Manejo de información personal

La Administración debe proteger la información sensible y asegurar su protección de parte de proveedores
En el curso de la Administración de un Condominio, la Administración llega a tener a su disposición una gran cantidad de información personal de sus residentes, lo que le impone una responsabilidad en su manejo que no puede evitar conocer.
La nueva LEY DE PROTECCIÓN DE LA PERSONA FRENTE AL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES (Ley 8968, publicada el 5 de setiembre de 2011), se dirige a la protección frente al manejo de grandes bases de datos, excluyendo las bases de datos con fines domésticos o internos. Sin embargo, establece una serie de principios que por razones de protección en el manejo de datos y de seguridad, la Administración debe conocer y poner en práctica, tanto por razones de seguridad como por la posible consecuencia de que, al tratarse de principios básicos de derechos humanos, puedan llegar a recibir tutela de la Sala Constitucional.
El principal daño para los residentes proviene del descuido del principio de la confidencialidad. Las compañías de mantenimiento o de seguridad, muchas con una enorme y descontrolada rotación de personal, llegan a conocer los nombres, rutinas y horarios personales y de los hijos, bienes y posición económica, placas de vehículos, y muchos otros datos de los condóminos (residentes o no) que pueden poner a éstos en un riesgo de seguridad enorme. Y sin embargo, es una información esencial para poder controlar el acceso al Condominio.
Esta es la razón por la que la Administración debe exigir que todo proveedor, y sobre todo, que todo oficial de seguridad, firme antes de ingresar al puesto, un breve y sencillo contrato de confidencialidad que proteja esta información y que prohíba su divulgación. Normalmente la protección de esta información no vendrá del contrato mismo sino del contexto en el que el contrato surge: en un contexto en donde para cada oficial se tiene copia de su identificación, permisos de armas, constancia de antecedentes penales y otros, el contrato simplemente viene a reforzar un contexto de control y vigilancia que protege mejor los datos y la información que el contrato mismo. Por el contrario, en un contexto de ausencia de control de estos documentos, con oficiales mal pagados, mal entrenados, en incumplimientos laborales y de seguridad social, el contrato será una simple aspirina contra el cáncer de seguridad que se ha enquistado dentro.
Ahora bien, desde la perspectiva de la Administración, la veracidad y adecuación al fin provienen de un consentimiento expreso al momento de obtener los datos. Muchas veces las Administraciones fallan en este punto ya que no existe un centro de información único. El administrador en sitio maneja una información, contabilidad o cobros otra, y la seguridad otra. Debe haber por ello un registro único que se alimente de informaciones exactas, y cuyo origen pueda ser rastreado hasta un documento que provenga del propietario de esos datos. Debe ser parte de la gestión normal de la Administración la recolección y verificación de los datos personales. Sobre todo, la confirmación de las direcciones de comunicación, teléfonos, residentes y autorizados a ingresar, con actualizaciones dosificadas y periódicas establecidas para los diversos proveedores. Esta labor de verificación de datos constante, al igual que en el caso anterior, permite crear un contexto en donde todos los residentes saben que constantemente se sabe quién (con número de identificación y ambos apellidos) vive e ingresa al Condominio, cuáles vehículos ingresan (y salen), lo que sin duda hace que sean más atractivos para los delincuentes otros condominios en donde esta práctica no sea reforzada.
Naturalmente, cuando hay un cambio de administración, la administración saliente, si proporcionará estos datos, debe exigir de la administración entrante, su manejo responsable por medio de un compromiso escrito como requisito previo a la entrega. De parte de la administración entrante, debe exigirse que dicha información sea suministrada y debe procurar obtener un compromiso de cesación en el uso de dicha información por parte de la administración saliente. Claro está que sin un comité de condóminos interesado y proactivo, nadie velará porque esto suceda y el cambio de poder tendrá lugar sin que sus destinatarios tengan participación en este momento vital del condominio.
Publicado en El Financiero 856, 19 de febrero de 2012

