20 diciembre, 2011

Ordenando los bienes comunes

En la mayoría de los condominios, los mayores conflictos provienen del uso de las áreas y bienes comunes
En cualquier condominio, aún el más pequeño, existe una serie de bienes y áreas comunes que necesitan de regulaciones sobre su uso, que se hacen más importantes conforme el condominio tenga más bienes y áreas comunes. Las piscinas, canchas o pistas de deportes, el rancho o la casa club, y los espacios comunes de tránsito o permanencia deben estar adecuadamente regulados para garantizar un uso conforme, adecuado y equitativo. Fiestas ruidosas a altas horas de la noche, mascotas deambulando por las áreas comunes, o vehículos estacionados donde sea, son el primer síntoma de un condominio con regulaciones deficientes, y esto debe de atacarse de inmediato antes de que se establezcan comportamientos que luego sean más difíciles de erradicar. Tener regulaciones deficientes únicamente contribuye a hacer más difícil el trabajo de la Administración y por ende a incrementar la impunidad en la infracción al Reglamento.
Las primeras regulaciones se encuentran en la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, que obliga a que el uso de las cosas comunes sea racional, e impone la prohibición de incurrir en todo acto u omisión que tenga como resultado un daño a la tranquilidad, solidez, seguridad, salubridad o comodidad del Condominio, bajo pena de imponer una multa de un Salario Base (actualmente C.316,200). Estas regulaciones obviamente son muy genéricas.
Además de las que tiene la Ley, las principales están contenidas en el Reglamento del Condominio. Este es el documento original de constitución y solo puede ser reformado con la anuencia de la totalidad de los dueños reunidos en Asamblea. Sin embargo, es totalmente imposible que ningún reglamento prevea hasta el último detalle de la vida en común.
La Asamblea de Propietarios es la que tiene la responsabilidad y el deber de determinar, en las cambiantes circunstancias de la vida en condominio, qué significa y cómo se aplican en concreto, las regulaciones que indica el Reglamento. No puede de ninguna forma contradecirlas o hacer que se incumplan, sino que debe indicar y especificar la forma en la que los deberes y derechos del Reglamento del Condominio se habrán de aplicar y cumplir, como si de la reglamentación de una ley de tratara.
Estas regulaciones o normas de convivencia son simples acuerdos de Asamblea de Propietarios, que no estarán inscritos en ningún registro ya que el único Reglamento que se inscribe es el Reglamento General de Constitución (y sus reformas) y deben estar asentados en el Libro de Actas.
La Administración, como custodio obligatorio del libro de actas, debe poder facilitar estos acuerdos, promover su segura conservación y divulgación (por ejemplo por medio de una protocolización aunque sea imposible inscribir el acuerdo, ya que no es una reforma del Reglamento de Constitución) y sobre todo, debe comunicarlos y vigilar por su cumplimiento. Idealmente estos acuerdos deben estar compilados en forma de Normas de Convivencia aunque bien pueden ser acuerdos aislados. Lo importante es que no contradigan el Reglamento y hayan sido tomados en Asambleas de Propietarios.
Únicamente si la Asamblea o el Reglamento de Constitución lo faculta, podrá ser la Administración la que emita estas regulaciones, aunque una Administración prudente consultará estas regulaciones con Comités Asesores o la Junta, y podría incluso llevarlas a conocimiento de la Asamblea de Propietarios, aún cuando tenga la potestad de ser la Administración la que las dicte.
Es muy importante que como condómino usted se informe: desconocer las normas internas de convivencia o pretender que sólo el Reglamento de Constitución es el que vale no es una posición responsable ni acorde con una adecuada vida en común. El incumplimiento del Reglamento y los acuerdos de Asamblea de hoy serán la ruina de la calidad de vida de mañana. No espere más para poner orden en este campo.

01 diciembre, 2011

Certificaciones para cobro judicial de cuotas comunes

Es muy usual encontrar errores en las certificaciones de cobro judicial: nombres de deudores que NO son el propietario registral (a veces ni su representante), nombres de condominios que no son el correcto o no es el completo, confusión en cédulas jurídicas de condominios, etc.

La información para identificar a las partes mínima es:
A) Condominio acreedor
Nombre registral del Condominio
Número de Matriz
Cédula Jurídica
(Esto se saca del informe registral de la Matriz)

B) Condómino deudor
Nombre registral del propietario
Número de finca con Provincia, número de Folio Real, la letra F, y los derechos (000)
Cédula jurídica del propietario
(Esto se saca del informe registral de la finca deudora)

C) Monto adeudado
Concepto: Cuotas de gastos comunes, intereses y multas si hubiere
Período: Del día X al día Y
Desglosar en los montos lo correspondiente a cuotas, intereses, multas, etc.

D) Adjuntar hoja de trabajo y los demás requisitos que todo contador sabe según circular 03-2005

E) Dirigida al despacho en el que se planteará el cobro

Llevar una filial a cobro judicial es una medida de último recurso, a la que debe llegarse una vez pasado por el cobro administrativo y su consiguiente suspensión de servicios comunes: si no paga no puede tener derecho de disfrutar los servicios comunes.

Nótese que no es una suspensión de sus derechos como condómino: es decir, por ejemplo, puede recibir visitas, solo que el guarda ni las anuncia ni les abre.

Una buena certificación de saldo adeudado es el primer paso para el cobro judicial y debe empezarse con el pie derecho o el juez va a tener dificultades para entender y la muy lenta Justicia va a quedarse detenida, confundida, hasta que entienda qué es lo que queremos que haga.

18 noviembre, 2011

Un Condominio disciplinado es ganancia para todos

Una de las consecuencias necesarias de ser propietario o residente en un condominio, es que existe una serie de reglas, más o menos extensas, más o menos severas, que deben seguirse y cuya omisión ocasiona que se caiga en situación de ser sujeto de una sanción (generalmente de multa).

