15 septiembre, 2018

Prevención ante desastres

Sea por manifestaciones con bloqueos o por eventos de la naturaleza, pueden tener lugar emergencias y es responsable prepararse ante ellas para evitar o minimizar los riesgos. Este es un conjunto de consejos cuya intención es provocar una reflexión y acción preventiva y no un plan de emergencias formal. Asesórese siempre con personal calificado.


1.- Asegure su movilidad: Mantenga cargados de combustible sus vehículos, sin permitir que baje del 50% de capacidad el tanque de combustible y reduciendo sus recorridos a lo estrictamente necesario. Si tiene bicicleta asegúrese de su funcionamiento y disponibilidad. Conozca varias rutas de acceso y salida de su vivienda y trabajo, sobre todo considere puntos críticos como puentes y pasos estrechos que pueden quedar fácilmente obstaculizados. Descargue y aprenda a utilizar aplicaciones de tráfico en tiempo real como Waze (descargar aquí) o similares, así como de servicios privados de transporte como Uber (descargue aquí). Consulte el mapa en vivo de Waze (aquí) y contribuya con su estado reportando bloqueos de vías o situaciones que afecten la movilidad.


2.- Asegure su salud: Mantenga medicamentos de uso regular para al menos dos semanas. Descanse adecuadamente y manténgase con adecuada hidratación siempre. Si le es posible, camine en vez de usar el vehículo o el transporte público, quizás se le convierta en rutina y asegure su salud por más tiempo. Escriba en un documento impreso o a mano (nada digital) sus principales padecimientos y alergias así como medicamentos de uso regular con su dosis, tanto suyas como de su grupo familiar o convivientes. Añada a esa lista contactos cercanos y médicos con varios formas de comunicación (teléfono, correo electrónico y dirección física). Si además ha hecho testamento y tiene pólizas de vida mantenga toda esa información junta, con copias de los documentos de identidad en un sobre plástico sellado (una bolsa plástica con sello mecánico como ZipLock y un sobre de papel serán suficientes). Incluya sus datos y su dirección. Sí, usted la sabe, pero podría no estar en condiciones o presente para dar esa información. Un resumen para los niños será de utilidad.


3.- Asegure su alimentación: Si llegara a haber escasez de alimentos, procure mantener lo esencial para unas dos semanas dando prioridad a comida enlatada o empacada lista para ser consumida. No olvide sin embargo, los granos básicos normales y alimentos de fácil preparación como emparedados o frutas y vegetales que puedan ser consumidos crudos. Mantenga en casa y en su vehículo comida para picar, barras energéticas y chocolates pues pueden ser necesarios en determinados momentos, sobre todo si viaja con niños. Un juego en el carro puede ser muy útil si no hay paso por varias horas. No olvide agua embotellada igual en casa y vehículos, así como en los bolsos de usted y su grupo familiar o convivientes.


4.- Asegure a sus seres queridos: Quizás lo primero es mantener juntos la calma y entender que la preparación debe ser una rutina regular y no una calamidad adelantada. Sepa sus rutas de desplazamiento normales y acuerde previamente lugares donde refugiarse o esperar si el paso se viera interrumpido. Si le es posible proporcióneles un teléfono celular (aún de simple llamada telefónica solamente) con suficiente saldo de llamadas al menos y cargador. Edúqueles en rutinas de emergencia y sobre todo en mantener la calma y saber buscar la ayuda correcta, manteniéndose ubicables siempre durante eventos críticos. Si se bebés se trata, lo normal que toda persona a cargo de uno sabe, pero en mayores cantidades. Indíqueles además alejarse de manifestaciones o bloqueos puede puede haber violencia.


5.- Asegure su información: No comparta audios ni información sin verificar que solo cause temor. Nadie necesita eso. Contribuya a la información correcta analizando la fuente (¿Es confiable?), la integralidad de la información (¿Tiene fecha vigente? ¿El contenido dice lo que el título sugiere?) y confirmando la información en otros sitios o medios, incluyendo pero sin limitarse a los oficiales. Si parece una broma de mal gusto que se confunde con algo cierto o si parece un mensaje para causar temor no lo reenvíe. Nada va a prevenir con ello. Si desea prevenir a sus seres queridos informe bien y combata la desinformación.


