31 octubre, 2017

Congreso de administradores de PH - Colombia 2017

El pasado 19 y 20 de octubre tuvo lugar en Colombia el Segundo Congreso Latinoamericano de Propiedad Horizontal.

Nuestra participación fue relacionada con el uso de la tecnología por parte de las administraciones de condominio, reseñado en nuestra publicación anterior, y podemos ya aportar el video de esa participación.

En esta nota más bien lo que deseamos es compartir con ustedes algunas referencias sobre las temáticas vistas y preguntas que tendría mucho provecho hacernos en Costa Rica y en sus condominios.

Antes que nada una aclaración obligada: únicamente referiremos algunas presentaciones pero la agenda completa fue de una alta calidad. Quienes no han sido referidos es únicamente por razones de espacio de este artículo.

Horacio Torres Berdugo, un grande de la administración y amigo barranquillero es quien está detrás de esta iniciativa y quizás lo que más le reconozco es poder haber integrado profesionales de diversas áreas, y sobre todo, abogados en un chat de una riqueza enorme. Administraciones, ¿Mantienen ustedes conversación con condominios vecinos y administraciones, para intercambiar información y buenas prácticas?

Ramiro Serrano Serrano, colega muy apreciado del Bufete Serrano y Serrano, se atrevió a un tema escabroso: las reuniones no presenciales. ¿Han celebrado reuniones no presenciales en su condominio, sea en grupos de trabajo, comisiones o incluso en asambleas de propietarios? El paso a lo digital es lento pero ineludible. Resumo con una frase de su presentación: “La virtualización sí se puede hacer, los que tenemos que cambiar somos nosotros”.

Jorge Léon Forero, otro muy apreciado colega que desde la Fundación Colombiana de Derecho además de servicios legales ha trabajado la capacitación y edición de libros, en especial su más reciente Compendio de Normas Básicas para la Administración de la Propiedad Horizontal, nos presentó la forma en la que puede incorporarse la prueba digital en el proceso de impugnación de actos de asambleas (aquí video). En un artículo anterior nuestro hemos tratado el tema de las cámaras en condominio y cómo pueden usarse incluso en procesos sancionatorios por presunta infracción de las normas condominales. ¿Las han usado como prueba en sanciones?

Mara Cavazos, una joven mexicana que es lidera grupos de administraciones de condominios y redes de y negocios que son de enorme apoyo para la integración latinoamericana de la industria de la administración de condominios. Recomendamos seguir su labor en el grupo Red de Administradores y Proveedores de Condominios. Mara nos presentó su recomendación sobre cuáles los elementos que debe tener un software de soporte para la gestión de la administración. ¿Cuán seguro, sencillo de usar y escalable es su plataforma virtual o software de apoyo a la gestión condominal?

Otras participaciones tocaron ricamente el tema tecnológico aplicado a la gestión de la administración de los condominios.

La capacitación, las redes de comunicación e intercambio de buenas prácticas son esenciales para la mejora contínua de la gestión de las administraciones. Búsquelas, y participe en ellas, que sus beneficios exceden por mucho el costo de un evento o tener “un chat más”: estos sí son muy provechosos.

15 octubre, 2017

Uso de la tecnología para potenciar la labor de la administración

La tecnología ha recorrido un largo camino desde los cuchillos de sílex hasta los teléfonos inteligentes. Como siempre recibiremos los beneficios que nos proporciona deberemos enfrentar los retos éticos, sociales, y más recientemente legales y ambientales que nos puede causar.

La administración de condominios, por su doble dimensión de servicio comercial y cargo político, no puede evitar su deber de liderar, creando soluciones que aporten valor a sus clientes de forma innovadora, así como creando comunidad e integración en los condominios que dirige. Siempre cuidando, por supuesto, su propia rentabilidad.

El condominio es nuestra ciudadanía más cercana, en donde diversos intereses sociales, personales y económicos se cruzan, hay deliberaciones y votos para la toma de decisiones (y alto abstencionismo, en muchos casos), hay fondos comunes que administrar y cuotas casi impositivas (y su correspondiente posibilidad de mal uso), entre otros. Ahí es donde el liderazgo de la administración puede influir para educar en una ciudadanía condominal responsable y activa. Y para ese fin es que la tecnología puede hacerlo de forma más efectiva y eficiente.

