24 octubre, 2012

Los riesgos de los condóminos

Los condóminos también corren riesgos que deben de evitar si están en manos de una administración deficiente.
En la nota anterior hablábamos de los riesgos de las Administraciones de Condominios. Sin embargo, los condóminos también tienen riesgos que deben de evitar si están en manos de una administración deficiente.
Los tres principales signos de una administración deficiente son:
1.- Falta de presencia en el Condominio. Una administración que no cumpla con sus visitas ofrecidas o que éstas se den de forma rápida o sin profundidad realmente es una administración que no se da cuenta de qué sucede. A veces esto ocurre con complicidad del mismo condominio, que en búsqueda de una tarifa más baja, termina recibiendo un servicio de menor calidad. Si la administración no tiene una rutina de supervisión, se le hará difícil tener presentes todos los elementos. Por el contrario, una administración con una rutina de supervisión conocida (cuyos resultados se entregan a la Junta Administradora), muy seguramente andará bien en este punto.
2.- Falta de adecuada rendición de cuentas. Si bien es cierto el manejo de los fondos no es la única labor de una administración, es una muy importante. Los atrasos en los reportes contables (que sanamente deben de ser mensuales, salvo que hayan acordado una frecuencia menor, que según las condiciones del condominio puede ser adecuado) generalmente ocasionan reportes deficientes o incompletos. Cuando están perfectos, sin embargo, el daño es de falta de información a tiempo para la toma de decisiones. Cuando una administración no entrega informes, o los entrega extremadamente tarde (meses luego del cierre) o cuando la información es parcial y se alegan inexistentes razones de privacidad para no revelar datos (como los morosos, claro), puede estarse seguro de que algo anda mal. Nadie pone una lámpara escondida bajo una mesa, dice El Maestro.
3.- Problemas de comunicación. Es entendible que muchas situaciones no se puedan resolver de inmediato. Para muchas necesidades del condominio posiblemente habrá fondos que recolectar o autorizaciones que obtener (como de una Asamblea), sin embargo, nada impide una adecuada respuesta a una nota escrita o por correo electrónico. Un administrador que acumula correos sin respuesta, posiblemente sufra de una de tres causas (o las tres), exceso de carga de trabajo, falta de capacitación personal o de acceso a servicios profesionales que le permitan dar respuesta adecuada a las solicitudes. Esto siempre termina perjudicando al condómino. Es necesario tratar el tema con la administración y encontrarle solución. De estas comunicaciones sin respuesta surgen conflictos, malos entendidos y rumores que son extremadamente dañinos.
Es evidente que si estas tres señales se suman en una administración ausente, que es esquiva en dar información contable a los condóminos (o que trata con preferencia a algunos) y que no responde consultas, es una bomba de tiempo que explotará en el condominio.
Los daños que se causan por estas situaciones son el descuido legal (nombramientos con años de estar vencidos, sin libros, sin comprobantes ni contabilidades), el desinterés (asambleas con participación de 10-20%) y la ruptura, a veces irremediable de la vida en común.
Cada quien se busca solución individual a sus problemas y los problemas comunes quedan tirados; la infraestructura se deteriora, hay irrespeto a las normas con su evidente abono, la impunidad; todos buscan la forma de no pagar sus cuotas comunes; los servicios comunes bajan su calidad o son casi inexistentes y en resumen, las propiedades y la calidad de vida bajan drásticamente. Si eso se toleró por años, será más difícil la recuperación.
Un condominio (o un país) que padezca de estas situaciones debe de inmediato quitarse ese tumor de encima y caminar hacia una sana convivencia si desea heredar algo de valor a sus hijos. Ellos no están hoy a cargo y tendrán todo el derecho y el deber de reclamarnos por haber sido malos administradores de nuestros bienes.

12 octubre, 2012

Los riesgos de la Administración de Condominios

La Administración de un Condominio, en su labor diaria, está expuesta a muchos riesgos, que debe conocer para poder evitar, mitigar o al menos transferir.
El primer riesgo es el laboral. Una ejecución deficiente de la administración puede dar lugar a la finalización de un contrato laboral, sea del administrador con el condominio o del administrador en campo con la empresa administradora. En estos casos, la primera medida consiste en documentar acciones llevadas a cabo de forma que siempre puedan encuadrarse en el seguimiento de una instrucción. Si no hay instrucciones, pídalas. Si debería saberlo pero no lo sabe, pida capacitación. Si es algo que ya debería de saber porque ya hubo capacitación lo que falta es un visto bueno de la estrategia general a ejecutar para mayor seguridad. Y si es algo rutinario, obtenga aprobación de esa rutina. Todos estos elementos permiten defenderse adecuadamente de una presunta ejecución irregular de sus funciones.
El segundo riesgo es comercial de ruptura de contrato. Claro que el primer paso es, en efecto, que haya un adecuado contrato. Como en todo contrato, si está claro qué debe de hacer cada parte, hay consecuencias si no lo hace y, sin duda, hay cláusulas de salida anticipada, la prestación del servicio es más clara y previsible. Claro que las obligaciones adquiridas deben de emparejarse con obligaciones de parte de las personas que las ejecutarán: contratos laborales detallados, de confidencialidad y controles de fondos y seguimiento de la ejecución del administrador en campo, verificación de cumplimiento de rutinas de mantenimiento, controles cruzados de inventarios, así como el seguimiento y numeración de las peticiones que el administrador en campo recibe son sólo algunas de las posibles herramientas.
Hay un tercer riesgo derivado ya no del contrato sino de que, posiblemente, además de ejercer la labor para el condominio, deberá asumir su representación. Esto implica un delicado cuidado ya que si el condominio se ve involucrado en reclamos de responsabilidad civil, estas gestiones pueden involucrar a su representante si hubo culpa de su parte. Es por esta razón que las administraciones deben exigir un excelente mantenimiento de la infraestructura, un puntual cumplimiento de la legislación social y laboral del condominio con sus empleados de mantenimiento, el cumplimiento veraz y permanente de esas mismas obligaciones a proveedores, en particular el caso más frecuente de incumplimientos: las compañías de seguridad y una buena dotación de coberturas en seguros. Si eso no ocurre por la capacidad de pago del condominio, debe buscarse un relevo de responsabilidad directa de la administración. Es comprensible que muchas veces no se llevan temas a las Asambleas para no cargarlas en su agenda o en los montos de las cuotas pero, si no se hace, no hay oportunidad de obtener la liberación de responsabilidad que la administración necesita.
Un cuarto riesgo muy delicado es el penal, de verse involucrada en una administración fraudulenta, por ejemplo. En vista de su posición de administrador o cuido de bienes ajenos. Aparte de la exageración de gastos o suponer gastos no hechos, que alude a un comportamiento doloso específico, es de cuidado el riesgo de empleo abusivo o indebido, ya que no siempre todo el detalle de la contabilidad y la ejecución del presupuesto pasa por los ojos del representante legal de la compañía administradora. Un simple control de viabilidad legal y financiera puede evitar este riesgo, debiendo revisarse en cada caso si hay una autorización legal para el gasto y una provisión financiera específica. El gasto, si es ordinario, debe provenir de un presupuesto ordinario, o de un acuerdo de Asamblea que haya creado un presupuesto extraordinario para ese fin, no hay otras opciones. Si se carece de ellas se está asumiendo un riesgo innecesariamente.
Es hora de que las Administraciones analicen un momento los riesgos que están asumiendo y busquen la mejor forma de enfrentarlos, sea evitándolos, mitigándolos o bien transfiriéndolos.

