento y en el seguimiento de los asuntos (incidentes, quejas, reportes, etc.). Al buscar opciones de cambio todos ofrecen similares productos. ¿Qué hacer?
Algunos condominios toman la decisión de auto administrarse y eligen a un condómino para hacer toda la labor, pero suelen fallar en las competencias (pues usualmente carecen de ellas al no ser administradores de condominios con experiencia ni formación), o en la objetividad en la aplicación del Reglamento, y se empiezan a generar problemas de mantenimiento, roces, y las relaciones condominales se deterioran. La administración, condóminos también, se sienten frustrados y molestos y a los pocos meses vuelven a donde estaban al principio, pero con las relaciones condominales muy deterioradas. ¿Qué hacer?
Antes de hacer un cambio es conveniente llevar la relación con la administración al punto de prueba (hechos) para saber si es mejor permanecer con ella o cambiar. Esto se puede hacer así:
     Fijar plazos y condiciones para el seguimiento de asuntos. Un consecutivo de asuntos, con fecha de inicio, estado y fecha de conclusión, permite ver objetivamente si las cosas se están haciendo o no, más allá de la percepción que haya.
     Fijar un plan de trabajo y prioridades de mantenimiento para la administración. Una lista de control de mantenimiento, permite saber con qué frecuencia se supervisa a cada proveedor, cada elemento de la infraestructura y cada área común, más allá de las percepciones.
     Un estado mensual de las cuentas por cobrar, por pagar y el avance del presupuesto, permite saber si se está ejecutando el gasto de forma adecuada o no.
     Un consecutivo de sanciones con número de expediente y estado por filial, permite saber si se está llamando la atención por presuntas faltas al Reglamento y en qué estado están esas llamadas de atención.
Estos cuatro controles deben verse mensualmente en las reuniones con la Junta de condóminos o comité asesor. Una administración que provea y cumpla esos controles (y otros que el condominio y la administración diseñen y acuerden) permite corroborar si hay o no adecuado cumplimiento de las labores. Es mejor aplicar correctivos a este camino trazado, que cambiar constantemente de proveedor.

Sólo los hechos documentados permiten tomar decisiones objetivas, en frío, sin verse contaminadas por personas interesadas en traer a un proveedor, por resentimientos por aplicación del Reglamento, por expectativas irreales o hasta por simple cansancio de ambos.

Aparecido en El Financiero, octubre 2013

15 octubre, 2013

Porcentajes de valor y área

En materia de condominios, se encontrarán muy frecuentemente con la palabra porcentaje a veces relacionado con el derecho de propiedad, a veces con el valor fiscal, a veces con el valor de venta, a veces con el valor del condominio, a veces con los votos, a veces con el quórum, a veces con la toma de acuerdos y a veces con la cuota. Vamos a desenredar esto:

Porcentaje de copropiedad: Es una simple relación entre el área de la filial (propiedad privada) y el área total del condominio. Este porcentaje es muy importante ya que determina la PROPIEDAD que le corresponde en las áreas comunes, al dueño de esa filial. Por ejemplo, si mi porcentaje de copropiedad (o valor medida dice en los informes registrales) es de 0,25% significa que del área común, soy dueño de un 0,25%. Cuando deba hacer la tasación del valor fiscal de mi propiedad, si el área común ha sido valorada por un perito en, digamos 1,500 millones de colones, al valor de mi filial (digamos que es 90,000,000 de colones), debo sumarle ese 0.25% (375,000) y el valor total fiscal de mi propiedad será de 90,375,000 colones. Igual sería el caso de fijar el precio de venta. Recordemos que un mayor porcentaje de copropiedad no da mayor derecho de uso de áreas comunes.

Porcentaje de valor: Es un porcentaje que proviene de un dato totalmente arbitrario y es el valor que le asigna a un condominio quien lo constituye. Si decide que el valor es un millón de colones (aunque sea un edificio de cinco pisos…), y decide que a mi filial le corresponde un 2% del valor, el valor de mi filial dentro del condominio será de 20,000 colones. Ahora bien, ese valor no es un valor monetario ni de cambio. Es un dato de referencia interna del Condominio que tiene un uso muy importante y es el de determinar el peso de mi voto.

El tema de los votos y el quórum requiere puntualización aparte.
Primero el quórum. Es sabido que el quórum de ley para poder tener por constituida una Asamblea de Propietarios es de dos terceras partes del valor condominio en primera convocatoria y cualquier número en segunda convocatoria. Estos dos tercios son con relación al total del condominio. Así, si mi filial tiene un 2% de porcentaje de valor, y digamos que el resto todas son iguales, deberemos estar presentes o representadas al menos treinta y cuatro filiales, que juntas sumarían un 68%, para llegar a más de esos dos tercios. Recordando quizás momentos angustiosos de la educación secundaria de algunos, si son treinta y tres filiales, será un 66% y eso… no es dos tercios que es 66,67%... falta poco pero no es. No llega.
Si no se reúne ese porcentaje en primera convocatoria deberá iniciarse en segunda con cualquier número (aún el 2% de mi filial que dijimos)
Ahora los votos. Los votos por mandato de ley deben de ser con relación al valor total. Así si se ocupa para un acuerdo, digamos al menos dos tercios del valor, será eso: un 66,67%. Si están las treinta y cuatro filiales de nuestro ejemplo y cada una votara 2%, deberían estar todas de acuerdo, es decir ser unánime para cumplir el umbral mínimo de dos tercios con un 68%. Si votan treinta y tres a favor y una en contra, el porcentaje a favor sería de 66% y en contra 2%... no llega al mínimo de dos tercios los votos a favor requeridos por la votación. No se aprueba.
Sé que existen Reglamentos que permiten acuerdos por mayoría de los presentes que serán válidos mientras no sean anulados, sea los acuerdos o los Reglamentos.
Igual sé que hay otros Reglamentos que permiten acuerdos por “mayoría de los presentes salvo que la ley exija otra mayoría”. Con esto mató al posibilidad que creó. Esto es como decir que un negocio abre todos los días excepto entre semana, los fines de semana y feriados.

06 octubre, 2013

Cómo conservar el control del condominio: El condómino administrador.

Al inicio de lo que hoy es Doctor Condominio, yo administraba condominios. Allá por 1998, sinceramente, no tenía una idea muy clara de lo que debía hacer. Tenía claro que me preocupaba el condominio donde vivía y que, como es usual, ningún otro vecino quería hacerse cargo. Veníamos saliendo de una administración externa con una gestión. En el curso de la gestión, tuve que enfrentarme a mis vecinos condóminos y no fue sencillo pues no siempre aceptaban mi autoridad. Esto le sucede a muchos condominios que conozco, en donde han decidido asumir la administración por sí mismos.
Claro que esto no es una regla, justamente el condominio donde vivía, ahora, es administrado por una propietaria y el asunto ha caminado muy bien. Pero son más los casos en que hay conflictos que en los que no los hay.
En el fondo lo que hay es un deseo, de los condóminos, de asegurarse que la persona que administra sus bienes sea alguien que conocen y cercano que no va a salir corriendo con el dinero en el peor de los casos, o que se va a desentender.
La solución ideal es que sea administrador por una Junta Administradora y la administración sea un proveedor externo (como la seguridad o el mantenimiento de piscinas o la Planta de Tratamiento).
Si el Reglamento fue hecho con la figura de un solo administrador como representante legal, debería reformarse. Quiero aprovechar para dejar constancia de que estimo que la ley debería ser reformada para que todo condominio de más de 50 filiales, por ejemplo, obligatoriamente tenga una Junta y no un Administrador único, pero es un tema que luego desarrollaré mejor en otra nota otro día.
Si no es posible la reforma, pueden intentarse otras estrategias para mantener el control del condominio. Igual a muchas empresas de administración no les agrada la idea de tener, además, la representación legal.
Un esquema posible es que un condómino tenga únicamente la representación legal, condicionado a que la administración sea con un proveedor externo y haya un comité de apoyo y fiscalización. Para los condóminos que temen ser responsables por la gestión de la administración, quiero recordarles que están MUCHO más expuestos a peligros con la seguridad, y en ningún condominio la seguridad tiene además la representación legal.
Un segundo esquema es que se constituya un órgano colegiado que asuma la representación, como una asociación o una sociedad anónima. Tiendo a apoyar más la idea de la asociación porque no es un ente con fines de lucro y no hay que pagar impuestos anuales a las personas jurídicas por ella. Conozco algunos condominios que su representante es una asociación de condóminos y funcionan bien hace años. De nuevo, la ideas perfecta es una Junta, y si hay que reformar el reglamento para ellos hacerlo, pero no siempre es esto viable. Hay que tener sí cuidado de que los asociados (o socios) coincidan con los propietarios reales del condominio siempre.
Entiendo que en muchos condominios cuesta conseguir gente que quiera trabajar por el condominio: son horas de tiempo sin paga, no siempre agradecido y que le quita tiempo a familia y otras actividades. Sin embargo, en los casos que he visto que esto sucede, también hay en el condominio (o ha habido) un mal ambiente, amenazas de demandas constantes a quienes trabajan por el condominio, impugnaciones permanentes de asambleas y acuerdos atropellados irrespetando mayorías,  y mala comunicación entre vecinos (cadenas de chismes y reclamos, básicamente). No sé cual es causa de cuál, o si ambos son consecuencia de una causa común, pero es muy frecuente que se den juntos. Al igual que cuando desaparece ese ambiente, es más fácil encontrar voluntarios para la labor. Parece un asunto de sentido común.
Son diversas opciones entre varias para un fin común: mantener el control del condominio a la vez que se asegura una gestión del patrimonio y vida en común más objetiva y profesional. Es solamente cuestión de prueba y error, como casi todo en la vida.

