15 agosto, 2014

Gestión Integral de Desechos Sólidos en condominios

La generación y gestión de desechos en los grupos humanos es un tema de vital importancia en la administración de condominios, y hay muy poca preparación al respecto. Aunque es un tema muy amplio y de una especialidad ambiental, hay algunos deberes que todo administrador de condominio debe conocer.

Desde el año 2010, tenemos la ley 8839, Ley para la Gestión Integral de Residuos, que impone una serie de deberes en cuanto a la gestión de los desechos, que toda administración de condominios debe conocer y buscar que se cumplan, por cuanto en su ámbito de aplicación, claramente se destina a “...todas las personas, físicas o jurídicas, públicas o privadas, generadoras de residuos de toda clase…” (Artículo 3).

Se imponen deberes para evitar la generación de residuos, reutilizar residuos, valorizarlos, todo desde una óptica de una gestión integral y una responsabilidad conjunta de todos los actores sociales involucrados.

Cada Municipalidad es la responsable de la gestión integral de los residuos y desechos en el cantón, por lo que cada condominio debe de conocer el plan municipal de gestión integral de residuos que le afecta, específicamente::

Las municipalidades serán responsables de la gestión integral de los residuos generados en su cantón; para ello deberán:
a)  Establecer y aplicar el plan municipal para la gestión integral de residuos en concordancia con la política y el Plan Nacional.
b)  Dictar los reglamentos en el cantón para la clasificación, recolección selectiva y disposición final de residuos, los cuales deberán responder a los objetivos de esta Ley y su Reglamento.
(...)
d) Garantizar que en su territorio se provea del servicio de recolección de residuos en forma selectiva, accesible, periódica y eficiente para todos los habitantes, así como de centros de recuperación de materiales, con especial énfasis en los de pequeña y mediana escala para la posterior valorización.
e)  Proveer de los servicios de limpieza de caños, acequias, alcantarillas, vías, espacios públicos, ríos y playas cuando corresponda, así como del manejo sanitario de animales muertos en la vía pública.
f)   Prevenir y eliminar los vertederos en el cantón y el acopio no autorizado de residuos. (Art. 8, Ley 8839)

Además expresamente se impone el deber a todo generador de desechos de:

a) Reducir la generación de residuos y cuando esta generación no pueda ser evitada, minimizar la cantidad y toxicidad de los residuos a ser generados.
b) Separar los residuos desde la fuente, clasificarlos y entregarlos a un gestor autorizado o a un sistema municipal, de conformidad con el Reglamento de esta Ley y el reglamento municipal que le corresponda, con el fin de facilitar su valorización. (Art. 38, Ley 8839)

Ya algunas Municipalidades tienen normas que obligan a la separación de los desechos como Pérez Zeledeón, Escazú, Vásquez de Coronado entre muchas. Claro, que la práctica y ejecución no es tan rigurosa como el papel y el ambiente lo exigen.

Hay herramientas de promoción y educación que pueden distinguir a un condominio como pionero en la gestión integral de residuos.

Las dos principales recomendaciones, por lo tanto, son conocer el Plan Municipal de Manejo Integral de Desechos del cantón, y procurar el diseño de un plan manejo integral interno, incluyendo, además de la separación de residuos, la utilización y valorización para bien no sólo económico del condominio sino ambiental.

01 agosto, 2014

Cuide la información clave de su condominio

Cuando hay cambio de autoridades, usualmente se pierde la información sobre negociaciones en curso, acuerdos verbales, y hasta la información contable. Los condominios no están exentos de este problema.

Sin embargo, hay acciones que se pueden emprender para evitar que información clave se pierda.

En materia de seguridad, la Ley General de Policía establece la existencia de los libros de registro y control para todos los cuerpos de seguridad. En los manuales de seguridad privada del Ministerio de Seguridad se mencionan el libro de control de visitas y el de oficialía.

Estos libros son una prueba esencial cuando se hacen investigaciones. Normalmente las empresas de seguridad los llenan luego los custodian.

El condominio puede pactar en el contrato que se lleven otros registros, que sobre plataformas informáticas pueden ser baratos, seguros y claros.

De esta forma, una prueba que podría ir en contra de quien ejerce la vigilancia permanecerá siempre en poder del condominio.

Datos contables

Salvaguardar la información contable y la correspondencia es también de importancia.

El Código de Comercio obliga a conservar la contabilidad, facturas y correspondencia comercial. Usualmente las administraciones entregan las facturas, pero la correspondencia se pierde. La mejor forma de evitar esto es que el condominio establezca su infraestructura de comunicación.

Lo importante es que se separe contractualmente cuáles comunicaciones son internas de la administración, teniendo esta el derecho de conservarlas, y cuáles del condominio.

Si el condominio no ha creado la estructura legal para prever que todo servicio esté respaldado por un contrato, que bien puede ser un formulario sencillo uniformado, es evidente que perderá trazo de proveedores y condiciones de contratación.

Los lineamientos de contratación claros permiten supervisar que se cumpla el deber del artículo 1263 del Código Civil, que establece: “No podrá el mandatario por sí ni por interpuesta persona, comprar las cosas que el mandante le haya ordenado vender, ni vender de lo suyo al mandante lo que este le haya ordenado comprar, si no fuere con aprobación expresa del mandante”.

Procedimientos

También es necesario asegurar la información sobre rutinas de trabajo y procedimientos.

Este tipo de información a veces constituye una parte muy importante del servicio de administración y las empresas cuidan de este conocimiento aplicado.

Sin embargo, el condominio puede prever sistemas de control y objetivos, que permitan medir en el futuro si las rutinas de un proveedor permiten alcanzar los objetivos de forma eficiente.

Los deberes de la administración están enumerados de forma muy amplia en el artículo 30 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

Por ello, es vital poder delimitarlos mejor por medio de un contrato de servicios, sea que este servicio se presente como modalidad comercial o por medio de una relación laboral.

Esto es igualmente válido para todos los otros proveedores. Recordemos que el Código Civil obliga al mandatario a ceñirse a los términos del mandato. Definir los términos claramente es deber del cliente.