01 octubre, 2012

Fumado en Condominios II: el reglamento

Continuación del anterior artículo, tomando en cuenta lo que el Reglamento viene a introducir
En abril de 2012, señalábamos algunos elementos que la ley regulaba, pero que el Reglamento vendría a terminar de definir.
El Reglamento refuerza el concepto de que en cualquier lugar se permite fumar excepto en los lugares expresamente prohibidos, manteniendo la prohibición para los centro de trabajo y zonas conexas, que detalla entre otras como pasillos, ascensores, escaleras, comedores y ahora sí, los servicios sanitarios que no están en la ley. Sigue sin mencionar las bodegas y menciona como centros de trabajo lo que sean abiertos o cerrados, definición que no estaba siendo usada en la ley aún.
Mantiene la prohibición de fumar en los centros comerciales y por primera vez menciona condominios expresamente. Ahora por reglamento (y no por ley) las instalaciones deportivas de uso común y los lugares de uso común donde se desarrollen actividades recreativas en las propiedades sometidas al régimen de propiedad en condominio son zonas libres del humo del tabaco. Esta regulación aclara la duda de si el rancho estaba o no cubierto por la prohibición. Como zona de uso común con fines recreativos pareciera no quedar fuera de la prohibición.
Otra interrogante que me había quedado de la ley era la zona de jardines, sin embargo, pocos jardines se salvarían de la prohibición, ya que el que no es zona recreativa, será zona deportiva, será zona de recreación para menores de edad, será zona de trabajo abierta o bien estará a menos de 5 metros de una zona libre del humo del tabaco.
Pareciera que si excluimos todo lo que sean zonas de uso común con esos fines dichos y las zonas de trabajo, no queda nada libre de la prohibición, salvo las filiales y los espacios abiertos no expresamente mencionados, dentro de las propiedades privadas en el tanto respeten la distancia de 5 metros de las zonas libres del humo del tabaco.
En cuanto al tema de rotulación, como es natural, detalla la forma exacta en la que deben ser colocadas las leyendas “NO FUMAR” y “AMBIENTE LIBRE DE HUMO DE TABACO, LEY No. 9028” y el símbolo internacional respectivo. Sin embargo, señala un elemento nuevo interesante y medio complicado, es que debe colocarse rotulación señalando la prohibición de fumar para personas no videntes (con discapacidad visual), pero además señala que la rotulación en general, para ser visible debe estar al menos a 1,70 metros del suelo.
La omisión del deber de rotulación se sanciona con una multa de un 15% de un Salario Base (en 2012, esta multa sería de C. 54,090), artículo 36, inciso b de la ley. Además quienes permitan fumar en lugares privados, podrían verse expuestos a una multa de un 50% de un Salario Base (en 2012, esta multa sería de C. 180,300).
En cuanto a las obligaciones de la administración de imponer la ley, detalla el derecho de exigir su cumplimiento por parte de cualquier persona, y ante una negativa podrá exigir la asistencia de Fuera Pública. Es un poder condominal sobre la administración, que deberá saber conducir adecuadamente, sin permitir que sea usado para presionar por otras situaciones o por conflictos entre residentes.
Una duda que me queda es que se establecen deberes de incorporar a las normativas internas la prohibición de fumar y su sanción, lo que posiblemente haga necesario que sea propuesto en Asamblea por los administradores para cumplir con este deber (artículo 8 del Reglamento).
En cualquier caso es un tema de cultura condominal que la administración debe incorporar adecuadamente, sin que sea usado como motivo de conflicto sino de educación. Posiblemente llegue a descubrir si esa es la mejor forma para luchar contra otros comportamientos inadecuados relacionados con ruido, mascotas o estacionamiento. Antes pensaba que la mejor forma de cambiar conductas era la represión, sin embargo vista la velocidad faraónica de los procesos judiciales y administrativos creo que la educación lograría resultados primero. Nos falta educarnos en combatir la impunidad.