20 agosto, 2016

Condominios sostenibles

Desde hace algún tiempo, en el sector empresarial se ha venido fortaleciendo una corriente de pensamiento que busca que las empresas sean más responsables en su actividad, ya no sólo con sus finanzas, sino también con el ambiente natural y humano en el que operan. Esa responsabilidad con relación al impacto que genera la actividad se ha extendido al punto de que en muchos ámbitos es un elemento crítico a considerar en la evaluación del desempeño de la empresa.


Se han elaborado principios a tomar en cuenta para el ejercicio de esa responsabilidad como los Diez Principios del Pacto Global de Naciones Unidas, basados en documentos de amplia e indiscutible aceptación masiva como, entre otros, la Declaración Universal de los Derechos Humanos, la Resolución El Futuro Que Queremos (acordada en el contexto de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Desarrollo Sostenible en Río de Janeiro - 1992) y la Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción, o los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Además, hay guías y estándares como la Guía ISO 26000, o las familias de normas ISO 9000 (conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad) o ISO 14000 (conjunto de normas que cubre aspectos del ambiente, de productos y organizaciones).


Este nuevo paradigma se ha extendido a todo tipo de organización y actividad que genere impacto en esos ámbitos, sea económico, ambiental y social, así que los condominios no pueden quedarse fuera de esta exigencia de responsabilidad con las siguientes generaciones.


La administración de un condominio puede ser un agente de cambio que promueva la adopción, inicialmente de estos valores (empezando, por ejemplo con los Diez Principios del Pacto Global), o en un estado más avanzado, busque el cumplimiento con guías y estándares como los referidos.


El primer paso, para un condominio que desee caminar hacia ser más responsable con el ambiente y con el entorno social, pasa por analizar impactos de sus actividades.


En los condominios se consumen recursos de diversas fuentes y en diversas formas, como energía, agua, papel, combustibles, y otros insumos. De igual manera se generan desechos en las filiales y actividades de mantenimiento y reparación. Hay también posibles impactos para el entorno humano por flujos vehiculares, condiciones de contratación del personal y adquisiciones de bienes y servicios, que si bien no son compras públicas, muchas veces padecen de los mismos problemas de intereses personales y comisiones que encarecen precios y afectan la calidad.


La ruta hacia la sostenibilidad pasa por un proceso en el que inicialmente se tomará alguno de estos  u otros elementos, se medirá y evaluará su impacto.


Luego, se analizarán y propondrán nuevas formas de gestión, alineadas con estos principios de responsabilidad ambiental y social, para aprobación de la asamblea, junto con un Plan de Acción de implementación.


Como todo cambio ocupa un seguimiento cercano, y medición y comunicación de resultados como parte de esa gestión del cambio.

¿Su condominio es sostenible? Ya no sólo de trata de su inversión sino del mundo de las siguientes generaciones.

10 agosto, 2016

Cinco controles esenciales en todo condominio

En su condominio hay una gran inversión económica, tanto la privada que hace cada persona propietaria por su cuenta como la común. Normalmente la infraestructura y activos están valorados en millones de colones, desde algunos cientos hasta varios miles de millones de colones. De igual manera hay muchos intereses personales en juego, pues ahí transcurrirán muchos años de la vida de muchas personas y la calidad de vida de la que disfruten puede tener un impacto enorme en su salud física y mental.
Para la gestión de todos esos intereses existen empresas y personas físicas que se dedican a asumir esas responsabilidades y gestionar ese patrimonio y vida en común, pero usted puede ejercer un rol de supervisión esencial con solo asegurarse de que existen al menos cinco controles básicos.

1.- Reglamento y control de cumplimiento de acuerdos: Debe existir disponible por vía digital o impresa, el Reglamento, los acuerdos de asamblea y de otros órganos que haya como Comité de Construcciones, así como las disposiciones específicas de la administración. Estos deben de estar claramente estructurados por fecha y con su grado de ejecución. De igual forma debe de haber varias versiones del mismo Reglamento, desde la inscrita, con su razón de inscripción registral, hasta resúmenes para inquilinos o por actividades. En cuanto a las asambleas y reuniones de órganos, debe haber minutas de ellas debidamente asentadas en el libro y firmadas.

2.- Lista de activos y rutinas de mantenimiento: Debe llevarse control de cada activo, la fecha de su adquisición o al menos su incorporación al control de activos. Para cada uno de ellos habrá una rutina de mantenimiento, con las fechas de aplicación y resultados, así como servicios o acciones que son necesarias en el futuro. Cuando además haya reportes legales que cumplir, la copia de los mismos estará disponible.

3.- Expedientes por empleado y proveedor: Nuestra legislación laboral exige que para cada empleado se lleve un expediente completo, con su información, contrato, y acciones aplicadas como cambios de horario, jornada, y del ejercicio de derechos como vacaciones, aguinaldo, etc. Es prudente hacer lo mismo con los proveedores, asegurándose de tener el contrato firmado, modificaciones, circulares por cambios o deficiencias en el servicio, etc.

4.- Estados financieros mensuales y copia de declaración D151: La administración del patrimonio ajeno exige una adecuada rendición de cuentas, con sus estados financieros, anexos y notas. La frecuencia de éstos puede variar desde ser mensuales hasta anuales, aunque es evidente que conforme más largo el período, más difícil tomar decisiones a tiempo. Dado que ahora y desde2015 los condominios tienen la obligación de presentar la “Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos”, conocida como el formulario D151, tener copia del cumplimiento de esa obligación es vital para evitar sanciones millonarias por multas.

5.- Comunicaciones: Si bien es cierto el correo electrónico y las plataformas de mensajería instantánea han facilitado la inmediatez de las comunicaciones, pueden ser causa de falta de control sobre las comunicaciones. Debe llevarse un control central de correspondencia formal, evitando desperdigar respuestas en todas las plataformas a las que luego es imposible seguirles elrastro.

Estos cinco controles permiten saber que la gestión es suficientemente cercana y controlada como para evitar sorpresas, a la vez que serán una protección esencial ante litigios, pues demuestran una diligencia básica que permitirían eximirse de responsabilidades civiles.

Aparecido originalmente en El Financiero, 17 de julio de 2016.