15 septiembre, 2013

Permisos de construcción en condominio

Las Comisiones de Construcción deben cuidar de que la visión original del condominio se mantenga.

Quien desea construir en un condominio, muy frecuentemente debe obtener la autorización de un órgano interno llamado Comisión de Construcciones, Comisión de Arquitectura y Construcción, o incluso Junta Coordinadora. Tanto para construcción de obra nueva como para remodelaciones o modificaciones a una obra construida.
Este órgano nace del Reglamento y debe de ser elegido por los condóminos en Asamblea de Propietarios, al igual que la Administración o la Junta Administradora, según sea el caso.
Normalmente hay algunos límites muy claros a este proceso constructivo, como son alterar o de alguna forma modificar áreas comunes, o fachadas en el caso de que éstas estén reguladas imponiéndose su uniformidad. Las restricciones pueden incluir además la exigencia o prohibición de ciertos materiales de construcción, acabados, elementos arquitectónicos, o hasta el color. Es posible que no pueda pintar su casa de cierto color, o que no pueda colocar la fuente o la entrada empedrada con las que siempre soñó.
Usualmente hay dos etapas bastante claras. Primero, la de los permisos en donde el condómino presenta su proyecto a aprobación. En la segunda, se desarrolla la construcción del proyecto aprobado.
En la primera etapa, en algunos condominios se ha previsto una antesala muy útil llamada anteproyecto, en donde el condómino puede, antes de invertir mucho dinero más en planos y licencias de construcción, presentar su idea a la Comisión, para una valoración preliminar. Luego de ella y antes de iniciar la construcción, debe presentar la licencia de construcción municipal y los planos finales.
Durante la etapa constructiva, es muy usual que haya modificaciones por diversas razones, desde presupuesto, hasta necesidades que plantea el terreno, pasando por simple gusto. En todos los casos, todas estas modificaciones del permiso original, deben tener el visto bueno del Comité. Construir cualquier obra sin el permiso de la Comisión en los condominios donde es requerido es, obviamente, exponerse a una sanción.
De igual forma, en la ejecución, pueden suceder daños o pueden darse peligros o incluso modificaciones que están comenzando y no han sido autorizadas. Como parte de la vigilancia que ejercen estos comités, además de las evidentes necesarias inspecciones, por Reglamento solamente, o además por medio de un convenio individual con el propietario o la constructora, se puede detener una obra a la que se le han señalado correcciones que hacer y el proceso constructivo continúa omitiéndolas. A esta suspensión pueden adicionarse, claro, multas según lo señale el Reglamento.
Evidentemente es una labor muy delicada ya que debe conjugar aspectos estéticos (sujetos a opiniones en algunos aspectos) y constructivos, en obras siempre de muchos millones de colones que usualmente son inversiones cuidadosamente planeadas o sueños de una vida completa.
Las Comisiones de Construcciones deben de apegarse permanentemente al Reglamento y a la legalidad en sentido amplio y proceder con cautela a la hora de indicar prohibiciones o limitaciones, ya que cuando de derechos como el de la propiedad se trata, toda limitación debe analizarse de forma que sea la mínima posible y justificada dentro del Reglamento del Condominio.
En caso de que en el condominio, aunque se exija el permiso de la Comisión de Construcción, no esté este proceso regulado, la Asamblea de Propietarios debe hacerlo. No se trata de una modificación al Reglamento sino de las normas para llevar a cabo ese deber del preceptivo permiso. Si de lo que se trata es de tomar al acuerdo de NO pedir permiso, exigiéndolo el Reglamento, entonces sí que se trata de una modificación al Reglamento.
Finalmente, aunque muchas veces se siente injusto, el error en la aplicación de una norma a otro propietario son genera ningún derecho a la misma interpretación. Mucho menos, claro, si la situación de que se trata es simple y llanamente un incumplimiento del Reglamento, que lo que debe es sancionarse. Los condominios que han tenido Comisiones laxas, inexistentes o sin la preparación y recursos necesarios, causan un daño enorme, y hay heridas que se arrastran por años, por esos incumplimientos.

01 septiembre, 2013

Dos elementos que mejoran la posición de los inquilinos en condominio

La suspensión de agua se complica y el desahucio acelerado por falta de pago de gastos condominales también.

