31 octubre, 2018

Adquisiciones seguras en condominio II

Viene del artículo de la edición anterior: Adquisiciones seguras en condominio I

6.- Inspección de avance y recepción de obra
Muy relacionado con el punto anterior sobre la capacidad y conocimiento para poder evaluar a un proveedor, la administración debe poder inspeccionar el avance y la recepción de la obra. Si es un producto o servicio técnico especializado debe contarse con una persona con la capacidad y los conocimientos necesarios para evaluar el avance, validar el entregable (si cumple con los requerimientos) y confirmar el cumplimiento del alcance (lo que se contrató y se espera recibir). Con frecuencia se observan administraciones que reciben obras técnicas de ingeniería sin tener los conocimientos para hacerlo y eso es algo que una administración diligente nunca debe hacer pues asume una enorme responsabilidad.

7.- Garantías y servicio posventa
Si se ha hecho una buena contratación, es de esperar que el resultado sea excelente, pero por muchas razones, a pesar de toda la diligencia, puede no ser así. Es por eso que debe contarse con garantías. Hay que recordar que es usual que haya garantías mínimas legales para algunos productos y servicios. Una administración diligente buscará ampliar esta garantía más allá del mínimo legal. Si se ha previsto una forma de hacer revisiones profesionales, se podrán detectar a tiempo fallas y hacer las correcciones necesarias acudiendo a la garantía. Algunos proveedores exigen revisiones periódicas fijas preventivas que hay que cumplir para poder luego exigir la garantía.

8.- Las responsabilidades
Si hay problemas (daños derivados, sea de incumplimientos contractuales o no), hay que tener claro que habrá responsabilidades. Si se ha actuado con diligencia y se cuenta con una perfecta documentación, podrá exigirse la primera línea de responsabilidad: el proveedor. Si no se ha hecho, el condominio posiblemente buscará pasar a la segunda línea de responsabilidad: la administración o junta.administradora. Esta responsabilidad puede ser muy fuerte si se trata de una obra o de un servicio de alto costo o de alta relevancia o si es un servicio crítico (del que dependen otros servicios, por ejemplo), o si este se sale de los rangos de tolerancia.

Este punto último puede representar un riesgo para la administración, por lo que además de las diligencias que se han recomendado, protegerse con seguros contra responsabilidad civil no estará de más. Ahora bien, es sabido que no siempre los condominio desean o pueden asumir todos los costos que estas precauciones implican. Ahí es donde debe entrar la manifestación de liberación de responsabilidad que debe buscar la administración: si el condominio desea, por un tema de costos, asumir parte de los riesgos es válido, pero debe quedar claro que el el condominio quien ha hecho esa elección y no la administración.

15 octubre, 2018

Adquisiciones seguras en condominio I

Un condominio requiere continuamente bienes y servicios, y la administración debe estar en capacidad de hacer una compra segura. En ocasiones las adquisiciones terminan mal por muchas razones: proveedores que no cumplen con las expectativas o que no completan (a veces del todo) su entrega por falta de capacidad o simple irresponsabilidad. En otros casos, las adquisiciones sufren problemas de calidad y a esto se suma que las garantías pueden estar ausentes, no estar claras o si lo están, no se cumplen.


Una administración puede y debe hacer compras seguras en condominio si sigue algunas pautas básicas:


1.- Haga la tarea previamente
Una administración diligente tendrá previamente una lista de proveedores de los servicios más usuales que requerirá, clasificados por la calidad de su producto y servicio de respuesta ante emergencias, por ejemplo. Lógicamente, si se tiene que vigilar la atención y operación de una máquina, debería tenerse a mano una lista de proveedores que atienden reparaciones de emergencia y mantenimientos correctivos o preventivos. Igualmente, en todo condominio se requerirán servicios legales, contables, auditoría, de ingeniería, y de atención de emergencias médicas, por ejemplo. Esta tarea previa es esencial para poder dar una adecuada respuesta llegado el momento.


2.- Sobre el producto
Ya sea un bien o un servicio, quien vaya a hacer una adquisición debe informarse al menos lo mínimo como para saber distinguir entre un proveedor capacitado, con experiencia,  buena reputación y capacidad de entregar una mínima calidad, de uno que no lo está o no tiene esas cualidades. Si el producto o servicio a adquirir es técnico especializado se recomienda apoyarse siempre en la junta o comité de condóminos y ojalá en algún copropietario u otro proveedor que conozca de la materia y sepa juzgar mejor la capacidad del proveedor.


3.- Los criterios de selección
Definir previamente los criterios implica tener muy claros los requerimientos del servicio o producto (qué debe cumplir para ser elegible), el costo máximo, el plazo de entrega, los riesgos asociados y su mitigación, las limitaciones del servicio o bien (qué no cubre), y si el condominio debe hacer algún aporte o cumplir algún requisito legal para poder hacer la contratación.


4.- Autorizaciones previas
Hay autorizaciones internas que son aquellas que debe cumplir el condominio: existir un presupuesto dispuesto para adquirir el bien o servicio y capacidad legal de quien debe tomar la decisión de hacer la adquisición. Las externas se refieren al proveedor o al producto mismo. Si hay autorizaciones oficiales que cumplir como permisos o licencias debe contemplarse esto dentro de los procesos y costos. Igualmente si hay habilitaciones necesarias como incorporaciones a colegios profesionales o licencias para ejercer determinada actividad, debe verificarse su cumplimiento previo y excluir a quien no lo cumpla.


5.- El contrato
Hecha la selección (según los criterios antes definidos) debe elaborarse un contrato que contemple todos los elementos de la negociación: claridad en las características y condiciones de entrega del objeto contratado, garantías, plazos, forma de pago, protección ante responsabilidades y riesgos, manejo de datos y confidencialidad si es necesario, forma de documentar la entrega, terminación anticipada, mecanismo de resolución de disputas, etc. Evidentemente este contrato debe estar firmado por quien tenga la capacidad legal de hacerlo. Una vez firmado, todos los antecedentes, contrato, oferta, manuales, y documentación relativa a la supervisión del avance, validación y aceptación así como entrega final y garantías deben estar perfectamente documentados.

Seguir a Adquisiciones seguras en condominio II: Hacia la entrega y luego de ella.