Ordenando los bienes comunes

En la mayoría de los condominios, los mayores conflictos provienen del uso de las áreas y bienes comunes
En cualquier condominio, aún el más pequeño, existe una serie de bienes y áreas comunes que necesitan de regulaciones sobre su uso, que se hacen más importantes conforme el condominio tenga más bienes y áreas comunes. Las piscinas, canchas o pistas de deportes, el rancho o la casa club, y los espacios comunes de tránsito o permanencia deben estar adecuadamente regulados para garantizar un uso conforme, adecuado y equitativo. Fiestas ruidosas a altas horas de la noche, mascotas deambulando por las áreas comunes, o vehículos estacionados donde sea, son el primer síntoma de un condominio con regulaciones deficientes, y esto debe de atacarse de inmediato antes de que se establezcan comportamientos que luego sean más difíciles de erradicar. Tener regulaciones deficientes únicamente contribuye a hacer más difícil el trabajo de la Administración y por ende a incrementar la impunidad en la infracción al Reglamento.
Las primeras regulaciones se encuentran en la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, que obliga a que el uso de las cosas comunes sea racional, e impone la prohibición de incurrir en todo acto u omisión que tenga como resultado un daño a la tranquilidad, solidez, seguridad, salubridad o comodidad del Condominio, bajo pena de imponer una multa de un Salario Base (actualmente C.316,200). Estas regulaciones obviamente son muy genéricas.
Además de las que tiene la Ley, las principales están contenidas en el Reglamento del Condominio. Este es el documento original de constitución y solo puede ser reformado con la anuencia de la totalidad de los dueños reunidos en Asamblea. Sin embargo, es totalmente imposible que ningún reglamento prevea hasta el último detalle de la vida en común.
La Asamblea de Propietarios es la que tiene la responsabilidad y el deber de determinar, en las cambiantes circunstancias de la vida en condominio, qué significa y cómo se aplican en concreto, las regulaciones que indica el Reglamento. No puede de ninguna forma contradecirlas o hacer que se incumplan, sino que debe indicar y especificar la forma en la que los deberes y derechos del Reglamento del Condominio se habrán de aplicar y cumplir, como si de la reglamentación de una ley de tratara.
Estas regulaciones o normas de convivencia son simples acuerdos de Asamblea de Propietarios, que no estarán inscritos en ningún registro ya que el único Reglamento que se inscribe es el Reglamento General de Constitución (y sus reformas) y deben estar asentados en el Libro de Actas.
La Administración, como custodio obligatorio del libro de actas, debe poder facilitar estos acuerdos, promover su segura conservación y divulgación (por ejemplo por medio de una protocolización aunque sea imposible inscribir el acuerdo, ya que no es una reforma del Reglamento de Constitución) y sobre todo, debe comunicarlos y vigilar por su cumplimiento. Idealmente estos acuerdos deben estar compilados en forma de Normas de Convivencia aunque bien pueden ser acuerdos aislados. Lo importante es que no contradigan el Reglamento y hayan sido tomados en Asambleas de Propietarios.
Únicamente si la Asamblea o el Reglamento de Constitución lo faculta, podrá ser la Administración la que emita estas regulaciones, aunque una Administración prudente consultará estas regulaciones con Comités Asesores o la Junta, y podría incluso llevarlas a conocimiento de la Asamblea de Propietarios, aún cuando tenga la potestad de ser la Administración la que las dicte.
Es muy importante que como condómino usted se informe: desconocer las normas internas de convivencia o pretender que sólo el Reglamento de Constitución es el que vale no es una posición responsable ni acorde con una adecuada vida en común. El incumplimiento del Reglamento y los acuerdos de Asamblea de hoy serán la ruina de la calidad de vida de mañana. No espere más para poner orden en este campo.

Certificaciones para cobro judicial de cuotas comunes

Es muy usual encontrar errores en las certificaciones de cobro judicial: nombres de deudores que NO son el propietario registral (a veces ni su representante), nombres de condominios que no son el correcto o no es el completo, confusión en cédulas jurídicas de condominios, etc.

El formato correcto de las certificaciones del saldo adeudado es:

A) Condominio

Nombre registral del Condominio

Número de Matriz

Cédula Jurídica

(Esto se saca del informe registral de la Matriz)

B) Condómino deudor

Nombre registral del propietario

Número de finca con Provincia, número de Folio Real, la letra F, y los derechos (000)

Cédula jurídica del propietario

(Esto se saca del informe registral de la finca deudora)

C) Monto adeudado

Concepto: Cuotas de gastos comunes, intereses y multas si hubiere

Período: Del día X al día Y

Desglosar en los montos lo correspondiente a cuotas, intereses, multas, etc.

