03 diciembre, 2020

Lineamientos versión 9: cambios hacia la apertura

Ayer fueron publicados en el sitio web del Ministerio de Salud la versión 9 de los lineamientos para condominios (enlace al sitio aquí, enlace en el repositorio de Doctor Condominio aquí)

En su primer borrador esta versión 9 tenía algunos problemas que comentamos desde la Asociación Costarricense de Administraciones de Condominios. Gracias a la intervención de la asociación se hicieron algunas mejoras como que:

  • Se sustituyó “reuniones ordinarias y extraordinarias” por asambleas, que es el término correcto de acuerdo con la ley 7933
  • Se clarificó que burbuja no es núcleo familiar sino cohabitación
  • Se clarificó que para asambleas rigen los lineamientos específicos para asambleas y reuniones de Juntas (enlace al sitio aquí, enlace al repositorio de Doctor Condominio aquí)
  • Quedó claro que no es que haya prohibición de salir, sino que se recomienda solamente de su casa para abastecerse de alimentos y/o medicamentos o si es estrictamente necesario, al menos que requiera trabajar, asistir a citas médicas o actividades indelegables sin que sea realmente obligatorio cumplir esto.
  • Se clarificó que la observancia del cumplimiento de estos lineamientos corresponde a la Administración y a la Junta Administradora de cada condominio y no a la Asociación como se consignó inicialmente.

 En resumen, las reglas actuales son:

Se permite el uso de áreas recreativas o para actividad física bajo estrictas medidas como:

1. Solo se permite la asistencia y permanencia de personas en burbujas social

2. Las burbujas sociales serán constituidas por personas que conviven en un mismo hogar o cohabitacionan.

3. Se debe reservar con anticipación y cumplir las medidas sanitarias determinadas por el administrador o la junta en ese espacio.

4. Cada persona o familia debe contar con insumos de limpieza y desinfección del espacio.

5. Se debe llevar un control adecuado de asistencia para respetar el aforo al 50%.

Es decir, ya no están cerradas.

Se mantiene que los gimnasios deben funcionar al 50% y las piscinas siguen requiriendo “protocolos de acuerdo con cada caso en particular”.

Igual permanece que las áreas comunes recreativas como áreas verdes o canchas deportivas podrán usarse para actividades deportivas sin contacto. Para fines recreativos si hay grupos, se recomienda que sean residentes de la misma burbuja social para reducir posibilidades de contagio entre familias, siempre guardando la distancia social recomendada y sin que sea permitido el ingreso de personas con síntomas de gripe o resfrío.

Se sigue recomendando que se hagan asambleas de forma virtual. En su defecto deberá aplicarse la norma del aforo al 50% de la capacidad del lugar y las personas deberán estar distanciadas unas de otras de al menos 1,8 metros.

Lamentablemente queda pendiente de claridad dos puntos:

¿Los condominios que no tienen personal para llevar el registro de asistencia (5.1) pueden mantener cerradas esas áreas?

¿Los protocolos de piscinas (5.1) son aprobados por la autoridad o el condominio decide lo que mejor le parezca?

Recordamos a condóminos, residentes, administraciones y juntas que es obligación de cada persona el cumplimiento de estas medidas así como de las recomendaciones generales publicadas.


29 noviembre, 2020

Cabys para condominios

Así como en condominios tuvimos que aprender de facturación electrónica y de IVA hoy debemos enfrentarnos a los Cabys.

Los Cabys son códigos únicos provenientes de un Catálogo de bienes y servicios. Estos códigos deben incorporarse en toda factura electrónica que se emita a partir del día 1 de diciembre de 2020.

Es distinto y adicional al Código de actividad tributaria con el cual se inscribe o registra ante la Dirección de Tributación ya sea como contribuyente o como mero declarante, tanto el condominio mismo como la administración. Usualmente los que se utilizan son:

Condominio

702003: MANTENIMIENTO, REPARACION Y LIMPIEZA DE LOS SERVICIOS Y BIENES COMUNES DE LA PROPIEDAD EN CONDOMINIO.

Administración

741402: ASESORAMIENTO EMPRESARIAL Y EN MATERIA DE GESTION

Pueden verificar la correcta inscripción con la cédula jurídica de cada uno en: https://www.hacienda.go.cr/ATV/frmConsultaSituTributaria.aspx

El fundamento legal del código Cabys es el anexo versión 4.3 sobre las características técnicas llamado “Anexos y estructuras”, según lo indica el artículo 1 de la resolución Nº DGT-R-033-2019: Resolución general sobre las disposiciones técnicas de los comprobantes electrónicos para efectos tributarios.