La suspensión de agua por morosidad ha sido usualmente un recurso muy importante usado por las administraciones con el fin de presionar por un pago de esos montos. De la misma forma que los entes prestadores del servicio lo hacen, claro. La Sala Constitucional había sido uniforme en permitirlo, sujeto a que no fuera usado como arma de presión para otros objetivos (como lograr el pago de otros gastos comunes, por ejemplo, o exigiendo que hubiera una fuente básica disponible para tutelar un mínimo del derecho constitucional). Sin embargo, esto ha cambiado recientemente.
En la resolución 2013-2084, del 13 de febrero de este año 2013 la Sala Constitucional expresamente señala: “Objeto del recurso. Impugna el actor la decisión del administrador del condominio donde habita en condición de inquilino, de retirarle el servicio de agua potable, debido a que la propietaria del inmueble no paga las cuotas de mantenimiento… Aunque en algunas ocasiones la Sala ha equiparado la función de la administración del condominio, cuando se trata de un único medidor, con las del proveedor directo del servicio de agua potable, permitiendo que él suspenda el servicio por falta de pago, mientras se permita un acceso básico al bien… se deja expresa constancia en este pronunciamiento que se rectifica esa tesis, manteniendo únicamente aquella según la cual sólo el ente directamente encargado del aprovisionamiento del agua potable puede interrumpir el servicio con las condiciones establecidas en reiteradas sentencias de este Tribunal”
El amparado tuvo acceso a una fuente pública a menos de 50 metros, se hizo cumpliendo un acuerdo de Asamblea de Condóminos, en efecto estaba morosa la filial con el agua – y el inquilino con su alquiler -, fue probado que el agua entra a un medidor y la administración internamente lo administra, reparte y factura, es decir, todas las previsiones fueron tomadas y aún así la Sala Constitucional ha variado su criterio.
Por otra parte, la nueva ley de monitorio arrendaticio, permite acceder a este proceso acelerado por incumplimiento de pago de gastos condominales (si así se ha establecido esa obligación en el contrato de arrendamiento) o de pago servicios públicos. Sin embargo, le concede al deudor el derecho de invocar el procedimiento del artículo 23 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, que regula las sanciones a condóminos.
Todos los reglamentos de condominio que solamente delegan a la ley el régimen de sanciones, sin crear ningún mecanismo más ágil, ahora sufrirán la consecuencia de que tendrán inquilinos que exigirán que, siguiendo un debido proceso, y en Asamblea de Propietarios, primero sean prevenidos de la morosidad, antes de que proceda el desahucio acelerado.
Los propietarios que dan en alquiler, a veces son percibidos por la comunidad residente como  los que se llevan mejores ventajas que otros, pero también me consta que deben de enfrentar a arrendatarios que, como mendigos sin hogar, saltan de inmueble en inmueble sin pagar, aprovechándose de propietarios que prefieren que se vayan sin pagar pronto,  antes que plantear largos desahucios. Además suelen dañar los inmuebles y causar todo tipo de problemas con ruido, mascotas, etc.
La recomendación ante esos dos elementos, de momento, es la siguiente:
a) Los propietarios que dan en alquiler deben de entender que no queda más que vincularse más al condominio y estar más pendientes de que las cuentas estén al día, y se cumplan con los deberes por parte del residente, ya que un atraso de su arrendatario frente al Condominio (o una conducta inadecuada) no les será útil, en sí mismo, para luchar contra la morosidad en el pago de la renta en el nuevo desahucio acelerado.
b) Los Condominios deben plantearse muy seriamente dos cosas: primero, independizar medidoresde agua (en el tanto el ente prestador del servicio lo permita) ya que de nada servirá la administración de ese servicio como palanca de cobro y, segundo, revisar bien su sistema de sanciones en condominio para que no sea una causa más de la larga lista de impunidades que arrastramos en nuestra sociedad, en donde los que pagan y cumplen todos sus deberes, aunque son mayoría, viven limitados (económicamente y a veces hasta físicamente) por la minoría que incumple y no paga. Debe avanzarse hacia un registro público de sancionados reiterados y morosos con condominios y con alquileres. Todas las voces que aleguen derechos deben ser escuchadas, pero el objetivo de proteger a los condominios de estos residentes negativos debe lograrse, para beneficio de todo el resto.

ACTUALIZACION 2018: De nuevo se puede suspender el agua (ver aquí)

15 agosto, 2013

Cuando las mayorías no deben mandar

Si no se tiene cuidado, un condominio puede ser secuestrado, justamente, por las decisiones de la mayoría.
Un Condominio tiene una profunda base democrática. La ley exige que las decisiones serán tomadas en Asamblea de Propietarios, por medio de votaciones, en las que cada filial votará según su porcentaje de valor. (Para ver las diferencias que existen entre el porcentaje de valor y el de copropiedad vea este enlace).
Estas votaciones serán, según la ley (artículo 27 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio), de unanimidad en los casos más serios y profundos, de mayoría de dos tercios del valor del condominio en decisiones de relevancia media, y de mayoría del valor de la totalidad en los casos más simples.
La Ley no reconoce ningún otro tipo de votación, ni el artículo 33 de la Ley, que expone cuáles puntos deberán ser definidos por el Reglamento, incluye la capacidad de establecer diferentes porcentajes de votación. Sin embargo, se ha venido permitiendo que los Reglamentos hagan nacer otras votaciones, como de mayoría de los PRESENTES, mayorías según el porcentaje de copropiedad, o incluso mayorías de tres cuartas partes de la totalidad. Algunas tienen ventajas operativas (como la mayoría de los presentes), otras tienen consecuencias enormes de complicación y obstaculización, como exigir tres cuartas partes del valor para elegir administración en un condominio de más de 60 filiales.
Cuando decisiones que deben de tomarse tienen dificultades para llegar apenas al mínimo requerido, suele ocurrir una de dos cosas: o que la urgencia sea más fuerte que la legalidad y los condóminos tomen acuerdos sin esa mayoría mínima, o bien, que se caiga en una paralización en donde los asuntos se deben llevar una y otra vez a las Asambleas porque no se llega al mínimo necesario. No siempre es posible, claro, recoger suficientes poderes para evitar esto.
En estas situaciones hay una minoría (que asiste a las Asambleas y votan a veces hasta de forma unánime las decisiones de mejoras o de nombramientos), que se ve secuestrada y paralizada por una mayoría (pasiva y que no asiste a las Asambleas).
Nuestra sociedad debe superar este tipo de escollos. No es sensato que tenga más valor el DERECHO de un condómino de asistir o no a una Asamblea, que el DEBER de hacerlo (cuyo incumplimiento queda sin sanción). No es lógico ni justo que el derecho de voto de quienes asisten, se vea perjudicado por la falta de ejercicio del DEBER de voto de los que no asisten. Es entendible que puede haber muchas razones, pero esas razones causan perjuicios, y eso no puede ser aceptable.
Queremos lanzar una invitación a las administraciones y Juntas Administradoras para que identifiquen a los reiterados ausentes, con nombre y apellido, con el fin de contactarlos y lograr obtener un poder especial para que sean representados en las Asambleas. Si desean ejercer su derecho de NO dar el poder a nadie y siguen sin ir, y con esto paralizan el condominio, ¿por qué no ha de saber esto la Asamblea en ese momento y sucesivos similares?
Cuando un condómino infringe el Reglamento se debe dar un procedimiento disciplinario o de sanción que terminará, en muchos casos debiendo ser de conocimiento de la Asamblea de Propietarios. La ley (artículo 15), impide a los condóminos efectuar actos o incurrir en omisiones que comprometan la solidez, seguridad, salubridad o comodidad del condominio. Una inasistencia y desconexión reiteradas, junto con la negativa a otorgar un poder para ser representado en Asamblea, si paraliza el condominio e impide tomar decisiones, ¿no es un acto o una omisión, según se vea, que causa perjuicio en los términos del artículo 15 antes dicho?
Todo pasa por identificar a quienes causan esta situación. Estamos demasiado acostumbrados a que quienes causan perjuicios de todo tipo en nuestra sociedad gocen de mucha discreción y privacidad mientras que las víctimas deben dar la cara (y a veces hasta son demandados para exigir anulación de acuerdos, por propietarios reiteradamente ausentes)
La solución definitiva debe pasar por una pequeña reforma a la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, para que se entienda que desde el momento que alguien adquiere en condominio otorga un poder especial para ser representado en Asambleas a la Administración o la Junta Administradora en caso de inasistencia.. Punto. Automático. ¿No le gusta? ¿No le parece sano? ¿Le da temor que comprometan su patrimonio? Vaya a la Asamblea, o mande un apoderado de su confianza, que sus votos se ocupan.

