01 abril, 2015

Auditoría condominal

Actualmente se habla mucho de la auditoría ciudadana, en la que la ciudadanía tiene poder de revisar los actos y decisiones de los gobiernos, hasta en sus más pequeños detalles.
Al adquirir una filial, usted tiene el derecho de fiscalizar lo que sucede y hay para ello herramientas como documentos y buenas prácticas para saber si se están haciendo bien las cosas o, detectar a tiempo fallas u oportunidades de mejora.

Inventario de activos comunes y su estado: Permite llevar el control de las mejoras necesarias a los bienes comunes y controlar cuál es el patrimonio mueble común. 

Inventario de cumplimiento de deberes legales y registrales: Todos los condominios tienen al menos el deber de mantener vigente su representación legal. Adicionalmente hay una serie de documentos legales que deben de mantenerse bien custodiados como libros de actas, copia del Registro Inmobiliario de la Constitución, un compendio de acuerdos normativos como reglamentos de uso de áreas comunes, normas de convivencia, etc.

Protocolos de servicio: Cada servicio común debe de tener un protocolo definido de prestación del servicio para poder evaluarlo. No importa si es personal propio bajo relación de dependencia o si es por medio de un contrato de servicios, debe haber siempre un protocolo de funciones y una lista de verificación de su cumplimiento en campo. Recuerde que si se trata de un empleado, debe existir un contrato escrito y será una buena práctica tener además un expediente en el que consten los adelantos de cesantía, control de vacaciones, llamadas de atención, etc.

Informe financieros: Es esencial que sean entregados puntualmente al menos de forma mensual. Es cierto que la ley contempla una sola asamblea anual en la que estos informes serán conocidos, pero es sano que se entreguen mensualmente. Un informe financiero debe de incluir, además de los movimientos ocurridos, un detalle de las cuentas por pagar y por cobrar con el acreedor y deudor claramente identificados.

Inventario de acuerdos pendientes: En cada asamblea se acuerdan muchas acciones y se adquieren muchos compromisos. La única forma de saber si se están ejecutando es por medio de un inventario de acuerdos, para saber si se ejecutó un acuerdo o la razón por la que esa ejecución no se ha hecho o no se hará.

Inventario de sanciones: Las conductas contrarias al reglamento son muy frecuentes. No tanto así las sanciones por esa causa. Un inventario de sanciones aplicadas permite saber si se está llamando la atención. Es posible que por protección de información personal, no pueda saberse muchos detalles, pero la simple cantidad de llamadas de atención y multas impuestas es un dato al que debe poder acceder todo condómino.

Emergencias falsas: es una buena práctica poner a prueba los sistemas por medio de emergencias falsas. Claro que no se trata de reportar incidentes inexistentes creando pánico, sino de indagar con calma qué sucede si se pierde determinada llave, si una salida específica se traba, si se bloquea un sistema común o incluso tratar de buscar un momento específico en los registros de video. ¿Cómo responden los sistemas estos eventos hipotéticos?

Claro que el uso de estas herramientas y la auditoría condominal requieren ser un condómino informado y responsable. 
No es sensato exigir rutinas de mantenimiento y mejoras con cuotas que apenas alcanzan para los gastos fijos de la operación. De igual forma la exigencia de custodia de documentos implica poder dotar a la administración (si no es una empresa externa) de una adecuada oficina para esas funciones. Los protocolos de servicio son típicos de proveedores serios, profesionales y con deseos de mejora continua, no de los que compiten por precio, o se contratan por esa causa. Los estados financieros no deben servir para simples generalizaciones o, peor aún, comparaciones con condominios con condiciones distintas: educarse financieramente es un deber de todo condómino. Los acuerdos pendientes tienen de crecer del lado de lo ejecutado y las llamadas de atención a reducirse, cuando hay un grupo de trabajo que apoya a la administración en esa ejecución y labor de educación condominal. Claro que ese apoyo será a costa de tiempo personal. No hay otra opción. Y finalmente, los sistemas pueden ser tan preparados y respaldados como un presupuesto lo permita.
Recuerde que es su patrimonio el que está en juego y nadie lo va a cuidar como usted.

Publicado en El Financiero, 8 de marzo de 2015.
Reseñado en El Típico Condominio