En el Reglamento del Condominio es donde deben encontrarse esas reglas, aunque puede haber otras fuentes de obligaciones que deben ser de conocimiento de los propietarios: las Asambleas de Condóminos y las Administraciones mismas pueden crear reglamentaciones derivadas de este Reglamento inscrito, que bien pueden llamarse normas de convivencia, reglas de uso de bienes específicos (como uso de piscina, estacionamiento de visitas o rancho) o incluso pueden usar la palabra misma reglamento, sin embargo en todas hay un elemento común: No pueden de ninguna forma contradecir el Reglamento inscrito del Condominio.

El Reglamento inscrito del Condominio es el que nace con la constitución del mismo y sólo puede ser reformado con anuencia de la totalidad de los dueños del condominio. Esta reforma se debe inscribir en el Registro de igual forma, por lo que saber cuál es el Reglamento vigente es sencillo, público y es un deber de toda administración y condómino saberlo sin dudas.

Con las Asambleas puede ser un poco más difícil, ya que normalmente estarán solo en el Libro de Actas de Asamblea de Condóminos. Es sano, sin embargo, que cada condómino obtenga copia de este libro con frecuencia, y que observe que las minutas sean claras y estén debidamente firmadas por quienes deben hacerlo.

El artículo 23 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio establece que los propietarios que sean infractores recurrentes de las prohibiciones contenidas en la Ley, Reglamento, y las tomadas en Asambleas, serán sancionados con la imposición de una multa. Esta multa puede ser establecida y desarrollada por el Reglamento de Constitución del Condominio, sin embargo si no se hubiera hecho, la multa que la Ley prevé es de un Salario Base (C. 316,200 en este 2011), según el artículo 15 de la Ley. Si el Reglamento contempla este aspecto, las multas pueden ser incluso más altas y la Administración puede tener el poder de cobrarlas de inmediato en el estado de cuenta del condómino.

Es muy importante que este deber disciplinario sea ejercido con serenidad y con firmeza por parte de la Administración, por cuanto un exceso puede derivar en un régimen de terror innecesario y una falta de firmeza puede derivar en una persecución entre condóminos.

La mejor forma de abordar esto, para una Administración nueva (o una vieja con nuevos bríos), es listar la totalidad de los incumplimientos existentes y abordarlos todos juntos en primera instancia con algún órgano asesor con participación de los condóminos, con el fin de valorar vigencia legal, pertinencia, gravedad de la falta y sobre todo agrupar por tipo de falta. Una vez determinado esto, debe sin ninguna duda la Asamblea de Condóminos, pasar por la prueba de vida en condominio que es decidirse a hacer un corte y ruptura con el pasado y determinar qué hacer con las infracciones existentes (todas, para evitar injusticias o parcialidad) y cambiar sus patrones de ejercicio de la disciplina con el fin de ser, a partir de ese momento, más estrictos y cuidadosos si no lo fueron en el pasado.

Este es un proceso difícil y delicado que si no se hace correctamente puede profundizar las divisiones existentes. Sin embargo, si se conduce con corrección y un adecuado manejo estratégico, es el mejor sistema de depuración de la vida en condominio y prepara a la comunidad de propietarios para un futuro de orden y disciplina.
Un Condominio en orden y disciplinado, en donde el Reglamento se cumple y respeta es un grupo humano con orden, con respeto de los derechos de todos, en donde las inversiones y la calidad de vida se verán beneficiadas con enormes réditos, además de que se ahorrará mucho dinero en litigios y discusiones inútiles que crean divisiones difíciles de cerrar a futuro.

Publicado en el Financiero 845, noviembre 2011

23 octubre, 2011

¿Qué hacer si la Administración del Condominio camina mal?

La Administración de Condominios se ha vuelto un campo muy complejo y la razón es muy sencilla: es una labor política y administrativa para la que la técnica conceptual legal y administrativa no es suficiente. Cuando se trata de grupos humanos, los aislados conceptos legales se quedan cortos.

En la formación usual de los administradores, frecuentemente van aprendiendo los conceptos técnicos sobre la marcha, y pueden estar al frente de un condominio sin estar seguros de si el condominio tiene su reglamento o la matriz ya inscritos. En otros casos, profesionales del derecho circulan documentos de condominios en donde se dice que se encuentra presente la totalidad del capital social del inmueble.

Es imperativo que haya una formación técnica adecuada en todos los que tenemos que ver con la administración de condominios.

De la formación técnica depende la corrección legal de las decisiones que se tomen y cualquier planificación administrativa debe hacerse sobre conceptos precisos. Ninguna Administración de Condominios puede permitir que sus administradores tengan dudas entre los conceptos de valor porcentual y coeficiente de copropiedad, o que duden si un acuerdo es inscribible o no, o incluso que teniendo como representante un Administrador, duden sobre si procede o no inscribir Junta Administradora en el Registro Público. Estos conceptos son el paso UNO y deben estar totalmente claros.

Y sin embargo, eso no es todo. Quien está al frente de la administración de un condominio está al frente de un grupo de personas y como tal debe ser un líder. Debe ser capaz de fijar un rumbo, de cohesionar al grupo (que usualmente tendrá varios que se rehusarán a seguir el ritmo del resto) y debe poder ser la autoridad a la que se busca para dirimir conflictos y sus decisiones deben tener aceptación. Sin embargo, nada de esto es posible sin las adecuadas herramientas estratégicas y de negociación, que permitan dar solidez al liderazgo que por posición le ha tocado ejercer.

Si usted es administrador esta es una oportunidad para que refuerce esas áreas. Si ha sentido momentos de duda con conceptos básicos, si está en medio de conflictos, si su autoridad no es respetada, o si las Asambleas son un momento de angustia, la solución está a la mano.

Para las empresas de administración esta es la oportunidad de capacitar en áreas claves y que darán la rentabilidad de esfuerzo e imagen que se ocupa en cualquier negocio.