6.- Asegure su comunicación: Mantenga sus teléfonos celulares con suficiente saldo para ser usados y asuma que la batería solo llega a 50%. Al llegar ahí cárguelo de nuevo. Desarrolle mecanismos de comunicación a través de terceros en caso de ser necesarios como lugares y personas para dejar mensajes o lugares de encuentro en caso de extraviarse. Quienes tuvimos infancia y adolescencia antes de los celulares sabemos de qué se trata esto, pues siempre lo hacíamos. “Si se pierde espéreme en tal punto y no se mueva”. “Si no sabe de mí pregunte a tal persona en tal lugar”. Incluso defina lugares donde pernoctar si fuera imposible el paso hacia la vivienda.


7.- Asegure su supervivencia ante emergencias: Si le es posible mantenga efectivo en su casa y consigo como para una semana de gastos, pues las comunicaciones con bancos y los cajeros pueden no estar disponibles. Desarrolle y conozca un plan de emergencia familiar. La Comisión Nacional de Emergencias dispone de material para hacer un plan (aquí). Además, prepare un botiquín básico. La Cruz Roja Costarricense tiene información sobre lo necesario para hacerlo (aquí)

31 agosto, 2018

¿Debe o no entregar factura electrónica un condominio?


Derivado de varias confusiones en las que incluso la Dirección General de Tributación desconoce elementos clave del funcionamiento y naturaleza legal de los condominios como confundir el condominio con su representante (la administración) o creer que puede haber filiales que formen parte del área común, no hay hasta el momento un marco claro sobre la obligatoriedad de uso de la factura electrónica en condominios.

Una administración prudente deberá valorar si es mejor usarla (aunque luego resulte que no era obligatorio), o no usarla (arriesgándose a una multa si luego resulta que sí era obligatorio).
La recomendación es proponer su uso al condominio y que le releven de responsabilidades si no se aprueba su uso.
Es importante recordar que la multa por incumplir este deber es de dos Salarios Base, que es el monto de C. 862,000 colones en este 2018.

Veamos las razones. 

En vista de las confusiones y desconocimiento de la Administración Tributaria, he agrupado las razones en a favor y en contra de la obligatoriedad de su uso.
La obligatoriedad de la factura electrónica nace de la resolución DGT-R-48-2016. Las primeras confusiones inician ahí. Se define Factura electrónica como: “Comprobante electrónico que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios” Claramente habla de venta de bienes y prestación de servicios.
Esto coincide con que siempre había estado claro (desde los años 90) que un condominio, si no ejercía actividad comercial, no debía entregar factura timbrada (ver aquí).
Conclusión 1 NO ES OBLIGATORIO: No es obligatorio el uso de factura electrónica.

Posteriormente se emite la resolución DGT-R-012-2018, que cita el artículo 2 de la Ley 9416, en la que se establece que: “ Todos los obligados tributarios deberán contar con medios electrónicos para registrar sus transacciones y emitir comprobantes de estas, de conformidad con los requisitos y el desarrollo que se establezca reglamentariamente.  Estos medios electrónicos incluyen, entre otros, la factura electrónica como un instrumento idóneo y necesario para la emisión de comprobantes de sus transacciones de compra y venta, registros contables y otros medios requeridos para el control tributario…
Ahora bien, esa resolución igualmente se refiere a obligados tributarios indica en su artículo que “Los obligados tributarios son las personas físicas, jurídicas o entes colectivos sin personalidad jurídica instrumental a quienes una norma de carácter tributario impone la obligación del cumplimiento de una determinada prestación u obligación, que puede ser de carácter pecuniario o no pecuniario; ya sea, entre otros, en su condición de declarantes, contribuyentes, responsables, agentes de retención o percepción, sucesores de la deuda tributaria u obligados a suministrar información o a prestar colaboración a la Administración Tributaria.”
Conclusión 2 SÍ ES OBLIGATORIO: El condominio es un obligado tributario (declarante) y por ello debe utilizar siempre la factura electrónica.

