20 agosto, 2015

Un comprador inteligente es un condómino satisfecho

La compra de un bien inmueble es una operación financiera importantísima; y usualmente, salvo el caso de inversionistas profesionales, un hito en la vida. Sin embargo, son pocas las veces en que esta decisión se toma con el apoyo profesional integral necesario.

Comprender cómo funciona un condominio
A pesar de que hay casi 4,000 condominios en Costa Rica (a julio 2015), aún hay muchas personas que residen en condominios o han adquirido uno, que desconocen su funcionamiento y la extensión de sus deberes y derechos. Este desconocimiento es la causa de muchas frustraciones y decepciones, pues las expectativas que se hacen no están fundadas en conocimiento real.

Un condominio es una forma de propiedad en la que existen áreas privadas, llamadas filiales, que son propiedad exclusiva de cada adquirente, y áreas comunes, que pertenecen a todos los propietarios, a cada uno según un porcentaje igual al área que representa su filial dentro del condominio.

El uso de las filiales y áreas comunes, no es libre, sino que se encuentra limitado por el Reglamento del Condominio, que es un documento público inscrito en el Registro Nacional. 

La administración de ese patrimonio común, corresponde en el día a día a un Administrador o a una Junta Administradora según indique el Reglamento, y a una Asamblea de Propietarios que, debidamente convocada, tomará al menos anualmente las decisiones más serias y con mayor impacto dentro del condominio.

Verificaciones antes de comprar
Hay cuatro grandes áreas que deben examinarse antes de comprar. La financiera, debiendo conocerse claramente el presupuesto, la cuota de gastos comunes, y las obligaciones por pagar existentes, así como el nivel de morosidad y las cuentas por cobrar. Lo que se busca es saber que se está frente a un condominio sólido y con liquidez, y que todo esto está respaldado por una contabilidad ordenada y en regla.

En el área normativa, debe conocerse claramente las reglas que rigen la propiedad y las conductas permitidas, las exigidas y las prohibidas, así como que el condominio cumplel con los deberes legales que tiene, todo con un alto grado de certeza jurídica. De igual forma debe haber certeza de la existencia y conservación de la documentación esencial del condominio, desde el reglamento, libros de actas y permisos de construcción del condominio, hasta los diversos contratos en ejecución, acuerdos de asamblea, instrucciones y normas de la administración, etc. Las pruebas de cumplimiento ante autoridades públicas no pueden olvidarse.

En el área social deberá investigar sobre las dinámicas de vida interna. Es evidente que en todo condominio hay conflictos, como es natural en cualquier grupo humano. Lo importante es saber que hay formas de enfrentar y resolverlo. La calidad de vida de sus residentes se ve muy influida por estas situaciones.

En el área de la infraestructura, es muy importante conocerla, determinar su estado, vida útil y situación de mantenimiento, pues eso impactará seriamente en las obligaciones futuras, y por ende en el equilibrio financiero de la inversión que se hará.

Luego de haber adquirido
Un comprador inteligente es además responsable. Ser parte de un condominio implica no sólo conocer los derechos, sino los deberes y ejercerlos. 

Asistir a las asambleas y exigir una adecuada rendición de cuentas es una conducta necesaria en cualquier condómino. Faltar a estos deberes es muy usual lamentablemente, y las consecuencias luego pretenden evadirse alegando la delegación que se hizo en la Administración. Delegar sin supervisar es delegar irresponsablemente.

Adicionalmente cualquier condómino que desee ser contribuyente de la calidad de vida y ser cuidadoso con su inversión, debe de conducirse en cumplimiento del Reglamento a pesar de que haya incumplimientos impunes de otros. Ese defecto humano que tenemos a veces de dejar de cumplir un deber cuando otros lo incumplen, en condominio, operará en nuestra contra, sin ninguna duda.

Al decaer la calidad de vida, por conflictos y venganzas, al haber presupuestos deficitarios por exceso de obligaciones, bajos ingresos, alta morosidad, o una combinación de todo lo anterior, o incluso al tolerar negligentemente una administración incompetente o falta de profesionalismo, se ponen en peligro dos objetivos que debe tener cualquier adquirente en condominio: poder residir en paz y poder incrementar el valor de su inversión para una futura reventa.

01 agosto, 2015

La memoria del condominio

Conforme pasan los años, los condominios acumulan una enorme cantidad de información y documentos.
Hay cientos de registros contables, copias de facturas, contratos de proveedores y empleados que ingresaron y tal vez hasta ya no están en la planilla del condominio.
Una de las muchas razones por las que es conveniente que haya una Junta o Comité de condóminos es porque debe de haber alguien que se cerciore de que la información y los documentos de respaldo, están siendo recibidos y bien almacenados.

Plazo de conservación
En materia de condominios no hay una norma expresa en al ley que nos guíe en en este sentido, por lo que deberíamos acudir a dos fuentes: el Código Civil y el de Comercio.
El artículo 868 del Código Civil nos indica que luego de diez años, prescribe todo derecho y sus correspondiente acción. Prescribir no significa que desaparezcan las obligaciones y derechos de la realidad, sino que ya no hay recurso judicial alguno para reclamarlas.
El artículo 234 d del Código de Comercio nos indica que es obligación de los comerciantes conservar los libros de contabilidad, correspondencia y facturas hasta por cinco años.
La mejor recomendación es conservar por diez años, sin duda, aunque si hay plazos de prescripción menores como en comercial o laboral, puede reducirse este plazo.

Qué debe conservarse
Cómo mínimo debe de conservarse:
  • Contratos laborales y la prueba de su ejecución: vacaciones, incapacidades, llamadas de atención, liquidaciones de cesantía, etc.
  • Contratos con proveedores e igual las pruebas de su ejecución.
  • Correspondencia, muy en especial la relativa a llamadas de atención a condóminos, rendiciones de cuentas, informes de estado de la infraestructura, etc.
  • Comprobantes contables, tanto los digitales como los físicos.
  • Manuales y garantías de los equipos, así como constancia de trabajos de mantenimiento que se les hagan para poder evaluar su estado de forma completa.
  • Planos constructivos y permisos de construcción del condominio, libros legales y contables (los llenos y los que están en curso), testimonios de escrituras, control de acuerdos de asambleas.
  • Permisos de construcción internos y todo tipo de autorizaciones de uso de bienes comunes.
  • Reglamentos e instrucciones generales de la administración.
  • Contratos y pagos de seguros: invalidez, vejez y muerte; enfermedad y maternidad, seguro obligatorio y voluntario automotor, riesgos del trabajo, y cualquier otro riesgo asegurado.
  • Declaraciones tributarias, ya que a partir de este 2015 debe de presentarse la D 151 (Resumen de clientes y proveedores)

Revisión frecuente
Normalmente las empresas de administración tienen control sobre esto, pero sea una empresa o un condómino quien administre, es muy importante estar seguros de que esos documentos e información realmente constan en poder del condominio.
Sobre todo se hace relevante esto cuando se utilizar programas informáticos para la administración. Hay que estar muy seguros de que la información que está ahí contenida estará disponible luego y que será legible en otros formatos con facilidad.

Desecho aprobado por asamblea
Finalmente, cuando el tiempo ha transcurrido, es recomendable informar a la asamblea qué documentos se van a desechar, levantar un acta y contar con la aprobación de la asamblea, o como mínimo levantar un acta solamente para dejar constancia de ello e informar a los condóminos.

Hoy es el momento de preguntarse: ¿Quién tiene la memoria del condominio?