Las administraciones verán enormes ventajas en el uso de plataforma de almacenamiento de documentos y documentos colaborativos como Google Drive, recordando siempre que “en la nube” significa en la computadora de otra persona. Saber las condiciones bajo las cuales se da ese almacenamiento es vital.

De igual forma puede hacer uso de foros de discusión recordando que quienes conversan son personas y que las reglas de conversación en presencia física son las mismas: orden, respeto, ajustarse al tema, etc. La autoridad de la administración no debe ceder en este espacio al caos.

Esta misma regla aplica para las aplicaciones de mensajería instantánea. Adicionalmente recordar que las reglas de uso de un foro o chat (respeto, temas, frecuencia, etc.) deben ser consensuadas y puestas en vigor para que pueda obtenerse la mejor comunicación.

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos, procesos y tareas que serán al inicio útiles y luego indispensables para poder crecer en la prestación del servicio y clientela.

Hay una serie de precauciones que deben tenerse:

  • Privacidad de la información y cuido de datos personales
  • Propiedad de la información: especialmente al momento de concluir el contrato
  • Protección contra ataques informáticos
  • Riesgo de desinformación
  • Brecha digital

Una serie de consejos básicos permitirán hacer un mejor uso:

  1. Ejercer la autoridad: Definir accesos, permisos y uso de la información, establecer temas para cada herramienta, fijar y poner en vigor las reglas de conducta previamente anunciadas y aplicar consecuencias blandas (llamadas de atención) y severas (suspensión de participación del chat, por ejemplo).

  1. Documentación de decisiones y procesos: hacer actas o ayudas de memoria de conversaciones y redactar y difundir circulares o comunicaciones sobre esos acuerdos.

  1. Dar el primer paso: el chat o el facebook del condominio son condóminos reunidos y es inevitable por lo que es mejor liderar tomando la delantera.

  1. Educar(se) en el uso de las herramientas, sus ventajas y sus limitaciones: usar la tecnología, revisar tutoriales y compartir conocimiento y dudas con otras administraciones.

30 septiembre, 2017

Redes de CATV y servicios exclusivos

Quien vive en condominio no pierde su derecho de poder contratar y recibir servicios particulares, pues después de todo, sigue siendo su domicilio, sea para residencia u oficina. Ahora bien, hay servicios que tienen sus particularidades como redes de televisión e internet por cable o por satélite, servicios de lavado de vehículos, clases privadas grupales de actividades como baile, yoga o similares, o incluso instrumentos musicales.
La ley Reguladora de la Propiedad en Condominio se lo permite con una limitación: ARTÍCULO 15.- Los propietarios de fincas filiales podrán establecer a su costa servicios para su uso exclusivo, siempre que no perjudiquen ni estorben a los demás.
Internet y televisión por cable y servicios satelitales derivados.
Ha surgido el caso de los condominios en donde el desarrollador llega a un negocio con un proveedor de servicio bajo la condición de exclusividad. Este tipo de acuerdos no pueden ser imponibles a los condóminos si no constan en el reglamento. Y aún ahí, tanto el suscrito como la SUTEL tenemos fuertes dudas de su legalidad por cuanto limita la libre competencia y libre elección de los consumidores. Es muy probable que la libertad sea la que prevalezca y dichos acuerdos sean ilegales. Lo que puede haber además es un problema práctico de infraestructura escasa para conducir más un proveedor, lo cual deberá ser resuelto por los propietarios.
Lavado de vehículos
Hay algunos reglamentos de condominio que prohíben ejecutar esta actividad. No se trata aquí de una restricción al comercio sino de una actividad que los condóminos han decidido que no es permitido ejecutar, sea prestada por un proveedor o ejecutado por la propia persona. Únicamente una reforma del Reglamento podría eliminar la prohibición si es total. Salvo que un juez considerara que es una restricción excesiva a mi derecho de propiedad por un documento de adhesión (reglamento) y la eliminara. En ocasiones la restricción proviene de un acuerdo de asamblea de no utilizar agua común para este fin, caso en el que igualmente habría que revocar ese acuerdo para poder ejecutar la actividad, o bien utilizar agua privada si no existe mayor restricción.
Clases privadas grupales de actividades como baile, yoga o similares, o incluso instrumentos musicales
En este caso, mientras se de dentro de una filial no hay problema ya que es un servicio que está consumiendo un condómino. Claramente que la situación sería otra si es un condómino o residente que da el servicio en su casa, siendo esta con destino residencial, caso en el que estaría prohibida.
Si intervienen áreas comunes, por ejemplo que se utilice un salón común o la casa club, no debería ser un problema en el tanto sea igualmente una actividad como resultado de un servicio adquirido por condóminos y no que sea una persona residente que preste directamente un servicio comercial usando áreas comunes (o que permita que lo haga un tercero).

