31 octubre, 2018

Adquisiciones seguras en condominio II

Viene del artículo de la edición anterior: Adquisiciones seguras en condominio I

6.- Inspección de avance y recepción de obra
Muy relacionado con el punto anterior sobre la capacidad y conocimiento para poder evaluar a un proveedor, la administración debe poder inspeccionar el avance y la recepción de la obra. Si es un producto o servicio técnico especializado debe contarse con una persona con la capacidad y los conocimientos necesarios para evaluar el avance, validar el entregable (si cumple con los requerimientos) y confirmar el cumplimiento del alcance (lo que se contrató y se espera recibir). Con frecuencia se observan administraciones que reciben obras técnicas de ingeniería sin tener los conocimientos para hacerlo y eso es algo que una administración diligente nunca debe hacer pues asume una enorme responsabilidad.

7.- Garantías y servicio posventa
Si se ha hecho una buena contratación, es de esperar que el resultado sea excelente, pero por muchas razones, a pesar de toda la diligencia, puede no ser así. Es por eso que debe contarse con garantías. Hay que recordar que es usual que haya garantías mínimas legales para algunos productos y servicios. Una administración diligente buscará ampliar esta garantía más allá del mínimo legal. Si se ha previsto una forma de hacer revisiones profesionales, se podrán detectar a tiempo fallas y hacer las correcciones necesarias acudiendo a la garantía. Algunos proveedores exigen revisiones periódicas fijas preventivas que hay que cumplir para poder luego exigir la garantía.

8.- Las responsabilidades
Si hay problemas (daños derivados, sea de incumplimientos contractuales o no), hay que tener claro que habrá responsabilidades. Si se ha actuado con diligencia y se cuenta con una perfecta documentación, podrá exigirse la primera línea de responsabilidad: el proveedor. Si no se ha hecho, el condominio posiblemente buscará pasar a la segunda línea de responsabilidad: la administración o junta.administradora. Esta responsabilidad puede ser muy fuerte si se trata de una obra o de un servicio de alto costo o de alta relevancia o si es un servicio crítico (del que dependen otros servicios, por ejemplo), o si este se sale de los rangos de tolerancia.

Este punto último puede representar un riesgo para la administración, por lo que además de las diligencias que se han recomendado, protegerse con seguros contra responsabilidad civil no estará de más. Ahora bien, es sabido que no siempre los condominio desean o pueden asumir todos los costos que estas precauciones implican. Ahí es donde debe entrar la manifestación de liberación de responsabilidad que debe buscar la administración: si el condominio desea, por un tema de costos, asumir parte de los riesgos es válido, pero debe quedar claro que el el condominio quien ha hecho esa elección y no la administración.

15 octubre, 2018

Adquisiciones seguras en condominio I

Un condominio requiere continuamente bienes y servicios, y la administración debe estar en capacidad de hacer una compra segura. En ocasiones las adquisiciones terminan mal por muchas razones: proveedores que no cumplen con las expectativas o que no completan (a veces del todo) su entrega por falta de capacidad o simple irresponsabilidad. En otros casos, las adquisiciones sufren problemas de calidad y a esto se suma que las garantías pueden estar ausentes, no estar claras o si lo están, no se cumplen.


Una administración puede y debe hacer compras seguras en condominio si sigue algunas pautas básicas:


1.- Haga la tarea previamente
Una administración diligente tendrá previamente una lista de proveedores de los servicios más usuales que requerirá, clasificados por la calidad de su producto y servicio de respuesta ante emergencias, por ejemplo. Lógicamente, si se tiene que vigilar la atención y operación de una máquina, debería tenerse a mano una lista de proveedores que atienden reparaciones de emergencia y mantenimientos correctivos o preventivos. Igualmente, en todo condominio se requerirán servicios legales, contables, auditoría, de ingeniería, y de atención de emergencias médicas, por ejemplo. Esta tarea previa es esencial para poder dar una adecuada respuesta llegado el momento.


2.- Sobre el producto
Ya sea un bien o un servicio, quien vaya a hacer una adquisición debe informarse al menos lo mínimo como para saber distinguir entre un proveedor capacitado, con experiencia,  buena reputación y capacidad de entregar una mínima calidad, de uno que no lo está o no tiene esas cualidades. Si el producto o servicio a adquirir es técnico especializado se recomienda apoyarse siempre en la junta o comité de condóminos y ojalá en algún copropietario u otro proveedor que conozca de la materia y sepa juzgar mejor la capacidad del proveedor.


3.- Los criterios de selección
Definir previamente los criterios implica tener muy claros los requerimientos del servicio o producto (qué debe cumplir para ser elegible), el costo máximo, el plazo de entrega, los riesgos asociados y su mitigación, las limitaciones del servicio o bien (qué no cubre), y si el condominio debe hacer algún aporte o cumplir algún requisito legal para poder hacer la contratación.


