24 julio, 2012

Juntas y Administración: Trabajo en equipo

La Junta Administradora no puede ser tan pasiva como si fuera un simple comité, ni puede impedir el trabajo de la Administración.
Al frente de un condominio, con la totalidad del poder y los deberes, se encuentra una de dos figuras: la Administración unipersonal, sea una persona física o una persona jurídica, como por ejemplo alguna de las varias empresas de administración de condominios que existen; o bien, segunda posibilidad, una Junta Administradora. En cualquier caso será esta persona u órgano, el que tenga todos los deberes y poderes que la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio (Ley 7933) señala.
Es muy usual que participen de la Junta Administradora personas con mucha voluntad de servicio, pero sin la formación específica necesaria. Por ellos, algunos consejos útiles para cumplir con todos los deberes que les atribuye la ley son:
Formalidades: Cumplir las formalidades es importante para poder luego defender adecuadamente lo hecho. Los acuerdos de Junta deben consignarse siempre en el respectivo libro, debidamente legalizado por el Registro Público, indicando siempre el número consecutivo de acta, el día, la hora y los participantes. Salvo que sea totalmente imprescindible consignar las discusiones, deben consignarse sólo los acuerdos tomados. Los acuerdos deben ser redactados en forma de moción, de forma que en vez de votar por un objetivo, se vote por un texto, leído cuidadosamente hasta alcanzar su redacción definitiva y correcta, sea unánime o de mayoría. Pueden consignarse los votos salvados y sus razones. Cada acta debe cerrar con la firmeza de los acuerdos, más por una costumbre que por un requisito legal, y debe ser firmada por todos los asistentes, salvo que el Reglamento contemple otra disposición.
Seguimiento y documentación: Es conveniente identificar cada acuerdo con un número consecutivo, y poder así darle seguimiento hasta su completa ejecución. El informe de labores anual estará prácticamente listo sólo con este cuadro. En cada reunión debe hacerse una revisión de los acuerdos ejecutados y los pendientes de ejecutar.
Temas y decisiones: Las Juntas deben abordar todos los temas que la ley les atribuye, en particular el cuidado y vigilancia de los bienes y servicios comunes, la atención y operación de las instalaciones comunes y en general todos los actos de administración y conservación del patrimonio común. Debe además recolectar los fondos comunes y hacer cumplir el Reglamento. Sin embargo debe tener sumo cuidado de no invadir el ámbito de la Asamblea de Condóminos, a quien competen todas las demás decisiones que no sean atribuidas a la Administración. Normalmente cualquier decisión que implique obligaciones dinerarias a los condóminos o regulación sobre la forma de disponer de los bienes comunes debe pasar por Asamblea de Condóminos, salvo que el Reglamento le señale ese poder a la Junta Administradora. En este caso debe valorarse la conveniencia política de la consulta para el respaldo y legitimidad de la Junta.
Equipo de trabajo: La Junta Administradora debe contar con un buen equipo de trabajo, con formación en las áreas profesionales que competen a sus deberes. Omitirlos para mantener una cuota artificialmente baja es la mejor forma de tener que gastar, luego, honorarios legales por conflictos que pudieron haberse evitado. Una parte muy importante de este equipo debe ser la Administración operativa, que es la que en definitiva se encargará del día a día. Omitir, de igual forma, esta contratación, suele hacer que las decisiones se ejecuten muy lentamente y sin un seguimiento cercano. La Junta decide, no ejecuta directamente. Es responsabilidad de la Junta exigir el mínimo de apoyo en servicios.
Todo lo dicho anteriormente es válido para los comités asesores que se constituyan en los condominios en donde la administración sea unipersonal y no de una Junta Administradora. La diferencia es que estos comités asesoran a la Administración, quien en última instancia decidirá lo que considere más conveniente. Ninguno debe invadir el espacio del otro o suplantarlo. Rinden cuentas ante la Asamblea, a la que deben recomendar cambios si no se apega al Reglamento cualquiera de los dos.