17 noviembre, 2008

Un condómino tiene secuestrado el libro de actas, ¿puede convocar a Asamblea?

La respuesta es un claro y definitivo NO, sin embargo hay ciertas puntualizaciones que es importante hacer.

¿Qué es ese libro?
El libro de actas de un Condominio, es el lugar en donde por ley, deben de asentar los acuerdos de las Asambleas de Condóminos que se celebren. Este libro debe ser autorizado (legalizado) previo a su uso por la Sección de Propiedad Horizontal del Registro Público (la ley dice Propiedad en Condominio, pero el Registro la sigue llamando Propiedad Horizontal). Si el Condominio tiene además dentro de su Reglamento contemplada la existencia de una Junta Administradora, en lugar de un único administrador, deberá legalizar un libro adicional para los acuerdos que en el seno de ese órgano se tomen.
El libro puede ser de folios fijos o de folios removibles, opción ésta muy cómoda para la transcripción de actas pues lo único que hay que hacer es imprimir directamente en el libro lo que se digitó en la computadora, sin tener que pasar los acuerdos a mano.

Quién es el depositario de ese libro?
Claramente es quien ejerce la administración, aunque cada condómino tiene el derecho de consultarlo y obtener las fotocopias que desee. Si el administrador considera que el libro podría verse expuesto a cualquier riesgo si es prestado, bien podría negarse a su préstamo, no así a su exhibición y consulta.

Quién convoca a Asambleas?
Como se dijo en un escrito anterior (http://drcondominio.blogspot.com/2008/10/convocatorias-asamblea-de-condminos.html), es el administrador o quien represente al menos un tercio del valor del Condominio quien puede convocar. Ahí justamente es donde se debe tener cuidado, ya que si el libro está en manos de una persona que reúna él solo el tercio, bien podría prestarse esa situación para que de mala fe se confeccionara una Asamblea en el libro, “convocada” por ese tercio en el que se tomaran acuerdos (porque recuerde que ya reunidos en Asamblea en segunda convocatoria, cualquier número de propietarios hace quórum válidamente). Esos acuerdos podrían incluso ser protocolizados (hasta por un notario de que buena fe ignore el trasfondo) e inscritos en el Registro Público si procede.
Sin duda una Asamblea así es objetable judicialmente, pero el sólo hecho de tener que acudir a los tribunales a plantear ese proceso puede ser gravoso.

La conclusión más segura es que únicamente quien ostente la administración puede y debe tener ese libro bajo su custodia, sea que el Reglamento lo contemple específicamente o no: es un documento trascendental y acorde sin duda con las funciones de administración del edificio.

Si el libro de actas de su Condominio no está bien custodiado, usted como propietario puede estar exponiéndose a un riesgo legal que debe valorar adecuadamente y ante el que debe de actuar de inmediato.

10 noviembre, 2008

¿Cómo cambiar el administrador a medio período?

Lamentablemente a veces sucede que una administración no es adecuada para el Condominio y esperar hasta que finalice su período, sería hacer más bien un daño a la vida en común o a los bienes comunes.

Las administraciones pueden caer en algunos de los errores más comunes que hay que pueden ser:
Descuidar los bienes comunes o la vigilancia de los servicios comunes
Desatender las instalaciones y servicios comunes
Negarse de forma negligente e injustificada a ejecutar actos necesarios de administración o conservación del inmueble
Retrasar la recaudación de las cuotas comunes de forma que falte a su deber de mantener una cartera lo más al día posible
Descuidar la puesta en vigor del Reglamento
Tomar partido por los intereses de un condómino (o un grupo de ellos) en detrimento de los intereses comunes
Todas ellas son causales suficientes para que un Condominio promueva la revocatoria del nombramiento de la administración, para dar lugar a una nueva administración.

La designación y remoción del administrador debe estar explicitada en el Reglamento del Condominio, y el condómino o el grupo de condóminos afectados debe promover que se celebre la Asamblea necesaria o se tome el acuerdo en la instancia que el Reglamento señale.

No hay ningún problema en inscribir una personería de un nuevo administrador, aún y cuando en el Registro conste que el anterior administrador tiene aún su cargo vigente.

Como suele suceder, cuando hay una administración que debe ser remplazada, suele haber actos de conservación y administración impostergables, que si no son realizados por el administrador, cualquiera de los propietarios puede ejecutarlos, y tendrá derecho de cobrar a los demás propietarios el pago proporcional de los gastos y el tiempo dedicado. Este derecho faculta al propietario que corrió con ese gasto de tiempo y dinero, a documentarlo por medio de una certificación e iniciar un proceso judicial si fuera necesario.