La industria de servicios de administración de condominios debe buscar siempre crecer, y todos los que estamos involucrados en ella debemos constantemente adquirir nuevas habilidades y herramientas para que el trabajo sea más llevadero, enriquecedor y rentable. Juntos podemos expandir estas habilidades.

Los esperamos en el curso.

Su servidor,

18 octubre, 2011

REFORMA DEL ARTÍCULO 32 BIS, LEY REGULADORA DE LA PROPIEDAD EN CONDOMINIO

Artículo 32 bis anterior

Artículo 32 bis reformado

(Ley 8984, Gaceta 18/10/2011)

Artículo 32 bis.- Para la administración de los condominios deberá contarse con un libro de actas de la Asamblea, un libro de actas de la Junta Directiva, en el cual consten los acuerdos de ese órgano, y un libro de caja, en el que el administrador consignará, diariamente, tanto los egresos por concepto de gastos comunes como los ingresos provenientes del pago de los propietarios o los originados por cualquier otro concepto.

La legalización de los libros citados, su reposición por pérdida o deterioro, así como cualquier trámite relativo a estos, estará a cargo de la Sección de Propiedad en Condominio del Registro Público de la Propiedad.

Artículo 32 bis.- Para la administración de los condominios deberá contarse con un libro de actas de la Asamblea, un libro de actas de la Junta Directiva, cuando exista, en el cual constarán sus acuerdos, y un libro de caja en el que el administrador consignará los egresos por concepto de gastos comunes como los ingresos provenientes del pago de los propietarios o de cualquier otro concepto.

La legalización de todos estos libros, su reposición por pérdida o deterioro, así como cualquier trámite relativo a estos estará a cargo de la Sección de Propiedad en Condominio del Registro Inmobiliario.”

Adicionalmente,

ARTÍCULO 2.-

A partir de la vigencia de esta ley, cualquier artículo o disposición de la Ley N.º 7933, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, de 28 de octubre de 1999, que se refiera a “Registro Público de la Propiedad” deberá entenderse sustituido por “Registro Inmobiliario”.

En realidad no reviste mayor importancia la reforma: siempre hubo deber de legalizar libro de actas de Junta Administradora si el condominio tiene, y siempre debieron consignarse los acuerdos de ésta (y de la Asamblea en él). Aparte de eso se modifica el nombre del Registro. Me escapa la necesidad de esta reforma puntual, salvo que haya OTRO REGISTRO PÚBLICO con el cual pueda confundirse.

El otro cambio es que la Administración debe anotar como siempre los movimientos de efectivo en el libro de caja, solo que ya no debe hacerlo diariamente (sino cuando pueda, me imagino). Posiblemente eran muchos los condominios que estaban DEMASIADO al día y es mejor que estén un tanto atrasados… según la lógica de esta reforma.

10 octubre, 2011

Cómo tomar el control de un Condominio

Sea que se trate de una Administración externa empresarial, un Administrador contratado bajo el régimen laboral o una Junta de Propietarios que decida asumir la administración de su inmueble, hay una serie de pasos iniciales básicos que se deben seguir con el fin de que realmente se tenga control sobre los asuntos comunes.

El primer pilar es el Presupuesto de Gastos Comunes. La Administración debe ser quien proponga el Presupuesto de Gastos Comunes del Condominio. Es imperativo que este presupuesto parta de saldos iniciales y estados de resultados reales y fiables, que ojalá estén auditados para tener total certeza y sobre todo para liberar de responsabilidades a quienes asumen la nueva administración. De igual forma debe tomar en cuenta la totalidad de los gastos comunes que sean necesarios, tanto los que por ley tienen esa naturaleza como en el Reglamento del Condominio, y ponderarse con criterios de oportunidad que podría obtenerse de un muy necesario comité de transición.

El segundo pilar para asumir el condominio debe ser un adecuado registro de propietarios, que será la base de las convocatorias, comunicaciones y sobre todo será el primer instrumento del proceso de afirmación política del poder. Es más que una simple lista de nombres y teléfonos: es la guía para gestionar el liderazgo. Al inicio de cualquier ejercicio de poder, las personas están a la expectativa y es imprescindible convertir esa expectativa en confianza lo antes posible. Las técnicas de comunicación y negociación son las herramientas principales que deben utilizarse al conformar este registro de propietarios.

El tercer pilar son los módulos de aplicación del Reglamento. La base será sin duda el (usualmente) largo y complejo texto inscrito, pero este es el producto crudo del que deben salir los resúmenes, concordancias y módulos de aplicación para las distintas circunstancias: no será el mismo documento que deba divulgarse a los dueños que participan en la Junta, inquilinos o visitantes. Los primeros deben conocer profundamente el régimen de responsabilidad que los rige mientras que los últimos a lo sumo deberán saber unas veinte líneas de normas generales de comportamiento. Estos módulos de aplicación deben estar siempre disponibles en la página web del Condominio al igual que los resultados de una breve auditoría legal.

El último pilar para tomar el control es la guía de asambleas. La administración entrante debe convocar en un momento oportuno, cuando tenga suficiente información de los problemas existentes y determine cuáles soluciones pasan por Asamblea de Propietarios, además de que debe servir como el primer punto de rendición de cuentas con sus clientes. Esta guía debe tener su anexo de temas de asamblea que será su plan de gobierno de los asuntos comunes para el mejor manejo de los asuntos comunes. Con esta guía son imposibles los defectos de convocatoria.

Estos cuatro pilares son en realidad el resultado de cuatro procesos específicos que deben llevarse a cabo para tomar el control del condominio. Claro está que bien puede no hacerse ninguno de ellos, mantener el mismo presupuesto, dar por buenos saldos no auditados, trabajar con la lista de dueños de la anterior administración, y enviar por correo electrónico un largo documento de texto llamado Reglamento.docx que nadie sabe si realmente es el inscrito o no y nadie lo lee.