D) Adjuntar hoja de trabajo y los demás requisitos que todo contador sabe

Llevar una filial a cobro judicial es una medida de último recurso, a la que debe llegarse una vez pasado por el cobro administrativo y su consiguiente suspensión de servicios comunes: si no paga no puede tener derecho de disfrutar los servicios comunes.

Nótese que no es una suspensión de sus derechos como condómino: es decir, por ejemplo, puede recibir visitas, solo que el guarda ni las anuncia ni les abre.

Una buena certificación de saldo adeudado es el primer paso para el cobro judicial y debe empezarse con el pie derecho o el juez va a tener dificultades para entender y la muy lenta Justicia va a quedarse detenida, confundida, hasta que entienda qué es lo que queremos que haga.

Un Condominio disciplinado es ganancia para todos

Una de las consecuencias necesarias de ser propietario o residente en un condominio, es que existe una serie de reglas, más o menos extensas, más o menos severas, que deben seguirse y cuya omisión ocasiona que se caiga en situación de ser sujeto de una sanción (generalmente de multa).

En el Reglamento del Condominio es donde deben encontrarse esas reglas, aunque puede haber otras fuentes de obligaciones que deben ser de conocimiento de los propietarios: las Asambleas de Condóminos y las Administraciones mismas pueden crear reglamentaciones derivadas de este Reglamento inscrito, que bien pueden llamarse normas de convivencia, reglas de uso de bienes específicos (como uso de piscina, estacionamiento de visitas o rancho) o incluso pueden usar la palabra misma reglamento, sin embargo en todas hay un elemento común: No pueden de ninguna forma contradecir el Reglamento inscrito del Condominio.

El Reglamento inscrito del Condominio es el que nace con la constitución del mismo y sólo puede ser reformado con anuencia de la totalidad de los dueños del condominio. Esta reforma se debe inscribir en el Registro de igual forma, por lo que saber cuál es el Reglamento vigente es sencillo, público y es un deber de toda administración y condómino saberlo sin dudas.

Con las Asambleas puede ser un poco más difícil, ya que normalmente estarán solo en el Libro de Actas de Asamblea de Condóminos. Es sano, sin embargo, que cada condómino obtenga copia de este libro con frecuencia, y que observe que las minutas sean claras y estén debidamente firmadas por quienes deben hacerlo.

El artículo 23 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio establece que los propietarios que sean infractores recurrentes de las prohibiciones contenidas en la Ley, Reglamento, y las tomadas en Asambleas, serán sancionados con la imposición de una multa. Esta multa puede ser establecida y desarrollada por el Reglamento de Constitución del Condominio, sin embargo si no se hubiera hecho, la multa que la Ley prevé es de un Salario Base (C. 316,200 en este 2011), según el artículo 15 de la Ley. Si el Reglamento contempla este aspecto, las multas pueden ser incluso más altas y la Administración puede tener el poder de cobrarlas de inmediato en el estado de cuenta del condómino.

Es muy importante que este deber disciplinario sea ejercido con serenidad y con firmeza por parte de la Administración, por cuanto un exceso puede derivar en un régimen de terror innecesario y una falta de firmeza puede derivar en una persecución entre condóminos.

La mejor forma de abordar esto, para una Administración nueva (o una vieja con nuevos bríos), es listar la totalidad de los incumplimientos existentes y abordarlos todos juntos en primera instancia con algún órgano asesor con participación de los condóminos, con el fin de valorar vigencia legal, pertinencia, gravedad de la falta y sobre todo agrupar por tipo de falta. Una vez determinado esto, debe sin ninguna duda la Asamblea de Condóminos, pasar por la prueba de vida en condominio que es decidirse a hacer un corte y ruptura con el pasado y determinar qué hacer con las infracciones existentes (todas, para evitar injusticias o parcialidad) y cambiar sus patrones de ejercicio de la disciplina con el fin de ser, a partir de ese momento, más estrictos y cuidadosos si no lo fueron en el pasado.

Este es un proceso difícil y delicado que si no se hace correctamente puede profundizar las divisiones existentes. Sin embargo, si se conduce con corrección y un adecuado manejo estratégico, es el mejor sistema de depuración de la vida en condominio y prepara a la comunidad de propietarios para un futuro de orden y disciplina.
Un Condominio en orden y disciplinado, en donde el Reglamento se cumple y respeta es un grupo humano con orden, con respeto de los derechos de todos, en donde las inversiones y la calidad de vida se verán beneficiadas con enormes réditos, además de que se ahorrará mucho dinero en litigios y discusiones inútiles que crean divisiones difíciles de cerrar a futuro.