Luego de un ingreso gradual según el sector profesional al que pertenezca el obligado, entre enero y mayo 2018, se ha generalizado para todos los obligados según su cédula jurídica entre setiembre y noviembre 2018, con las tradicionales excepciones de trato diferenciado, aunque habla de contribuyentes y no de obligados.
Otra confusión surge de la resolución DGT-R-012-2018, pues hace algunas excepciones, entre las cuales no están los condominios, lo que podría hacernos pensar que sí están obligados.
Conclusión 3: SÍ ES OBLIGATORIO: Si no lo exime de la obligación es obligatorio.

Sin embargo, mediante consulta hecha por el suscrito (aquí), se nos ha respondido que: “si la administración (nótese que no hay claridad en que la administración y el condominio son dos personas distintas) únicamente cobra cuotas de mantenimiento, por lo que no tiene la obligación legal de emitir por dicho concepto facturas timbradas, ni solicitar autorización de la Administración Tributaria, sino únicamente un comprobante fehaciente ha satisfacción del condómino. Sin embargo, se le informa que es opcional para estos casos emitir comprobantes electrónicos.” Y que “Si el condominio realiza alguna actividad que se pueda considerar lucrativa como alquileres de parqueo, inversiones, etc., debe inscribirse como contribuyente del impuesto sobre la renta y de ventas si es del caso, con lo cual se encuentra en la obligación de la emisión de comprobantes electrónicos o factura electrónica.” Regresamos al concepto original que depende que haya una actividad lucrativa o no la obligación de emitir factura electrónica.
Conclusión 4 NO ES OBLIGATORIO SI NO HAY ACTIVIDAD LUCRATIVA: Si el condominio únicamente recibe ingresos por cuotas de gastos comunes no debe usar factura electrónica, Si recibe ingresos gravables sí debe usarla.

Se complica de nuevo porque en la consulta evacuada DGT-799-2018, se indica que “esta Dirección General estableció como obligatorio el uso de comprobantes electrónicos como medio para respaldar los ingresos, costos y gastos deducidos de las actividades económicas realizadas por los sujetos pasivos del impuesto sobre la renta, con fundamento en lo establecido en los artículos 1 y 2 de la Ley N° 7092 de 21 de abril de 1988, que señala: “ARTICULO 2º.- Contribuyentes… g) Todas aquellas personas físicas o jurídicas que no estén expresamente incluidas en los incisos anteriores, pero que desarrollen actividades lucrativas en el país.” Es decir, sí importa que tenga actividades lucrativas para estar obligado al uso de la factura electrónica.
Y concluye la consulta así:
1) Toda persona física, jurídica o ente colectivo que ejerza alguna actividad comercial está obligada a emitir comprobantes electrónicos autorizados, en su modalidad de factura electrónica, tiquete electrónico, nota de crédito electrónica y nota de débito electrónica; tales documentos son los únicos documentos válidos para respaldar los movimientos contables, a partir de la fecha en que se les fijó tal obligación.
Conclusión 5 NO ES OBLIGATORIO SI NO HAY ACTIVIDAD LUCRATIVA: Si el condominio ejerce actividad comercial debe utilizar factura electrónica.