En un trabajo conjunto del Banco Central de Costa Rica y el Ministerio de Hacienda se elaboró un catálogo de todos los bienes y servicios que se transan en la economía. Los bienes y servicios contenidos en este catálogo se identifican con un código único de 13 dígitos, lo que permite su individualización, partiéndose de 10 categorías generales que cubren más de 20.000 productos.

El catálogo completo está disponible en este enlace: Catálogo de bienes y servicios (bccr.fi.cr)

Puede descargarse los archivos en formato Excel o bien consultarse directamente con un buscador que provee el sitio.

El código que recomendamos para condominios es:

Para la ADMINISTRACIÓN

7221200000000. Servicios de administración de bienes inmuebles no residenciales, prestados a comisión o por contrato (bienes que son propiedad de otros) (IVA 13%)

7221100000000. Servicios de administración de bienes inmuebles residenciales (excepto para propiedades de tiempo compartido), prestados a comisión o por contrato (bienes que son propiedad de otros) (IVA 13%)

 

Para la CUOTA de gastos comunes

9599900000100. Servicios prestados por asociaciones de propietarios e inquilinos (cuota condominal o residencial) Exento

 

En este código parece adecuado de momento, salvo que la Dirección General de Tributación profundice en esto con otro criterio, para ser usado en todo tipo de ingreso común, sean cuotas ordinarias o extraordinarias, multas por incumplimiento, intereses y multas por morosidad, etc.

Con relación al uso de áreas comunes por un precio, por ser similar a un arrendamiento, recomendamos determinar con su asesoría contable o tributaria si incluirlo como un ingreso común más (con el código de la cuota) o si utilizar un código de arrendamiento como Alquiler de áreas comunes: 7211200000300 Servicios de alquiler de inmueble con fines comerciales, industriales o administrativos, n.c.p. (13%), sujeto a que además se cumpla con los requisitos del Impuesto al Valor Agregado y de Rentas de Capital Inmobiliario.

Con el tema del agua, hay muchas dudas, algunas personas sugieren usar este:

6923000000000. Servicios de distribución de agua, excepto por medio de redes de distribución (por cuenta propia) (IVA 13%)

Sin embargo, en nuestro criterio es mejor usar el mismo código de cuotas comunes ya que al fin y al cabo no de trata de venta de agua, sino simplemente de un cobro de un gasto común. Con el agua es usual que no se cobre mediante el mismo procedimiento del resto de los gastos comunes (sea por valor o por área, por ejemplo) sino que se usa un criterio distinto: el metraje consumido. Pero al fin y al cabo es igual una recuperación de un gasto común, ni más ni menos.

Para más información recomendamos:

1.- Charla sobre Cabys de la Asociación Costarricense de Administraciones de Condominios: Facebook

2.- Listado de Preguntas frecuentes del sitio del Catálogo de Bienes y Servicios: https://activos.bccr.fi.cr/sitios/bccr/indicadoreseconomicos/cabys/Preguntas-frecuentes.pdf

3.- Información al contribuyente en el sitio del Ministerio de Hacienda: Ministerio de Hacienda - República de Costa Rica

15 octubre, 2020

Por dónde empezar a rescatar el condominio

Los condominios, como las organizaciones y las personas mismas, en ocasiones nos desviamos de nuestros objetivos, para caer poco a poco, en un caos de desorganización y desorientación.

Afortunadamente hay algunas señales que nos advierten de ese camino y que nos permiten cambiar.


Algunas señales son:

  • Inconsistencias, demoras o hasta ausencia de entrega de informes contables y de gestión.
  • Vencimiento de la representación legal sin que haya una estrategia para salir de esa situación.
  • Vencimiento, ausencia o discordancia importante con relación a la realidad, de contratos tanto laborales como comerciales.
  • Mantenimientos necesarios demorados hasta el punto de que se vuelve normal la apariencia ruinosa o los fallos constantes de operación de equipos y sistemas.
  • Descuido en la puntualidad, orden, limpieza y respeto de trabajadores y proveedores hacia las personas residentes.
  • Numerosos correos y peticiones de todo tipo se van acumulando sin respuesta.
  • No se convocan asambleas ni reuniones de Juntas o Comités.

Cuando una persona propietaria es consciente de estas señales y desea actuar para resolverlas se enfrenta a un problema de índole política: Por más que desee resolver esto, la apatía, la incomunicación y el poco poder de voto le dificultan tanto la labor de exigir una asamblea como de poder tomar acciones legales, pues debería soportar todo el costo.