01 agosto, 2013

El gobierno en un condominio también reside en el pueblo

Las administraciones de condominios deben prepararse para enfrentar los mismos retos que las autoridades públicas.
Es claro que las redes sociales y la participación directa ciudadana ha cambiado la forma de hacer política. Las críticas (a veces muy justificadas) de que las opiniones no son siempre fundamentadas o razonadas adecuadamente, o que la participación ciudadana es errática y desorganizada, no hacen desaparecer el fenómeno. Las Administraciones de condominios deben estar preparadas para enfrentarse a retos similares.
Al igual que en el país, la Asamblea de Condóminos es el órgano soberano interno máximo, pero la frecuencia de sus reuniones (generalmente una o dos veces al año), y la imposibilidad de tratar temas con mucha profundidad, (pues a lo sumo se podrá dedicar una media hora a cada tema), hacen que el verdadero rol de gobierno se lleve entre la administración y un reducido grupo de condóminos, organizados en comisiones o comités.
El primer nivel de organización de los condóminos es ese órgano de enlace llamado Junta Directiva, Comité de vecinos, Comité de fiscalización, o cualquier otra de las múltiples denominaciones que toma. La idea es la misma: servir de enlace entre los condóminos y la Administración y supervisar su gestión. Es importante aclarar que no se trata de la Junta Administradora que a la vez es representante, sino del grupo que, con respaldo del Reglamento – o aún sin él-, se conforma como órgano asesor y fiscalizador de la Administración. Una Administración que comprenda el juego político del condominio no solamente debe aceptar, sino incluso promover la conformación de este órgano como apoyo político, y me consta que muchas empresas de administración así piensan.
Es erróneo creer que este órgano no puede existir sin respaldo en el Reglamento. Como organización humana privada, regida por el Derecho Civil, puede la Asamblea de Condóminos crear las comisiones y órganos que a bien tenga, en el tanto no sustraiga funciones que el Reglamento asigne a otros órganos.
Al día de hoy no conozco ningún Reglamento que contemple el comité de ornato o el de actividades sociales, y sin embargo existen y a nadie se le hace problema ni las plantas ni la fiesta de Halloween. Sin embargo cuando se trata de Comités de Fiscalización o de Control sobre la Administración, el tema puede cambiar de tono. Por transparencia debería más bien ser bienvenido ese grupo.
El segundo caso de organización son las páginas NO oficiales de Condominios en redes sociales. La Administración no puede impedir legalmente que se conformen esas páginas, y más le vale aprender a vivir con ellas. Al día de hoy no ha habido Gobierno, Presidente, ni aún Dictador que no termine, tarde o temprano, teniendo que hacer caso y prestar oídos a las opiniones públicas, aunque no vengan de los medios “oficiales”.
Como cualquier grupo de condóminos, sea organizados en páginas web o no, la Administración debe identificar siempre quienes son los líderes (positivos y negativos), cuáles son sus intereses (explícitos e implícitos) y cuáles es su poder dentro del Condominio. Todo lo que se pueda mencionar en cuanto a gestión de interesados en un proyecto es aplicable en este caso.
El tercer caso de acción directa son las órdenes (verbales, usualmente) de condóminos particulares a personal del condominio o externo, como la Seguridad, para que ejecuten determinada conducta o acción. Este tercer caso es distinto. Los actos de conservación y administración del inmueble, por ley y por Reglamento corresponden a la Administración. Por ello, incumple el Reglamento quien pretende dar órdenes directas o ejecutar actos de administración o conservación del inmueble sin la autorización de la Administración. La ley permite a los condóminos ejecutar actos impostergables de administración o conservación si no hay administrador o si éste no actúa. Por supuesto que para poder alegar esto, debe haber un requerimiento de actuación desatendido y que el acto sea impostergable.
Cada condómino en individual tiene derecho a verificar la gestión administrativa, derecho a la libre expresión, pero no derecho a la anarquía.

Publicado en El Financiero de 20 de julio de 2013

30 junio, 2013

Aspectos principales de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, número 7933 (3)

Los acuerdos en Asamblea exigen votación:
• Unánime del total del valor del condominio cuando se trate de modificar cualquier cláusula de la escritura de Constitución y del Reglamento de Condominio y Administración, variar áreas proporcionales de filiales, renunciar al régimen de condominio o gravar el condominio en su totalidad.
• De al menos dos tercios del total del valor del condominio cuando se trate de variar el destino de una filial, adquirir bienes comunes o disponer la forma en que habrán de aprovecharse o autorizar el arrendamiento de cosas o áreas comunes
• El resto de acuerdos se tomarán por al menos la mayoría de la totalidad del valor del condominio.

La administración del Condominio estará a cargo de un administrador que puede ser una persona física o jurídica, y será designado por la Asamblea de Propietarios.

Al Administrador (o a la Junta Administradora) le corresponde el cuidado y vigilancia de los bienes y servicios comunes, y en general todos los actos de administración y conservación del condominio como recaudar las cuotas de gastos comunes y vigilar el cumplimiento del Reglamento de Condominio y Administración, además de cualquier otra obligación que el Reglamento de Condominio y Administración le imponga. Sus disposiciones son obligatorias salvo que una Asamblea las revoque.

Para la Administración de un Condominio debe contarse con un libro de Actas de Asamblea, uno de Junta Directiva (si existe), y un libro de caja en el que el administrador debe consignar los egresos e ingresos comunes.

Todo Reglamento debe consignar al menos las formas de designar y sustituir al administrador y sus facultades, las aportaciones de gastos comunes, la frecuencia y forma de convocar las Asambleas de Propietarios, el uso de las cosas comunes y las limitaciones en el uso de las privadas, el régimen de sanciones y de resolución de disputas, las reglas para afectar filiales a su vez al régimen de condominio, y la posibilidad de cambiar las fachas, puertas, paredes y ventas exteriores en su forma o color distintos del conjunto.

Quien adquiera en condominio queda sujeto al Reglamento de Condominio y Administración existente.

20 junio, 2013

Aspectos principales de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, número 7933 (2)

Son gastos comunes los gastos por administración, mantenimiento, reparación y limpieza de las cosas comunes, el costo de las mejoras aprobadas en Asamblea de Propietarios, y aquellos a los que una Asamblea de Propietarios o el Reglamento de Condominio y Administración les hayan dado el atributo de gastos comunes.

Cada finca filial es una garantía hipotecaria preferente de las obligaciones que el propietario llegare a tener con el condominio, y si hay saldos pendientes pueden ser certificados por un Contador Público Autorizado para solicitar el remate de la filial para el pago de los saldos pendientes.

Al adquirir una propiedad en condominio, el vendedor debe presentar al Notario Público una certificación de que la filial se encuentra al día, pues de estar en mora, el adquirente es deudor solidario.

El propietario es el obligado a responder por las obligaciones a su cargo. Si la filial se encuentra ocupada o arrendada por un tercero, éste es responsable de las infracciones al Reglamento de Condominio y Administración, aunque permanece la responsabilidad solidaria del propietario.

Si un propietario infringe las prohibiciones o limitaciones de la ley, el Reglamento de Condominio y Administración, o las acordadas en Asambleas de Propietarios podrá ser sujeto de una sanción de prevención por escrito, multa o bien obligación de desalojo del condominio.

Debe celebrarse al menos una Asamblea al año, que puede ser convocada por el Administrador o por el número de propietarios que representen al menos un tercio del valor del condominio.

El quórum y votaciones en las Asambleas se rigen por el porcentaje de valor asignado en la escritura de constitución a cada filial, siendo necesario dos tercios para la primera convocatoria y cualquier número de propietarios para la segunda.

Lo acordado por una Asamblea de Propietarios obliga a todos los propietarios. Si alguno estima lesionado su derecho, podrá reclamar ante el Juez dentro de los tres meses siguientes a la firmeza de los acuerdos.

10 junio, 2013

Aspectos principales de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, número 7933 (1)

Cualquier propiedad puede ser sometida a condominio y con todos los usos posibles, sea residencial, comercial, industrial, agrícola, turísticos, etc., sea terminados, sin hacer o si se construirán por etapas, o varios usos conjuntamente, o en varios terrenos de naturaleza jurídica diversa.

Al nacer el condominio, nace la matriz, las filiales y su Reglamento de Condominio y Administración, todo en un mismo acto. Este documento se inscribe en el Registro Inmobiliario y es de acceso público. No existe un Condominio sin Reglamento, nacen juntos.

Cada filial es una unidad independiente de uso autónomo que pertenece exclusivamente a su propietario, que puede usarla según las condiciones del Reglamento de Condominio y Administración, y mientras no sea contrario a la ley, la moral y las buenas costumbres. Sólo por ley o por convenio puede limitarse este derecho de uso de la propiedad.

Las cosas comunes son todas las necesarias para la existencia, seguridad, salubridad, conservación, acceso y ornato del condominio (aún no expresamente señaladas en la escritura de constitución) y pertenecen a todos los propietarios según el porcentaje que el área de su filial represente en el área total del condominio. Este porcentaje de área se llama porcentaje de copropiedad o de medida.

Los derechos en las áreas y cosas comunes no son separables de los derechos en las áreas y cosas privadas: forman una unidad y no pueden venderse o comprometerse por separado.

