15 julio, 2014

Gestión de la comunicación: las soluciones

Para una administración de condominios, la gestión de la comunicación es vital. Son muchas las veces en las que una buena idea o una buena administración, es mal percibida por problemas de comunicación. Si bien es cierto este es un tema de especialistas en comunicación, hay algunas estrategias que pueden funcionar para poder transmitir correctamente el mensaje. La idea de que “soy responsable de lo que digo, no de lo que usted entienda” es una sentencia de muerte para cualquier administración o para cualquier persona que deba rendir cuentas de sus acciones.



a) Definición del problema: en este punto fallan muchas administraciones pues a veces parten de buscarle solución a una situación que no ha sido establecido que sea un problema, ni se ha comprendido las causas de esa situación. Los comités de condóminos (Juntas Directivas o Comité de Fiscalización, etc.) son un recurso muy importante, pero no el único. Hay condóminos que funcionan como conectores con otros, y tienen conocimiento muy bueno de la realidad del condominio, aunque no participen de las Juntas. Hay que ubicarlos y aprovechar su posición y conocimiento. Antes de resolver un problema, hay que determinar que lo sea, y documentar por qué es un problema, qué exactamente es lo que ocasiona y por qué eso es negativo, a quién afecta y de qué forma lo hace.

b) Soluciones posibles: la capacidad de presentar soluciones rápidamente y eficientes es esencial para una administración. Deben poder separarse por sus efectos colaterales esperados (o la incerteza misma de ellos), y deben de hacerse pruebas pequeñas (por un tiempo corto o con un grupo pequeño) para ver su efectividad. Antes de publicitar una solución hay que probar varias rápidamente y evaluarlas. Una vez decidida una solución debe de vincularse estrechamente con la documentación del problema y atarla a esas consecuencias que quieren corregirse, con esas afectaciones que quieren gestionarse.

c) Posibilidad de corrección o reversión: una administración que contemple medidas de reversión permite que los condóminos más conservadores apoyen sus ideas. En todo grupo humano hay algunas personas que toman más riesgos que otros, pero la administración ocupa del apoyo de ambos.

d) La comunicación en cada etapa: Cada momento es distinto. El primero es de conocer el entorno, la cultura del condominio; el segundo es de análisis y experimentación; y el tercero es cohesión social. Una estrategia muy sencilla de verificación de la comunicación es, además de la obvia de tratar de leer lo escrito desde la posición del condómino, la de hacer envíos de prueba. Cuando esté lista la comunicación, cualquiera puede ser, pero sobre todo las que se refieren a estos tres momentos antes dichos, debe de probarse con un condómino conocido (no siempre el mismo, claro), para ver cómo es realmente entendido el mensaje y por qué, para poder afinarlo.

Claro que siempre habrá personas a las que, no importa lo que haga, nunca llegará su mensaje, o si llega, lo hará filtrado prejuiciosamente. La comunicación no es un simple esquema de emisor y receptores: hay cadenas, grupos, conexiones complejas. De lo que se trata es de buscar la comunicación perfecta constantemente, no de alcanzarla.