13 octubre, 2009

Cómo pierde dinero un Condominio.

Una Administración de un Condominio, tiene dentro de sus obligaciones una que parece muy inocente y es la del artículo 30 en la frase “Corresponderán a la administración… y todos los actos de administración y conservación del Condominio…”

Los Administradores de Condominios saben que atender las llamadas, consultas, peticiones a toda hora y por todas las vías, de los condóminos suelen ser una de las fuentes de gastos mayores para la Administración. Gastos de tiempo, energía y dinero. Y como normalmente las Administraciones trabajan en nuestro país por un monto fijo, es un costo que asume la Administración.

Ahora bien, una observación detallada permite darse cuenta de que hay condóminos que nunca llaman, otros que sólo muy raramente y que son solamente unos cuantos los que lo hacen a cada momento, que se oponen a todo en las Asambleas, que mandan notas y correos y que llegan a objetar todo, incluso hasta el punto de demandar anulación de acuerdos en la vía judicial, sin mucha base, y habiendo ellos participado de la gestación del acuerdo.

Un quejoso persistente es una persona que desea ser escuchado, eso es claro, y con persistencia. Además, es una persona que dice saber mucho sobre el Condominio. Sin embargo, un manejo inadecuado llevará muy seguramente a un conflicto, que lamentablemente irá más en contra de la administración que a su favor. No se puede nada más cerrarles la puerta.

Hay algunas guías que pueden servir para el manejo de estas personas:

1.- Escucharlos con tiempo prefijado. Abrir un espacio razonable, ojalá de común acuerdo, como especie de reunión, mensual o semanal, según las circunstancias lo ameriten, permite cerrar la puerta durante el resto del tiempo: “Con mucho gusto vemos ese punto en nuestra próxima reunión…”

2.- Escucha eficaz. No basta con escuchar, sino que hay que hacer uso de técnicas adecuadas de escucha para poder entender no lo que dice, sino sus verdaderos intereses. Sus posiciones suelen ser obvias y explícitas, pero lo que verdaderamente me puede permitir resolver los conflictos es conocer sus intereses de fondo.

3.- Utilizarlos como asesores. Lamentablemente es cierto que suelen conocer mucho de su condominio, así que como el sauce ganaremos más doblándonos un poco a escucharlos que resistiendo como robles. Administrar tiene mucho de política, y en ese contexto son actores importantes y entre el hueso de las quejas sin sentido, habrá mucha carne útil.

4.- Respeto absoluto a las reglas. En ningún caso la administración puede ceder su autoridad, ni puede permitirle “flexibilidad” reglamentaria. La vara debe ser pareja para todos y eso los incluye a ellos. Igualmente las reglas de la educación y el respeto están vigentes. No se puede tolerar ese rompimiento y su ruptura deberá cerrar la comunicación (hasta la próxima reunión, si desea volver a la educación)

5.- Compartir responsabilidades. Normalmente los Condominios tienen diversas instancias de participación más o menos formales: comités, comisiones o juntas. Es ganancia normalmente permitirles que participen ahí porque serán gestores conjuntos de las decisiones y dependiendo de su posición, podrán hasta ser co-responsables legalmente.

Si la administración no logra controlar adecuadamente estos “quejosos persistentes” podrá perder mucho dinero en ellos, sin mayor ganancia ni para él ni para el Condominio. Y sin embargo, esa pérdida al final SIEMPRE repercute en el condominio, pues éste puede ser abandonado por una buena administración o ésta puede verse forzada a subir sus tarifas para compensar ese gasto. Por eso debe apoyar a la administración en manejar a los quejosos persistentes, y no pensar que no es asunto suyo.

Sin embargo, si los usa a su favor, podrá disfrutar de su consejo, dentro del marco del Reglamento y el respeto, y podrá cerrar un poco la mayor llave de gasto que existe para una administración, y por ende para un Condominio.

Es esfuerzo es grande pero el beneficio también. Los quejosos ahí estarán siempre, por lo que más vale “cooperar con lo inevitable”, como decía Carnegie.