31 marzo, 2019

Transición guiada hacia una nueva administración

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Sea porque los condóminos (o la administración misma) sienten que ha llegado el momento de cerrar un ciclo o bien porque hay en efecto fallas en el servicio o en la comunicación con los condóminos, es necesario en ocasiones proceder al cambio de administración.


Una buena guía y acompañamiento durante este proceso permite una transición con menos conflictos y que durante ella además los condóminos se sientan tranquilos.

Los principales elementos a considerar son:

  • Redacción de las condiciones mínimas que deben cumplir las ofertas de proveedores desde la perspectiva de los deberes de la administración: Las administraciones tienen gran cantidad de deberes, tanto en la ley como en el reglamento, acuerdos de asamblea y hasta por simples expectativas de los condóminos. Todos ellos deben considerarse como parte de los requisitos de la contratación.

  • Redacción del aviso de invitación a ofertar, para ser publicitado y divulgado entre condóminos y por redes sociales según se acuerde con la Junta: Invitar a la mayor cantidad de administraciones posible permite incrementar la posibilidad de tener a su disposición muchas ofertas. Además de la información de mercado que proporciona, es una prueba de transparencia en la contratación con los condóminos pues podría darse la duda o el cuestionamiento de su hay algún interés personal o comercial de parte de quienes como junta o comité lideran este proceso.

  • Conversación personal con el actual administrador para reducir conflictos y facilitar el proceso: No debe dejarse por fuera, como interesada crítica, a la administración actual. Procurar contar con su apoyo facilita el proceso de transición, entrega de documentos, transferencia de información del condominio y hasta poder mantener una misma línea en al estrategia de comunicación.

  • Elaboración de una matriz de análisis de ofertas recibidas con los criterios requeridos y las ofertas recibidas hasta el cierre del plazo anunciado:  Esta matriz también contribuye a la percepción de objetividad del proceso y que la recomendación que se haga a la asamblea (si es que se hace) o la decisión misma de esta asamblea, sea objetiva y con criterios sustentados.

  • Redacción del contrato específico con la administración nombrada para su firma, incluyendo hasta una hora de negociaciones con el proveedor: Nunca es recomendable que permanezca la administración sin contrato. Si bien es cierto la ley especifica sus deberes, mantenerse simplemente con el nombramiento impide establecer a la administración obligaciones relacionadas con la periodicidad y contenido de los informes de rendición de cuentas, protección de datos y confidencialidad, sanciones por deficiencias de servicio y mecanismos de resolución de conflictos, entre otros.

  • Conformación del expediente digital de la contratación, en una carpeta de Google Drive con permiso de lectura a quien tenga el enlace: esta es la dimensión final de la transparencia. La existencia de una carpeta digital del proceso mantiene la adecuada memoria de la contratación y está a la mano para facilitarla en cualquier momento que surjan dudas sobre la transición.


El cambio de administración no tiene que causar más problemas de los que había antes de decidir acudir a ella.

15 marzo, 2019

El silencio positivo en materia de permisos de construcción

Actualmente todos los planos de construcción deben tramitarse a través de la plataforma digital en línea llamada Administrador de Proyectos de Construcción APC, por mandato del artículo 2 del Reglamento para el Trámite de Revisión de los Planos para la Construcción Nº 36550-MP-MIVAH-S-MEIC.


Recientemente se le han unido además muchas municipalidades para el trámite del permiso o licencia de construcción, que es la consecuencia lógica y normal de la obtención de planos de construcción. Todas las instituciones involucradas deberían estar en esa plataforma.


Debido a la desgraciadamente usual lentitud de la administración pública para resolver las peticiones que se le hacen, desde 1978 gracias a la Ley General de la Administración Pública, se cuenta con una figura legal de excepción de mucha utilidad llamada el Silencio Positivo.


Esta ficción legal permite, según los artículos 330 y 331 de esta ley que, si se han presentado en regla todos los requisitos que contempla una solicitud, y ha pasado el plazo de un mes sin que la administración pública resuelva, se tendrá por aprobada la petición hecha.


