22 mayo, 2012

Cambio de mando en Administraciones

Una transición adecuada y pacífica es ganancia para ambos.

Uno de los momentos más importantes de la vida en un Condominio es el momento en el que el Desarrollador sale del proyecto y los condóminos toman control de él, o bien el momento en el que sale una Administración e inicia funciones otra.
Las Juntas o Administraciones que recibirán y representarán al Condominio a partir de ese momento deben tener presente supervisar lo siguiente:
• Nombramiento: Debe presentarse una renuncia de parte del Administrador (sea el nombrado por el Desarrollador o el anterior) con el fin de que dé paso al nuevo Administrador, para delimitar las responsabilidades en la gestión.
• Documentos legales básicos del Condominio: Deben entregarse los libros legales, el testimonio de constitución, los originales de los contratos con proveedores existentes (seguridad, empleados, contratos de mantenimiento), planillas de seguros de Riesgos del Trabajo o de la Caja Costarricense de Seguro Social, chequeras y contratos bancarios, y al menos una copia del diseño de sitio y de los planos constructivos, con el fin de que los condóminos puedan tener claro sus deberes y derechos. Así no habrá motivo para dudas y litigios o disputas, o incluso simples requerimientos constantes de información, que hasta al más amable podrían llegar a cansar.
• Informes de estado: Debe solicitarse al Administrador saliente que manifieste que no existen procesos en curso de sanción por infracción al Reglamento, y que no hay compromisos adquiridos a nombre del Condominio con terceros, o bien que detalle los pendientes en estas áreas. Además la validación de los permisos de construcción otorgados hasta ese momento o indicación de que no se ha otorgado aún ninguno. De igual forma debe entregar la información contable y sus respaldos, como mínimo un estado de resultados, un balance de situación y un detalle de las cuentas por pagar y cuentas por cobrar y la conciliación bancaria final. Avaladas por una auditoría legal y contable es sin duda el final de las discusiones contables y legales con los condóminos.
• Revisión de la obra: Las áreas comunes deben de estar terminadas, así como toda la infraestructura común o al menos debe haber un calendario pactado. Dado que en toda construcción siempre hay pendientes que cerrar, en este punto es recomendable poder hacer una lista definida y única con plazos para su cumplimiento. No hacer una lista hace que constantemente surjan nuevos reclamos que minan la autoridad de la Junta y dificultan la adecuada salida del Desarrollador. Si a esta lista se le da seguimiento con un profesional o con un peritaje del CFIA no habrá discusiones posteriores.
• Garantías y Manuales: Deben entregarse los manuales y garantías de todos los aparatos y si alguna factura no está hecha a nombre del Condominio, debe hacerse su cesión para que se pueda no solo exigir la garantía, sino probar que esos bienes son propiedad del Condominio, quien será responsable a partir de ese momento de su mantenimiento, reparaciones y reposición.
• Medidas recomendadas de mantenimiento: El Desarrollador es el que mejor conoce los equipos que ha adquirido y podrá recomendar acciones de mantenimiento que permitan mantener la vigencia de las garantías. Hacerlo así quitará del juego de la responsabilidad al Desarrollador para establecer una relación entre el Condominio y el Proveedor. Si ya hay obras en mantenimiento, con informes (como Planta de Tratamiento), aportar éstos.
• Lista de vida útil: Para efectos de calcular fondos de reserva y reposición, es necesario saber al menos la vida útil de cada elemento común, puede ser una planta de tratamiento, o los asfaltos, para que llegado ese momento el Condominio sepa que debe dirigirse a la Asamblea para solicitar fondos para su reposición y no entrar innecesariamente en discusiones de reparaciones con el Desarrollador que no sería procedentes.
El Condominio debe poder caminar independientemente, pero hay casos en los que aún queriendo, no pueden hacerlo, y hay desarrolladores, que queriendo desligarse rápido de su proyecto, paradójicamente se atan por muchos años a sus antiguos clientes por medio de pesadas cadenas de desinformación.

