24 julio, 2012

Juntas y Administración: Trabajo en equipo

La Junta Administradora no puede ser tan pasiva como si fuera un simple comité, ni puede impedir el trabajo de la Administración.
Al frente de un condominio, con la totalidad del poder y los deberes, se encuentra una de dos figuras: la Administración unipersonal, sea una persona física o una persona jurídica, como por ejemplo alguna de las varias empresas de administración de condominios que existen; o bien, segunda posibilidad, una Junta Administradora. En cualquier caso será esta persona u órgano, el que tenga todos los deberes y poderes que la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio (Ley 7933) señala.
Es muy usual que participen de la Junta Administradora personas con mucha voluntad de servicio, pero sin la formación específica necesaria. Por ellos, algunos consejos útiles para cumplir con todos los deberes que les atribuye la ley son:
Formalidades: Cumplir las formalidades es importante para poder luego defender adecuadamente lo hecho. Los acuerdos de Junta deben consignarse siempre en el respectivo libro, debidamente legalizado por el Registro Público, indicando siempre el número consecutivo de acta, el día, la hora y los participantes. Salvo que sea totalmente imprescindible consignar las discusiones, deben consignarse sólo los acuerdos tomados. Los acuerdos deben ser redactados en forma de moción, de forma que en vez de votar por un objetivo, se vote por un texto, leído cuidadosamente hasta alcanzar su redacción definitiva y correcta, sea unánime o de mayoría. Pueden consignarse los votos salvados y sus razones. Cada acta debe cerrar con la firmeza de los acuerdos, más por una costumbre que por un requisito legal, y debe ser firmada por todos los asistentes, salvo que el Reglamento contemple otra disposición.
Seguimiento y documentación: Es conveniente identificar cada acuerdo con un número consecutivo, y poder así darle seguimiento hasta su completa ejecución. El informe de labores anual estará prácticamente listo sólo con este cuadro. En cada reunión debe hacerse una revisión de los acuerdos ejecutados y los pendientes de ejecutar.
Temas y decisiones: Las Juntas deben abordar todos los temas que la ley les atribuye, en particular el cuidado y vigilancia de los bienes y servicios comunes, la atención y operación de las instalaciones comunes y en general todos los actos de administración y conservación del patrimonio común. Debe además recolectar los fondos comunes y hacer cumplir el Reglamento. Sin embargo debe tener sumo cuidado de no invadir el ámbito de la Asamblea de Condóminos, a quien competen todas las demás decisiones que no sean atribuidas a la Administración. Normalmente cualquier decisión que implique obligaciones dinerarias a los condóminos o regulación sobre la forma de disponer de los bienes comunes debe pasar por Asamblea de Condóminos, salvo que el Reglamento le señale ese poder a la Junta Administradora. En este caso debe valorarse la conveniencia política de la consulta para el respaldo y legitimidad de la Junta.
Equipo de trabajo: La Junta Administradora debe contar con un buen equipo de trabajo, con formación en las áreas profesionales que competen a sus deberes. Omitirlos para mantener una cuota artificialmente baja es la mejor forma de tener que gastar, luego, honorarios legales por conflictos que pudieron haberse evitado. Una parte muy importante de este equipo debe ser la Administración operativa, que es la que en definitiva se encargará del día a día. Omitir, de igual forma, esta contratación, suele hacer que las decisiones se ejecuten muy lentamente y sin un seguimiento cercano. La Junta decide, no ejecuta directamente. Es responsabilidad de la Junta exigir el mínimo de apoyo en servicios.
Todo lo dicho anteriormente es válido para los comités asesores que se constituyan en los condominios en donde la administración sea unipersonal y no de una Junta Administradora. La diferencia es que estos comités asesoran a la Administración, quien en última instancia decidirá lo que considere más conveniente. Ninguno debe invadir el espacio del otro o suplantarlo. Rinden cuentas ante la Asamblea, a la que deben recomendar cambios si no se apega al Reglamento cualquiera de los dos.

12 julio, 2012

La cultura de condominio

A la falta de cultura de condominio se le echan muchas culpas de actitudes que no deberían de haber tenido lugar tampoco fuera del condominio.

