Fondos de reserva
Una de las principales responsabilidades de la administración es la administración de los fondos comunes, provenientes, principalmente de las cuotas de gastos comunes que aportan los propietarios.
La mayoría de los gastos son para ser ejecutados dentro del mismo período presupuestario, y usualmente con frecuencia mensual, como los servicios de seguridad, limpieza, administración, etc., o compra de bienes menores como insumos, herramientas, etc.
Hay, sin embargo, otros gastos que pueden necesitar un período mayor de ahorro o aprovisionamiento, como puede ser en el caso de mejoras de alto costo por hacer o que hayan sido hechas y requieran recuperar el equilibrio y proveer de ese efectivo al condominio. La forma más usual de acumular esa suma es mediante la creación de un fondo de reserva con un destino específico. Piénsese en el acuerdo que aprueba, por ejemplo, la calefacción de la piscina o pintar el inmueble, fijando una cuota extraordinaria mensual hasta conseguir el monto necesario y hacer la obra. Estas sumas deberán estar fuera de los gastos ordinarios y destinarse solo a ese fin.
Hay otro tipo usual de fondos de reserva y es el que se hace previendo una necesidad, sea de mantenimiento o de otra clase, pero que es incierta aún, como enfrentar posibles daños a elementos de infraestructura de alto costo (plantas de tratamiento, obras de vialidad) o contingencias legales. Este tipo de fondos, igual tienen un destino específico pero no es determinado, sino por determinar. Es sano hacer estos ahorros y de paso observamos con preocupación que muchos condominios, construidos a inicios del los años 2000, ya tendrán que enfrentar ese tipo de gastos fuertes y no hemos visto que sea usual esta preparación.
En ambos tipos de “fondos de reserva”, debe quedar muy claro quién está autorizado a disponer de ellos y bajo cuáles condiciones. Omitir esto hará que en el momento en que se necesiten se deba exponer a incerteza a la administración y al condominio mismo y podría haber responsabilidades legales posteriores.
Hay otro tercer tipo de “fondo de reserva”, que es incorrecto llamarlo así y son los excedentes de efectivo al finalizar un año presupuestario.
Es un error asumir que esos fondos son reserva. Son simplemente excedentes de la ejecución del presupuesto a los que debería dárseles un destino, sea parte de un fondo de reserva con un destino específico determinado (o por determinar), o bien proceder a hacer alguna obra común.
Mantenerlo solo como “reserva” sin indicar quién puede hacer uso de ellos y bajo cuáles condiciones es un ámbito de incertidumbre que las administraciones deben evitar. Si se desea que quede como fondos de operación para apoyar a la liquidez cuando haya morosos, debe especificarse así.
Si por el contrario se destina a verdaderos fondos de reserva, es aconsejable, para mitigar el efecto de la pérdida del valor del dinero, invertirlos en algún instrumento financiero que ofrezca seguridad y que sea posible de hacerse líquidos en el momento que se necesite según se haya estimado al constituirse el fondo.
