31 enero, 2018

La contratación de servicios en el condominio

Tanto a la hora de que el condominio contrate a una administración o bien cuando a través de ella se contraten otros servicios, es vital seguir estas pautas para que el proceso se realice correctamente.
Antes de contratar
Las normas contra la discriminación ya existían en la Constitución Política, pero la muy comentada Reforma Procesal Laboral las incorporó específicamente en las relaciones laborales, en los artículos 404 a 410 del Código de Trabajo. Deben diseñarse procedimientos que contratación que garanticen que (Art. 408) todas las personas, sin discriminación alguna, gozarán de las mismas oportunidades para obtener empleo y deberán ser consideradas elegibles en el ramo de su especialidad, siempre y cuando reúnan los requisitos formales solicitados por la persona empleadora.
Para formalizar la contratación
Un contrato de trabajo es el instrumento que permite con claridad definir las condiciones de la contratación. Recordemos que por el espíritu protector de la legislación laboral, las zonas grises muy probablemente operarán en contra del patrono.
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El contrato de trabajo debe tener los elementos mínimos del artículo 24 del Código de Trabajo, tales como los datos de identificación, labores y el lugar donde se desempeñarán, jornada, salario, etc. Pero un buen contrato tendrá además cláusulas de confidencialidad; prohibiciones específicas de conductas que suelen ser fuente de problemas en los condominios o bien el inventario de herramientas que se entregan. Toda condición contraria a la legislación se tendrá por nula, así que la revisión profesional es altamente recomendada.
Una vez firmado no debe convertirse en un mero documento archivado sino que debe ser la guía viva y constante de la ejecución de la relación. Conformar un expediente en el que se conserven la prueba de los derechos liquidados como vacaciones o salarios, cambios al contrato acordados o bien los poderes de dirección como correctivos (llamadas de atención o sanciones) así como cambios permitidos en las labores por orden del patrono, deberán permitir luego tener en un solo lugar toda esa documentación y responder ante inspecciones de las autoridades o dudas de las partes.
Durante la contratación
Hay costumbres que con el tiempo se tienden a debilitar y eso causa problemas, por ejemplo:
La supervisión de las labores. Debe ser regular, documentarse, dar retroalimentación a la persona trabajadora e informar del desempeño en asamblea de propietarios.
Riesgos Laborales. El uso de equipo y cumplimiento de medidas de salud y seguridad ocupacional en el lugar de trabajo para proteger la vida, la seguridad y la integridad moral y física de los empleados contra los riesgos laborales no basta con que sea obligatorio: hay que educar constantemente en su uso.
Si debe terminar la relación
Sea porque ya no son necesarias las labores o por motivos de incumplimientos contractuales, hacer un adecuado cierre es fundamental. Si hay que proceder a un despido, que se cumpla con las con las responsabilidades patronales o bien si es sin responsabilidad, que esté muy bien fundamentado y que se cumpla con el debido proceso. Y en todos los casos es obligatoria la entrega del certificado de conclusión de labores.

15 enero, 2018

Un acta perfecta libera de problemas

Las asambleas de propietarios son los momentos más importantes de la vida del condominio y deben quedar adecuadamente asentados en un acta en el libro respectivo que sea legalmente válida y a la vez útil para la vida futura de la comunidad.

Antes de llamar a una asamblea hay que analizar su viabilidad legal y política. Es decir, tener claros tanto los requisitos formales que deben cumplirse, así como el ambiente político, sea el contexto del condominio, pendientes importantes, cuotas de poder, etc.

Una vez cumplido este paso, se procede con el acto legal de convocar la asamblea. Es muy importante ser extremadamente respetuosos de los plazos y formas, así como de asegurarse de que se puede probar que se ha convocado a todas las personas que debe de convocarse. Muchas impugnaciones suceden por errores en esto. No hay que confundir los plazos de convocatoria como plazos únicos: son plazos mínimos. Si se indica dos semanas es preferible convocar con tres semanas y tener suficiente tiempo adicional por cualquier contratiempo.


La agenda convocada será nuestra columna vertebral al momento de elaborar el acta pues deben ser esos temas, y solamente esos, los que se discutan en asamblea y se voten.

Antes de iniciar la asamblea, debe acreditarse la participación, es decir verificar que quienes asistan y voten sea únicamente las personas autorizadas legalmente para ello.

Una acta correcta debe mencionar estos dos elementos anteriores con claridad para poder comprobar que la asamblea se dio en el lugar, tiempo y forma convocados así como que se hizo la necesaria verificación del quórum.

En las revisiones de actas de asambleas de propietarios me he encontrado muchos errores y dudas que siempre perjudican a las administraciones el momento de ejecutar acuerdos o a administraciones nuevas al momento de revisar lo que se ha hecho en el pasado.

La redacción incompleta de acuerdos o de forma incomprensible, la incorrecta separación de temas acorde a la agenda, y errores en los requisitos legales de acuerdos inscribibles en el Registro Inmobiliario son muy frecuentes. Por otra parte, suele haber dudas sobre la forma de registrar las votaciones, quiénes deben de firmar el acta, y hasta de la forma de redactar acuerdos muy simples como presupuesto o la recepción (o en su caso, aprobación o reprobación) del informe de la administración.

Un acta mal redactada puede generar responsabilidades legales al condominio y si fue evidente la negligencia, hasta a la administración misma, si un acuerdo no se puede ejecutar o se deriva un daño por su ejecución. Claro que este es el caso más extremo, pues la mayoría de las veces lo que se genera es más bien un problema político en el que se afecta la confianza en la administración porque se pretende decir que en un texto dice algo que en la literalidad no dice. El acta es el registro histórico no solo del condominio sino de la administración y nada habla peor de la informalidad e impericia de una administración que un acta defectuosa.