2)       La Sociedad administradora del Condominio debe emitir comprobantes electrónicos por los servicios brindados como administradora del Condominio [...] S.A.; así como por aquellas cuotas condominales de personas físicas, jurídicas o entes colectivos, propietarios de filiales destinadas a actividades comerciales, como en aquellos casos en que en el Condominio se destinen filiales para locales para el comercio, de cualquier índole. También deberán considerarse como servicios gravables aquellos espacios (llámese locales o filiales destinados a servicios, cuyo propietario genera ingresos por el uso del local, en el tanto dicha filial no forme parte de las áreas comunes de los condóminos.
Conclusión 6 URGE FORMACIÓN CONDOMINAL: Para la administración tributaria, podría suceder que haya una filial que forme parte de las áreas comunes, lo cual es evidentemente imposible.
(…)
5)       Si uno solo de los propietarios de un Condominio realiza actividades lucrativas con su inmueble, aún y cuando sea un arrendamiento eventual, o por periodos cortos de tiempo, ese condómino debe inscribirse ante la Dirección General de Tributación y quien administra el Condominio está obligado a emitir comprobantes electrónicos para ese propietario en particular, por la cuota condominal y por el recibo de agua.
6)       Ninguna persona física, jurídica o ente colectivo podrá respaldar sus movimientos contables, mediante otro comprobante que no sean los dispuestos en la resolución N° DGT-R-48-2018; aún y cuando la actividad lucrativa sea ocasional, por cuanto, todo ingreso que se realice como parte de actividades lucrativas habituales o eventuales está gravado con el impuesto sobre la renta, según lo dispone el numeral 1 y 11 de la Ley de cita.
Conclusión 7 ES OBLIGATORIO SI EL CONDOMINIO TIENE ACTIVIDAD LUCRATIVA O SI LA TIENE ALGÚN CONDÓMINO: Confundiendo las actividades del condominio con las de sus propietarios, obliga a que el condominio esté en la plataforma de facturación si un condómino ejerce una actividad comercial con su filial.

Este oficio, parece repetir la confusión generada por el 769-1995 que indicaba que si se trata de locales con actividad comercial, la administración debía entregar recibo timbrado. ¿Por qué un recibo timbrado - hoy factura electrónica - si siguen siendo ingresos no gravables? ¿Esos recibos timbrados generar ingresos que deben de declararse en el formulario D101 de Impuesto sobre la Renta? Parte de las preguntas que quedan.

Esto abre el espacio de duda pues si hay una actividad lucrativa y la administración no lo sabe, incumple un deber formal y podría ser sujeto de una multa.

Tal y como se señala de entrada la recomendación es proponer su uso al condominio y que le releven de responsabilidades si no se aprueba su uso.  Es importante recordar que la multa por incumplir este deber es de dos Salarios Base, que es el monto de C. 862,000 colones en este 2018.

15 agosto, 2018

Nuevos condominios, nuevas administraciones

Los condominios o la propiedad horizontal son una de las opciones preferidas tanto de las personas al momento de buscar su residencia o una opción de inversión, como de los desarrolladores a la hora de construir. Sabemos que implican limitaciones y deberes. Pero, ¿cuáles son esos deberes para cada una de las partes?
Al adquirir una unidad en propiedad horizontal, algunas personas compradoras no siempre tienen las precauciones necesarias para que su compra sea una estrictamente racional sino que compran más movidos por emociones y facilidades crediticias. Entonces, dentro de las opciones que se ajustan a estos dos requerimientos, ¿cuáles elementos debería analizar y qué preguntas debería hacerle al desarrollador la persona que va a adquirir en condominio?
Las administraciones de condominios todos los días se enfrentan a retos muy complejos.
Cómo enfrentar conflictos, cómo sancionar condóminos, qué distingue a una administración profesional de una que están en camino de serlo.
Las asambleas son momentos muy importantes en la vida de los condominios y lamentablemente suelen realizarse con muy baja participación. ¿Cómo se puede aumentar la asistencia a las asambleas?


Estas preguntas y muchas más se abordan en el libro “Nuevos Condominios, nuevas administraciones”


“Las expectativas que tienen los condóminos sobre las administraciones en ocasiones son muy altas: desearían un servicio de alta calidad, de bajo costo y que traiga como beneficios incrementos en la plusvalía y mejoras en la convivencia.
Las administraciones por su parte, desearían que el condominio les proveyera de un ambiente respetuoso de trabajo, de crecimiento y aprendizaje personal y con alta rentabilidad.
Ambas partes suelen sentirse defraudadas y en mucho es un problema de fijación de expectativas.
Como la “primera conversación seria” que deben tener la parejas, pocas veces se sientan administración y condominio a explicitar sus deseos y posibilidades.”