Es muy importante tener presente lo siguiente:


Solo es viable esta figura en el caso de permisos, licencias y autorizaciones en general, así como autorizaciones o aprobaciones que deban acordarse en el ejercicio de funciones de fiscalización y tutela. No rige para cualquier tipo de petición.


No hay una definición uniforme ni en la doctrina ni en la jurisprudencia sobre el significado preciso de estos términos (ver dictamen C-441-2007 de 11 de diciembre de 2007). Algunos sostienen que autorización o licencia es para autorizar algo a lo que ya se tiene derecho pero debe definirse la forma de ejercerlo, mientras que el permiso se refiere a actos en principio prohibidos pero que excepcionalmente se autorizan de forma temporal y revocable (ver aquí).


En principio debería ser aplicable a permisos o licencias de construcción, pero reiteradas resoluciones de Sala Constitucional, Sala Primera y Tribunal Contencioso Administrativo han sostenido que por un principio precautorio en materia ambiental y urbanística no opera el silencio positivo.



Sí se ha reconocido para trámites previos como lo es la obtención del alineamiento vial, con la pequeña variación de que el plazo no es de un mes, sino de tres pues se rige por el artículo 18 de la Ley de Construcciones 833 de 1949. El alineamiento vial establece la distancia oficial frente la Red Vial Nacional (Carreteras primarias, secundarias o terciarias) y frente a la red Vial cantonal (caminos vecinales, calles locales y otros caminos no clasificados). El Mapa de Carreteras de la Red Vial Nacional está aquí y aquí.


El procedimiento para que esta figura opere ha sido reglado mediante la ley 8220, de Protección al ciudadano ante el exceso de trámites administrativos, en su artículo 7, requiriendo una declaración jurada autenticada (que debería ser por un Notario Público) en la que el solicitante manifieste que se ha cumplido con todo lo requerido y debería resolverse por artículo 262 de la Ley General de la Administración Pública en tres días.

28 febrero, 2019

La administración del condominio que no responde correos II

En la primera parte de este tema, expusimos los riesgos a los que se exponen las administraciones cuando no responden comunicaciones de los condóminos o residente. En esta segunda propondremos algunas recomendaciones.


Ante una consulta o requerimiento, el primer abordaje de la administración debe ser separar si se trata de una petición de información o de un requerimiento de acción de la administración, sea para que se brinde un servicio o una autorización a quien hace la petición.


En el primer caso, la administración debe disponer de una guía muy clara sobre los accesos a la información que ésta genera o custodia. ¿Cuáles datos, de los condóminos y residentes, son posibles de compartir y con quién, y cuáles no pueden divulgarse del todo? ¿Toda la información contable es posible de ser divulgada a todas las personas que tienen relación con el condominio? ¿Los contratos y facturas? ¿Los documentos registrales, ya sean planos, actas, la escritura de constitución o los libros legales? ¿La información sobre proyectos en curso y decisiones de comisiones u órganos? ¿Los acuerdos de asamblea y su ejecución? ¿Los videos de las cámaras de vigilancia y registros de entrada o salida del condominio? Para cada tipo de información o dato, la administración debe disponer de una guía clara, previa y ojalá consensuada con la Junta o Comité de apoyo de condóminos, y con el debido respaldo legal.



En el segundo caso, si la petición es legal y económicamente posible y además no hay ninguna razón estratégica que lo impida, debería accederse de forma inmediata. La viabilidad legal debe valorarse conociendo muy bien los derechos y deberes de cada parte (condóminos, desarrollador, administración, junta o comités de apoyo, etc). La viabilidad económica se valora contra el presupuesto aprobado y la estratégica contra las prioridades de la Asamblea de Propietarios y la Junta o Comité de apoyo.


Claro que carecer de todas estas guías y criterios de viabilidad pone en dificultades al personal de apoyo o que trata directamente con el condómino y la respuesta, paralizados por la falta de información, suele ser el silencio.