Sin embargo el profesionalismo de la administración de condominios es lo que está en juego, y pasa necesariamente por ser sistemáticos y estandarizados, pasa por crear un nuevo concepto de calidad en la administración de condominios, y pasa por crear clientes y condóminos más informados y exigentes de ese concepto compartido de calidad. La administración de condominios debe ser un nuevo campo profesional.

Publicado en El Financiero 838, Setiembre 2011

03 octubre, 2011

Curso para asumir la administración de un Condominio

Está abierta la matrícula para el curso que proporciona TODAS las herramientas y habilidades necesarias para asumir la administración de un condominio nuevo.

Es el único curso existente en el país para profesionalizar la administración de condominios. No es un curso para discutir sobre problemas jurídicos sin fin o las posibles cinco teorías del concepto jurídico de la horizontalidad... es la caja de herramientas imprescindible que todo administrador profesional debe tener.

En él podrá aprender cómo manejar profesionalmente y sin fallos legales la formulación de Presupuestos y las Asambleas de Propietarios, así como utilizar el Reglamento para resolver disputas y poder conducirse con la seguridad y liderazgo que la posición reclama.

Es el lugar ideal para formar Administradores recién llegados pero los conceptos son poderosos como para que sean de provecho inmenso para Administradores con experiencia. Estamos tan seguros que SI AL TERMINAR LA PRIMERA SESIÓN DE LA MAÑANA, USTED PIENSA QUE ESTE CURSO NO LE ENSEÑA NADA NUEVO, LE DEVOLVEMOS SU DINERO.

Aquí podrán encontrar el programa y la inversión. El rédito depende de cada uno, pero está prácticamente asegurado.


Los esperamos,

22 septiembre, 2011

Herramientas de trabajo para los administradores

Así como a la Administración se le exige cumplir con deberes legales (y reglamentarios), es importante que esta obligación vaya acompañada de una adecuada dotación de herramientas de trabajo.

Una administración, además de recursos adecuados y suficientes para su trabajo, debe disponer de herramientas legales, financieras, de mantenimiento y de negociación y manejo de grupos humanos que sean suficientes para un adecuado desempeño de su labor. Tocaremos dos aspectos de momento.

Dentro de las herramientas legales de que debe disponerse, se encuentra una adecuada y concordada guía de deberes y derechos de los condóminos (y de la administración), que contemple con toda claridad de qué tipo de normas estamos hablando y su valor, ya que no es lo mismo una obligación derivada de un acuerdo de asamblea (que es totalmente revocable) que una obligación legal. De igual forma, estas obligaciones y deberes deben ir acompañadas de un claro conocimiento de las vías legales y reglamentarias que suelen usar los propietarios para cuestionar esas obligaciones.

Una detallada guía de convocatorias con la forma de integrar la agenda, la forma de notificar (y de proceder en caso de negativas a la recepción de esta), y la prueba de dicha notificación es parte esencial de una Asamblea ante una posible impugnación judicial.

Dentro de las herramientas de negociación y de manejo de grupos humanos es imprescindible que un administrador tenga claramente identificados y catalogados los intereses, expectativas, necesidades y capacidad de influencia de los involucrados (internos y externos) en la vida del condominio. Debe poder precisarse (desde antes de que surja la contención) la cultura organizacional interna, los objetivos de cada proyecto que se lleve a cabo (sea de mantenimiento, la toma de un acuerdo o la adquisición de un activo importante), la forma de comunicarse con ellos, y la evolución de sus intereses y expectativas.

Un cuadro de identificación y gestión de interesados que se mantenga actualizado y vigente es la mejor herramienta de negociación que puede tener una administración. Más aún porque puede ser de utilidad a la Junta Administradora o incluso a administradores sucesivos que lleguen al Condominio, en el caso de Empresas Administradoras.

La ausencia de estas herramientas no siempre se observa en sus consecuencias con facilidad, pero una gran cantidad de reclamos de las administraciones y de los propietarios pasa por la ausencia de estas herramientas, lo que tiene incidencia directa en el plazo de toma de decisiones y su ejecución, en la calidad de la vida común en el condominio y en la rentabilidad de la Administración.