Publicado en el Financiero 845, noviembre 2011

¿Qué hacer si la Administración del Condominio camina mal?

La Administración de Condominios se ha vuelto un campo muy complejo y la razón es muy sencilla: es una labor política y administrativa para la que la técnica conceptual legal y administrativa no es suficiente. Cuando se trata de grupos humanos, los aislados conceptos legales se quedan cortos.

En la formación usual de los administradores, frecuentemente van aprendiendo los conceptos técnicos sobre la marcha, y pueden estar al frente de un condominio sin estar seguros de si el condominio tiene su reglamento o la matriz ya inscritos. En otros casos, profesionales del derecho circulan documentos de condominios en donde se dice que se encuentra presente la totalidad del capital social del inmueble.

Es imperativo que haya una formación técnica adecuada en todos los que tenemos que ver con la administración de condominios.

De la formación técnica depende la corrección legal de las decisiones que se tomen y cualquier planificación administrativa debe hacerse sobre conceptos precisos. Ninguna Administración de Condominios puede permitir que sus administradores tengan dudas entre los conceptos de valor porcentual y coeficiente de copropiedad, o que duden si un acuerdo es inscribible o no, o incluso que teniendo como representante un Administrador, duden sobre si procede o no inscribir Junta Administradora en el Registro Público. Estos conceptos son el paso UNO y deben estar totalmente claros.

Y sin embargo, eso no es todo. Quien está al frente de la administración de un condominio está al frente de un grupo de personas y como tal debe ser un líder. Debe ser capaz de fijar un rumbo, de cohesionar al grupo (que usualmente tendrá varios que se rehusarán a seguir el ritmo del resto) y debe poder ser la autoridad a la que se busca para dirimir conflictos y sus decisiones deben tener aceptación. Sin embargo, nada de esto es posible sin las adecuadas herramientas estratégicas y de negociación, que permitan dar solidez al liderazgo que por posición le ha tocado ejercer.

Si usted es administrador esta es una oportunidad para que refuerce esas áreas. Si ha sentido momentos de duda con conceptos básicos, si está en medio de conflictos, si su autoridad no es respetada, o si las Asambleas son un momento de angustia, la solución está a la mano.

Para las empresas de administración esta es la oportunidad de capacitar en áreas claves y que darán la rentabilidad de esfuerzo e imagen que se ocupa en cualquier negocio.

La industria de servicios de administración de condominios debe buscar siempre crecer, y todos los que estamos involucrados en ella debemos constantemente adquirir nuevas habilidades y herramientas para que el trabajo sea más llevadero, enriquecedor y rentable. Juntos podemos expandir estas habilidades.

Los esperamos en el curso.

Su servidor,

REFORMA DEL ARTÍCULO 32 BIS, LEY REGULADORA DE LA PROPIEDAD EN CONDOMINIO

Artículo 32 bis anterior

Artículo 32 bis reformado (Ley 8984, Gaceta 18/10/2011)

Artículo 32 bis.- Para la administración de los condominios deberá contarse con un libro de actas de la Asamblea, un libro de actas de la Junta Directiva, en el cual consten los acuerdos de ese órgano, y un libro de caja, en el que el administrador consignará, diariamente, tanto los egresos por concepto de gastos comunes como los ingresos provenientes del pago de los propietarios o los originados por cualquier otro concepto. La legalización de los libros citados, su reposición por pérdida o deterioro, así como cualquier trámite relativo a estos, estará a cargo de la Sección de Propiedad en Condominio del Registro Público de la Propiedad.

Artículo 32 bis.- Para la administración de los condominios deberá contarse con un libro de actas de la Asamblea, un libro de actas de la Junta Directiva, cuando exista, en el cual constarán sus acuerdos, y un libro de caja en el que el administrador consignará los egresos por concepto de gastos comunes como los ingresos provenientes del pago de los propietarios o de cualquier otro concepto. La legalización de todos estos libros, su reposición por pérdida o deterioro, así como cualquier trámite relativo a estos estará a cargo de la Sección de Propiedad en Condominio del Registro Inmobiliario.”

Adicionalmente,

ARTÍCULO 2.-

A partir de la vigencia de esta ley, cualquier artículo o disposición de la Ley N.º 7933, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, de 28 de octubre de 1999, que se refiera a “Registro Público de la Propiedad” deberá entenderse sustituido por “Registro Inmobiliario”.

