28 febrero, 2018

El rol de la presidencia en una Asamblea de Propietarios

Las asambleas de propietarios son un momento de enorme importancia en la vida del condominio, no solamente por la razón legal obvia de que es el lugar en el que se toman las principales decisiones del condominio sino porque será en mucho el resultado de las dinámicas de convivencia que se hayan desarrollado.
Cumplir con los requerimientos y mejores prácticas para convocar y realizar una asamblea de propietarios es el mínimo que siempre debe de cumplirse: Realizarla en la fecha debida (pues muchos reglamentos señalan las fechas de realización obligatoria), que sea generada la convocatoria por quien tenga esa autoridad y sea entregada en plazo según reglamento (pues la ley no impone ningún plazo), verificar la acreditación correcta de las personas participantes, cumplir con los mínimos legales de votaciones, asentar el acta debidamente en el libro respectivo y firmarla según indique en reglamento son algunos de esos requisitos.
Hay que hacer notar que la ley no hace diferencia entre los tipos de asambleas. Son asambleas de propietarios. Todas. Las diferencias de ordinaria y extraordinaria son totalmente coyunturales y el agregado de “General” que se hace en algunos reglamentos, es posiblemente una influencia indeseada del derecho comercial sin relevancia, pues no hay asambleas que no sean “generales”.
En el curso de la asamblea una decisión inicial es nombrar una persona que ejerza la presidencia de esta.
Sus labores son formalmente la conducción de la asamblea, es decir, velar porque todos los temas de la agenda, y solo esos, sean tratados. También suele tener el deber de firmar con quien ejerza la secretaría, el acta de la asamblea en el libro de actas de asambleas de propietarios.
Otra función muy importante es de conducción de la discusión: debe poder proponer a la asamblea reglas para el debate. Limitar a un determinado número de intervenciones sobre un tema, así como el tiempo de las intervenciones suele ser necesario para poder avanzar en los temas y que no se haga una asamblea eterna de cinco, seis o hasta más horas.
El rol de la presidencia implica además un necesario liderazgo que debe demostrar en la asamblea. No se trata de una figura pasiva cuya única función es firmar actas sino que debe ayudar a crear un adecuado ambiente en la asamblea. Los condóminos y en general las personas asistentes deben sentir y procurar un contexto seguro, en el que, aunque haya diferencias de criterio, no habrá abuso verbal o físico, manipulación ni irrespeto de cualquier clase. 
En caso de que este tipo de comportamientos lamentablemente se den debe iniciar haciendo una llamada al respeto. Puede incluir proponer recesos breves a la asamblea y hasta si es necesario mociones para solicitar a determinada persona que cese su conducta o que se retire de la asamblea. Es claro que no tiene poderes de policía para sacar por la fuerza a nadie, aunque si es necesario puede requerir el auxilio de Fuerza Pública.
Su función acaba al terminar la asamblea y con la firma del acta respectiva.

15 febrero, 2018

Fondos de reserva

Una de las principales responsabilidades de la administración es la administración de los fondos comunes, provenientes, principalmente de las cuotas de gastos comunes que aportan los propietarios.

La mayoría de los gastos son para ser ejecutados dentro del mismo período presupuestario, y usualmente con frecuencia mensual, como los servicios de seguridad, limpieza, administración, etc., o compra de bienes menores como insumos, herramientas, etc.


Hay, sin embargo, otros gastos que pueden necesitar un período mayor de ahorro o aprovisionamiento, como puede ser en el caso de mejoras de alto costo por hacer o que  hayan sido hechas y requieran recuperar el equilibrio y proveer de ese efectivo al condominio. La forma más usual de acumular esa suma es mediante la creación de un fondo de reserva con un destino específico. Piénsese en el acuerdo que aprueba, por ejemplo, la calefacción de la piscina o pintar el inmueble, fijando una cuota extraordinaria mensual hasta conseguir el monto necesario y hacer la obra. Estas sumas deberán estar fuera de los gastos ordinarios y destinarse solo a ese fin.

Hay otro tipo usual de fondos de reserva y es el que se hace previendo una necesidad, sea de mantenimiento o de otra clase, pero que es incierta aún, como enfrentar posibles daños a elementos de infraestructura de alto costo (plantas de tratamiento, obras de vialidad) o contingencias legales. Este tipo de fondos, igual tienen un destino específico pero no es determinado, sino por determinar. Es sano hacer estos ahorros y de paso observamos con preocupación que muchos condominios, construidos a inicios del los años 2000, ya tendrán que enfrentar ese tipo de gastos fuertes y no hemos visto que sea usual esta preparación.

En ambos tipos de “fondos de reserva”, debe quedar muy claro quién está autorizado a disponer de ellos y bajo cuáles condiciones. Omitir esto hará que en el momento en que se necesiten se deba exponer a incerteza a la administración y al condominio mismo y podría haber responsabilidades legales posteriores.

Hay otro tercer tipo de “fondo de reserva”, que es incorrecto llamarlo así y son los excedentes de efectivo al finalizar un año presupuestario.

Es un error asumir que esos fondos son reserva. Son simplemente excedentes de la ejecución del presupuesto a los que debería dárseles un destino, sea parte de un fondo de reserva con un destino específico determinado (o por determinar), o bien proceder a hacer alguna obra común.

Mantenerlo solo como “reserva” sin indicar quién puede hacer uso de ellos y bajo cuáles condiciones es un ámbito de incertidumbre que las administraciones deben evitar. Si se desea que quede como fondos de operación para apoyar a la liquidez cuando haya morosos, debe especificarse así.

Si por el contrario se destina a verdaderos fondos de reserva, es aconsejable, para mitigar el efecto de la pérdida del valor del dinero, invertirlos en algún instrumento financiero que ofrezca seguridad y que sea posible de hacerse líquidos en el momento que se necesite según se haya estimado al constituirse el fondo.