Todos los propietarios están obligados a sufragar los gastos de administración, conservación y operación de las áreas y cosas comunes, sin que sea relevante si ha renunciado a su uso. Basta con que sea propietario para que deba pagar.

Las mejoras a los bienes comunes deben aprobarse en Asamblea de Propietarios por votación al menos de la mayoría del valor total del condominio si son mejoras necesarias y dos tercios de este valor si son mejoras útiles. Este porcentaje se llama de valor o valor porcentual y por ley define el derecho a votar (aunque el Registro ha inscrito Reglamentos que se apartan de esto).

Los propietarios deben abstenerse de toda acción u omisión que perturbe la tranquilidad de los demás propietarios, o comprometa la solidez, seguridad, salubridad o comodidad del condominio. Incumplir este deber es sancionado al menos con una multa de un Salario Base (actualmente es de C. 379,400 y rige por todo el año 2013) si el reglamento no dispone otra multa o sanción más severa o aún más leve.

30 mayo, 2013

Gobierno y Administración II: Ejecución de decisiones

En la primera parte vimos la creación de normas. Ahora veremos su puesta en vigor y las razones por las que ambas deben de ser funciones totalmente diferenciadas.
Una administración debe recordar siempre que es un EJECUTOR DE DECISIONES. Las decisiones pueden provenir del Reglamento del Condominio, o pueden ser más recientes y provenir de una Asamblea. Esta función es la que resume las labores que indica el artículo 30 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio. Para ejecutar esta labor hay que tener conocimientos de administración, conocer el reglamento y acuerdos de Asamblea y, en general, tener sentido común y capacidad de relacionarse con las personas.
La Administración de condominios implica administrar un patrimonio (inmobiliario, mobiliario y financiero), pero además implica administrar un régimen de derechos y a los sujetos que los ejercen. Esto a la larga es administrar relaciones interpersonales.
En su ejecución de decisiones debe ser objetiva y sobre todo, debe tener presente el interés general del condominio. Quizás se topará con faltas no tan graves, pero dejarlas pasar puede ser más grave que la falta misma si eso implica crear un ambiente de impunidad. O bien puede toparse con proveedores ineficientes, pero dejarlos pasar sin llevar el control de inconsistencias e inconformidades del servicio, puede implicar para el condominio una modificación de los términos del servicio de la cual sea más difícil salirse tratando de probar un incumplimiento contractual.
Sin embargo hay una segunda labor muy importante que es la de ASESORÍA TÉCNICA específica en materia de condominios. Se espera de la administración, además de todo lo anterior, que sea capaz de proponer mejoras en la gestión del recurso humano (como un nuevo horario del misceláneo), en la gestión del patrimonio inmobiliario (mejores rutinas de mantenimiento preventivo que prueben ahorros en mantenimiento correctivo), en la gestión del patrimonio financiero (con nuevos y seguros instrumentos financieros disponibles en el sistema bancario nacional para el manejo de las reservas) e incluso con mejoras en la gestión del régimen de derechos (con mejores sistemas disciplinarios, con mejores bases legales y de mejor efectividad en la resolución del conflicto). Esto sólo por mencionar algunas.
En esta segunda labor es donde debe proponer normas, acuerdos y nuevas organizaciones que puedan depender de decisiones de la Asamblea o al menos de un órgano interno (sea un Comité de Construcciones, o una Junta Asesora, Comité Fiscalizador o como se haya denominado en el Condominio).
Pero también es en esta segunda labor donde puede perder el norte y permitir que muchas de esas decisiones sean tomadas por la Administración, que no tiene la misma perspectiva de largo plazo que los condóminos. Las administraciones puede pasar pero los condóminos seguirán ahí.
Si la Administración gobierna y a la vez administra, lo hace con vista de corto plazo muy posiblemente, y además tiene un costo mucho mayor de imagen y de falta de legitimidad. Casi tan grave como el que puede tener una administración que no recibe las decisiones a tiempo y además, no toma dentro de su ámbito las decisiones sobre la forma de ejecutar sus funciones. Algunas de estas situaciones pueden explicar incluso bajas en popularidad de gobiernos que cometen el mismo error.
Nuestros condominios – y esta es una opinión del suscrito – deben avanzar hacia una fuerte separación de estas dos funciones de la administración, la de EJECUCIÓN de la de ASESORÍA TÉCNICA hasta llegar, espero, al momento en que puedan ser dos tipos de empresas distintas, dos giros empresariales y profesionales distintos.
Podrían así algunos condominios pequeños que no tienen el poder económico para pagar una administración externa, recibir una guía técnica necesaria y encargarse ellos de la ejecución del día a día. Con esto además, la administración agrega valor a su labor y puede mejorar su rentabilidad. Espero que el futuro de la administración de condominios discurra por este camino.

20 mayo, 2013

Gobierno y Administración I: Creación de normas

Determinar y crear las normas de una comunidad o grupo humano es una tarea muy difícil. Tanto como lo es ponerlas en vigor. Y sin embargo son dos funciones completamente distintas. Veremos primero la creación de normas, luego su puesta en vigor y las razones por las que ambas deben de ser funciones totalmente diferenciadas.
La creación de normas es la creación de las reglas que debe seguir una comunidad. Esta función es típica (y ojalá exclusiva, aunque el Reglamento podría disponer otra cosa) de la Asamblea de Condóminos. Es en este seno en donde puede y debe discutirse si una conducta es rechazada o aceptada totalmente, o si se acepta sujeta a ciertas condiciones. Esto fijará el rumbo por el que deberá discurrir el condominio en el futuro y debe ser el fruto de una sana discusión política, jamás puede ni debe ser el fruto de una decisión administrativa.
En principio las reglas generales de un Condominio están dadas por el Reglamento inicial fijado en la Constitución del Condominio, el cual no puede ser variado bajo ninguna circunstancia si no es con el consentimiento de la totalidad de los propietarios. La Ley es muy clara en este punto y de paso es la garantía básica del derecho de propiedad: las condiciones de mi derecho de propiedad no van a ser variadas sin mi consentimiento.
Ahora bien, es totalmente imposible y hasta inconveniente que un Reglamento regule o pretenda regular todas las situaciones posibles que puedan darse en el Condominio. La Asamblea de Condóminos debe poder crear nuevas normas bajo una condición básica: NO es posible contrariar el Reglamento. Claro que si la regulación hace imposible el ejercicio del derecho otorgado por el Reglamento, es simplemente una forma fraudulenta de contrariar el Reglamento.
Si se están regulando la adquisición de nuevos bienes comunes o su uso (la forma en que habrá de disponerse), ésta es una decisión que debe de tomarse por dos tercios del valor del condominio, según el artículo veintisiete b tres de la ley 7933. No hay otra opción ajustada a la ley.
Si se trata del derecho privativo, hay que separar dos casos: si se desea quitar derechos otorgados por el Reglamento (o imponer una obligación que recae sobre el derecho de propiedad) debe necesariamente entenderse que es una reforma de éste y como tal, requiere de la unanimidad de la totalidad del condominio. Si lo que se desea es regular la forma en la que se ejercerá un derecho otorgado por el Reglamento, es un acuerdo de al menos mayoría simple (quizás políticamente sea conveniente buscar al menos dos tercios para un mayor respaldo y solidez de la decisión).
Por ejemplo: si se permite en el Reglamento la tenencia de mascotas, no es posible impedirlo sin el consentimiento de la totalidad de los Propietarios. Sin embargo, si se regula la forma en la que se va a ejercer esa tenencia, es totalmente posible y hasta deseable que la Asamblea tome acuerdos normativos. Podría bien condicionar a que la tenencia sea bajo la condición de que el animal no tenga determinadas conductas, o bien exigiendo que demuestre que ha cumplido con programas determinados de vacunación o incluso con el registro y empadronamiento de la mascota y por ende de su propietario y responsable (por cierto, idea que ha dado muy buenos resultados para detener esos “delincuentes” indeterminados que dejan sus heces).
En la segunda parte veremos el ejercicio de este poder, que es típico (y ojalá exclusivo, aunque el Reglamento puede disponer otra cosa) de la Administración y por qué es inconveniente que se renuncie a ejercer las funciones que a cada órgano le corresponde.