10 mayo, 2012

Participación directa de los condóminos en la Administración

La colaboración será mayor en el tanto mayor sea la definición del tiempo requerido y el objetivo esperado.

En todos los condominios existe por mandato legal una administración a cargo, sea en la forma de una junta administradora (y no junta directiva, que es un término de otras áreas del derecho) o bien como órgano unipersonal. Este órgano es el que tiene la totalidad de la responsabilidad en la vigilancia y cuido de las cosas comunes, en la aplicación del Reglamento (no así en la sanción de su incumplimiento, que puede llevarse en conjunto con la Asamblea de Condóminos) y en la ejecución de las decisiones de la Asamblea de Propietarios.

Ahora bien, existen otros órganos de participación de condóminos como son los comités o comisiones de construcción, por ejemplo. Estos órganos auxiliares de la Administración, en los que el Reglamento puede permitir la participación de personas no propietarias en el inmueble, suelen tener tareas bien definidas en el Reglamento, relativas a la revisión y autorización (si procede) de las obras constructivas privadas en el Condominio. Normalmente siempre será obligatorio obtener la autorización de dicho comité para ejecutar las obras. La ausencia de esta autorización, si inician las obras, implicará una violación al Reglamento, con su consecuente multa; y el permiso municipal NO SUPLE esa autorización. La regla de oro es que las funciones que un Reglamento asigna a un Comité no pueden ni deben ser usurpadas por otros órganos como la Administración o la Asamblea de Condóminos misma.
Aún en ausencia de funciones reglamentarias, la Asamblea de Condóminos puede designar los comités o comisiones (no hace diferencia la terminología) que considere necesarios o convenientes para los asuntos y por los plazos que deseen, en el tanto, de nuevo, se entiendan como órganos auxiliares de la Administración, sin que puedan ni deban usurpar funciones que el Reglamento atribuya específicamente a la Administración.

Es fácil comprender que, siendo el Condominio una comunidad democrática, la participación de todos los condóminos es esencial para la mejora continua de la vida en común y del valor del inmueble, y que justamente para eso es que se han creado dichos comités o comisiones. Sin embargo, la realidad es que pocos se acercan a participar de la gestión directamente, dividiendo el condominio usualmente en dos bandos: los pocos que participan (objeto más de críticas que de agradecimientos y comprensión) y la mayoría pasiva observante (objeto igualmente más de señalamientos de desinterés y de aprovechamiento de la labor de otros, que de comprensión).
Ahora bien, como siempre, la crítica y revisión interna aporta grandes beneficios. Es usual escuchar excusas de condóminos para no participar en Juntas o comités, alegando poco tiempo o desconocimiento de la labor (y la que no se dice, de no querer ser objeto de las críticas que se han lanzado en el pasado contra quienes ahí han servido). Sin embargo, es poco usual, lamentablemente, que estas excusas (que pueden ser muy válidas y reales), se combatan con el arma correcta.
¿Será posible censurar el alegato de falta de tiempo si se carece de un horario de reunión y una agenda previamente definidos que se respeten puntualmente?¿Será pertinente censurar el alegato de falta de conocimiento si la Asamblea le niega el derecho a esos comités de contar con el apoyo profesional (a cargo del condominio, claro está, pues será quien se beneficie de la labor)?¿Será justo censurar el alegato (que no se dice) del temor a la mala imagen, si no hay una rendición de cuentas puntual y detallada difundida ampliamente y sin choques por negativas a entregar información?

Es cierto que la participación de los condóminos es difícil, y que en nuestra democracia (la pequeña del condominio o la grande del país) nos hemos acostumbrado a acudir solamente cuando hay elecciones (de Administración o nacionales) y el resto del tiempo nos limitamos a externar opiniones generales desde las graderías, facilitadas en mucho por las redes sociales.
Un buen liderazgo crea espacios de participación seguros, previsibles y con resultados reales. El reto es empezar por ahí. El terreno se prepara antes de la siembra y la siembra se hace antes de la cosecha.