12 octubre, 2012

Los riesgos de la Administración de Condominios

La Administración de un Condominio, en su labor diaria, está expuesta a muchos riesgos, que debe conocer para poder evitar, mitigar o al menos transferir.
El primer riesgo es el laboral. Una ejecución deficiente de la administración puede dar lugar a la finalización de un contrato laboral, sea del administrador con el condominio o del administrador en campo con la empresa administradora. En estos casos, la primera medida consiste en documentar acciones llevadas a cabo de forma que siempre puedan encuadrarse en el seguimiento de una instrucción. Si no hay instrucciones, pídalas. Si debería saberlo pero no lo sabe, pida capacitación. Si es algo que ya debería de saber porque ya hubo capacitación lo que falta es un visto bueno de la estrategia general a ejecutar para mayor seguridad. Y si es algo rutinario, obtenga aprobación de esa rutina. Todos estos elementos permiten defenderse adecuadamente de una presunta ejecución irregular de sus funciones.
El segundo riesgo es comercial de ruptura de contrato. Claro que el primer paso es, en efecto, que haya un adecuado contrato. Como en todo contrato, si está claro qué debe de hacer cada parte, hay consecuencias si no lo hace y, sin duda, hay cláusulas de salida anticipada, la prestación del servicio es más clara y previsible. Claro que las obligaciones adquiridas deben de emparejarse con obligaciones de parte de las personas que las ejecutarán: contratos laborales detallados, de confidencialidad y controles de fondos y seguimiento de la ejecución del administrador en campo, verificación de cumplimiento de rutinas de mantenimiento, controles cruzados de inventarios, así como el seguimiento y numeración de las peticiones que el administrador en campo recibe son sólo algunas de las posibles herramientas.
Hay un tercer riesgo derivado ya no del contrato sino de que, posiblemente, además de ejercer la labor para el condominio, deberá asumir su representación. Esto implica un delicado cuidado ya que si el condominio se ve involucrado en reclamos de responsabilidad civil, estas gestiones pueden involucrar a su representante si hubo culpa de su parte. Es por esta razón que las administraciones deben exigir un excelente mantenimiento de la infraestructura, un puntual cumplimiento de la legislación social y laboral del condominio con sus empleados de mantenimiento, el cumplimiento veraz y permanente de esas mismas obligaciones a proveedores, en particular el caso más frecuente de incumplimientos: las compañías de seguridad y una buena dotación de coberturas en seguros. Si eso no ocurre por la capacidad de pago del condominio, debe buscarse un relevo de responsabilidad directa de la administración. Es comprensible que muchas veces no se llevan temas a las Asambleas para no cargarlas en su agenda o en los montos de las cuotas pero, si no se hace, no hay oportunidad de obtener la liberación de responsabilidad que la administración necesita.
Un cuarto riesgo muy delicado es el penal, de verse involucrada en una administración fraudulenta, por ejemplo. En vista de su posición de administrador o cuido de bienes ajenos. Aparte de la exageración de gastos o suponer gastos no hechos, que alude a un comportamiento doloso específico, es de cuidado el riesgo de empleo abusivo o indebido, ya que no siempre todo el detalle de la contabilidad y la ejecución del presupuesto pasa por los ojos del representante legal de la compañía administradora. Un simple control de viabilidad legal y financiera puede evitar este riesgo, debiendo revisarse en cada caso si hay una autorización legal para el gasto y una provisión financiera específica. El gasto, si es ordinario, debe provenir de un presupuesto ordinario, o de un acuerdo de Asamblea que haya creado un presupuesto extraordinario para ese fin, no hay otras opciones. Si se carece de ellas se está asumiendo un riesgo innecesariamente.
Es hora de que las Administraciones analicen un momento los riesgos que están asumiendo y busquen la mejor forma de enfrentarlos, sea evitándolos, mitigándolos o bien transfiriéndolos.