10 mayo, 2013

Los derechos se transmiten pero no se multiplican

El derecho de propiedad no se pierde por dar en arrendamiento la propiedad, pero tampoco se duplica.

La propiedad en condominio es un derecho que tiene dos dimensiones: una privada y una común. Cada propietario es dueño exclusivo de su filial, y a la vez es dueño en común de las áreas y bienes comunes, porcentualmente según el área que su filial represente dentro del condominio.
Como copropietario de las cosas comunes, no puede ser limitado o restringido porque su porcentaje sea menor que el de otros, ya que como es natural habrá algunos propietarios con un derecho porcentual mayor que el de otros, pero todos por igual tienen derecho al uso y goce racional de las cosas comunes. Como dueño exclusivo de su filial, puede usarla de acuerdo con el destino que tenga prefijado (sea residencial, comercial, etc.), y estará limitado por el Reglamento de condominio y administración.
La ley indica además que un propietario no puede disponer de su derecho en las cosas comunes de forma separada o independiente de su derecho exclusivo sobre su filial, ya que este derecho sobre las cosas comunes es inherente a su derecho en la filial. En una forma aún más clara la ley dice que este derecho es “inseparable”. Tengamos esto presente.
Ahora bien, como propietario exclusivo de su filial, puede darla en arrendamiento. Es claro que no deja de ser dueño por ello, pero no podrá ingresar a su filial sin la autorización de su arrendatario. Es decir es su filial pero no puede usarla ni puede ingresar a ella sin autorización.
Todo esto parece muy claro. Sin embargo, muchos propietarios, que han dado en arrendamiento su filial, pretenden seguir utilizando las áreas comunes exactamente igual como si aún residieran en ella y pretenden todos los privilegios de los residentes sin serlo.
Si claramente la ley dice que ambos derechos son inseparables, y si es evidente que no deja de ser dueño de su filial por darla en arrendamiento, aunque no pueda usarla, ¿de qué forma podría seguir usando su derecho en las cosas comunes?
Las administraciones deben de estar alertas ante estas conductas ya que, de lo que se trata aquí es de un propietario dando en arrendamiento su derecho (completo). No puede haber una duplicación del derecho de propiedad. Sigue siendo dueño de las cosas comunes pero no puede usarlas. Sí. De la misma forma que sigue siendo dueño de su filial y no puede usarla.
Un residente puede autorizar quien ingresa y quién no. Si existe entrada de residentes, podrá hacer uso de ese acceso. Un residente puede usar los bienes y áreas comunes. Si es permitido podrá reservarlas y hacer uso de ellas. El propietario no.
Uno de los argumentos que esgrimen los propietarios para no aceptar esta sencilla verdad legal es que al impedírsele el acceso, se le violenta su derecho de libre tránsito. Sin embargo, ¿podría un propietario quejarse de que su derecho al libre tránsito se ve violentado por no poder transitar, digamos, por el dormitorio de su arrendatario? Difícilmente tendrá asidero legal esta idea. Igual alegan que se les está limitando su derecho en las cosas comunes y que la ley no lo permite. No es cierto. No se les está limitando su derecho: ellos mismos decidieron limitar su derecho al darlo en arrendamiento. Otra argumentación dice que como propietarios tienen derecho de ingresar como residentes. Curiosa solicitud la de desear un privilegio de residente sin serlo.
Ahora bien, sí pueden ingresar a las áreas comunes como visitantes, con las mismas restricciones. Si a los visitantes se les exige que alguien autorice su entrada, de igual forma alguien debería autorizarla (incluir en los contratos de arrendamiento el deber del arrendatario de dar esta autorización sería sensato). Si se les restringe el área a la cual se dirigen, de igual forma debe restringírseles. Si se exige identificarse, deben hacerlo.
La duplicidad de uso del área común no es un uso racional.

Publicado en El Financiero 7 de abril de 2013

20 febrero, 2013

Formulario D151 en Condominios

(ACTUALIZACIÓN PARA PERÍODO 2015: Ahora sí es obligatorio. Ver este enlace)

Los condominios no están en la obligación de presentar el formulario D151 ya que siempre fueron excluidos de los formularios al NO ser contribuyentes del Impuesto sobre la Renta. Se estableció por un breve período por primera vez y para el período 2012 la obligatoriedad de presentarla, pero esta norma fue derogada menos de un mes luego de emitida, por lo que sigue el mismo régimen de siempre: Sólo los contribuyentes del Impuesto sobre la Renta son los obligados a presentar la declaración D151. De seguido la razón:

A) DGT 08-97: Origen del formulario D151
Artículo 4º Obligado a presentar el modelo D.151.
Todas las entidades públicas y los obligados a declarar por el impuesto sobre la renta, cuando durante el período fiscal a que se refiere el artículo 6 de esta resolución, hayan realizado a nivel nacional compras o ventas de bienes o servicios a una misma persona por un importe acumulado superior a dos millones quinientos mil colones y los mismos no hayan sido objeto de retención, por lo que no se incluyeron en el modelo D.150. (...) Es decir si no era contribuyente de ese impuesto, ciertamente tenía este deber de brindar información tributaria cuando se le solicitara, pero no era obligado del D 151.

B) DGT 026-2011: Formulario D 151 electrónico
Artículo 4º—Obligados a presentar el modelo electrónico D-151
Todas las entidades públicas y los obligados a declarar por el impuesto sobre la renta, cuando hayan realizado a nivel nacional compras o ventas de bienes o servicios a una misma persona por un importe realizado a nivel nacional compras o ventas de bienes o servicios a una misma persona por un importe acumulado anual mayor a dos millones quinientos mil colones, durante el período que se informa en la declaración. Es decir siguió manteniendo la obligación de presentar esta declaración en el tanto sea contribuyente del Impuesto sobre la renta.

C) DGT 022-2012: Reforma para el período 2012 por primera vez
Artículo 4º- Obligados a presentar el modelo electrónico D-151
Se encuentran obligados a presentar esta declaración informativa todas las entidades públicas, sujetas o no al impuesto sobre la renta, los organismos internacionales y los obligados a declarar por el impuesto sobre la renta, cuando hayan realizado a nivel nacional ventas de bienes o servicios (clientes) y deducciones por conceptos de compras (proveedores) y gastos específicos. Por primera vez se amplió a los No contribuyentes este deber de presentar el formulario D151 para el período 2012.

D) DGT 031-2012: Derogatoria de la resolución DGT 022-2012
Artículo 2º. — Derogatoria. Deróguese en todos sus extremos la resolución DGT-R- 022-2012, de las 14:26 horas del 26 de setiembre del 2012, publicada en el Alcance Nº 159 a La Gaceta Nº 202, del 19 de octubre del 2012.

Así lógicamente se restablece el texto anterior de la resolución 26-2011, antes de la reforma operada por la resolución DGT 22-2012 (Texto B)

Esto no es ningún problema para los contribuyentes, pues el pago de gastos condominales puede ser deducible si cuenta con un comprobante fehaciente.

DGT Oficio 501-1998
...esta Dirección en diferentes oficios, entre ellos los Nos. 769 de 20 de abril y 1445 de 17 de agosto, ambos del año 1995, 606 de 25 de marzo y 1204 de 18 de julio, estos últimos de 1997, ha emitido el siguiente criterio: “...las administraciones de centros comerciales no tipifican como contribuyentes del impuesto sobre la renta, por cuanto no realizan actividades lucrativas, ya que los únicos ingresos que perciben son los que corresponden a las cuotas que pagan los condominios para sufragar los gastos comunes de mantenimiento; razón por la cual no están obligadas a emitir comprobantes autorizados ni a prestar la declaración. En estos casos, el centro comercial debe emitir un comprobante fehaciente como recibo de las citadas cuotas para que le sirva de respaldo a los condominios."