4.- Autorizaciones previas
Hay autorizaciones internas que son aquellas que debe cumplir el condominio: existir un presupuesto dispuesto para adquirir el bien o servicio y capacidad legal de quien debe tomar la decisión de hacer la adquisición. Las externas se refieren al proveedor o al producto mismo. Si hay autorizaciones oficiales que cumplir como permisos o licencias debe contemplarse esto dentro de los procesos y costos. Igualmente si hay habilitaciones necesarias como incorporaciones a colegios profesionales o licencias para ejercer determinada actividad, debe verificarse su cumplimiento previo y excluir a quien no lo cumpla.


5.- El contrato
Hecha la selección (según los criterios antes definidos) debe elaborarse un contrato que contemple todos los elementos de la negociación: claridad en las características y condiciones de entrega del objeto contratado, garantías, plazos, forma de pago, protección ante responsabilidades y riesgos, manejo de datos y confidencialidad si es necesario, forma de documentar la entrega, terminación anticipada, mecanismo de resolución de disputas, etc. Evidentemente este contrato debe estar firmado por quien tenga la capacidad legal de hacerlo. Una vez firmado, todos los antecedentes, contrato, oferta, manuales, y documentación relativa a la supervisión del avance, validación y aceptación así como entrega final y garantías deben estar perfectamente documentados.

Seguir a Adquisiciones seguras en condominio II: Hacia la entrega y luego de ella.

30 septiembre, 2018

Derecho de petición contra administraciones

A pesar de que las administraciones, y en especial quienes se dedican a ello de forma profesional, están para servir al condominio, lamentablemente una queja muy frecuente es que las administraciones o juntas administradoras no responden peticiones. Por eso es de vital importancia qué hacer al respecto.
En una búsqueda en el nuevo sistema NEXUS del Poder Judicial, sólo encontramos una sentencia de la Sala Constitucional sobre derecho de petición que se estima violado, contra un condominio. La sentencia 07007 - 2006, de 19 de Mayo del 2006, indica que ni es persona de derecho público ni está en una situación de poder y por eso declara sin lugar el amparo.
Tomando en cuenta el artículo 31 de la ley 7933 que indica que: “Las medidas y disposiciones tomadas por la administración dentro de sus facultades serán obligatorias para todos los propietarios, a menos que la Asamblea las modifique o revoque”, y sabiendo que las decisiones sobre los elementos comunes no pueden ser tomadas ni ejecutadas por un condómino independiente, discrepo de la posición de nuestros magistrados constitucionales.
En un reciente caso la justicia colombiana ha dicho que “la acción de tutela (similar a nuestros recurso de amparo) es procedente cuando un copropietario o residente de una propiedad horizontal la presenta contra los órganos de administración de esta, pues el primero se encuentra en una situación de subordinación frente a los segundos.” Encuentra que sí violenta su derecho fundamental de información (que además tiene un asidero legal contra sujetos de derecho privado)
Comprendo la redacción de nuestro artículo 27 constitucional y sé que es un derecho establecido frente a entidades de derecho público, sin embargo creo que cabe otra interpretación: la Ley de Promoción de la Competencia y Defensa Efectiva del Consumidor, N° 7472, establece que son derechos del consumidor: “Artículo 32°.- Derechos del consumidor.  Sin perjuicio de lo establecido en tratados, convenciones internacionales de las que Costa Rica sea parte, legislación interna ordinaria, reglamentos, principios generales de derecho, usos y costumbres, son derechos fundamentales e irrenunciables del consumidor, los siguientes: ...c) El acceso a una información, veraz y oportuna, sobre los diferentes bienes y servicios, con especificación correcta de cantidad, características, composición, calidad y precio." Naciones Unidas por su parte, en sus DIRECTRICES PARA LA PROTECCIÓN DEL CONSUMIDOR (2016) establece como principios (5.e) “e) El acceso de los consumidores a una información adecuada que les permita hacer elecciones bien fundadas conforme a los deseos y necesidades de cada cual”. 
¿Está en situación de poder la administración? Estimo que sí, legalmente y de hecho. ¿Sería tardía una respuesta años después en un juicio civil? Seguramente, máxime si es solo acceder a información. ¿Se violan derechos a información veraz y oportuna al no responder a peticiones de información de parte de las administraciones de condominios? Sin duda. Los remedios civiles serían tardíos. Es hora de ampliar el derecho del consumidor a recibir respuestas de sus proveedores, sobre todo cuando no los puede cambiar él solo y aceptar que eso merece amparo.

15 septiembre, 2018

Prevención ante desastres

Sea por manifestaciones con bloqueos o por eventos de la naturaleza, pueden tener lugar emergencias y es responsable prepararse ante ellas para evitar o minimizar los riesgos. Este es un conjunto de consejos cuya intención es provocar una reflexión y acción preventiva y no un plan de emergencias formal. Asesórese siempre con personal calificado.