17 agosto, 2011

Los poderes de la Administración

Es ampliamente conocido que una reforma de un reglamento de condominio requiere de unanimidad de la totalidad del valor del Condominio. Sin embargo, en un proyecto parcialmente vendido, o en un Condominio con algunos años, en el mejor de los casos obligará a negociaciones complejas, o bien simplemente será un acuerdo imposible. Adicionalmente es evidente que si hay uno o más propietarios que se están enfrentando con la Administración, y el enfoque de ésta es sugerir una reforma al Reglamento, es obvio que difícilmente contará con el apoyo de estos condóminos. Sin embargo, en la mayoría de los casos esto es innecesario, sobre todo si se trata de conductas, y no de la conformación del inmueble. Conocer las facultades y poderes de la Administración con mayor profundidad permite evitar este problema, que incluso podría ser aparente.
El artículo 30 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio impone a la Administración el deber de vigilar y mantener bienes y servicios comunes; todos los actos de administración y conservación del condominio y la obligación de velar por el cumplimiento de la ley y el reglamento del Condominio. Este es el deber primario, y salvo que haya en el Reglamento una norma que le impida específicamente ejercer alguna labor, no debe limitarse en el ejercicio de sus poderes.Es usual la queja con relación al ruido de mascotas, y muchos administradores se quejan de que el Reglamento debe ser reformado ya que permite las mascotas. Este ángulo de análisis no es correcto. No se tratará de que el Reglamento de Condominio imponga el deber de soportar molestias por ruido de animales, ni mucho menos, que obligue a que dichos animales molesten con su ruido. El análisis correcto es abordar la molestia dentro de las reglas existentes de autorización para la tenencia de mascotas, pudiendo acudir a normas como el reglamento del Ministerio de Salud para la tenencia de animales de compañía. Si el Reglamento permite situaciones que causan conflicto, atacar el conflicto derivado de dicha actividad permitida es el mejor ángulo.
Las disposiciones del administrador, dentro de sus funciones, son obligatorias para los condóminos, excepto que una Asamblea revoque o modifique esas disposiciones tomadas (artículo 24 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio). Ejemplo claro de este tipo de poder, debería encontrase en el control de actividades sociales ruidosas o bien ante el uso inadecuado de la infraestructura común. La orden del administrador debe ser de un cese inmediato de dichas molestias o uso inadecuado, y si esto no se cumple, será la desobediencia a la orden del administrador la que tenga consecuencias punitivas (como multas). Ningún Reglamento carece de multas pues todos tienen incorporada la multa legal del artículo 15 (un Salario Base).
Las situaciones diarias ante las que se debe enfrentar el Administrador, deben enmarcarse siempre dentro de la prohibición genérica del artículo 15 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio: “No podrán destinarla a usos contrarios a la ley, la moral o las buenas costumbres, ni hacerla servir a otro objeto que el convenido expresamente. No podrán efectuar acto ni incurrir en omisión que perturbe la tranquilidad de los demás propietarios o comprometa la solidez, seguridad, salubridad o comodidad del condominio.” Independientemente de la forma en la que se regulen las conductas en un Reglamento, estos lineamientos de vida en común deben respetarse.
Un Administrador debe acudir al conocimiento técnico legal necesario para el ejercicio de su poder, y entender que ejercer poder implica ser autoridad, dar órdenes y sancionar desobediencias. Debe poder contar con una Junta que lo respalde, ya que deberá llamar a Asamblea sobre temas de autoridad, conseguir consensos y apoyos para imponer multas, contar con el apoyo económico para la defensa judicial de sus decisiones, imposición de multas (y su posterior cobro) y reclamo de daños, incluso morales. Todo lo que sea necesario para logar erradicar las conductas y prácticas que carcomen la vida en Condominio, antes de que enraícen y se conviertan en problemas que devaluarán su inmueble y que deberán enfrentar los residentes del futuro, que podrán bien ser sus hijos.

30 junio, 2011

Prepare su presupuesto condominal correctamente

Los fondos del Condominio son un patrimonio común de todos los copropietarios que debe ser administrado con mucha cautela, y en esta administración hay reglas sencillas pero firmes que deben ser seguidas.
Gastos comunes
Los gastos comunes son todos aquellos necesarios para la vida en común. La lista empieza con el artículo 19 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, con tributos, primas de seguro, gastos de administración y mantenimiento de las cosas comunes, mejoras debidamente autorizadas y cualesquiera otros provenientes de acuerdos de Asamblea o de mandatos del Reglamento condominal (cuotas extra, fondos de reserva, etc.)
Es importante señalar que las primas de seguro serán obligatorias si la Asamblea o si el Reglamento lo exigen, puesto que la obligación de asegurar el inmueble que contenía el artículo 31 inciso b de la derogada Ley de Propiedad Horizontal, se convirtió en el optativo artículo 19 inciso b que deja esa obligación al Reglamento.
Cuando hablamos de mejoras es importante tener claro que si las mejoras son necesarias (o en palabras de nuestra Sala Primera, no son mejoras sino reparaciones para impedir el deterioro o ruina de un bien), deben ser aprobadas por simple mayoría del valor del inmueble; mientras que si las mejoras son útiles (es decir incrementan el valor del bien o lo mejoran), éstas deben ser aprobadas por dos tercios del valor del inmueble.
Cualquier otro gasto dependerá de los que indique el Reglamento, en el entendido de que a falta de régimen de votación en el Reglamento, deben seguirse las reglas del artículo 27 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, sea dos tercios del valor del inmueble si se trata de adquirir bienes comunes y mayoría del valor del inmueble para todo el resto de decisiones que no tengan una mayoría específica.
Obligados al pago
Todos estos gastos comunes sumarán un presupuesto de gastos que deberá ser cubierto proporcionalmente por los condóminos, sea por mensualidades en determinadas fechas del mes, adelantadas o por anualidades incluso.
En principio todos los condóminos están obligados al pago de los gastos comunes según la proporción que se haya establecido en el Reglamento, sea por área, por unidad, o por porcentaje de valor. Sin embargo, pueden existir excepciones para el desarrollador mientras no venda, para el fideicomiso de desarrollo mientras no sean vendidas a terceros, y hasta para propietarios con lotes en verde o con filiales destinadas a estacionamiento. Sin embargo, si esta excepción no consta en el Reglamento todos los dueños deben de pagar sin excepción.
Los obligados que no cumplen
Si un gasto ha sido debidamente aprobado, y es obligatorio para un condómino, éste debe pagar o sufrirá diversas consecuencias que van desde la imposición de multas, intereses moratorios, suspensión de servicios comunes (incluyendo el servicio de agua), hasta tener que enfrentar un cobro judicial con posible remate de su propiedad para cubrir las deudas acumuladas.
Como es natural, el remate será la última opción, siempre es importante tratar de negociar plazos de pago, que cubran intereses vencidos y obligaciones vencidas primero. Si esto no da resultado para mejorar la cartera vencida, debe acudirse a la suspensión de servicios comunes como servicio de portería, jardines, recolección de basura, apertura por el oficial de seguridad del portón, comunicación de la llegada de visitas, etc. El servicio de agua sí puede ser suspendido y es usualmente una de las medidas de presión más efectivas que hay, si se siguen los procedimientos adecuados.

Actualización 2013: La Sala Constitucional varió este criterio y ya no es posible. Ver aquí.