10 febrero, 2013

¿Cuál es la disponibilidad de la administración?

La disponibilidad y el uso del recurso administrativo deben estar totalmente claros en el contrato de servicios.
Cuando compramos un kilo de arroz o de frijoles, nadie esperaría que obtenga por un kilo, digamos mil doscientos cincuenta gramos. Más bien sería sorprendente. Esto sucede porque la contratación es clara en cuanto a cantidad y costo. En los servicios de administración es usual que se señale un horario de atención a los condóminos, pero fuera de eso, se listan las distintas labores y un precio global mensual.
Dentro de ese precio se incluyen tiempos indeterminados de atención de consultas y sugerencias de los condóminos, de vigilancia del funcionamiento de los servicios y de seguimiento de asuntos en curso. Sin embargo, en criterio del suscrito, no le ha hecho bien a la industria esta forma de contratación tan amplia pues conozco casos en los que el tiempo de los condóminos (o de uno o dos en particular) absorbe una cantidad importante del recurso “administración”, lo cual perjudica otras labores y podría ser que perjudicara, además el adecuado seguimiento de los asuntos.
Doctor Condominio toma partido expreso por un cambio en la forma de cobro.
Sería mucho más sano para la industria que las administraciones llegaran a poder cobrar por hora sus servicios, de forma que un condominio en el que hay acuerdos pueda contratar veinticinco horas de mantenimiento, y uno conflictivo deba contratar el doble, aunque tengan el mismo tamaño.
Como todo cambio, empieza por uno. En el momento en que las administraciones empiecen a agregarle a la factura un detalle de tareas y tiempo consumido, todos verán líneas como: “Revisión de procedimientos de seguridad 2 h, fecha X”; “Conversación con Condómino de la filial XYZ 6 h, fechas A, B, C”, o bien, “Seguimiento de quejas por estacionamiento incorrecto filial ABC 2 h, fecha W, X, Y Z”.
En ese momento, aún sin un cobro adicional, todos los involucrados: condóminos, el administrador en campo y la empresa administradora, van a tener el insumo necesario para un interesante análisis.
Si cada semana hay que dedicar dos horas de la administración a la seguridad podría ser que sea un recurso muy caro, ya que se escogió una seguridad increíblemente barata pero requiere excesiva supervisión. Si mes a mes se repite que las comunicaciones con la filial XYZ consumen seis horas de las cuarenta contratadas habrá que preguntarse si es conveniente que una sola filial consuma tanto de ese recurso. Si al cierre del año se puede mostrar que se gastaron treinta horas en luchar para que la filial ABC estacione bien o controle a su perrito y si eso se cobrara individualmente al condominio, posiblemente habría muchos interesados en que ABC deje de dar problemas con el cumplimiento del reglamento. Mientras tanto, la administración soporta todos estos costos.
Con estos detalles se aumenta el control del condominio y de las empresas, y se refina la rentabilidad, lo cual a la larga es lo mejor para todos.

28 enero, 2013

Un buen gobierno

Como cualquier inversión y emprendimiento humano, un Condominio ocupa un buen gobierno.
Un buen gobierno implica que todas las necesidades del Condominio son atendidas de forma eficiente y que se dispone de las vías necesarias para dar solución a nuevas necesidades que no han sido contempladas, es decir hay una forma de innovar constante.
Un Condominio que carece de rendición adecuada de cuentas, sea porque se llevan las cuentas de forma incorrecta, o porque la administración oculta esa información, no tiene un buen gobierno. Tampoco si presenta deficiencias presupuestarias, sea porque el presupuesto fue poco realista en su formulación, en su ejecución o bien porque ha habido deficiencias en el cobro o excesos en el gasto. Mucho menos si su infraestructura se encuentra en deterioro, y presenta fallos constantes en su funcionamiento o de los servicios subcontratados.
Si un Condominio padece de estos o similares problemas, esperar a que llegue alguna solución de algún lado sólo contribuye, por omisión, al problema.
Lograr un buen gobierno, sea porque el que existe no es adecuado o porque se carece de él, requiere poder presentar una mejor opción a los condóminos. Hay momentos en los que el caos y el desorden parecen mejores opciones que algunas de las que se presentan; o bien repetir personas e ideas viejas, que ya han probado su fracaso puede llegar a parecer mejor que el caos. Eso es lo que se llama una crisis de liderazgo: no hay quién sepa hacia dónde dirigirse ni cómo llegar ahí, y en ese escenario cualquier guía, parece mejor que la ausencia de ella, sin importar si es un líder capaz ni honesto.
Un condómino que desee resolver esto debe seguir estos pasos:
Primero, debe entender bien la situación, para lo que debe de recopilar suficiente información de su estado, las principales necesidades, hacer una priorización de ellas y determinar un presupuesto preliminar para resolverlas, ojalá en un equipo de trabajo. Además, debe conocer muy bien las reglas de administración del poder en su entorno.
Segundo, debe empezar a vender su idea entre otros condóminos. Es decir, comunicar a otros adecuadamente las ventajas de su opción con el fin de ser una mejor opción que no hacer nada. Además, debe interesarse real y sinceramente por el bienestar del condominio, es decir de la gente.
Tercero, con ese grupo debe poder presentar un adecuado plan y un equipo de trabajo, con distintas habilidades y capacidades, que pueda ser el que permita ejecutar ese plan presentado.
Cuarto, debe decididamente convocar a una Asamblea de Condóminos en la que vaya todo ya tan avanzado que para cualquier otro contrincante (así sea la desconfianza o la desidia misma), les sea muy difícil alcanzarlo en la carrera.
Quinto, con el voto de confianza obtenido debe convertirse en un excelente comunicador para hacer saber a los demás constantemente que lo prometido se está cumpliendo, o si hubo que cambiar de estrategia. Claro que no ejecutar lo prometido o cambiar de objetivos es estafa política.

21 enero, 2013

Enfrentar problemas es una labor de equipo

En nuestra actual sociedad de la información, con interacciones sociales omnipresentes, tratar de llevar el papel del hombre completo del renacimiento que todo lo resolvía y sabía es un grave error.

Hace algún tiempo logré comprender el futbol americano y desde entonces me ha gustado mucho. Es un deporte complejo que requiere de habilidades muy distintas sólo posibles en equipo. La resistencia, tamaño (y peso) que tienen los bloqueadores es lo contrario de lo que ocupan los laterales o recibidores, que deben ser capaces de correr a velocidades impresionantes. El mariscal de campo por su parte debe reunir un poco todas las facultades, pero su papel es la capacidad de dirigir al equipo en esas hermosas jugadas y estrategias que en la pizarra se veían muy claras pero que en el terreno pueden no ser tan sencillas. Además, a cada momento el escenario puede cambiar, pues un marcador de catorce puntos de diferencia que en otros deportes es casi fulminante, puede ser volcado rápidamente a favor del aparente perdedor, con puntos que pueden provenir de velocidad, capacidad de escaparse o de robar la bola, excelente puntería en los tiros manuales o patadas precisas.
Cuando una administración de un condominio enfrenta un problema debe hacerlo de la misma forma y con todo el equipo. Debe promover un juego amplio en el que participen comités específicos, o al menos una Junta de apoyo, debe contar con la Asamblea, con adecuada asesoría legal y estratégica, y hasta con ciertos condóminos que son puntos clave de comunicación. No debe de tratar de resolverlo por sí sola en todos los casos.
La Junta o los comités específicos deben ser los que le permitan a la administración filtrar y moderar muchos de los comentarios, quejas, sugerencias y consultas ya que ellos conocen mejor que la administración la cultura organizacional del condominio. Llevar a cabo planes complejos o llamadas de atención algo complejas sin apoyo de este órgano es un error que se cobra caro y se paga con errores e ineficiencia.
La Administración debe ser la que aporte los insumos de la decisión, debe conseguir toda la información (y si es posible siempre hacer una recomendación de acción) y debe de buscar obtener siempre una decisión final, sea a favor de la acción, de postergación a una fecha o una decisión previa determinada (como una Asamblea de Propietarios), o no actuar del todo.
La Asamblea de propietarios es la que finalmente debe de decidir en muchos asuntos y sobre todo en los más esenciales como obras constructivas, reglamentaciones y llamadas de atención delicadas. Ni la Junta ni la Administración deben de sustraer este deber de la Asamblea que es la esencia misma de la democracia condominal.
Si la Administración se siente atrapada entre dos posiciones y el Reglamento no le da la respuesta muy seguramente está evadiendo el trabajo en equipo. Será víctima de presiones de imagen, descritas en el refrán: “El que tiene más galillo traga más pinol.”