En realidad no reviste mayor importancia la reforma: siempre hubo deber de legalizar libro de actas de Junta Administradora si el condominio tiene, y siempre debieron consignarse los acuerdos de ésta (y de la Asamblea en él). Aparte de eso se modifica el nombre del Registro. Me escapa la necesidad de esta reforma puntual, salvo que haya OTRO REGISTRO PÚBLICO con el cual pueda confundirse.

El otro cambio es que la Administración debe anotar como siempre los movimientos de efectivo en el libro de caja, solo que ya no debe hacerlo diariamente (sino cuando pueda, me imagino). Posiblemente eran muchos los condominios que estaban DEMASIADO al día y es mejor que estén un tanto atrasados… según la lógica de esta reforma.

Cómo tomar el control de un Condominio

Sea que se trate de una Administración externa empresarial, un Administrador contratado bajo el régimen laboral o una Junta de Propietarios que decida asumir la administración de su inmueble, hay una serie de pasos iniciales básicos que se deben seguir con el fin de que realmente se tenga control sobre los asuntos comunes.

El primer pilar es el Presupuesto de Gastos Comunes. La Administración debe ser quien proponga el Presupuesto de Gastos Comunes del Condominio. Es imperativo que este presupuesto parta de saldos iniciales y estados de resultados reales y fiables, que ojalá estén auditados para tener total certeza y sobre todo para liberar de responsabilidades a quienes asumen la nueva administración. De igual forma debe tomar en cuenta la totalidad de los gastos comunes que sean necesarios, tanto los que por ley tienen esa naturaleza como en el Reglamento del Condominio, y ponderarse con criterios de oportunidad que podría obtenerse de un muy necesario comité de transición.

El segundo pilar para asumir el condominio debe ser un adecuado registro de propietarios, que será la base de las convocatorias, comunicaciones y sobre todo será el primer instrumento del proceso de afirmación política del poder. Es más que una simple lista de nombres y teléfonos: es la guía para gestionar el liderazgo. Al inicio de cualquier ejercicio de poder, las personas están a la expectativa y es imprescindible convertir esa expectativa en confianza lo antes posible. Las técnicas de comunicación y negociación son las herramientas principales que deben utilizarse al conformar este registro de propietarios.

El tercer pilar son los módulos de aplicación del Reglamento. La base será sin duda el (usualmente) largo y complejo texto inscrito, pero este es el producto crudo del que deben salir los resúmenes, concordancias y módulos de aplicación para las distintas circunstancias: no será el mismo documento que deba divulgarse a los dueños que participan en la Junta, inquilinos o visitantes. Los primeros deben conocer profundamente el régimen de responsabilidad que los rige mientras que los últimos a lo sumo deberán saber unas veinte líneas de normas generales de comportamiento. Estos módulos de aplicación deben estar siempre disponibles en la página web del Condominio al igual que los resultados de una breve auditoría legal.

El último pilar para tomar el control es la guía de asambleas. La administración entrante debe convocar en un momento oportuno, cuando tenga suficiente información de los problemas existentes y determine cuáles soluciones pasan por Asamblea de Propietarios, además de que debe servir como el primer punto de rendición de cuentas con sus clientes. Esta guía debe tener su anexo de temas de asamblea que será su plan de gobierno de los asuntos comunes para el mejor manejo de los asuntos comunes. Con esta guía son imposibles los defectos de convocatoria.

Estos cuatro pilares son en realidad el resultado de cuatro procesos específicos que deben llevarse a cabo para tomar el control del condominio. Claro está que bien puede no hacerse ninguno de ellos, mantener el mismo presupuesto, dar por buenos saldos no auditados, trabajar con la lista de dueños de la anterior administración, y enviar por correo electrónico un largo documento de texto llamado Reglamento.docx que nadie sabe si realmente es el inscrito o no y nadie lo lee.

Sin embargo el profesionalismo de la administración de condominios es lo que está en juego, y pasa necesariamente por ser sistemáticos y estandarizados, pasa por crear un nuevo concepto de calidad en la administración de condominios, y pasa por crear clientes y condóminos más informados y exigentes de ese concepto compartido de calidad. La administración de condominios debe ser un nuevo campo profesional.

Publicado en El Financiero 838, Setiembre 2011