Si un propietario vende dejando cuentas pendientes, la historia no acaba ahí, ya que el nuevo adquirente es deudor solidario de cualquier obligación que haya dejado pendiente el condómino que vendió, por lo que se vuelve imperativo antes de adquirir propiedad en condominio, solicitarle al vendedor una constancia de saldo al día de sus obligaciones condominales.

01 junio, 2011

Guía para realizar Asambleas correctamente

Un Condominio es un grupo humano que tiene un interés común: su patrimonio. Para gestionar y sacar el mejor provecho de ese patrimonio, debe tomar decisiones. El lugar y forma ideal de toma de estas decisiones es la Asamblea de Propietarios.

Una buena Asamblea permite, en el mejor ejercicio de la democracia, conocer las situaciones de interés común, problemas y sus distintas soluciones posibles y oportunidades de inversión y mejoras para el Inmueble. Sin embargo, errores en diversas etapas de ella pueden desencadenar conflictos, ilegalidades, y hasta terminar el procesos judiciales de años.

Una Asamblea de propietarios tiene diversas etapas y en cada una hay reglas básicas que seguir para hacerlo con éxito.

1.- Antes de convocar debe analizarse si los temas son realmente temas de Asamblea de Propietarios o están dentro de las facultades del Administrador. Si la decisión cae dentro de los deberes del Administrador (artículo 30 de la Ley, y lo que el Reglamento le señale), éste debe tomar la decisión y ejecutarla, no llamar a Asamblea.

2.- Si los temas sí son de Asamblea, sería conveniente que el Administrador valore con algún comité asesor interno la pertinencia de convocar, para determinar si es la mejor oportunidad ahora o posteriormente.

3.- Una vez cerrada la lista, debe tenerse, para cada tema, profundamente analizadas las principales opciones, sus ventajas, desventajas, costos, tiempos, y otros elementos colaterales. Debe tenerse sumo cuidado de que si se comparan dos o más opciones, realmente se haga en términos comparables, de forma que sean opciones lo suficientemente similares como para poder compararlas. Ayudar a la Asamblea con cuadros comparativos, documentos circulados previamente y presupuestos detallados hace que las Asambleas sean más ligeras.

4.- Para elaborar la convocatoria, debe consultarse el Reglamento del Condominio para determinar la forma, la antelación y quién puede convocar, que será el Administrador con cargo vigente. Consultar el informe registral de la matriz es vital. Téngase presente que si no hubiera administrador con cargo vigente o si éste no desea convocar, un tercio de los propietarios puede convocar.

5.- Una vez elaborada la convocatoria, debe poder presentarse, si es necesario un adecuado comprobante de que se cumplió con la publicidad obligatoria, ya sea envíos de correos, notas recibidas personalmente, avisos publicados, circulares repartidas, etc., según establezca el Reglamento y con estricto apego a la lista de propietarios registrales, no a la usual lista de residentes que suele manejarse en las Administraciones.

6.- Llegados el día y hora señalados, la agenda convocada debe conocerse (únicamente). Conocer y votar otros temas pone en indefensión a quienes fueron convocados para esa agenda y por cualquier razón no asistieron. Si hay al menos dos tercios de los propietarios puede conocerse en primera convocatoria, sino deberá iniciarse en segunda convocatoria. La tercera convocatoria de que hablan algunos Reglamentos quedó derogada con la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

7.- Al momento de tomar acuerdos, debe tenerse muy presente que ciertos acuerdos requieren unanimidad, otros dos tercios y el resto la simple mitad del valor del inmueble. Hay una previsión especial para el caso de las mejoras: deben ser tomadas por dos tercios del valor del Condominio si son mejoras útiles y por la simple mayoría del valor si son mejoras necesarias.

8.- Cuando hablamos del valor del Condominio no nos referimos a un valor monetario sino a los porcentajes de votación que señale la constitución del Condominio. Es un documento de consulta obligada.

9.- Otro recurso que debe utilizarse es la representación de propietarios, ya sea en la forma de poder especial o simple carta poder, según señale el Reglamento. La Administración debe asegurarse de que sus planes puedan realizarse y parte de esta seguridad es reunir los votos necesarios. Recoger poderes es la mejor forma de lograrlo y se facilita si el poder es específico y claro.

10.- Una vez tomados los acuerdos, debe cumplirse con requisitos de forma importantes como asentar adecuadamente el acta en el libro (sea manual o de folios removibles), que sea firmada por quienes el Reglamento indique, que los acuerdos hayan sido declarados firmes y que esas minutas sean conocidas por todos. Extenderse en este punto genera dudas entre los condóminos y debe hacerse todo lo posible por evitarlo.

11.- Si estos pasos se cumplen cautelosamente, las posibilidades de que sean anulados por una impugnación judicial es muy remota.

11 mayo, 2011

¿Cómo cambiar un proveedor en un Condominio?

Un Condominio recibe una diversidad de servicios y bienes que están respaldados por contratos, sea que estos existan como un documento escrito o no, y por ello es muy importante saber cómo terminar adecuadamente estos contratos. De seguido veremos algunos elementos aplicables a los contratos NO laborales.

Contratos escritos

Si se tuvo la precaución de tener un contrato escrito, debe acudirse a él con detalle. Posiblemente tendrá una cláusula de terminación con alguna fecha que puede utilizarse. Si esta cláusula no existe, podrá existir tal vez otra de terminación anticipada que usualmente implica un plazo de aviso previo, que puede omitirse si se paga el costo del servicio durante ese plazo. Si tampoco existe una cláusula de este tipo habrá que analizar las razones que motivan la terminación, pues si se trata de simple interés del Condominio en cambiar deberá negociar una salida adecuada con el proveedor, sin olvidar que a pesar de que éste posiblemente tenga en sus planes financieros el contrato del Condominio sin un fin previsto, también será inadecuado para un proveedor seguir con un cliente que no lo desea, y será normal negociar un plazo de salida. Este plazo de salida podrá asemejarse al de terminación de contratos laborales, sea quince días si el proveedor lleva más de un semestre de prestar el servicio y un mes si supera ese plazo.