14 enero, 2013

Educación de adultos

Si tomáramos muchas de las conductas nocivas en los condominios y las trasladamos al contexto de nuestras casas, protagonizadas por nuestros hijos, sobrarían los juegos de video guardados y hasta las palmaditas recordativas en las posaderas.

Educar a los hijos es una labor compleja que tiene muchas variables: a veces lo que se necesita es motivarlos en su conducta correcta, darles incentivos, cambiar contextos para dificultarles desobedecer, crear controles automáticos de forma que haya consecuencias para ellos en su desobediencia, o bien vigilar más de cerca a los recurrentes desobedientes; y finalmente en otras no queda más que sacar la carta de la autoridad y con voz fuerte y firme trazar un límite invariable y en piedra.
Pero hay dos elementos invariables: hay que enseñarles los límites de forma constante, y no se puede uno nunca cansar. Jamás. Nunca.
Estos principios hay que adoptarlos en los condominios ya que muchas conductas negativas provienen de ventajas personales (tomo la rotonda a la inversa porque mi casa es la más cercana o corro porque me urge), de desconocimiento (al usar la casa club para un evento social sin saber que el Reglamento lo prohíbe) o incluso de simple y llana pereza mezclada con carencias de educación y modales, como sucede con los desechos de animales que quedan en los jardines. Ahí la labor de la administración debe ser similar a la de un buen padre (o madre) de familia.
Debe ser capaz de utilizar diversas estrategias buscando siempre la efectividad y buscando siempre que su labor permita educar a los residentes que lo ocupan pero en última instancia lo que debe de enseñar es dónde está el límite en piedra en el ejercicio de sus derechos. En algunos casos debe incentivar la buena conducta como sucede cuando se aprueban descuentos por pronto pago. En otros tratar de disuadir la conducta negativa como con la instalación de cámaras para darle publicidad a eventos públicos nocivos. En otras más deberá montar sistemas en los que las consecuencias recaigan sobre los que incumplen como la suspensión del servicio de apertura del portón (ojalá en invierno) a los morosos. Puede acudir a vigilar más de cerca a los más infractores concentrando ahí sus esfuerzos. Pero llega indudablemente un punto en que debe de trazar una línea e iniciar procedimientos legales para sancionar y multar a los infractores y seguir hasta las ÚLTIMAS consecuencias sin soltarlos.
Pero hay una falta de ejercicio de esa labor que es algo imperceptible pero es muy común y no sólo en condominios. No es el cansancio, es la autocensura. Es la administración que evita iniciar los procedimientos de multa porque sabe que una Asamblea temerosa no la apoyará. Es el jefe medio que prefiere dejar pasar una conducta porque sabe que su llamada de atención será revocada de inmediato por el gerente. Es el servidor público que evita sancionar con despido la incompetencia porque sabe que el despedido será reinstalado. Es la madre que evita llamar la atención a su hijo porque sabe que el padre la desautorizará.
Comportarse de esa forma evita conocer los verdaderos responsables de los problemas. Si una Asamblea actúa irresponsablemente y no sanciona una conducta, que sea ella la que asuma la responsabilidad histórica pero no que la Administración evite llevar el caso. Si un Tribunal reinstala a un incompetente que sea este órgano el responsable, pero que quede claro que fue despedido por incompetente. Si un padre desautoriza a la madre que sea él el que lo hizo pero ni la madre, ni el funcionario público ni la administración pueden rendirse.
Así lo dijo el 9 de junio de 1940 un líder al que admiro profundamente: lucharían (contra los Nazis) en las playas, en el mar, aire y tierra; lucharían en las calles, montañas, el campo y hasta en Francia. Pero nunca se rendirían. Jamás. Sólo así se educa, sean niños o adultos. Al final del día podremos decir: “Se salió con la suya, pero nunca con mi apoyo.”

07 enero, 2013

Desarrollo de Condominios y disponibilidad de agua

El consumo de agua potable, el desperdicio y contaminación tiene a nuestro país en condiciones similares a las de regiones desérticas.

Si bien es cierto que predecir el futuro es, como decía Peter Drucker, “circular por un camino rural de noche con las luces apagadas y viendo por la ventana de atrás”, sí es claro que en esas condiciones y con ese comportamiento, es casi seguro que algo terrible ocurrirá. Sólo un milagro podría salvarnos de un accidente. Sin embargo, muchos milagros se postergan para formar carácter a partir de asumir las consecuencias de nuestra actos.
Esto describe nuestra situación con relación al abastecimiento del agua para consumo humano y eso tiene consecuencias directas sobre el desarrollo y habitación de los condominios en nuestro país.
Según un estudio de la Contraloría General de la República de 2002 (DFOE-AM-41/2002), el aumento en el consumo de agua potable entre el año 1990 y el 2001, ha creado una presión sobre el recurso hídrico similar a la que experimentan regiones desérticas como Egipto, Libia (parece que no solamente en la prohibición a la FIV nos parecíamos) y los Países de la Península Árabe. A esta situación se le suma la contaminación por desechos industriales y la disminución de la recarga acuífera por obras de urbanización en zonas de recarga que no estaban adecuadamente protegidas por normas legales. La extracción de agua subterránea pasó de un 16,3% en 1996 a un 62,5% en el año 2000.
Este proceso, por supuesto sólo se ha agravado en estos diez años desde ese informe. No sería sorpresa que hubiera aumentado la cantidad de inundaciones por efectos de una mayor escorrentía superficial de aguas al haber más zonas impermeabilizadas con construcciones y menor cobertura vegetal y forestal.(Ver noticia sobre Heredia)
Ante este escenario es imperativo que los condominios y los desarrolladores de condominios tomen medidas inmediatas para proteger el recurso hídrico pues sin él no habrá negocio para nadie.
Primeramente el condominio debe determinar la capacidad interna para poder sobrevivir ante un escenario de cortes y racionamientos en el suministro. La adquisición y adecuado mantenimiento de este tipo de infraestructura será vital para la vida del condominio en el futuro cercano.
Adicionalmente, la administración, como representante de los intereses de todos los condóminos, debe contar con el apoyo de parte del condominio para participar en la gestión comunal del recurso hídrico, siendo vigilante del cuido y disponibilidad de las fuentes de abastecimiento de su zona.
Tercero, debe ser vigilante permanente de la calidad del agua por medio de evaluaciones químicas regulares que sean difundidas en el boletín mensual de información a los condóminos y residentes.
Cuarto, en una perspectiva interna, debe vigilar por el adecuado uso del agua promoviendo en los condominios normas de cuido del agua, restringiendo actividades que suponen un gran consumo, aunque afecten aseo de vehículos, diversión o elementos decorativos. El cuido del agua de las piscinas para no rellenarlas frecuentemente es vital.
Quinto, ahora en una perspectiva más de largo plazo que debe interesar a condóminos está por supuesto ir buscando posibilidades de abastecimiento alternas como puede ser hacer uso de normas que permiten la perforación y concesión de agua proveniente de pozos para el auto abastecimiento del condominio.
A los compradores de futuros proyectos, lo que les queda es antes de pensar en firmar una opción de compra, verificar que todas estas previsiones dichas (y otras adicionales además) hayan sido tomadas de forma que se garantice el recurso; y a los desarrolladores, si hay adecuada planificación y presión de sus clientes, incluir en sus costos todas estas previsiones.