Este libro busca ser una herramienta para las administraciones y condóminos, proporcionando un elenco de conceptos legales, con su explicación en lenguaje sencillo, y sobre todo, con el llamado a que entre todos construyamos las mejores soluciones y las compartamos.
La profesionalización de las administraciones es el único camino para mejorar como sector, en calidad y rentabilidad, así como para obtener el reconocimiento y decoro profesional que se merecen y crear servicios de mayor valor para nuestros clientes.
La formación continua es clave en este proceso.
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Este libro digital puede ser leído desde cualquier dispositivo móvil o computadora, no requiere tener un lector especial Kindle.

31 julio, 2018

Planos Catastrados ahora son digitales

Desde hace algún tiempo iniciativas (a veces algo aisladas) han buscado promover el uso de la tecnología como forma de facilitar la realización de trámites y reducir costos a las personas. Los planos catastrados han sido objeto de esta tendencia y ya es obligatorio que se tramiten en forma digital.
Una propiedad, llamada por la Ley del Catastro Nacional, ley 6545 del 25 de marzo de 1981, como finca, realmente puede ser cualquier tipo de inmueble, sea un terreno, una casa, un apartamento, estacionamiento, etc. No debemos entender por finca solamente un predio rural de extensión mediana.
Se llamará finca en el momento en que una parcela de terreno se encuentra inscrita en el Registro Inmobiliario y tiene un número que la individualiza. Ese número se llama número de matrícula de conformidad con el Reglamento de Organización del Registro (decreto 35509 del 30 de setiembre de 2009).
El plano de agrimensura (que una vez inscrito se llamará plano catastrado) es el que mostrará la ubicación, área y linderos de esa parcela (que será luego finca) o finca. Será la representación gráfica de esa propiedad y como quien lo elabora tiene fe pública, se tomará como una verdad para efectos legales.
En el caso de propiedades en condominio deberá indicar también el destino o uso e deberá incluir un diseño esquemático con la distribución arquitectónica del piso o nivel en que se ubica la finca filial. En ese diseño se deberá resaltar con un sombreado la ubicación de la finca filial a catastrar. (Reglamento a la Ley de Catastro Nacional, decreto 34331 del 29 de noviembre de 2007).
Desde el 1 de enero del año 2015, únicamente pueden tramitarse de forma digital.
Mediante Reglamento especial del Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos - y algunas directrices del Registro Inmobiliario - se ha establecido esta obligación, debiendo utilizarse la Plataforma de Administrador de Proyectos de Topografía (APT) en Internet.
Esta plataforma no ha estado exenta de críticas. El Colegio defiende su uso y espera que este sistema permita reducciones en tiempos y costos, incrementos en seguridad y equidad para el usuario pues pueden acceder todas las personas al mismo servicio independientemente de su ubicación geográfica.
Es importante que las administraciones se familiaricen con este tipo de documentos. Que sepan reconocer su autenticidad conociendo el visado del CFIA, la leyenda o comprobante de inscripción en el Catastro Nacional y la firma digital del profesional que lo ha elaborado.
Además que sepan interpretarlos por si hay que resolver problemas o dudas sobre uso de áreas privadas
Una administración de un condominio diligente tendrá, siempre copia del Plano de Distribución del Condominio. Ahora que son digitales podría además conformar un expediente con copias de los planos catastrados de filiales y de la matriz si lo hubiera.

Un plano catastrado de una matriz no es frecuente que se haga dado que no es obligatorio, pero lamentablemente si se desea hacer una obra en el condominio, en la tramitación del permiso o licencia de construcción, algunas municipalidades lo requieren.