Claro que si la motivación es que ha habido incumplimientos, pues debe negociarse una salida, y si es necesario sentar responsabilidades económicas por esos incumplimientos, si es que no se determinaron consecuencias (como multas) en el contrato.

Esta terminación debe documentarse de la misma forma que se hizo al inicio, por medio de un finiquito del contrato, cerrando toda cuenta pendiente, y liberándose de responsabilidad mutuamente.

Contratos verbales

En ningún caso podemos suponer que NO hay un contrato. Sí lo hay desde el momento en que alguien (proveedor) acordó con otro (administración) un servicio (cosa) y un monto a pagar por él (precio). Lo que sí hay es una mala documentación de las condiciones del servicio, sin embargo, igualmente en este punto, esto no significa que las condiciones sean indeterminables.

Lo primero que se debe hacer es poder documentar (con lo que haya) las condiciones en las que el servicio se ha prestado hasta hoy. Luego de ello documentar cuál ha sido la reacción ante disfuncionalidades (no las llamemos de momento incumplimientos aún) y tercero, documentar los pagos. Adicionalmente es importante obtener de fuentes conocedoras, cuáles son las condiciones usuales que implica el servicio, así como los requisitos legales. Éstos últimos son muy importantes porque su ausencia sí configura un incumplimiento pues son obligaciones legales que se entienden incorporadas a cualquier contrato, escrito o no.

Con esos recursos y documentos tendremos un gran arsenal de herramientas y opciones de negociación, ya que será muy distinto negociar una salida anticipada con una empresa que ha cumplido con la ley, con lo usual en ese tipo de servicios y con un registro impecable de servicio, que hacerlo con una que no esté en esa condición.

Claro que si la empresa incumple con la ley, con las prácticas usuales y ha sido disfuncional pero nunca recibió ninguna llamada de atención al respecto o si se hizo no hay prueba de ello, la posición de negociación se debilita y será una llamada de alerta a la autocrítica y mejora de sus procesos administrativos de control o una señal de que se ocupa más recurso para supervisar al proveedor.

Al igual que en el caso de un contrato escrito, aunque en este caso el contrato sea verbal, si ya hemos visto los problemas que la ausencia del contrato escrito nos causa, es obligatoria la lección de hacer una terminación escrita (finiquito)

Negociar en todo caso una terminación anticipada de un servicio, pasa por prepararse para la ausencia del proveedor, pues así como podrá concluirse anticipadamente luego de un proceso de negociación, bien puede suceder que el proveedor acepte la terminación y la ejecute en menos de 24 horas.

Así que la pregunta, más que cómo terminar un contrato, es: ¿Está el Condominio preparado para terminar este contrato ya, hoy mismo, si así sucediera?

28 abril, 2011

Condominios por rumbo correcto

En los Condominios, a veces se generan situaciones que enfrentan a uno o más propietarios, con problemas que pueden arrastrarse por años y que pronto permean la forma misma de conducirse de los propietarios involucrados, y de los que se solidarizan con algunas de las posiciones.

El problema suele tener una cara visible que puede ser una posible modificación constructiva no autorizada (afectando fachadas, por ejemplo) o puede ser la obstaculización de determinados acuerdos, llegando incluso a enfrentarse en sede judicial por varios años.

La cara oculta es lo que ha originado el conflicto. No necesariamente la discusión de la fachada cambiada es tal, sino que a la base pudo haber una desatención de sus deberes para autorizar la modificación por parte de la Administración o bien ésta estaba ausente y cada quien empezó a hacer lo que mejor le pareciera. De igual forma la oposición a un determinado acuerdo puede haberse originado en una aplicación del Reglamento que se percibió injusta en el pasado, y que quedó sembrando discordia y germinó hasta convertirse en una demanda millonaria de la que nadie sacará provecho.

Para resolver estos problemas el Condominio debe utilizar una estrategia doble: cerrar el pasado de forma adecuada; y corregir el presente para que en el futuro estas situaciones no se repitan. En ambas, la Ley de Propiedad en Condominio y el Reglamento del Condominio son la mejor herramienta.

Cerrando el pasado.

Para cerrar problemas de larga existencia debe pasarse por un proceso que requiere mucho liderazgo (constitución de autoridad) y mucha paciencia (sin cambios bruscos). El tiempo muchas veces consolida ciertas situaciones y todos los involucrados deben entender que muchos hechos no pueden ser eliminados simplemente sino que deberán ser cerrados sin generar disputas en ese proceso.

Los pasos a seguir son:

Lograr una autoridad administrativa de respeto alto y una alta credibilidad.

Difundir el Reglamento y lograr consenso en que es obligatorio en su totalidad. Si hay zonas grises de interpretación legal, deben aclararse en este proceso.

Debe pactarse una estrategia entre todos los involucrados con relación a la totalidad de infracciones al Reglamento que existan a fin de encontrar la mejor forma, dentro del Reglamento, de resolverlas. Nunca se podrá avanzar si es solamente con alguna de ellas o si el trato es desigual.

Debe establecerse con un altísimo consenso las medidas definitivas y últimas a tomar (que deben ser perfectamente legales), los responsables de su ejecución y un cronograma de cumplimiento.

Debe haber un seguimiento estricto, un informe de cumplimiento y un cierre definitivo del tema. Las disputas judiciales no suelen ser la causa de los conflictos, sino su consecuencia y rara vez son su solución.

Construyendo el futuro

Con las lecciones aprendidas de este proceso con toda seguridad será muy fácil saber qué hacer en este punto, pero en vista de que la estrategia debe ser paralela, aconsejamos estas medidas:

El Reglamento debe ser un elemento vivo y constante del Condominio. Todas las actividades y conductas deben pasar por ese tamiz y debe de hacerse sentir que el Reglamento es la única y definitiva fuente de autoridad permanente en todos los ámbitos que el artículo 33 de la Ley le permite.