Es por esto que el primer punto por donde debemos empezar “el rescate” de un condominio es en nuestras mentes: decidiendo una o dos prioridades. ¿Cuál es ese elemento que podría desatar un movimiento hacia el orden? ¿Será documentar las carencias, concentrarse en algún elemento de mantenimiento pendiente, buscar opciones de otros proveedores, analizar las cuentas por cobrar, obtener una lista de tareas de la administración para supervisar su cumplimiento?


Esa primera prioridad es la bandera con la que debemos iniciar una acción netamente política y es comunicarse con los propietarios más cercanos. Esto debe hacerse directamente desde los intereses compartidos: Vecino, me preocupa esto y tengo una idea sobre cómo resolverlo. ¿Qué le parece?


Una frase así de sencilla permite ubicar dolores, esas situaciones compartidas que causan tristeza, enojo o frustración en los condóminos y a partir de la empatía comenzamos a ponerlas en común. Sabremos así qué le duele a cada quien, y sin duda podremos recibir sus retroalimentaciones sobre qué hacer al respecto. 


Este paso debe ser seguido de la consistencia y la confianza. Voy a hablar con otros vecinos y haremos una reunión el próximo martes, ¿le aviso por si desea unirse? Y hacerla e invitarlo. Ya no estará solo, ya serán dos o más.


Lo siguiente será concertar un plan: sencillo y claro para recuperar el control de su condominio.


Si estos movimientos hacen que la administración reaccione y retome la senda, será ganancia. Y si no lo hace, están en camino de tomar el control.


Una vez que caminen, conversen, se dividan tareas y consistentemente se reúnan a darle seguimiento, están en el camino correcto y en muy poco tiempo verán cambios impresionantes.


La visión visión o comprensión correctas son el primer paso.

30 septiembre, 2020

Objetos en garajes o cocheras abiertas

Una situación muy frecuente y delicada que debe enfrentar la administración es la tenencia de objetos en garajes o cocheras abiertas.

Lamentablemente son pocas las ocasiones en que en un Reglamento de Condominio y Administración se regula la cantidad o tipo de objetos que pueden tenerse en los garajes. Normalmente se hace referencia a instrucciones o mandatos algo generales como el deber de no afectar la buena apariencia o más aún el genérico artículo 15 de nuestra ley 7933:

ARTÍCULO 15.- Los propietarios de fincas filiales podrán establecer a su costa servicios para su uso exclusivo, siempre que no perjudiquen ni estorben a los demás. Usarán su propiedad de acuerdo con su destino conforme a la escritura constitutiva. Podrán segregarlas siempre que las partes segregadas cumplan todos los requisitos dispuestos en esta ley para las fincas filiales. No podrán destinarla a usos contrarios a la ley, la moral o las buenas costumbres, ni hacerla servir a otro objeto que el convenido expresamente. No podrán efectuar acto ni incurrir en omisión que perturbe la tranquilidad de los demás propietarios o comprometa la solidez, seguridad, salubridad o comodidad del condominio.



No es sencillo probar que la presencia o tenencia de objetos diversos en los garajes afecta la comodidad del condominio o que perturba la tranquilidad.

Un segundo elemento que lo complica es que ciertamente es un área privada por lo que hay un sentimiento de “no intromisión” que se pretende hacer valer.

Como se puede ver en este artículo 15 de la ley, cada área debe usarse según su destino.

El destino de una cochera o garaje es el estacionamiento de vehículos. No está destinada a ser una zona de bodega, almacenamiento de objetos que incluso en ocasiones es difícil distinguir si son objetos acumulados o simples desechos, zona de colocación con algún grado de permanencia de juguetes, muebles, hamacas y otros objetos voluminosos, y las usuales, numerosas y diversas macetas con plantas; llantas, recipientes con aceite, herramientas, tiendas de campaña, sacos de boxeo, botas y equipo de montaña, para solo enumerar algunos objetos encontrados.


Claro que hay un tercer elemento que se añade y es el aspecto cultural. Para ciertas personas es totalmente lógico, pertinente y hasta atractivo estéticamente, que haya este tipo de objetos.


Es por todo lo anterior que la aproximación de la administración debe ser en dos vías: buscando la aplicación de normas que no son todo lo preciso que se desearía, a la vez que educando: tanto a quien tiene objetos en los garajes, para que colabore en su reducción y acomodo, como a quien tiene la expectativa de que no se vea nada, casi como esas casas de revista que parece como si realmente nadie viviera ahí.


La convivencia implica coexistir con estilos de vida y valores distintos. Algunas personas son ruidosas y desordenadas, otras no. Tanto derecho tiene quien convive así, como quien desea silencio y orden. El límite es difuso, por lo que cultivar la tolerancia y el respeto ayudará a suavizar esa fricción.