1.- Asegure su movilidad: Mantenga cargados de combustible sus vehículos, sin permitir que baje del 50% de capacidad el tanque de combustible y reduciendo sus recorridos a lo estrictamente necesario. Si tiene bicicleta asegúrese de su funcionamiento y disponibilidad. Conozca varias rutas de acceso y salida de su vivienda y trabajo, sobre todo considere puntos críticos como puentes y pasos estrechos que pueden quedar fácilmente obstaculizados. Descargue y aprenda a utilizar aplicaciones de tráfico en tiempo real como Waze (descargar aquí) o similares, así como de servicios privados de transporte como Uber (descargue aquí). Consulte el mapa en vivo de Waze (aquí) y contribuya con su estado reportando bloqueos de vías o situaciones que afecten la movilidad.


2.- Asegure su salud: Mantenga medicamentos de uso regular para al menos dos semanas. Descanse adecuadamente y manténgase con adecuada hidratación siempre. Si le es posible, camine en vez de usar el vehículo o el transporte público, quizás se le convierta en rutina y asegure su salud por más tiempo. Escriba en un documento impreso o a mano (nada digital) sus principales padecimientos y alergias así como medicamentos de uso regular con su dosis, tanto suyas como de su grupo familiar o convivientes. Añada a esa lista contactos cercanos y médicos con varios formas de comunicación (teléfono, correo electrónico y dirección física). Si además ha hecho testamento y tiene pólizas de vida mantenga toda esa información junta, con copias de los documentos de identidad en un sobre plástico sellado (una bolsa plástica con sello mecánico como ZipLock y un sobre de papel serán suficientes). Incluya sus datos y su dirección. Sí, usted la sabe, pero podría no estar en condiciones o presente para dar esa información. Un resumen para los niños será de utilidad.


3.- Asegure su alimentación: Si llegara a haber escasez de alimentos, procure mantener lo esencial para unas dos semanas dando prioridad a comida enlatada o empacada lista para ser consumida. No olvide sin embargo, los granos básicos normales y alimentos de fácil preparación como emparedados o frutas y vegetales que puedan ser consumidos crudos. Mantenga en casa y en su vehículo comida para picar, barras energéticas y chocolates pues pueden ser necesarios en determinados momentos, sobre todo si viaja con niños. Un juego en el carro puede ser muy útil si no hay paso por varias horas. No olvide agua embotellada igual en casa y vehículos, así como en los bolsos de usted y su grupo familiar o convivientes.


4.- Asegure a sus seres queridos: Quizás lo primero es mantener juntos la calma y entender que la preparación debe ser una rutina regular y no una calamidad adelantada. Sepa sus rutas de desplazamiento normales y acuerde previamente lugares donde refugiarse o esperar si el paso se viera interrumpido. Si le es posible proporcióneles un teléfono celular (aún de simple llamada telefónica solamente) con suficiente saldo de llamadas al menos y cargador. Edúqueles en rutinas de emergencia y sobre todo en mantener la calma y saber buscar la ayuda correcta, manteniéndose ubicables siempre durante eventos críticos. Si se bebés se trata, lo normal que toda persona a cargo de uno sabe, pero en mayores cantidades. Indíqueles además alejarse de manifestaciones o bloqueos puede puede haber violencia.


5.- Asegure su información: No comparta audios ni información sin verificar que solo cause temor. Nadie necesita eso. Contribuya a la información correcta analizando la fuente (¿Es confiable?), la integralidad de la información (¿Tiene fecha vigente? ¿El contenido dice lo que el título sugiere?) y confirmando la información en otros sitios o medios, incluyendo pero sin limitarse a los oficiales. Si parece una broma de mal gusto que se confunde con algo cierto o si parece un mensaje para causar temor no lo reenvíe. Nada va a prevenir con ello. Si desea prevenir a sus seres queridos informe bien y combata la desinformación.


6.- Asegure su comunicación: Mantenga sus teléfonos celulares con suficiente saldo para ser usados y asuma que la batería solo llega a 50%. Al llegar ahí cárguelo de nuevo. Desarrolle mecanismos de comunicación a través de terceros en caso de ser necesarios como lugares y personas para dejar mensajes o lugares de encuentro en caso de extraviarse. Quienes tuvimos infancia y adolescencia antes de los celulares sabemos de qué se trata esto, pues siempre lo hacíamos. “Si se pierde espéreme en tal punto y no se mueva”. “Si no sabe de mí pregunte a tal persona en tal lugar”. Incluso defina lugares donde pernoctar si fuera imposible el paso hacia la vivienda.


7.- Asegure su supervivencia ante emergencias: Si le es posible mantenga efectivo en su casa y consigo como para una semana de gastos, pues las comunicaciones con bancos y los cajeros pueden no estar disponibles. Desarrolle y conozca un plan de emergencia familiar. La Comisión Nacional de Emergencias dispone de material para hacer un plan (aquí). Además, prepare un botiquín básico. La Cruz Roja Costarricense tiene información sobre lo necesario para hacerlo (aquí)