La segunda recomendación es contar con una herramienta que permita el monitoreo permanente de seguimiento de las comunicaciones. Una Junta o Comité de apoyo que no sabe cuántas comunicaciones ha recibido la administración y el tiempo promedio de respuesta así como el grado de satisfacción con ello de parte de condóminos y residentes está totalmente incapacitada para evaluar su estado y mucho menos, corregir deficiencias. Esta herramienta, además, permitiría visibilizar posibles casos de abuso de condóminos que inundan de peticiones innecesarias a las administraciones.


La tercera recomendación es siempre dar una expectativa razonable. Si no se cuenta con los criterios sobre compartir información y datos, ni para valorar la viabilidad de un requerimiento, habrá que pedir tiempo al condómino requirente para evaluarlos. Aún si ya debieran estar hechos estos criterios, es preferible una respuesta para pedir tiempo para averiguar, que el silencio.


Finalmente a los condóminos afectados les hacemos una sola recomendación pero esencial: documentar por escrito sus peticiones siempre, no hacerlas de forma verbal ni en audios de whatsapp. Y en cada una de ellas, hacer un recuento y cronología de las anteriores no respondidas. Con mucha frecuencia nos solicitan acción legal ante este incumplimiento de respuesta y sin una prueba de ello es imposible sustentar acciones legales serias y efectivas.

15 febrero, 2019

La administración del condominio que no responde correos I

Una de las principales causas de queja contra las administraciones de condominios es que no responden mensajes, sean correos electrónicos o mensajes a través de plataformas que crean tiquetes de atención, pero que nunca llegan resolverse o responderse.


En nuestra experiencia hemos identificado dos causas mayoritarias: una, falta de recurso humano para atender las comunicaciones y dos, desconocimiento sobre qué responder.


En cuanto a la primera es un asunto de gestión del recurso que debe ser manejada por quien presta el servicio buscando la eficiencia y eficacia, por lo que dejaremos a personas expertas en el campo de la gestión de recursos, administración de empresas o ingeniería de procesos su solución.


La segunda, si bien es cierto podría caber dentro del campo de la comunicación, dado que es con mucha frecuencia la causa por la que se acude a nuestros servicios con el fin de darle un abordaje legal, queremos dar algunas recomendaciones primero a las administraciones y luego a los afectados por estas comunicaciones sin respuesta.



Lo primero que hay que dejar claro es que TODA comunicación debe ser respondida. La empresa o la persona que brinda servicios de administración del condominio tiene el deber de ejecutar “todos los actos de administración y conservación del condominio” (artículo 30, Ley 7933), lo que incluye sin duda, responder a las peticiones de información, quejas, consultas o sugerencias de los condóminos y residentes. Más aún, este servicio básico entra dentro del derecho del consumidor al “...acceso a una información, veraz y oportuna, sobre los diferentes bienes y servicios, con especificación correcta de cantidad, características, composición, calidad y precio” y a la “protección de sus legítimos intereses económicos y sociales.” (artículo 32 incisos c y b de la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, N° 7472) y, por otra parte, tiene enorme relación con los deberes de los comerciantes y su régimen de responsabilidades (sea de bienes o servicios), pues: “El productor, el proveedor y el comerciante deben responder concurrente e independientemente de la existencia de culpa, si el consumidor resulta perjudicado por razón del bien o el servicio, de informaciones inadecuadas o insuficientes sobre ellos o de su utilización y riesgos” (artículo 35, Ley 7472).


No hacerlo puede generar responsabilidades en caso de daño y podría además ser causal de sanciones si la Comisión nacional del consumidor estimara que al no dar respuesta a consultas y peticiones se están lesionando los derechos de los consumidores. Esto sin excluir posibles responsabilidades por incumplimientos contractuales.


Y en segundo lugar, las administraciones deben tener muy presente que la relación que tienen con los residentes y particularmente con los condóminos es netamente política. Mientras su nombramiento deba ser decidido por un grupo mediante una votación democrática será un asunto político. No responder mensajes es una causa muy frecuente de unión de condóminos, a veces guiados (o manipulados, según a quién le pregunte usted) por grupos que tienen interés, sea en la administración, o en ganar cuotas de poder en condominio.


En la segunda parte, daremos recomendaciones sobre cómo resolver estas situaciones.