Una administración deficiente puede causar muchos problemas: por el deterioro de las áreas comunes, al propietario que debe actuar cuando el administrador no lo hace y, sin duda, la vida y armonía en común. Hemos conocido condominios que cuando pasan por estas situaciones durante mucho tiempo, el desinterés y desmotivación de los condóminos llega a tal punto que son frecuente presa de administraciones que mantienen presupuestos en rojo y meten al condominio en círculos de endeudamiento (a favor de la administración, claro está), los vinculan a proveedores demasiado caros y su propiedad privada se ve fuertemente devaluada por el descuido continuado de las áreas comunes y el comportamiento en las áreas comunes. Es decir, se aprovechan de ellos y empobrecen su activo.
El regreso a la normalidad muchas veces ya no es posible y el Condominio se convierte en un lugar abandonado, peligroso, o por lo menos inatractivo para los buenos negocios y la vida confortable y tranquila.

06 noviembre, 2008

Un propietario presiona negándose a pagar cuotas, ¿qué puedo hacer?

El deber de los propietarios de pagar sus cuotas condominales no puede ser supeditado a ninguna otra condición. Es un deber que nace de la ley por el simple hecho de ser condómino y que debe de cumplirse aún y cuando haya alguna situación que moleste o incluso perjudique a un propietario.
Esa es la ley. Lamentableente la realidad es más compleja y muchas veces los propietarios pueden realmente presionar a una administración negándose al pago de sus cuotas condominales.

Ante esta realidad hay dos elementos a tener en cuenta y que deben ser totalmente claros para ambos, administación y condómino:
1.- El deber de pago debe ser llevado hasta sus últimas consecuencias, así sea hasta la suspensión de servicios comunes y en última instancia, el cobro judicial sobre su filial, sin importar el monto adeudado. No se deben dejar crecer las cuentas por cobrar.
2.- El derecho del condómino como propietario debe también ser respetado, por lo que la administración debe de inmediato, ante una presión de esa naturaleza, determinar si lo que el condómino solicita es:
¿Legalmente posible para él exigirlo?
¿Financieramente posible para el Condominio cumplirlo?
¿Es oportuno realizar esa petición en este momento?
Y sobre todo, ¿quién debe poder dar cumplimiento a esa petición?
Si es afirmativa la respuesta a las tres primeras preguntas y el administrador es quién puede dar cumplimiento a la petición, es evidente que debe hacerse cuanto antes y debe la administración cuestionarse el motivo de la demora en el cumplimiento de la petición.

Si alguna tiene respuesta negativa o si no es potestad del administrador dar cumplimiento a la petición, deberá informarse de ello por escrito al Condómino cuanto antes y determinar el momento (si es posible) en que de nuevo su petición podrá ser replanteada o en qué términos debe reformularla para ser atendible.

En ambos casos la administración debe inmediatamente iniciar la gestión formal de cobro de las obligaciones que el condómino tenga pendientes con el Condominio.

No hacerlo lo único que hará será crear un pasivo moral (y quizás hasta legal) con ese condómino, que a la larga puede hasta ser causal de destitución de un administrador por incumplimiento de sus obligaciones y, tal vez, si el pasivo creció mucho en su dimensión moral, ser causal de algún tipo de retribución económica al condómino por el daño sufrido, responsabilidad que puede ser enteramente de la administración negligente y no del Condominio.

26 octubre, 2008

¿Un Condominio declara renta?

En principio, un Condominio no tiene el deber formal de declarar ni pagar impuesto sobre la renta pues no es una actividad comercial lucrativa, sino un fondo común de gastos.

Es importante tener presente ese criterio de la Dirección General de Tributación manifestado en varios oficios.

Oficio DGT 606-1997:
...esta Dirección en diferentes oficios, entre ellos los Nos. 769 de 20 de abril y 1445 de 17 de agosto, ambos del año 1995, ha emitido el siguiente criterio: “...las administraciones de centros comerciales no tipifican como contribuyentes del impuesto sobre la renta, por cuanto no realizan actividades lucrativas, ya que los únicos ingresos que perciben son los que corresponden a las cuotas que pagan los condominios para sufragar los gastos comunes de mantenimiento; razón por la cual no están obligadas a emitir comprobantes autorizados ni a prestar la declaración. En estos casos, el centro comercial debe emitir un comprobante fehaciente como recibo de las citadas cuotas para que le sirva de respaldo a los condominios."

