Adquisiciones seguras en condominio I
Un condominio requiere continuamente bienes y servicios, y la administración debe estar en capacidad de hacer una compra segura. En ocasiones las adquisiciones terminan mal por muchas razones: proveedores que no cumplen con las expectativas o que no completan (a veces del todo) su entrega por falta de capacidad o simple irresponsabilidad. En otros casos, las adquisiciones sufren problemas de calidad y a esto se suma que las garantías pueden estar ausentes, no estar claras o si lo están, no se cumplen.
Una administración puede y debe hacer compras seguras en condominio si sigue algunas pautas básicas:
1.- Haga la tarea previamente
Una administración diligente tendrá previamente una lista de proveedores de los servicios más usuales que requerirá, clasificados por la calidad de su producto y servicio de respuesta ante emergencias, por ejemplo. Lógicamente, si se tiene que vigilar la atención y operación de una máquina, debería tenerse a mano una lista de proveedores que atienden reparaciones de emergencia y mantenimientos correctivos o preventivos. Igualmente, en todo condominio se requerirán servicios legales, contables, auditoría, de ingeniería, y de atención de emergencias médicas, por ejemplo. Esta tarea previa es esencial para poder dar una adecuada respuesta llegado el momento.
2.- Sobre el producto
Ya sea un bien o un servicio, quien vaya a hacer una adquisición debe informarse al menos lo mínimo como para saber distinguir entre un proveedor capacitado, con experiencia, buena reputación y capacidad de entregar una mínima calidad, de uno que no lo está o no tiene esas cualidades. Si el producto o servicio a adquirir es técnico especializado se recomienda apoyarse siempre en la junta o comité de condóminos y ojalá en algún copropietario u otro proveedor que conozca de la materia y sepa juzgar mejor la capacidad del proveedor.
3.- Los criterios de selección
Definir previamente los criterios implica tener muy claros los requerimientos del servicio o producto (qué debe cumplir para ser elegible), el costo máximo, el plazo de entrega, los riesgos asociados y su mitigación, las limitaciones del servicio o bien (qué no cubre), y si el condominio debe hacer algún aporte o cumplir algún requisito legal para poder hacer la contratación.
4.- Autorizaciones previas
Hay autorizaciones internas que son aquellas que debe cumplir el condominio: existir un presupuesto dispuesto para adquirir el bien o servicio y capacidad legal de quien debe tomar la decisión de hacer la adquisición. Las externas se refieren al proveedor o al producto mismo. Si hay autorizaciones oficiales que cumplir como permisos o licencias debe contemplarse esto dentro de los procesos y costos. Igualmente si hay habilitaciones necesarias como incorporaciones a colegios profesionales o licencias para ejercer determinada actividad, debe verificarse su cumplimiento previo y excluir a quien no lo cumpla.
5.- El contrato
Hecha la selección (según los criterios antes definidos) debe elaborarse un contrato que contemple todos los elementos de la negociación: claridad en las características y condiciones de entrega del objeto contratado, garantías, plazos, forma de pago, protección ante responsabilidades y riesgos, manejo de datos y confidencialidad si es necesario, forma de documentar la entrega, terminación anticipada, mecanismo de resolución de disputas, etc. Evidentemente este contrato debe estar firmado por quien tenga la capacidad legal de hacerlo. Una vez firmado, todos los antecedentes, contrato, oferta, manuales, y documentación relativa a la supervisión del avance, validación y aceptación así como entrega final y garantías deben estar perfectamente documentados.
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