Es frecuente escuchar en las Asambleas de Propietarios (y hasta en medios de otros países), que la causa de problema está en la “falta de cultura de condominio”, o incluso que alguien carece de ella. Inclusive se llega a afirmar, como lo escuché en una reunión un día de estos, por una persona que se veía que no conocía del tema, que la falta de cultura de vida condominio ocurre porque “hay muy pocos condominios”.
La cultura de vida en condominio es un término difuso que en realidad significa varias conductas (o su resultado), como por ejemplo:

a) VIDA EN COMÚN: Respeto (y cumplimiento) de las normas que regulan la vida en común. Estacionar donde se debe, evitar molestias a los vecinos con toda clase de ruidos, desde puertas o alarmas, hasta conversaciones o eventos sociales; recoger desechos de mascotas y sacarlas con correa, utilizar la infraestructura común de forma adecuada, cuidándola para que tenga la máxima durabilidad posible, son sólo algunos de los ejemplos de respeto y cumplimiento de estas normas de vida en común.

b) PODER DE LA AUTORIDAD: Respeto (y cumplimiento) de las normas que dan poder a la administración. Desde el trato adecuado y cortés, hasta evitar el acoso por medio de correos masivos sin fin; apoyar dando información y sobre todo entendiendo que la administración llama la atención y cobra las cuotas ÚNICAMENTE por el bien de los condóminos, ya que, al fin y al cabo, el dinero no es para ella sino para los fondos comunes, y usualmente la administración no vive ahí, así que si hay mala calidad de vida realmente no le perjudicaría.

c) FISCALIZACIÓN CONJUNTA: Deber de denunciar infracciones al Reglamento. La conducta del que sólo le importa sí mismo no tiene cabida en condominio, ya que un problema de seguridad, una administración inadecuada o un residente molesto terminará afectándolos a todos y bajando el valor de TODAS las propiedades.

d) EFICIENCIA EN LA GESTIÓN: Deber de probidad y eficiencia de la Administración. También hay administraciones “sin cultura de condominio”, que son negligentes en el cumplimiento de sus deberes, que permiten áreas comunes sucias o dañadas, que no contestan las gestiones que se les presentan, que son parcializadas, que rinden cuentas inadecuadamente, y que descuidan el cobro de los ingresos comunes, generando déficits que afectan las inversiones comunes.

e) CUMPLIMIENTO DE LOS DEBERES FINANCIEROS: Todos deben cumplir con éstos, sea aportando los ingresos a tiempo (no como última prioridad) o utilizándolos en un gasto racionalizado, programado, medible y eficiente. También es “falta de cultura de condominio” pagar tarde y con objeción a los intereses pretendiendo que se les exoneren, creer que con cuotas mínimas hay derecho a un servicio de calidad; o bien, gastar desmedidamente y de forma irresponsable, privilegiando proveedores de mala calidad por razones de amistad o parentesco, o con una mala documentación contable que impide una auditoría, no tanto de eficiencia, sino la mínima de corrección en los procedimientos.

Pareciera sin embargo que existe la creencia de que vivir en condominio exige un comportamiento DISTINTO de la vida fuera de él. ¿Cuándo ha sido correcto molestar a los vecinos con ruidos o alarmas, o eventos sociales en los barrios? ¿Cuándo ha sido correcto que haya defecaciones de mascotas en las aceras de los barrios o que deambulen sueltos animales? ¿Cuándo ha sido correcto pretender que con tasas municipales ridículas se reciba un servicio de calidad, o irrespetar la autoridad municipal? ¿Cuándo ha sido correcto desentenderse de lo que pasa en nuestros cantones, como si los efectos no fueran a recaer en todos nosotros? ¿Cuándo ha sido correcto que las municipalidades sean ineficientes en el manejo de los recursos, o que falten a la probidad, decencia y al decoro más mínimo, o que sean negligentes en atender las solicitudes de los ciudadanos? Ni se diga acerca de los impuestos municipales que suelen ser la última prioridad, o el ya normal desperdicio y la corrupción de nuestras autoridades.

NUNCA. No hay “cultura de condominio”. La cultura de condominio es la misma que deberíamos tener en los barrios, sólo que en los condominios nos hemos enfrentado con la faceta más oscura de este hermoso país: la doble moral. Las conductas incorrectas en los condominios también son incorrectas en vía pública y en los barrios… sólo que allá afuera nadie sabe nuestro nombre y adentro sí. Eso es todo.