Es interesante notar que en el oficio 769-95 se indica que: "las administraciones de centros comerciales, y de condominios de apartamentos... no están obligadas a emitir comprobantes de ingresos (recibos) timbrados) por las cuotas de mantenimiento o cuotas mensuales para sufragar gastos comunes".

Correcto esto, pero se confunde el condominio con su administración (mero representante legal).

Además indica que: "... cuando se trata de locales utilizados para la actividad comercial u otro tipo de actividad, generadora de rentas gravables, sí se deben extender los recibos de cobro de dichas cuotas, debidamente timbrados por la Administración Tributaria con el fin de que los contribuyentes puedan deducirlas..."

Parece un error creer que deba hacer un recibo timbrado por un ingreso no gravable.

En conclusión:

1.- Si el Condominio da en arrendamiento espacios comunes o percibe ingresos por la prestación de cualquier tipo de servicios de forma lucrativa, SÍ debe incribirse como contribuyente del Impuesto sobre la Renta (y según sea el caso, hasta sobre las Ventas) y cumplir con todas las obligaciones inherentes a ese estado; es decir: presentar (y pagar si es del caso) las declaraciones de autoliquidación de obligaciones tributarias, y las declaraciones informativas que le sean requeridas. Todo, sin duda, dentro de los inexorables plazos de ley.

2.- Aún si no es contribuyente del Impuesto sobre la renta, podría ser que deba proporcionar información de trascendencia tributaria a la Administración Tributaria. Esta puede provenir de requerimientos específicos o bien del deber genérico de presentar declaraciones informativas como la de resumen de clientes, proveedores y gastos específicos, conocida como la D-151 (ver aquí, actualización 2014)

Un Administrador de Condominios debe tener muy claro que le alcanzan las responsabilidades que la ley prevé para los representantes de entes colectivos, por lo que es el llamado a cumplir con los deberes formales de su representada (el Condominio), es responsable por las manifestaciones que formule en declaraciones y sobre todo, debe tener muy presente el artículo 67 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios:

"Artículo 67: Los representantes, apoderados, directores, agentes, funcionarios o empleados de una persona jurídica, serán responsables por las acciones o las omisiones establecidas en la presente ley..."

24 octubre, 2008

¿Cómo se convoca una Asamblea de Condóminos?

Las Asambleas de Condóminos son el momento más importante en la vida de un Condominio, pues definen el curso que la Administración deberá tomar. Por eso es vital una correcta elaboración de la convocatoria.

Para elaborar una convocatoria, hay que incluir los siguientes elementos
1.- Identificaciones básicas: El nombre del Condominio tal y como consta en el Registro Inmobiliario, su número de cédula jurídica, el número de Finca Matriz y la fecha de la convocatoria, entre otros.
2.- Día y hora de las convocatorias: La ley 7933, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, exige únicamente dos convocatorias, pero deja a cargo del Reglamento definir el tiempo de separación entre ellas. En algunos Reglamentos se diferencia entre Asambleas Ordinarias y extraordinarias, lo cual es un error conceptual proveniente del derecho Mercantil y las sociedades comerciales. Tal distinción no la hace la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio. Esa distinción se refiere más a si ya se ha realizado la Asamblea Anual necesaria. No es que haya temas obligatorios de una u otra. Sin embargo, si el reglamento lo exige habrá que indicar qué tipo de asamblea es.
3.- Lugar de celebración: la ley deja al Reglamento de Condominio y Administración determinar esto, y aunque lo usual es que sea en el Condominio mismo, pero siempre deberá indicarse el lugar.
4.- Agenda de la Asamblea: La Ley 7933 no exige que se envíe junto con la convocatoria la agenda, pero ya que usualmente los reglamentos condominales sí lo exigen, es prudente incluirla. Sobre el tema de asuntos varios, se recomienda no incluirlos.
5.- Convocante: Lo usual es que lo haga el Administrador con nombramiento vigente, y que sea quien firme la nota de Convocatoria; aunque si eso no fuera posible, quienes representen al menos un tercio del valor del Condominio también pueden hacerlo por disposición de ley.
Hay muchas presentaciones posibles y éste es sólo un ejemplo. Finalmente, asegúrese de que la convocatoria llegue con la antelación necesaria y guarde el respaldo para poder probar que se convocó adecuadamente y en tiempo a todos los condóminos.

Si una Asamblea ha sido mal convocada es preferible volver a convocar de forma correcta que celebrarla mal convocada. Un acuerdo tomado por una Asamblea mal convocada puede ser impugnado y muy seguramente no podrá sostenerse en la sede judicial.