La Administración debe cumplir cabalmente con la aplicación del Reglamento, pero además con los deberes que le encarga el artículo 30 de la Ley de Propiedad en Condominio en cuanto al cuido y vigilancia de los bienes comunes, la ejecución de acuerdos, el cobro de cuotas, más las que en específico indique el Reglamento del Condominio.

La participación democrática en las Asambleas de Condóminos es muy importante y debe motivarse su participación o por lo menos su representación por medio de poderes. De igual forma debe incentivarse la creación de comités y juntas de apoyo a la Administración para la creación de soluciones para el Condominio.

La rendición de cuentas de cada involucrado es vital para crear confianza y para poder, una vez aceptadas las cuentas rendidas, cerrar capítulos para las siguientes generaciones.

Como es fácil notar, si hoy su Condominio es uno en donde el reglamento es poco usado o desconocido; en donde la Administración no cumple con sus deberes; en donde las Asambleas son de escasa participación o de escasa utilidad; o en donde la rendición de cuentas no existe o es débil va por el camino de crear disputas y discordias que serán los problemas de largo plazo y complejos que deberán solucionar los condóminos del futuro, que podrían ser sus vecinos o sus hijos.

28 febrero, 2011

Haga seguro su condominio


Si bien un condominio es una propiedad privada, la existencia de áreas y bienes comunes, y las diversas dinámicas humanas que ahí se desarrollan imponen a las administraciones (y a los condóminos), el diseño de una política de seguridad interna.
Esto se puede hacer sin reformar el reglamento interno, pero exige adoptar ciertas prácticas y eliminar otras.
La seguridad del perímetro es el primer paso, y constantemente fallan en ello las compañías de seguridad, irrespetando mínimos protocolos de ingreso, con oficiales sin preparación, a veces cansados por largos turnos dobles, y muchas veces colocando a personas desconocidas para los condóminos.
Los condóminos, por su parte, suelen faltar a su deber de identificarse, o bien se molestan si se siguen los procedimientos. Sin embargo, los requerimientos de seguridad deben formar parte de los contratos con las compañías de seguridad, con multas rebajables del pago por incumplimientos y con posibles finalizaciones del contrato si persisten.
Un mal paso inicial es la compañía que rehúse comprometerse por escrito a lo que ofrece. Afortunadamente hay cientos de ellas, que deberán adaptarse, salvo que los mismos condominios les permitan no hacerlo. Contratar sin contrato escrito es una acción riesgosa.
El uso de las áreas
El comportamiento en las áreas comunes (y hasta privadas) y su uso debe regularse. Todos los condominios tienen un reglamento y aunque podrían ser mejorados, deben ser aplicados.
La administración, los condóminos y hasta las visitas, deben tener a mano siempre un inventario claro de sus deberes y derechos (no una copia de un reglamento extenso que pocos leen), un detalle de las consecuencias por faltar a los deberes y el procedimiento mínimo de aplicación (y defensa) y el compromiso de someterse a ellos. Una hoja por ambos lados es suficiente.
La administración debe solicitar a los propietarios que dan en arrendamiento, que sus inquilinos firmen este documento y aporten copia de él a la administración. No podrá en todos los casos obligar a que eso se haga, pero sí deberá prestar atención a los propietarios e inquilinos que se nieguen (o simplemente falten) a este deber. Las leyes son obligatorias, pero un compromiso escrito concreto tiene un valor práctico mucho mayor.
El cuido y vigilancia de las áreas comunes debe considerarse. Normalmente este punto se dimensiona solo desde el mantenimiento, pero una verdadera política de seguridad no debe orientarse a sancionar daños en las áreas comunes, sino a crear un entorno que dificulte esos daños.
Las áreas comunes deben ser vigiladas (por personal del condominio, no de la seguridad ni de la administración, pues así de paso los supervisa a ellos) constantemente para crear ese entorno seguro. Debe incentivarse el uso de cámaras y otros dispositivos de vigilancia y la identificación por filial de todos los vehículos, en especial de visitantes.
Todos recordamos cuando en cada parque en los barrios había una casetilla de fuerza pública y eso lograba crear un parque seguro. ¿Por qué hemos dejado las áreas comunes muchas veces a la mano de Dios? La asamblea de condóminos debe saber que habrá cuotas extras, compra de bienes comunes por votación de dos tercios, intereses creados que se defenderán fuertemente, y otros acuerdos difíciles, pero es necesario no perderse en el espejismo legal de que todo requiere unanimidad.
Un condominio que cede a la indisciplina, que se deja engañar por pretendidos derechos a pasar por incógnito o a una privacidad que pretende incluir el derecho a molestar a otros, que tolera impunemente infracciones al reglamento, que eleva a un fin en sí mismo el cumplimiento de los procedimientos y, sobre todo, que no proporciona a sus residentes (propietarios o no) el conocimiento para que puedan todos poner en práctica esa política de seguridad, es un condominio que será secuestrado (tal vez irremediablemente) por indisciplina, inseguridad y la desvalorización de su inmueble.
¿Qué pedir?
Hay varios requisitos por solicitar a una compañía de seguridad en el contrato:
Constancias: Estar inscrito al día en Ministerio de Seguridad y en la seguridad social (CCSS e INS).
Permisos: de portación de armas y carnes de cada oficial.
Uniformidad: debe ser la misma razón social y cédula jurídica.
Compromiso: aceptar régimen de multas descontables del plazo por incumplimientos al contrato, plazos cortos de finalización ante incumplimientos reiterados, compromiso de aceptar las normas del condominio.

ACTUALIZACIÓN 2016: Verificar inscripción en la plataforma ControlPas
ACTUALIZACIÓN 2017: Ha sido retirada la prohibición de armas en condominios