En todos los casos, evitar molestias por ruido y registrar el ingreso y salida de visitantes autorizados es esencial por seguridad y convivencia.

15 septiembre, 2017

Cámaras de vigilancia en condominios

A raíz de los cambios en el mercado de las compañías de seguridad, por el temor a reclamos de sus empleados por incumplimientos en jornadas, horarios, salario, horas extras, vacaciones, aguinaldo, seguridad social y de riesgos del trabajo, que genera la entrada en vigencia de la Reforma Procesal Laboral, muchos condominios han optado por reducir el personal físico en los condominios e incrementar los dispositivos tecnológicos, principalmente cámaras de vigilancia.

Este sistema ha despertado dudas sobre los límites que debe de tener este dispositivo, para no invadir la privacidad de las personas residentes, por lo que es importante clarificarlos, ya que es totalmente posible colocar cámaras de vigilancia en las áreas comunes de los condominios.

Hay una protección constitucional de la privacidad (artículo 24) y una legal a la persona sobre su imagen propiamente en el Código Civil (art. 47) que establece que: “la imagen de una persona no puede ser publicada, reproducida, expuesta ni vendida en forma alguna si no es con su consentimiento, a menos que la reproducción esté justificada por la notoriedad de aquélla, la función pública que desempeñe, las necesidades de justicia o de policía, o cuando tal reproducción se relacione con hechos, acontecimientos o ceremonias de interés público o que tengan lugar en público.”

La primera condición para no incumplir esta prohibición es el consentimiento, aunque aún sin él, si es con fines de justicia o policía, o bien por eventos de interés público o que se desarrollen en público puede divulgarse esta imagen.

Un registro de una cámara de vigilancia para sustentar un procedimiento de imposición de sanción por violación del reglamento, estaría dentro de estos objetivos de justicia, en el tanto se mantenga dentro de la privacidad del expediente, pues fuera de él no se justifica bajo esta necesidad de probar hechos relevantes al orden del condominio.

Las áreas privadas tienen restricción total y las cámaras no deben de dirigirse ni abarcarlas. Claro está que podrán observarse partes de la propiedad privada que sean visibles “al público” como la fachada de las casas. Si el objetivo principal es, sin embargo, la ventana de una residencia, no cumple con su objetivo de vigilar áreas comunes.

Aún en las zonas y áreas comunes, las acciones deben tener relación con un comportamiento “en público” ya que si solamente se trata, por ejemplo, de “espiar” a alguien que conversa con otra persona de forma privada, aún en zona común, esto sería ilegítimo. El centro es que la situación sea una tal que la persona sea consciente de que está “en público”.

Con el personal del condominio, es totalmente permitido que haya cámaras para monitorear su trabajo, sin invadir, por supuesto, espacios privados como los servicios sanitarios. Hay jurisprudencia que incluso lo avala para vigilar funcionarios de una institución pública.

La advertencia en un rótulo de que hay cámaras de vigilancia completa la seguridad para colocar las cámaras, para que nadie alegue que creyó “no ser visto”, pues el conocimiento e información de ser filmado es esencial igualmente.